UDI 2010-158 Saksgang i asylsaker

1. Innledning

Formålet med retningslinjen er å gi en oversikt over saksgangen og korrespondansen mellom de ulike aktørene som behandler asylsaker i utlendingsforvaltningen etter at vedtak er fattet i første instans.

Vi gjør oppmerksom på at retningslinjen tar utgangspunkt i håndteringen fra Utlendingsdirektoratets (UDI) side. 

Retningslinjen gjelder saker behandlet i elektronisk saksflyt (eSak), men kan anvendes på papirsaker så langt det passer. Retningslinjen beskriver ikke fremgangsmåten i Datasystemet for utlendings- og flyktningssaker (DUF). Fremgangsmåten i DUF er beskrevet i egen brukerveiledning.

Retningslinjen gjelder ikke saker som behandles etter Dublin III-forordningen, se eget UDI 2014-001 Behandling av saker som er omfattet av Dublinforordningen. Retningslinjen gjelder heller ikke saker som behandles i hurtigspor, se egen retningslinje for disse sakene UDI 2021-009 Hurtigspor ved søknad om beskyttelse.

2. Negativt vedtak fattet av Utlendingsdirektoratet i første instans

2.1. Innledning

Når UDI fatter vedtak i første instans, som innebærer at asylsøkeren skal forlate landet, vil klagefrist, frist for begjæring om utsatt iverksetting og utreisefrist fremgå av oversendelsesbrevet og vedtaket.

Klagefrist, frist for begjæring om utsatt iverksetting settes som hovedregel til tre uker, mens utreisefrist som hovedregel settes til fire uker.

For fastsettelse av kortere utreisefrist, se UDI 2011-015 Fastsettelse av utreisefrist pkt 2.3.

Etter Utlendingsloven (utl.) § 90 femte ledd kan det settes kortere frist for innsending av begjæring om utsatt iverksetting. Dette gjelder særlig saker der UDI mener at det er åpenbart at vilkårene i utl. § 73 ikke er oppfylt.

2.2. Underretting

2.2.1. Underretting av vedtak ved advokat

Saksbehandler i UDI sender vedtaket og saksdokumentene til søkerens advokat. Søkeren er formelt underrettet fra det tidspunktet advokaten har mottatt vedtaket jf. forvaltningsloven (fvl) § 12 tredje ledd(ekstern lenke), jf. fvl § 27 (ekstern lenke). Advokaten skal underrette søkeren om vedtaket, klageadgangen, klagefristen, frist for begjæring om utsatt iverksetting og utreisefristen, jf. fvl § 27 (ekstern lenke). Fristene fremgår av vedlagt oversendelsesbrev. Videre skal advokaten informere om ordningen med assistert retur gjennom IOMs returprogram (ekstern lenke), og om konsekvensene ved ikke å returnere innen utreisefristen. Informasjon om returprogrammet fremkommer av avslagsvedtaket.

For mer informasjon om advokatens oppgave ved underretting om negative vedtak, se UDI 2018-002 Krav til advokatene i Utlendingsdirektoratets advokatordning pkt. 6.

2.2.2 Kopi til Politiets utlendingsenhet

Saksbehandler i UDI sender tverretatlig melding i DUF om at vedtak er fattet, til Politiets utlendingsenhet (PU) som har ansvar for iverksetting av vedtak som er endelig. Fristene fremgår av vedlagt oversendelsesbrev.

2.2.3 Underretting der søkeren ikke ønsker advokat

I saker der søkeren ikke ønsker advokat, skal saksbehandler i UDI sette utreisefrist, klagefrist og frist for begjæring om utsatt iverksetting i DUF og sende vedtaket til PU. Det er saksbehandler i UDI som underretter søkeren om utfallet i saken.

Dersom søkeren ikke har advokat/fullmektig og er registrert forsvunnet/ikke har kjent adresse, se UDI 2014-020 Asylsøkere som forsvinner og melder seg på nytt eller påtreffes pkt 3.2 og pkt 4.

2.2.3 Underretting der søkeren ikke har rett på fritt rettsråd

I saker der søkeren har permanent oppholdstillatelse i Norge, eller en midlertidig oppholdstillatelse som kan danne grunnlag for permanent oppholdstillatelse har søkeren ikke rett på fritt rettsråd, jf.GI-15/2022 Vurdering av vilkårene for asyl i utlendingsloven § 28 første ledd når søkeren allerede har oppholdstillatelse i Norge. I disse tilfellene skal saksbehandler i UDI sette klagefrist i DUF og underrette søkeren.

Underretningen skal inneholde:

1. Konklusjonen i vedtaket.

2. Informasjon om at søkeren fortsatt har rett til opphold og at avslaget ikke er et returvedtak.

3. Informasjon om klagerett og hvordan søkeren går frem for å klage. Det er særlig viktig at saksbehandler informerer søkeren om hvilke rettigheter og plikter som følger av vedtaket.

4. Informasjon om retten til innsyn i sakens dokumenter.

Underrettingen gjennomføres ved at søkeren får tilsendt vedtak og følgeskriv på sitt språk med rettigheter og plikter. Følgeskrivet inneholder en QR-kode som søkeren skanner for å få tilgang til en informasjonsfilm på sitt språk om sine rettigheter og plikter. Informasjonsfilmen forklarer de ovennevnte punktene. Hvis det ikke finnes informasjonsfilm på søkerens språk eller søkeren er særlig sårbar, skal det gjennomføres vedtakssamtale for å underrette om vedtaket og informere om hjelpetilbud og lignende.

Saksbehandleren skal også sende en tverretatlig melding til PU om at negativt vedtak er fattet, men at søkeren ikke plikter å returnere til hjemlandet.

Dersom søkeren er registrert forsvunnet/ikke har kjent adresse, og heller ikke har advokat/fullmektig, se UDI 2014-020 Asylsøkere som forsvinner og melder seg på nytt eller påtreffes pkt 3.2 og pkt 4.

2.3 Klage og begjæring om utsatt iverksetting

2.3.1 Klage innkommer

Klagesak der det er oppnenvt advokat

Advokaten sender klage og eventuell begjæring om utsatt iverksetting direkte til UDI, jf. fvl. § 32 første ledd bokstav a (ekstern lenke). Klage med eventuell begjæring om utsatt iverksetting, registreres som ”Klag” i DUF. En del advokater sender inn klager som er gitt betegnelsen ”foreløpig klage”. Vedtaket anses påklaget også når klagen er gitt denne betegnelsen og klagen registreres som hendelsestype ”Klag” i DUF. Advokaten kan kun registrere inn én klage per vedtak. Dersom advokaten skal sende inn en utdypende klage skal dette registreres som tilleggsdokumentasjon/tilsvar/annet. I tilfelle begjæring om utsatt iverksetting kommer inn separat, registreres denne som ”KORI” i DUF. I tilfelle hvor det kommer inn klage uten at det er innkommet separat begjæring om utsatt iverksetting, anses klagen å inneholde slik begjæring.

Klagesak uten oppnevnt advokat

Søkere som ikke har rett på advokat etter GI 15/2022 Vurdering av vilkårene for asyl i utlendingsloven § 28 første ledd når søkeren allerede har oppholdstillatelse i Norge, må sende skriftlig klage til UDI. Ettersom dette er personer som har opphold i Norge fra før og derfor ikke skal reise ut av Norge, er det ikke nødvendig å begjære utsatt iverksettelse av vedtaket. Klagen registreres som hendelsestype «Klag» i DUF, mens tilleggsinformasjon registreres som «Kori» i DUF.

2.3.2 Behandling av klagen

Saksbehandler i UDI vurderer eventuell omgjøring på bakgrunn av klagen, og tar stilling til begjæringen om utsatt iverksetting.

Saksbehandler skal ta stilling til begjæring om utsatt iverksettelse samtidig med behandling av klagen dersom klagen behandles innen utløpet av utreisefristen. Saksbehandler skal ta stilling til begjæringen om utsatt iverksettelse senest samtidig med at utreisefristen utløper. I saker der det ikke er satt utreisefrist, skal saksbehandler ta stilling til begjæring om utsatt iverksettelse så snart som mulig.

Dersom UDI ikke omgjør vedtaket etter klage, sender saksbehandleren klageoversendelsen til UNE for klagebehandling. Dette gjøres kun elektronisk i DUF. Saksbehandler skal sende kopi av klageoversendelsen til søkerens advokat.

Saksbehandler i UDI sender beslutning om ja til utsatt iverksetting til advokaten med kopi til Politiets Utlendingsenhet. I de tilfeller beslutningen om begjæring om utsatt iverksetting er integrert i klageoversendelsen, sendes det melding om utsatt iverksettelse i DUF til Politiets Utlendingsenhet.

Dersom saksbehandler i UDI beslutter å avslå begjæring om utsatt iverksetting, registreres dette som en beslutning i DUF. Beslutningen sendes til søkerens advokat. I de sakene hvor politiet har bedt om at saken prioriteres, sendes beslutningen kun til Politiets utlendingsenhet, og ikke til advokaten. Dette er begrunnet i hensynet til unndragelsesfare.

2.4 Vedtaket påklages ikke

Vedtaket er endelig dersom det ikke påklages. Saksbehandler i UDI overfører saksansvaret til Politiets utlendingsenhet som har ansvaret for å iverksette vedtaket. Samtidig sender saksbehandler en egen varsling til Politiets utlendingsenhet om at vedtaket er endelig og kan iverksettes. Dersom politiet ønsker å iverksette i en sak der slik varsel ikke er mottatt, må saksbehandler i UDI kontaktes.

2.5 Iverksettelse

Etter utl. § 90 femte ledd kan vedtak i asylsak som innebærer at utlendingen må forlate Norge, som hovedregel ikke iverksettes før det er endelig. Unntatt fra dette er blant annet saker hvor direktoratet mener at det er åpenbart at omstendigheter som nevnt i utl. § 73 ikke foreligger, jf utl. § 90 femte ledd bokstav c.

Politiet kan iverksette et vedtak når utreisefristen er utløpt eller det foreligger en beslutning om å avslå begjæring om utsatt iverksetting eller vedtaket ikke er påklaget og dermed anses som endelig. Utreisefristen avbrytes dersom direktoratet beslutter å ta til følge begjæring om utsatt iverksetting.

Politiet kan ikke iverksette et vedtak før saksbehandler i UDI har besluttet nei til begjæring om utsatt iverksettelse, eller saksbehandler har gitt beskjed til politiet via DUF at vedtaket ikke er påklaget og derfor kan iverksettes.

3. Positivt vedtak fattet av Utlendingsdirektoratet i første instans

Saksbehandler i UDI underretter søkeren om det positive vedtaket og sender saken til lokalt politidistrikt i DUF, med orientering ved tverretatligmelding til Politiets Utlendingsenhet. Dette gjelder både i de tilfeller der søkeren bor i mottak og når søkeren bor privat. Politiet skal registrere underrettingen i DUF slik at melding om innflytting går direkte til Folkeregisteret (FREG). Saksbehandler i UDI skal også sende en kopi av vedtaket direkte til søkeren, både der søkeren bor på mottak eller bor privat.

Dersom søkeren har fått tildelt advokat før UDI fatter vedtak i saken, skal saksbehandler sende det positive vedtaket til lokalt politidistrikt med kopi til advokaten. Det er da søkerens advokat som skal underrette om vedtaket og eventuell klageadgang og klagefrist.

3.1 Ivaretakelse av søkerens rettssikkerhet

UDI har ansvar for å underrette utlendingen om positivt vedtak, jf. fvl. § 27 (ekstern lenke til lovdata). Søkeren skal få en forståelig forklaring av innholdet i asylvedtaket og informasjon om plikter og rettigheter som følger vedtaket, enten i samtale eller ved informasjonsfilm. Underretning om vedtaket skal gjennomføres på en måte som ivaretar hensynet til søkerens rettsikkerhet, slik at søkeren forstår de rettigheter og plikter som fremgår av vedtaket.

3.1.1 Underretting ved informasjonsfilm

Underrettingen gjennomføres ved at søkeren får tilsendt vedtak og følgeskriv med rettigheter og plikter. Følgeskrivet inneholder en QR-kode som søkeren skanner for å få tilgang til en informasjonsfilm på sitt språk om sine rettigheter og plikter. I de fleste positive vedtak med flyktningstatus, vil informasjonsfilm benyttes for å underrette søkeren.

Medfølgende barn

Barn under 15 år underrettes om barnets vedtak gjennom foreldrenes informasjonsfilm. Barn over 15 år skal underrettes ved å få tilsendt egen informasjonsfilm.

3.1.2. Underretting ved vedtakssamtale

Hvis det ikke finnes informasjonsfilm på søkerens språk eller søkeren tilhører følgende kategorier, skal det gjennomføres vedtakssamtale for å underrette om vedtaket:

• saker med ID tvil eller andre typer begrensninger

• saker der vi har vurdert foreldreansvar som felles, men bare en forelder skal bo i Norge

• saker der vi setter spesifikke vilkår for tillatelsen, for eksempel at vi kan trekke tilbake tillatelsen til enslige kvinner uten mannlig nettverk dersom ektefellen søker beskyttelse/LHBTI-søkere som i ettertid inngår heterofile ekteskap.

• saker med særlig sårbare søkere som ikke er mottakelige for informasjon via film, for eksempel blinde/døve, eller personer som trenger ekstra informasjon om hjelpetiltak og lignende.

Medfølgende barn

Der et barn har søkt om beskyttelse skal saksbehandleren også underrette foreldrene om barnas vedtak i foreldrenes vedtakssamtale. Barn som er 15 år og eldre skal underrettes i en egen samtale i tillegg.

Barn som er yngre enn 15 år som har fått oppnevnt verge i forbindelse med asylsaken skal innkalles til en egen samtale.

For barn yngre enn 15 år og som ikke faller inn under tilfellene over skal saksbehandleren vurdere om barnet skal ha en egen vedtakssamtale. Momenter som kan tale for egen samtale er:

• barnet har hatt samtale med UDI med setteverge

• barnet er innvilget tillatelse etter en annen hjemmel enn foreldrene for eksempel på grunn av Female Genital Mutilation (FGM)/ kjønnslemlestelse. 

• barnet har egne anførsler som ikke har nådd opp til innvilgelse av beskyttelse

• barnet er spesielt sårbart

• det er forhold ved relasjonen mellom foreldrene og barnet som tilsier at det bør ha en egen samtale

I noen saker kan det være grunnlag for å unnta noen opplysninger i barnets vedtak fra foreldrene. Se UDI 2010-075 Høring av medfølgende barn i saker om beskyttelse punkt 8.1.

3.2 Innhold i vedtakssamtalen

Saksbehandler i UDI skal orientere om følgende i vedtakssamtalen:

1. Innholdet i vedtaket, herunder innholdet i oversendelsesbrevet og konklusjonen i vedtaket. Det er særlig viktig at saksbehandler informerer søkeren om hvilke rettigheter og plikter som følger av vedtaket.

   • Eventuelt informere om fristene for å søke om familiegjenforening for at referansepersonene skal være unntatt fra underholdskravet.

   • Eventuelt informere søkeren om hva som skal til for å oppheve begrensninger satt i vedtaket. Vær spesielt oppmerksom på om søkeren er bedt om å foreta seg noe, som for eksempel å fremskaffe hjemlandets pass, eller om det er andre vilkår knyttet til tillatelsen som søkeren må gjøres oppmerksom på. Det er viktig at søkeren forstår dette og konsekvensene ved å la være.

     Dette gjelder også tillatelser etter utl § 28 første ledd som er begrenset på grunn av ID-tvil.

   • Eventuelt orientere søkeren om klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere fremgangsmåten for klage.

2. Informere om retten til innsyn i sakens dokumenter.

3. Informere om varigheten av tillatelsen og om frist for fornyelse.

4. Hvilke konsekvenser det har dersom man befinner seg iutlandet når tillatelsen utløper

5. Gi informasjon om at søkeren kan utvises og tillatelsen trekkes tilbake dersom søkeren bryter norsk lov.

6. Gi informasjon om at tillatelsen kan kalles tilbake, dersom søkeren reiser til landområdet beskyttelsesbehovet knytter seg til.

7. Gi informasjon om at søkeren kan søke om støtte til tilbakevending.

8. Få bekreftet at søkerens adresse er korrekt registrert i DUF, herunder gatenavn, husnummer, bolignummer og postnummer og poststed.

9. Gi informasjon til søkeren om at politiet nå registrerer effektueringen og at det dermed blir sendt innflyttingsmelding til folkeregisteret.

10. Gi informasjon til søkeren om at han eller hun vil bli kontaktet av politiet per brev. I brevet får søkeren informasjon om hvordan oppmøte hos politiet skal skje. I noen politidistrikter må søkeren booke time selv, mens i andre politidistrikter blir søkeren innkalt til time.

3.2.1. Spesielt om medfølgende barn

Medfølgende barn under 15 år underrettes via sine foreldre eller verge. Medfølgende barn over 15 år skal underrettes i egen samtale eller ved å få tilsendt informasjonsfilm i sin sak.

• I barns saker der vi har tatt stilling til foreldreansvar, må foreldrene informeres om dette. Det er viktig at foreldre forstår hvordan foreldreansvaret vil bli registrert i Folkeregisteret, hva det betyr for foreldrenes mulighet til å ta større beslutninger på vegne av barnet, og hva de må gjøre dersom de ønsker å endre registreringen. 

