UDI 2010-108 Vurdering av habilitet

1. Innledning

Dokumentet gir retningslinjer for vurderingen av om en medarbeider i Utlendingsdirektoratet (UDI) er inhabil i en forvaltningssak.

Retningslinjene skal utfylle forvaltningslovens habilitetsregler, se loven §§ 6 (ekstern lenke) til 10 om ”ugyldighet”, og UDIs etiske retningslinjer punkt 6 ”Habilitet, bistillinger og bierverv”.

Hovedhensynene bak forvaltningslovens regler om habilitet er partens rettssikkerhet og samfunnets tillit til at forvaltningen opptrer upartisk i saksbehandlingen. Disse hensynene har vært avgjørende for to føringer for saksfordeling som er fastsatt i punkt 7.1 og 7.2.2.

Retningslinjene gjelder både faste og midlertidig ansatte medarbeidere i UDI på alle nivåer, medarbeidere som er engasjert fra ekstern virksomhet for å utføre konsulentoppdrag eller gi annen bistand til UDI, og medarbeidere som hospiterer i UDI.

Personer som er ansatt i mottak vil kunne ha oppgaver som gjør at forvaltningslovens habilitetsregler blir aktuelle for dem, men denne retningslinjen gjelder ikke dem.

Innkjøp av varer og tjenester som skal anskaffes etter lov om offentlige anskaffelser, er forvaltningssaker som omfattes av forvaltningslovens habilitetsregler. Disse sakene inngår imidlertid ikke i denne retningslinjen.

2. Generelt om habilitetsreglene og hensynene bak dem

Formålet med habilitetsreglene og disse retningslinjene er å:

1. hindre at forvaltningens avgjørelser blir uriktige fordi medarbeideren tar utenforliggende hensyn i saksbehandlingen
2. bidra til at samfunnet og partene i UDIs saker har tillit til at UDI opptrer profesjonelt og upartisk
3. beskytte den enkelte medarbeider mot mistanke og ubehaglige opplevelser ved å måtte behandle saker som medarbeideren kan være inhabil til å behandle

Det er ikke kritikkverdig å være inhabil.

3. For hvilke saker og deler av saksbehandlingen gjelder habilitetsreglene?

Habilitetsreglene gjelder behandling av forvaltningssaker.

En medarbeider som er inhabil i en forvaltningssak kan verken ”tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i en forvaltningssak”, jf. forvaltningsloven § 6 (ekstern lenke) første ledd første setning.

3.1 ”Forvaltningssak”

”Forvaltningssaker” omfatter alle saker som UDI håndterer som et forvaltningsorgan.

”Forvaltningssaker” omfatter:

• all saksbehandling av saker etter utlendingsloven og utlendingsforskriften, statsborgerloven og statsborgerforskriften
• all saksbehandling av øvrige saker (ytelser til beboere i mottak, tilskuddordninger, og andre typer ”mottaksrelaterte” saker)
• alle saker om tilsettinger og ansettelsesforhold
• alle generelle saker som retter seg mot departementet, andre offentlige organer eller private personer/virksomheter

Spørsmålet om habilitet er sjelden aktuelt i generelle saker.

3.2 Å treffe en ”avgjørelse”

Å treffe en ”avgjørelse” omfatter alle typer beslutninger om saksbehandlingen av en sak og om utfallet i saken.

En avgjørelse omfatter:

• prosessledende beslutninger (avgjørelse om søkerens rettigheter og plikter under saksbehandlingen)
• enkeltvedtak, se forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b (ekstern lenke) 
• innstilling til prosessledende beslutninger og enkeltvedtak fra saksbehandler
• autoritative vurderinger, anbefalinger, eller utredninger som dermed virker førende for en prosessledende beslutning eller enkeltvedtak. Avgis typisk av en fagansvarlig leder, direktøren, eller medarbeider med stor faglig kompetanse og integritet på saksområdet

3.3 ”Å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse”

Å ”tilrettelegge grunnlaget” for en avgjørelse omfatter alt arbeid som gjøres i forkant og som er en forberedelse til en avgjørelse. Dette er blant annet å:

• innhente saksopplysninger og dokumentasjon fra part, referanse, andre forvaltningsorganer og fra virksomheter, fra saksopprettelse til etterfølgende kontroll
• gi kollegial bistand i behandling av en sak
• kontrollere innkomne saksopplysninger
• tilby en DNA-test
• innvilge eller avslå begjæring om dokumentinnsyn

”Kontorteknisk” eller annen ”rutinepreget” bistand i saksbehandlingen, er ikke å ”tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse”. Slikt arbeid med saken omfattes ikke av forvaltningslovens habilitetsregler.

