UDI 2008-044V7 Rutiner for økonomiske krav til UDI

Krav til fakturering og refusjon

Utlendingsdirektoratet (UDI) inngår en avtale med driftsoperatør (DRO) og forplikter seg med dette til å dekke utgifter til drift og leie av mottak. Unntak gjelder når UDI selv eier eller leier bygningsmassen. UDI utbetaler alt etterskuddsvis.

Faste og variable drifts- og leiekostnader

Faste utgifter som drift og leie utbetales etterskuddsvis den 25. hver måned. DRO utsteder elektronisk faktura i elektronisk handel-format (EHF) på bakgrunn av fakturagrunnlaget, som tilgjengeliggjøres i MOT-Portalen.

Variable drifts- og leiekostnader omfatter f.eks stykkprisplasser og innkjøpte tjenester.

Fakturagrunnlag tilgjengeliggjøres i MOT-Portalen den 1. i den påfølgende måneden i henhold til rammeavtalen, avrop og brukerveiledningene for MOT-Portalen. Fakturagrunnlaget inneholder alle avtalefestede beløp for drift og leie, samt de variable kostnadene. DRO sjekker fakturagrunnlaget mot avtalegrunnlag og godkjenner i MOT-Portalen.

UDI fører regnskap etter kontantprinsippet og det er svært viktig at forfallsdato settes til senest 25. Fakturaene må derfor sendes fra DRO senest 5. slik at UDI får kontert og utbetalt faktura på forfallsdato.

UDIs fakturaadresse:

Vår elektroniske fakturaadresse er: 974 760 746

Postadressen til fakturamottaket:

Utlendingsdirektoratet Fakturamottak DFØ 

Postboks 4746 Torgård 

7468 Trondheim 

DRO registrerer fakturanummeret sitt i MOT-Portalen før fakturagrunnlaget godkjennes. Fakturaen må merkes med UDIs bestillers navn og referansenummer. Dette kan opplyses ved å ta kontakt med UDI. Mer informasjon om e-faktura se DFØ sine nettsider om fakturahåndtering (ekstern lenke).

Refusjonskrav

UDI har fire forskjellige refusjonskrav, herav refusjonskrav som er knyttet til drift av mottak og beboerrettede ytelser. Alle ytelser til beboere skal være i tråd med UDIs reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak (UDI 2008-035V1) jamfør punkt 3 og 4 under. Alle refusjonskrav skal dokumenteres og lastes opp som utlegg i MOT-Portalen (se brukerveiledning). Utleggene godkjennes av UDI for utbetaling og refusjonen utbetales direkte fra UDI etter 5-7 dager.

1. Reise- og transportutgifter: Reise- og transportutgifter registreres ikke på den enkelte beboer i MOT-Portalen. DRO må påse at reise- og transportutgifter knyttes til den enkelte beboer. UDIs avtaler for reiser skal benyttes der det er mulig. DRO ber om refusjon etterskuddsvis ved at de dokumenterer sine utlegg med kopi av faktura eller kvitteringer i MOT-Portalen. Formålet med reisen må dokumenteres.

2. Ekstraordinære tiltak: DRO skal søke om ekstraordinære tiltak i MOT-Portalen. Dersom søknaden om ekstraordinære tiltak innvilges skal DRO etterskuddsvis registrere sine utlegg dokumentert med kopi av faktura eller kvitteringer i MOT-Portalen. 

3. Basisytelser: Hovedregelen for basisytelser er at disse beregnes automatisk og tilgjengeliggjøres i MOT-Portalen. Beregningen danner grunnlag for utbetalinger til beboerne, som utføres av DRO. DRO må innen den 15. i påfølgende måned dokumentere utbetalingen og sende inn refusjonskravet gjennom MOT-Portalen.

4. Direkte refunderbare ytelser og tilleggsytelser etter søknad: Ved godkjente direkte refunderbare ytelser og innvilgede tilleggsytelser etter søknad skal DRO registrere utleggene etterskuddsvis og dokumentere disse med kopi av faktura eller kvitteringer i MOT-Portalen.