UDI 2010-187 Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i asylmottak

1. Formålet med ordningen

Utlendingsdirektoratet (UDI) fastsetter krav til statlige mottak og har styringsansvaret. Det er UDI ved Mottak og retur som inngår avtaler om drift og som har ansvaret for oppfølging av asylmottak.

UDI stiller krav om at mottakene skal ha et differensiert botilbud som også omfatter tiltak for tilrettelegging og oppfølging av beboere med spesielle behov. I de fleste tilfeller skal tiltakene normalt dekkes gjennom mottakets driftsbudsjett. I enkelte tilfeller kan driftsoperatør imidlertid få uforutsette utgifter knyttet til ekstraordinære tiltak som ansees nødvendige av hensyn til beboere, ansatte og asylmottakets omgivelser, og som det ikke er rimelig å forvente at driftsoperatør skal dekke innenfor rammene av driftsavtalen.

Denne retningslinjen inneholder føringer for søknad om dekning av ekstraordinære tiltak, krav til søknad, behandling av søknad, og oppfølging av innvilgede tiltak.

2. Generelle vilkår

Driftsoperatør skal budsjettere med at det vil være beboere i asylmottakene som vil ha særlig behov for oppfølging og tilrettelegging.

Dekning av tiltak som det er eller burde vært budsjettert med til oppfølging og tilrettelegging for beboere med spesielle behov innenfor driftsavtalen for asylmottaket, faller derfor utenfor denne søknadsordningen om ekstraordinære tiltak.  

En forutsetning for at UDI kan dekke kostnader knyttet til et tiltak er at tiltaket ikke kan ivaretas av lovpålagte tjenester, og at sektoransvaret er avklart. Driftsoperatør og asylmottak skal tilrettelegge for at relevante sektormyndigheter kan levere alle nødvendige tjenester de har ansvar for. I tillegg skal driftsoperatør og asylmottak sørge for at tiltakene det søkes om midler til, er de mest kostnadseffektive.

UDI vil vurdere søknader opp mot anskaffelsesregelverket, og ta en beslutning om behovet skal dekkes gjennom en endring til driftsavtalen, en anskaffelse av tjenester eller unntaksvis, gjennom en utgiftsrefusjon til driftsoperatør. Ved en anskaffelse av tjenester vil UDI vurdere om den må gjennomføres av UDI eller om det er mest hensiktsmessig at driftsoperatøren gjør det.

3. Søknad om dekning av ekstraordinære tiltak

3.1. Hvem kan søke og hvordan

Driftsoperatør, eller mottaksleder på vegne av driftsoperatør, kan søke om dekning av ekstraordinære tiltak. Søknad med dokumentasjon skal registreres i saksbehandlingsverktøyet Mot-portalen.

3.2. Hva kan det søkes om

Tiltakene det kan søkes dekning for i denne retningslinjen er delt inn i to kategorier basert på hvilket regionkontor som saksbehandler søknaden.  

Leveranseteam spesielle behov i Mottak og retur saksbehandler søknader i kategori 1. Regionalt regionkontor eller ankomst- og transittenheten saksbehandler søknader i kategori 2.

Det er ikke mulig å søke om tiltak i kategori 1 og 2 i samme søknad. Dersom det er aktuelt med tiltak i begge kategorier må det derfor sendes to separate søknader.

3.2.1. Tiltak i kategori 1

1.a. Vakthold og andre tiltak utover fire døgn
Dette er tiltak som er vurdert til å ha en varighet lengre enn fire døgn. For eksempel vakthold eller andre tiltak som er nødvendige for å ivareta sikkerheten for beboere, ansatte og asylmottakets omgivelser. Tiltaket kan igangsettes av regionalt regionkontor eller ankomst- og transittenheten. Driftsoperatør skal så langt som mulig benytte rammeavtale om vektertjenester inngått av UDI.

1.b. Bemanningsressurser knyttet til ivaretakelse av personer som har helse- eller omsorgsrelaterte utfordringer eller ivaretakelse av sikkerhet i mottak
Dette gjelder bemanningsressurser som ikke blir dekket av tiltak 3.2.1.a eller 3.2.2.a.

Tiltaket må skyldes ekstraordinære behov knyttet til ivaretakelse av beboere, voksne og barn, som har helse- omsorg eller atferdsrelaterte utfordringer, som ikke faller inn under sektoransvaret og som heller ikke kan forventes at driftsoperatør skal ta ansvar for innenfor driftsavtalens forpliktelser.

Eksempler på hvilke tiltak dette kan være er:

• miljøarbeider
  
  
• støttekontakt
  
  
• avlastning
  
  
• personlig assistent
  
  
• omsorgspleier

I noen tilfeller vil driftsoperatør få dekket kostnader for innleie av ekstra bemanning, men det kan også dekkes gjennom en endring i driftsavtalen.