Kontorteknisk bistand omfatter for eksempel å:

• renskrive vedtak
• booke asylintervjuer og bestille aldersundersøkelse
• ren ekspedering av saken

4. Avledet inhabilitet – forvaltningsloven § 6 tredje ledd

Når en leder er inhabil i en forvaltningssak blir alle underordnede medarbeidere inhabile til å ”treffe avgjørelse” i denne saken (avledet inhabilitet). Inhabiliteten blir ledet nedover på de underordnede som lederen har formell kompetanse til å instruere i saken (instruksjonslinjen).

”Leder” omfatter også prosjektledere med formell myndighet til å instruere prosjektmedlemmene om saksutfallet i saksbehandlingen.

Avledet inhabilitet rammer bare adgangen til å treffe avgjørelse i saken. Den underordnede kan derfor fortsatt tilrettelegge grunnlaget for avgjørelsen, forutsatt at den personlige tilknytningen mellom over- og underordnet ikke er så nær at den underordnede av den grunn blir inhabil, se om vennskapsforhold i punkt 6.2.1.

Avledet inhabilitet varer bare så lenge den inhabile lederen har det formelle og reelle ansvaret for den aktuelle saken, og oppheves ved at en annen habil leder får overført instruksjonsretten og den faktiske håndteringen av saken.

Dersom en enhetsleder er inhabil i en sak som sortererer inn under vedkommendes enhet, skal saken overføres til en annen enhet i samme avdeling. Hvis det samme gjelder en avdelingsleder, skal saken overføres til en annen avdeling.

5. Hvem skal vurdere habiliteten? – forvaltningsloven § 8

5.1 Medarbeiderens og lederens ansvar

Medarbeideren skal vurdere egen habilitet på eget initiativ, og ikke vente til noen stiller spørsmål om dette. Vurderingen skal gjøres når medarbeideren får tildelt saken, og senest når vedkommende får kunnskap om de forhold som det kan stilles habilitetsspørsmål ved. Fra samme tidspunkt skal medarbeideren vurdere om vedkommende kan behandle saken etter retningslinjene om sikkerhetsmarginer i punkt 7.1 og 7.2.2.

Medarbeideren skal melde fra til nærmeste overordnede leder hvis:

• medarbeideren mener at hun/han er inhabil i saken
• medarbeideren er i tvil om spørsmålet om egen habilitet
• medarbeideren bør forstå at det er grunn til å stille spørsmål ved hans/hennes habilitet
• medarbeideren bør forstå at media eller en part kan komme til å stille spørsmål ved hans/hennes habilitet
• det er reist habilitetsinnsigelse i saken
• medarbeideren har fått tildelt en sak vedkommende ikke kan behandle etter retningslinjene om sikkerhetsmarginer

Medarbeideren kan velge om han eller hun vil forelegge spørsmålet om habilitet og sikkerhetsmarginer muntlig og/eller skriftlig til lederen. Medarbeideren må spesifisere hvilke(n) sak(er) det dreier seg om og mulige grunner til inhabilitet/at vedkommende ikke kan behandle saken. Skriftlig melding fra medarbeideren skal slettes/ makuleres etter at lederen har tatt stilling til meldingen.

Hvis lederen på annen måte blir kjent med forhold som kan skape tvil om en underordnet kan behandle saken i tråd med retningslinjene, skal lederen av eget tiltak avgjøre spørsmålet.

Medarbeideren skal gi fra seg saken når han /hun blir klar over at det kan stilles spørsmål ved hans/hennes habilitet og om sikkerhetsmarginene kommer til anvendelse, og inntil det eventuelt er avgjort hvem som skal behandle saken.

Overordnet leder skal så snart som mulig ta stilling til spørsmålet om medarbeiderens habilitet og om vedkommende omfattes av sikkerhetsmarginene. Lederen skal basere vurderingen på en individuell vurdering i forhold til den konkrete saken. Lederen skal konkludere i spørsmålet om habilitet og sikkerhetsmarginer, og melde i fra til medarbeideren om denne.

