Topic

  • Asylum reception centers

Source of law

  • Guideline
Retningslinjens vedlegg 1-6 er utgått og erstattet med kravspesifikasjoner (9. januar 2024). Retningslinjen møter ikke krav til universell utforming, og vil bli tilpasset. UDI har ny organisering fra 1. januar 2022. For de aller fleste asylmottakene er retningslinjen erstattet av kravspesifikasjoner pga. nye driftsavtaler. Retningslinjene er tilgjengelig på udiregelverk.no i en overgangsperiode inntil alle mottak har nye driftsavtaler, og oppdateringer som følge av MOT-portal og navn på organisatoriske enheter etter organisasjonsutviklingen er ikke oppdatert. Kontakt UDIs regionale enhet ved spørsmål. (17.12.2021).

  • Recipient

    • Asylum reception center operator

    Owner

    • The Regional and Reception center Department

    Case number in UDISAK (archive system)

UDI 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i asylmottak

UDIs krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i alle typer asylmottak.
Published: 08.10.08
Changed: 28.11.19

1 Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) fastsetter krav til drift av statlige mottak i tråd med intensjonene i UDI 2011-017 Reglement for drift av asylmottak (Driftsreglementet).

Dette retningslinjen inneholder UDIs krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i alle typer statlige mottak.

UDI kan dispensere fra enkeltkrav når driftsoperatør kan godtgjøre at mål og intensjoner på arbeidsområdet nås uten at disse er oppfylt. Søknad om dispensasjon rettes skriftlig til regionkontoret.

Samtlige dokumenter tilhørende denne retningslinjen skal sendes både elektronisk og pr. post til regionkontoret.

2 Målsetting

Driftsoperatørs plan-, rapporterings- og økonomiarbeid skal sikre god måloppnåelse, ressursutnytting og økonomiforvaltning på alle mottakets driftsområder og pålitelig rapportering til UDI.

3 Krav

3.1 Planlegging

a) Mottaket skal utarbeide årsplan for sin samlede virksomhet. Skjema for plan og rapport skal benyttes. Planen skal være UDI i hende innen 1. januar det året den gjelder for.

b) Nyopprettede mottak skal sende inn årsplan innen tre måneder etter oppstart [1].

c) Mottaket skal involvere de ansatte i planarbeidet.

d) Mottaket skal involvere beboernes representative organ i planleggingen av det beboerrettede arbeidet.

e) Ved omfattende endringer i forutsetningene for driften av mottaket [2], skal det utarbeides en revidert årsplan for mottakets samlede virksomhet. Skjema for plan og rapport skal benyttes. Planen skal være UDI i hende innen tre måneder etter at endringen fant sted.

3.2 Budsjettarbeid

a) Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for driften som skal være UDI i hende innen 1. januar. Skjema for budsjett og regnskap skal benyttes. Budsjettet skal gjenspeile aktivitetene i årsplanen. Budsjettet skal signeres av representant fra driftsoperatør.

b) Nyopprettede mottak skal sende inn nytt budsjett innen tre måneder etter oppstart [3].

c) Mottakets ledelse skal involvere de ansatte i utarbeidelsen av budsjettet.

d) Ved omfattende endringer i forutsetningene for driften av mottaket, skal det utarbeides revidert årsbudsjett for driften. Skjema for budsjett og regnskap skal benyttes. Budsjettet skal være UDI i hende innen tre måneder etter at endringen fant sted. Budsjettet skal gjenspeile aktivitetene i årsplanen. Budsjettet skal signeres av representant fra driftsoperatør.

3.3 Rapportering

a) Mottaket skal rapportere på sin samlede virksomhet til UDI innen 1. mars det påfølgende år. Skjema for plan og rapport skal benyttes. Rapporten skal beskrive gjennomførte aktiviteter og oppnådde resultater, samt gjøre rede for eventuelle avvik mellom plan og rapport.

b) En erklæring på at mottaket har den dokumentasjonen som regelverket for helse, miljø og sikkerhet krever [4] skal være UDI i hende innen 1. mars. Skjema for erklæring om helse, miljø og sikkerhet skal benyttes.

c) Mottaket skal rapportere på andre arbeidsområder dersom UDI krever det.

d) Mottak som legger ned driften, skal sende inn sluttrapport innen tre måneder etter at driften er opphørt.

e) Mottaket skal involvere de ansatte i rapporteringsarbeidet.

f) Mottaket skal fylle ut egenerklæring for året i System for elektronisk samhandling med mottakene (Sesam) innen 1. mars.

g) Mottaket skal uoppfordret sende inn rapporter fra eventuelle eksterne tilsyn.

3.4 Regnskapsarbeid

a) Mottaket skal for det enkelte driftsår utarbeide en foreløpig oppstilling av inntekter og utgifter som skal være UDI i hende innen 1. april. Skjema for budsjett og regnskap skal benyttes. Den foreløpige oppstillingen av inntekter og utgifter skal signeres av representant fra driftsoperatør. For driftsoperatører med revisjonsplikt skal oppstillingen attesteres av revisor [5]. Eventuelle store avvik mellom regnskap og budsjett, det vil si avvik på mer enn 10 % i negativ eller positiv retning, skal forklares kort. Dette gjelder poster på kr. 100 000 eller mer.

b) Mottaket skal sende inn nytt skjema for budsjett og regnskap hvis endelig regnskap/revisjon viser at det var vesentlige feil i det skjemaet som ble innsendt til 1. april.

c) Mottak som legger ned driften i løpet av et år, skal oversende en oppstilling som nevnt i punkt a) for driftsperioden til UDI senest tre måneder etter at driften har opphørt.

d) Fullstendig årsregnskap, årsberetning og revisors beretning for driftsoperatør skal sendes til UDI innen 1. september. Kommunale driftsoperatører som organiserer mottaksdriften som kommunal tjenesteyting og ikke som forretnings-/næringsvirksomhet er unntatt fra kravet.


[1] Hvis det er kort tid igjen av året (tre måneder eller kortere) og dermed kort tid til ordinær årsplan skal innsendes (jamfør pkt. 3.1.a), konferer med regionkontoret om det er nødvendig å sende inn årsplan for den resterende tiden av året.

[2] For eksempel endringer i mottakstype eller beboersammensetning. Konferer med regionkontoret i Region- og mottaksavdelingen (RMA).

[3] Hvis det er kort tid igjen av året (tre måneder eller kortere) og dermed kort tid til ordinær budsjett skal innsendes (jamfør pkt. 3.2.a), konferer med regionkontoret om det er nødvendig å sende inn budsjett for den resterende tiden av året.

[4] Jamfør forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter § 5. Følgende dokumentasjon skal foreligge:

  • mål for helse, miljø og sikkerhet

  • oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt

  • kartlegging av farer og problemer og på den bakgrunn vurdering av risiko, samt utarbeidelse av tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene

  • iverksettelse av rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen

  • systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt

[5] Regnskapsloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner).