UDI 2010-038 Varsling ved opprettelse og avvikling av mottaksplasser

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) ved Mottaks- og Returprosessen, skal sørge for et fleksibelt mottakssystem hvor antall mottaksplasser til enhver tid er tilpasset behovet. UDI skal sørge for riktig informasjon til samarbeidspartnere og vertskommuner.

Rutinen skal sikre at alle kommuner og samarbeidspartnere blir varslet til riktig tid. Rutinen bidrar også til økt kunnskap om behovet for mottaksplasser og konkretiserer hvordan arbeidet er organisert.

2. Varsling ved vesentlig økning i ankomster

2.1. Nasjonal varsling ved vesentlig økning i ankomster

Ved vesentlig økning i ankomster skal UDI ved ledelsen varsle

• aktuelle direktorater og departement
• Kommunenes Sentralforbund
• nasjonale frivillige organisasjoner
• driftsoperatører/leverandører

Ledelsen vurderer om Leveranseteam Informasjon og opplæring skal utarbeide en kommunikasjonsplan i samarbeid med Kommunikasjon i UDI.

2.2. Regional varsling ved vesentlig økning i ankomster

Ved vesentlige økninger i ankomster skal regionale enheter i Mottak og retur varsle regionalt til

• ordfører eller kommunedirektør
• fylkesdirektør
• statsforvaltere

Kommunikasjon publiserer informasjon om ankomstsituasjonen og kapasitetsbehov på udi.no i samarbeid med Mottak og retur.

3. Varsling ved utlysning av nye konkurranser

3.1. Rutiner ved utlysning av konkurranse om etablering av asylmottak – krav til tilbyder

Ved utlysning av konkurranser om etablering av asylmottak, stiller UDI krav til at tilbyder skal orientere vertskommunen om at de planlegger å legge inn tilbud om drift av asylmottak. Tilbyder skal benytte UDIs mal for orientering av vertskommunen. Dette beskrives nærmere i den enkelte konkurranse (jamfør konkurransedokumentene).

3.2. Rutiner for informasjon etter tilbudsfrist

Når tilbud er mottatt, skal Leveranseteam Kategori Mottaksanskaffelser informere ledere/regiondirektører om kommunene det er mottatt tilbud i, navn på leverandører, antall plasser, oppstartsdato og fremdriftsplanen for anskaffelsen.

Regiondirektører varsler ordfører og kommunedirektør i de aktuelle vertskommunene pr e-post om hvilke tilbud som er kommet inn i kommunen, fra hvilke leverandører, antall plasser, asylmottakets administrative adresse og oppstartstidspunkt. De kan også oppgi tidspunktet for når tildelingen er forventet å være klar. Regiondirektør må påpeke at informasjonen er unntatt offentlighet frem til tildeling er gjennomført.

Når vertskommunene er varslet, skal de regionale enhetene gi beskjed til Leveranseteam Kategori Mottaksanskaffelser som loggfører dette.

3.3. Rutine for informasjon ved tildeling av kontrakt

Når det er tildelt kontrakter i konkurransen og leverandørene er varslet, skal Leveranseteam Kategori Mottaksanskaffelser gi berørte regiondirektører en oversikt over hvem som har fått tildelt avtale om drift av asylmottak.

Ansvarlig regiondirektør varsler ordførere og kommunedirektører i de aktuelle vertskommunene per e-post om hvem som har fått tildelt kontrakt, samt vedlegger standard informasjonsbrev til vertskommunene.

Ved eventuelle utfordringer knyttet til tildeling eller endring av oppstartstidspunkt, så skal ansvarlig regional enhet informere aktuell vertskommune.

Regiondirektør skal i forbindelse med etableringen av mottak forhøre seg om der er lokale forhold som UDI bør være oppmerksomme på.

Ansvarlig regional enhet sender e-post med informasjon om nye asylmottak til

• aktuelt politidistrikt
• fylkesdirektør
• statsforvalter

Når avtalene er signert skal Leveranseteam Mottaksanskaffelser gi følgende interne leveranseteam informasjon om navn på leverandør, sted, region, oppstartsdato, antall plasser, avtalens varighet og oppsigelsestid, og avtalens udisaksnummer til

• Leveranseteam økonomi, Mot og digitalisering
• Leveranseteam Kontrakt og kontroll
• Leveranseteam Kapasitet og logistikk
• Leveranseteam Opplæring og informasjon  
• samtlige ledere/regiondirektører i Mottak og Retur

Leveranseteam Opplæring og informasjon sender nettredaksjonen informasjon om tildeling av kontrakt med oversikt over navn på asylmottak, navn på leverandør, region og oppstartsdato.

Ledelsen i Mottak og retur skal informere Kommunenes Sentralforbund og andre aktuelle aktører på nasjonalt nivå.

4. Varsling ved redusert behov for mottaksplasser

Et redusert behov for mottaksplasser innebærer en avvikling av asylmottak eller en reduksjon av antall plasser på eksisterende mottak.

4.1. Rutiner for varsling ved større avvikling av mottaksplasser

Ved en større planlagt avvikling av mottaksplasser skal Leveranseteam Informasjon og opplæring på generell basis orientere om avviklingen på udi.no, i samarbeid med Kommunikasjon.

Ledelsen i Mottak og retur skal informere Kommunenes Sentralforbund og andre aktuelle aktører på nasjonalt nivå.

4.2. Rutiner for regional varsling ved avvikling av mottaksplasser

Når det er besluttet hvilke driftsavtaler som skal sies opp eller reduseres, skal ansvarlig regional enhet varsle ordfører og kommunedirektør i den aktuelle vertskommunen pr e-post om innhold og dato for endring. Varselet skal ikke gis før driftsoperatør er varslet.

Ansvarlig regional enhet sender felles e-post med informasjon om avvikling av kapasitet til

• aktuelt politidistrikt
• fylkesdirektør
• Statsforvalter

Ved oppsigelser av avtaler skal Leveranseteam Mottaksanskaffelser gi følgende interne leveranseteam informasjon om navn på leverandør, sted, region og sluttdato:

• Leveranseteam økonomi, Mot og digitalisering
• Leveranseteam Kontrakt og kontroll
• Leveranseteam Kapasitet og logistikk
• Leveranseteam Opplæring og informasjon 
• samtlige ledere/regiondirektører i Mottak og Retur