Dersom lederen konkluderer med at medarbeideren kan behandle saken i tråd med disse retningslinjene, skal lederen lage et internt merknadsnotat om hvilken form for sakstilknytning medarbeideren er vurdert etter og hva som er konklusjonen. Type sakstilknytning skal beskrives på en nøytral måte, for eksempel ”Bekjentskap med part er vurdert på grunnlag av tilhørighet til samme sosiale nettverk. NN har ikke en relasjon i form av bekjentskap eller vennskap.” Notatet skal navngi hvilken medarbeider som habilitetsvurderingen gjelder. Det skal ligge som et internt notat til saken.

Dersom lederen konkluderer med at medarbeideren ikke kan behandle saken, skal lederen sørge for at medarbeideren ikke får fordelt saken til seg og at den blir fordelt på korrekt måte til annen medarbeider. I slike tilfeller skal det ikke lages et internt notat eller liknende som dokumenterer vurderingen. Det er tilstrekkelig at lederen sikrer at saken ikke blir fordelt til medarbeideren.

Dersom lederen får kjennskap til at en medarbeider allerede har fått tildelt en sak i strid med habilitetsreglene og retningslinjene om sikkerhetsmarginer, skal lederen sørge for at medarbeideren blir tatt av saken og at saken blir fordelt på korrekt måte til annen medarbeider. Lederen må dessuten vurdere om saken bør gjennomgås med tanke på å identifisere hvilke deler av saksbehandlingen som bør gjøres på nytt, for eksempel innhenting av saksinformasjon og dokumentasjon, om vurderinger må foretas på nytt. I slike tilfeller bør ny gjennomgang av saken dokumenteres og begrunnes kort i et internt notat. Navnet på medarbeideren skal ikke oppgis i notatet. Det er tilstrekkelig at lederen sikrer at medarbeideren blir tatt av saken. Dersom saken kommer til ny behandling i UDI, for eksempel gjennom en klagesak eller omgjøringsbegjæring, er lederen og medarbeideren ansvarlig for at saken også denne gangen blir behandlet på en betryggende måte.

Lederen er ansvarlig for at underordnede medarbeidere i enheten ikke får behandle bestemte saker eller sakstyper når:

• medarbeideren har meldt om mulig inhabilitet, og overordnet leder ennå ikke har avgjort habilitetsspørsmålet
• lederen konkluderer med at medarbeideren er inhabil i saken
• lederen konkluderer med at medarbeideren ikke bør få behandle saken etter retningslinjene om sikkerhetsmargin i punkt 7.1 og 7.2.2

5.2 Medarbeider kan reservere seg

En medarbeider har adgang til å reservere seg mot å behandle en sak eller sakstype hvis medarbeideren er i tvil om egen habilitet.

6. Forvaltningslovens bestemmelser om hva som fører til inhabilitet

En medarbeider er inhabil i en sak hvis det foreligger ”særegne forhold… som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet”.

Partisk saksbehandling er å ta usaklige hensyn i saksbehandlingen i favør eller disfavør for part eller andre som berøres av saken, på bekostning av saklige og legitime hensyn. Det kan handle om å tilgodese egne interesser, favorisere personer som man føler lojalitet overfor eller sympati med, eller å handle på en måte som er ment å virke i disfavør for personer man misliker.

Noen bestemte forhold fører automatisk til inhabilitet, se forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav a til e (ekstern lenke). Lovgiver har vurdert at disse forholdene klart er særegne forhold som fører til inhabilitet. Om medarbeideren ellers har slik særegen tilknytning til saken, må vurderes skjønnsmessig etter lovens § 6 annet ledd.

6.1 Absolutte inhabilitetsgrunner – forvaltningsloven § 6 første ledd

Tilknytningsformer mellom medarbeider og part som automatisk fører til inhabilitet er:

1. medarbeideren er selv part i saken
2. når medarbeideren er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
3. medarbeideren er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part
4. medarbeideren er verge eller fullmektig for en part eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte
5. medarbeideren leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken Inhabilitetsgrunnene i forvaltningsloven § 6 første ledd er uttømmende. Partstilknytning som kun likner et tilfelle i første ledd, men som ikke er det samme, må vurderes skjønnsmessig ut i fra vilkårene i lovens § 6 annet ledd.