• Dersom underrettingen gjelder et barn som har fått innvilget oppholdstillatelse, og en eller flere av barnets foreldre eller søsken har avslag på sin søknad, skal saksbehandleren i UDI gi veiledning om hvordan forelderen eller foreldrene skal gå fram for å begjære omgjøring hos UNE eller søke familiegjenforening med barnet.

3.3 Politiets oppgaver ved underretting av positive vedtak

Politiet skal registrere underrettingen i DUF slik at det blir sendt innflyttingsmelding til Folkeregisteret (FREG). Når søkeren er tildelt fødselsnummer av FREG, skal politiet innkalle søkeren så raskt som mulig.

I saker der politidistriktet ikke har mottatt originaldokumenter fra PU, skal politidistriktet rekvirere disse dokumentene.

Politiet har ansvar for å utstede oppholdskort og eventuelt reisedokument. Politiet skal også informere om eventuelle begrensninger i reisedokumentet.

3.4 Klage over positivt vedtak (statusklage)

Eventuell statusklage skal etter fvl. § 32 første ledd bokstav a (ekstern lenke) sendes til UDI til forberedende behandling.

Saksbehandler i UDI vurderer eventuell omgjøring. Dersom saksbehandler mener det ikke er grunnlag for omgjøring, oversendes saken til Utlendingsnemnda (UNE) for klagebehandling. Det sendes kopi av klageoversendelsen til søkerens advokat.

4. Saksgang etter at Utlendingsnemnda har fattet endelig vedtak

4.1 Underretting og oversendelse av Utlendingsnemndas vedtak

Utlendingsnemnda (UNE) underretter om vedtaket gjennom advokat. Dette gjelder både ved positive og negative vedtak. Saksdokumentene oversendes til UDI elektronisk via DUF.

For øvrig vises det til UNE sine nettsider for oppdatert informasjon om UNEs håndtering av saker. Se spesielt RB-18 Fastsettelse av utreisefrist og underretning om vedtak (ekstern lenke til PDF).

4.2 Oppfølging av positive vedtak - Reisedokument.

I saker der UNE har omgjort UDI sitt vedtak og ber UDI ta stilling til om det skal gis reisedokument, oppretter UDI sak vedrørende reisedokument. Opprettelse av sak om reisedokument skjer ved mottak av tverretatlig melding i DUF om at positivt vedtak er fattet.

Saksbehandler i UDI fatter vedtak i reisedokumentsaken så snart som mulig.

5. Uttransportering

Uttransportering skjer når vedkommende ikke har reist ut innen fastsatt utreisefrist og heller ikke har søkt om assistert retur. Søknad om assistert retur leveres til UDI og behandles av UDI. Utreisefristen avbrytes ikke i saker der søkeren får avslag på søknad om assistert retur eller trekker sin søknad om assistert retur. Når en person har søkt om assistert retur, avbrytes utreisefristen dersom personen gjennomfører reisen selv om utreisen skjer etter fastsatt frist.

Politiet kan føre en utlending ut av riket innen utløpet av utreisefristen om det er konkrete holdepunkter for at vedkommende ikke vil overholde fristen og det fremgår av DUF at vedtaket kan iverksettes, se utl. § 90 syvende ledd, jf. femte ledd.

Politiet skal sjekke om det er registrert noen ubesvart omgjøringsanmodning i saken eller om UNE har avvist en omgjøringsanmodning uten å ta stilling til nye anførsler om beskyttelse. I så fall skal politiet kontakte UNE per telefon før uttransportering kan skje. I denne forbindelse skal den aktuelle personen i UNE gi beskjed til politiet om hvorvidt vedtaket kan iverksettes.

Hvis en utlending er under utredning eller behandling for tuberkuløs sykdom (tuberkulose), skal politiet kontakte UDI eller UNE, som vurderer om det skal settes en lengre utreisefrist, jf. utl § 17-14.

I saker der UNE har mottatt en stevning og/eller begjæring om midlertidig forføyning vises det til UNEs interne retningslinjer: IR-11 Håndtering av rettssaker i UNE (ekstern lenke til PDF) kapittel 2 og RB-21 Behandling av anmodning om omgjøring av UNEs vedtak (ekstern lenke til PDF).

Politiet registrerer uttransporteringsrapporten elektronisk i DUF på personen og i gjeldende sak. Politiet registrerer vedtaket som iverksatt.