6.2 Særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til upartiskhet – skjønnsmessig vurdering etter forvaltningsloven § 6 annet ledd

Et ”særegent forhold ” vil være en særlig interesse eller tilknytning til saken, som ikke er alminnelig i samfunnet eller for en ubestemt krets mennesker.

Om det foreligger ”særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til … upartiskhet”, forutsetter at forholdet objektivt sett er egnet til å svekke tilliten fra samfunnet.

Vurderingen skal være individuell og konkret. Det er ikke av betydning om UDI har tillit til medarbeiderens evne og vilje til å behandle saken upartisk.

Viktige momenter som må inngå i vurderingen av om et forhold er særegent og egnet til å svekke samfunnets tillit, er blant annet:

• i hvilken grad det er tale om en særinteresse
• hvor direkte særinteresse det er tale om
• hvor stor økonomisk og/eller praktisk betydning avgjørelsen vil kunne ha for medarbeideren eller for noen som vedkommende har nær personlig tilknytning til
• hvilken reell betydning det kan ha for sakens utfall at medarbeideren ikke behandler saken

Visse former for tilknytning til saken skal vektlegges i vurderingen av om det foreligger et ”særegent forhold som er egnet til å svekke… tilliten…”, se forvaltningsloven § 6 annet ledd første setning og punkt 6.2.1. Andre forhold er også aktuelt å vektlegge, se punkt 6.2.2.

Noen ganger kreves det innslag av flere forhold for at det skal være mulig å underbygge at en medarbeider er inhabil. Andre ganger kan inhabilitet begrunnes ut i fra ett forhold som gjør seg sterkt gjeldende.

6.2.1 Forhold som skal vektlegges i habilitetsvurderingen

Medarbeider og part har en tilknytning til hverandre som ligner de absolutte inhabilitetsgrunnene

Partstilknytning som ligner de absolutte inhabilitetsgrunnene, vil lett kunne føre til inhabilitet.

Tilknytning kan for eksempel være et samboerskap eller kjæresteforhold. I utlendingssaker må denne tilknytningen anses å være et særegent forhold som gjør medarbeideren inhabil i saken, også der samboerskapet eller kjæresteforholdet er over.

Utfallet av saken kan innebære ”særlig fordel, tap eller ulempe” for medarbeideren

En ”fordel” kan innebære flere interesser, blant annet:

• Sosial anerkjennelse: kan bestå i å føle seg verdsatt og inkludert i et sosialt miljø som medarbeideren har privat tilknytning til.

• Økonomiske interesser: kan bestå i lovnad om penger eller et økonomisk avhengighetsforhold til part eller andre som faktisk berøres av saken.

”Tap” eller ”ulempe” kan bestå i at medarbeideren ikke oppnår de ovennevnte fordelene.

Fordelen, tapet eller ulempen må være ”særlig” – det vil si særegen, se punkt 6.2.

Utfallet av saken kan innebære ”særlig fordel, tap eller ulempe” for noen som medarbeideren har nær personlig tilknytning til

En medarbeider som har nær personlig tilknytning til parten eller andre som er direkte berørt av saken, er inhabil i saken. Det vil da utad fremstå som en generell risiko for at medarbeideren vil kunne opptre partisk i saken.

Nær personlig tilknytning vil være i form av nært vennskap eller klart uvennskap.

Et ”nært vennskap” mellom to personer kan for eksempel vise seg utad ved at de har privat omgang med hverandre og eventuelt hverandres familie, at de inviterer hverandre hjem på bursdager og andre spesielle private sammenhenger. For at vennskapet skal være nært, må det likevel mer til enn at det har forekommet slike sammenkomster. Et nært vennskap befester seg gjerne over tid og med en viss regelmessighet.

Et ”klart uvennskap” kommer til uttrykk i et tydelig motsetningsforhold, for eksempel i form av svært uhøflig opptreden overfor hverandre, konsekvent baktaling i sterkt negative ordelag, ved direkte utskjelling eller annen svært negativ og følelsesladet opptreden.

Et vanlig godt kollegialt forhold utgjør ikke et ”nært vennskap”. Arbeidsforhold mellom kollegaer vil gjerne føre til en viss kontakt utenfor arbeidssituasjonen, men slik vanlig sosial kontakt utgjør ikke mer enn et vanlig godt vennskap.

Bekjentskap er en enda ”løsere” tilknytningsform enn vennskap. En medarbeider er ikke inhabil bare fordi vedkommende er venn med eller bekjent av parten eller andre som er personlig berørt av saken.

I UDI vil bekjentskap kunne være nok for at medarbeideren ikke kan behandle saken selv om medarbeideren er habil, se om sikkerhetsmargin ved bekjentskap i punkt 7.1.

Andre former for tilknytning til saken

Et eksempel på annen form for tilknytning til en sak kan bestå i at en ansatt har engasjert seg særlig sterkt for utfallet av en sak. Interessen kan her ligge i å forsvare at avgjørelsen blir realisert for å beholde eller oppnå faglig anerkjennelse, på bekostning av en saklig vurdering av saken.

Inhabilitet kan være aktuelt i spesielle tilfeller dersom en ansatt, som tidligere har behandlet en sak og tatt stilling til utfallet av denne, får saken til ny behandling som klagesak eller sak om omgjøring. Til dette kreves at vedkommende kan sies å ha utvist et sterkt engasjement for et en bestemt løsning som klart går utover det som kan forventes. I habilitetsvurderingen bør det også legges vekt på om rettssikkerhetshensyn står sentralt og hvor sentral rolle den ansatte har hatt ved tidligere behandling av saken. Se for øvrig momenter for vurderingen i punkt 6.2.2.

Inhabilitetsinnsigelse er fremmet av part eller fullmektig

Hvis innholdet av habilitetsinnsigelsen faktisk bidrar til å opprettholde eller styrke tvil om habiliteten, bør innsigelsen få avgjørende betydning i spørsmålet om habilitet.

Habilitetsinnsigelsen kan imidlertid bare få avgjørende betydning i grensetilfeller der det er omtrent like mye som taler for som imot at medarbeideren er inhabil. Grunnen er at en part ikke etter eget valg skal kunne skyve en uønsket medarbeider ut av saken ved å fremme en innsigelse.

Hvis innsigelsen skaper mye ”temperatur” i saken, bør lederen med saksansvaret vurdere om det er best for avviklingen av saksbehandlingen at saken overlates til en annen saksbehandler. Denne vurderingen må ta hensyn til at det ikke må utvikles en praksis om at slike innsigelser lett vil føre til at saken overlates til en annen saksbehandler.

Åpenbart grunnløse innsigelser kan UDI se bort i fra.

En inhabilitetsinnsigelse må være fremmet formelt. Uttalelser som er ”luftet ut” mer tilfeldig trenger ikke UDI ta stilling til.

6.2.2 Andre særegne forhold som kan være aktuelle å vektlegge i habilitetsvurderingen

Sakens viktighet for parten

Desto mer inngripende eller viktig saken er for parten, desto større behov har parten for at saksbehandlingen foregår korrekt og upartisk. I slike saker står hensynet til rettssikkerhet sterkt, og det skal av den grunn mindre til for at en medarbeider er inhabil i saken.

Sakens vanskelighetsgrad

Desto mer vanskelig og skjønnsmessig saken er, desto mindre skal til for at medarbeideren er inhabil.

I saker der utfallet er strengt styrt av lovverket eller instruks, er det små muligheter for at medarbeideren kan vektlegge egne interesser i saken. I slike tilfeller skal det mer til for å anse at medarbeideren er inhabil.

I en sak som linjebehandles skal det mer til for at medarbeideren skal anses inhabil enn om saken kun går i førstehånd.

7. Eksempler på sakstilknytninger som kan gjøre en medarbeider inhabil i en sak eller som fører til at vedkommende ikke får tildelt saken

Det lar seg ikke gjøre å beskrive klart hvilke forhold som kan føre til inhabilitet etter forvaltningsloven § 6 annet ledd (ekstern lenke).

For å skape en viss forutsigbarhet for UDIs medarbeidere, og er det gitt visse føringer for habilitetsvurderingen og saksfordelingen i noen praktiske eksempler under.

Innholdet i noen av føringene er utslag av at UDI mener det er nødvendig å opptre med en viss sikkerhetsmargin slik at UDI ikke skal risikere å stadig stå overfor vanskelige habilitetsvurderinger, se punkt 7.1 og 7.2.2. Gjennom sikkerhetsmarginene setter UDI strengere føringer for saksfordelingen enn det som følger av forvaltningslovens habilitetsregler. De formene for sakstilknytning som sikkerhetsmarginene omfatter, er ikke tilknytninger som i seg selv vil gjøre en medarbeider inhabil.

Alle føringene under forutsetter for øvrig en viss skjønnsmessig vurdering, og forutsetter at lederen foretar en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle, se punkt 5.1.

UDI sikrer en kvalitativt god saksbehandling ved blant annet:

• retningslinjer for linjebehandling av saker

• rutiner for bevisstgjøring og oppfølging av egne medarbeidere

• stikkprøvekontroll av avgjørelser i saker

• meldepliktsordning for å forebygge irregulær påvirkning

Vurderingen av hvilke særegne forhold som er ”egnet til å svekke tilliten” utad, må ta i betraktning dette kvalitetssikringssystemet. Det samme gjelder for vurderingen av hvilke forhold som tilsier en viss sikkerhetsmargin i saksfordelingen.

7.1 Medarbeiderens vennskap og bekjentskap - sikkerhetsmargin

Det vises til punkt 6.2.1 om begrepene ”nært vennskap”, ”vennskap” og ”bekjentskap”.

En medarbeider som har et vennskapsforhold med part eller andre som faktisk berøres av en utlendingssak etter utlendingsloven eller statsborgerloven, anses inhabil i saken. I øvrige saker, herunder saker på mottaksområdet, kreves som hovedregel nært vennskap.

Bekjentskap har en glidende overgang til vanlig vennskap, og grensen mellom de to tilknytningsformene er uklar. Bekjente har gjerne noen grunnleggende kunnskaper om hverandre som hverandres navn, arbeidssted, og familietilknytning. De kan ha privat omgang med hverandre, men dette skjer helst i en samling med flere mennesker og nok i liten grad i et èn-til-èn-forhold. I tillegg må det anses vanlig at bekjente viser denne kjennskapen utad, ved å hilse på hverandre og slå av en vennlig prat. Bekjente kan for eksempel ha tilknytning gjennom aktiv deltakelse i organisasjonsarbeid eller andre fritidsaktiviteter, eller gjennom felles private omgangskrets.

UDI skal praktisere følgende sikkerhetsmargin som gjør at direktoratet styrer klar av hvilke forhold som klart eller ofte vil føre til inhabilitet:

• En medarbeider skal i utgangspunktet ikke få tilrettelegge for eller fatte avgjørelse i en utlendingssak der medarbeideren er bekjent av parten eller andre som faktisk berøres av saken.

• Hvis bekjentskapet ligger langt tilbake i tid eller det er andre konkrete grunner til at det ikke er rimelig å at bekjentskapet skal få betydning, kan saken likevel fordeles til medarbeideren.

Dersom en medarbeider er part i eller faktisk berørt av en sak, så er ikke kollegaer som bekjente eller venner av medarbeideren inhabile i saken. Terskelen for inhabilitet må ligge på nært vennskap, fordi noe annet ville lamme hele eller store deler av UDIs virksomhet.

For å sikre samfunnets tillit til at nære kollegaer ikke lar seg påvirke av sitt kollegiale vennskapsforhold, skal det likevel praktiseres følgende sikkerhetsmargin i saksfordelingen:

• Hvis en saksbehandler er part i en sak eller har nær personlig tilknytning til part i saken, skal saken overføres til annen enhet i samme avdeling.

7.2 Medarbeidere med opprinnelse fra annet land enn Norge

7.2.1 Medarbeider har samme nasjonale, etniske eller klansmessige opprinnelse som parten

En medarbeider med innvandrerbakgrunn eller som er etterkommer av en innvandrer, kan ha samme nasjonale, etniske eller klansmessige opprinnelse som part i saken. Dette er ikke i seg selv et forhold som gjør medarbeideren inhabil.

Felles opprinnelse er kun et ytre kjennetegn som i seg selv ikke gir mer enn en eventuell generell interesse i saken. Eventuell følelse av sympati med parten er noe som også kan deles med kollegaer som ikke har den samme opprinnelsen. Inhabilitet må begrunnes i andre individuelle forhold ved medarbeideren enn medarbeiderens opprinnelse, se punkt 6. Medarbeidernes opprinnelse har likevel betydning for fordeling av asylsaker, se punkt 7.2.2 om sikkerhetsmargin i asylsaker.

7.2.2 Sikkerhetsmargin i asylsaker

Dersom medarbeideren har opprinnelse fra et land der det er sterk konflikt mellom ulike grupperinger, kan medarbeideren ikke foreta asylintervju eller fatte vedtak i asylsaker der søkeren har opprinnelse fra det samme landet.

Dersom medarbeideren har opprinnelse fra et land som er i sterk konflikt med det land som en asylsøker kommer fra, kan medarbeideren ikke foreta asylintervju eller fatte vedtak i asylsaken til søkeren.

Med ”opprinnelse” menes her det land saksbehandler eller en eller begge foreldrene er født og/eller oppvokst i, og som medarbeideren eller en av foreldrene har innvandret fra.

Med ”sterk konflikt” menes krig eller andre konflikter som er preget av systematisk trakassering eller overgrep, og konflikter som er preget av sterk uforsonlighet og/eller fiendtlighet mellom grupperinger eller land.

”Grupperinger” vil omfatte etniske og klansmessige grupper, og for øvrig større grupper av mennesker som kan sies å ha sluttet seg sammen for å ”kjempe for felles sak”.

7.3 Part eller referanse opptrer i flere saker

En medarbeider er ikke inhabil til å behandle flere saker med samme part eller referanseperson, samtidig eller som etterfølgende saker. Dette gjelder uavhengig av om saksutfallet er innvilgelse eller avslag, og om hvor nære relasjoner det er mellom personene som omfattes av de ulike sakene.

Ovennevnte forhold regnes ikke som særegne forhold som fører til inhabilitet i seg selv. Til dette kreves noe mer, se om inhabilitetsgrunner og -vurderinger i punkt 6.2.

7.4 Faglig engasjement

Det er et gode for UDI at medarbeiderne er engasjert i fagfeltet, både internt og utenfor UDI. I tillegg har UDIs medarbeidere en ytringsrett på lik linje med andre, og en ytringsplikt som ansvarlige medarbeidere.

En medarbeider er ikke inhabil kun fordi han eller hun engasjerer seg sterkt på et saksfelt. Det må være noen særegne forhold i tillegg, se om inhabilitetsvurdering i punkt 6.2.

Faglig engasjement kan vises utad, for eksempel i offentlig debatt eller som medlem av en interesseorganisasjon/ideell organisasjon. Slike organisasjoner kan engasjere seg i enkeltsaker og gi uttrykk for hvordan disse bør løses.

Dersom medarbeideren er sterkt personlig engasjert i konkrete enkeltsaker på fritiden, regnes medarbeideren som inhabil i disse enkeltsakene. For eksempel ved å arrangere en underskriftskampanje, en protestliste eller et demonstrasjonstog. Medarbeideren vil også kunne være inhabil om han/hun har undertegnet en protestliste sammen med et fåtall andre, med synspunkter om utfallet av en eller flere konkrete enkeltsaker.

Medarbeideren er i seg selv ikke inhabil i slike enkeltsaker dersom vedkommende:

• kun er støttemedlem i organisasjonen

• undertegner en protestliste som angår utfallet av en eller flere konkrete saker, sammen med et stort antall andre personer, eller går i et demonstrasjonstog med paroler om disse sakene.

7.5 Internklage

I enkelte tilfeller er et forvaltningsorgan klageinstans for sine egne avgjørelser. I UDI gjelder dette for UDI Mottak og retur. Førstegangsvedtak fattes av UDIs regionkontorer og klagevedtakene fattes av direktør for Mottak og retur.

Medarbeiderne i klageinstansen har en veiledningsrolle i generelle spørsmål overfor førsteinstansen, og de utarbeider retningslinjer for tolkningen av regelverket og for skjønnsutøvelse i saksbehandlingen.

Ved internklage er hovedregelen at den som har gitt konkrete råd om behandlingen av en sak, ikke er inhabil i klagesaksbehandlingen.

For å sikre en uavhengig saksbehandling i to ledd, må medarbeidere i klageinstansen være bevisste på sin veilederrolle, og unngå å gi anvisninger til regionkontorene om hva vedkommende mener bør være det konkrete utfallet av sakene. I motsatt fall kan klageinstansens deltakelse i førsteinstansbehandlingen bidra til en alminnelig svekkelse av tilliten til at behandlingen av saken i førsteinstansen og i klageinstansen er upartisk.

For nærmere vurdering av habilitetsspørsmålet, vises det til punkt 6.2 om inhabilitetsgrunner og habilitetsvurdering.

7.6 Vennskap og uvennskap mellom den som ansetter og den som tilsettes

En leder som har en nært vennskap til en person som har søkt på en underordnet stilling, er inhabil til å behandle vurderinger om og avholde intervju av denne personen i tilsettingssaken. Lederen kan heller ikke avgi innstilling til tilsettingsrådet om en nær venn. Om en nær venn søker på stilling hos lederen, skal resten av ansettelsesprosessen overlates til annen habil leder på samme eller høyere nivå. Det samme gjelder ved klart uvennskap.

Om nært vennskap og klart uvennskap, se punkt 6.2.1.

8. Unntak fra habilitetsreglene i kurante saker – forvaltningsloven § 6 fjerde ledd

Habilitetsreglene får ikke anvendelse dersom det er ”åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt, og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete”, jf. forvaltningsloven § 6 fjerde ledd. Unntaksbestemmelsen omfatter såkalte ”kurante” avgjørelser.

Unntaksbestemmelsen skal tolkes strengt. Det er ikke nok i seg selv at det foreligger en fast praksis i UDI for hvordan en sak skal behandles, at departementet har gitt en instruks for hvordan en sakstype skal behandles, eller at det ut i fra praktiske eller politiske grunner ikke er aktuelt å avslå eller innvilge en søknad. Bestemmelsen er særlig påtenkt strengt lovbundne avgjørelser som ikke åpner for skjønn. Det vil si når utfallet av saken følger direkte av lov eller forskrift.

9. Plikt til å gi fra seg saken ved inhabilitet – forvaltningsloven § 9

Medarbeider som er inhabil på selvstendig grunnlag har plikt til å gi fra seg saken umiddelbart. I punkt 5.1 er det gitt retningslinjer for at dette skal skje også før det er avklart om medarbeideren er inhabil.

Hvis en enhetsleder er inhabil, men ikke avdelingslederen, overføres saken til annen enhet i samme avdeling.

Hvis en avdelingsleder er inhabil, trer annen leder på tilsvarende nivå inn som stedfortreder i behandlingen av den aktuelle saken.

Hvis direktøren er inhabil i en sak kan ingen i UDI ta avgjørelse i saken, heller ikke assisterende direktør. I stedet må det oppnevnes en habil stedfortreder i saken for direktøren utenfor UDI. Oppnevnelsen må sikre reell to-instans-behandling og nødvendig sakkyndighet. Saken kan kun unntaksvis overføres til overordnet departement, se § 9 annet ledd.

Hvis en prosjektleder er inhabil i enkelte beslutningsprosesser i prosjektet, må det innsettes en habil medarbeider utenfor prosjektet med ansvar for å gjennomføre de aktuelle beslutningsprosessene. Om prosjektlederen må anses inhabil i prosjektet som sådan, må vedkommende fjernes permanent fra prosjektlederstillingen.

Etter at saken er overført, bør det tas en gjennomgang av det arbeidet som har vært gjort før den inhabile lederen ga fra seg ansvaret for saken, for å sikre at det ikke hefter feil ved grunnlagsmaterialet for saken. Det kan blant annet være nødvendig å innhente dokumenter, uttalelser og lignende på nytt.

Habilitetsreglene er ufravikelige. Part i saken kan ikke samtykke til at en inhabil medarbeider behandler saken.

10. Konsekvens for vedtaket ved brudd på habilitetsreglene – ugyldighet

Hvis en medarbeider behandler en sak som han/hun var inhabil til å behandle, blir ikke vedtaket i saken automatisk ugyldig. Feil i saksbehandlingen på grunn av inhabilitet er likevel en feil som lett kan tenkes å ha virket innpå resultatet. For øvrig vises det til forvaltningsloven § 41 (ekstern lenke) om virkning av saksbehandlingsfeil.

Ugyldige vedtak kan omgjøres, se nærmere regler om dette i forvaltningsloven § 35 (ekstern lenke).

11. Konsekvenser for medarbeideren ved brudd på reglene – ansvar

Brudd på habilitetsreglene kan rammes av statsansatteloven, straffeloven og skadeerstatningsloven. En medarbeider som ikke er statstjenestemenn, men hospitant eller konsulent fra privat virksomhet, kan ved uaktsom opptreden risikere at oppholdet og oppdraget bli avsluttet.