Dette tiltaket skal skilles fra tiltak 3.2.1.a. og 3.2.2.a. (vakthold), samt fra ekstra bemanningsressurser dekket gjennom driftsavtalen når asylmottaket på grunn av økning av antall plasser eller vesentlige endringer i sammensetning av beboermasse, får behov for endret av bemanningsnivå. De nevnte tiltak er ikke inkludert i ordningen med dekning av ekstraordinære tiltak, og styres direkte av kontraktsansvarlig ved ansvarlig regionkontor/ankomst- og transittenhet.

1.c. Skjermet bolig, eller ombygging/tilrettelegging av eksisterende bolig
Driftsoperatør skal sørge for at beboere med spesielle behov har en tilpasset boløsning så langt det er mulig, jf. Generelle krav til drift av asylmottak punkt 6.2.3 e) (ekstern lenke PDF). Mottakene kan søke UDI om dekning av ekstraordinære tiltak i denne kategorien dersom:

• tiltak knyttet til ivaretakelse av beboere med helse-, omsorg- eller atferdsrelaterte utfordringer ikke er en del av sektoransvaret, og
• ansvar for tiltaket ikke er dekket av driftsavtalen og det er heller ikke er rimelig å forvente at driftsoperatøren skal dekke fra eget driftsbudsjett.  

Med skjermet bolig menes adskilt boenhet med eget kjøkken, bad og oppholdsrom. I enkelte tilfeller kan det også være behov for at boligen er fysisk adskilt fra resten av mottakets boliger.

I noen tilfeller vil driftsoperatør få dekket kostnader for leie av bolig, men det kan også dekkes gjennom en endring i driftsavtalen.

1.d. Bo- og omsorgsløsninger for personer med særskilt helse- og omsorgsbehov
Dette tiltaket gjelder beboere som ikke kan bo på et ordinært mottak eller Tilrettelagt avdeling (TA) på grunn av svært omfattende helse og/eller omsorgsbehov, som for eksempel multifunksjonshemmede personer med behov for døgnbemanning.

UDI skal vurdere søknaden med bakgrunn i det gjeldende anskaffelsesregelverket og sektoransvaret. I noen få tilfeller vil driftsoperatør kunne få dekket kostnader for bruk av tjenester, og ved de fleste tilfellene skal tiltaket dekkes igjennom andre rammeavtaler og anskaffelser.

Helsekostnader skal dekkes av kommunehelsetjenester eller spesialisthelsetjeneste.

1.e. Ekstra bemanning og ekstraordinære tiltak rundt beboere i mottak/avdelinger for enslige mindreårige
Dette tiltaket kan gjelde når det blir vurdert at den enslige mindreårige har behov for ekstra tiltak utover det som kan forventes at mottaket ivaretar innenfor driftsavtalens rammer, og det ikke er aktuelt med tiltak fra barnevernet, jf. rundskriv Barnevernstjenestens ansvar for enslige mindreårige asylsøkere og andre mindreårige personer i mottak, omsorgssentre og kommuner (Q-06/2010) (ekstern lenke)

Asylmottaket eller driftsoperatør har opplysningsplikt til barnevernet og skal sende bekymringsmelding til barnevernet, jf. UDI 2014-015 Opplysningsplikt til barnevernet og UDI 2011-034 Omsorgsarbeid for enslige mindreårige i asylmottak, punkt 3.7 (Red.anm: Retningslinjen er opphevet 09.01.2024).

I noen tilfeller vil driftsoperatør få dekket kostnader for innleie av ekstra bemanning, men det kan også dekkes gjennom en endring i driftsavtalen.

1.f. Ekstraordinære helseutgifter
Dette tiltaket gjelder ekstraordinære helseutgifter som ikke omfattes av folketrygdloven (ekstern lenke) eller UDIs retningslinje UDI 2024-002 Stønad til beboere i asylmottak.

Punktet gjelder forebyggende tiltak som kan iverksettes for å unngå at beboere må flyttes til andre og mer kostnadskrevende botiltak.

Eksempler på slike helseutgifter kan være hjelpemidler som:

• rullestol
  
  
• spesialseng
  
  
• varselsystem for blinde- og hørselshemmede

UDI kan vedta at hjelpemidler eller annet utstyr som er innvilget, tilhører UDI dersom det ikke lenger er behov for det på asylmottaket.  Innvilget støtte til kjøp av hjelpemidler og utstyr følger beboer ved flytting til nytt asylmottak.

1.g.  Diverse ekstraordinære tiltak knyttet til helse, omsorg og sikkerhet som ikke dekkes av de andre tiltakene, fra 3.2.1.a til 3.2.2.c
Disse tiltakene omfatter uforutsette behov som vurderes å falle utenfor driftsavtalens forpliktelser eller eksisterende forsikringsordninger, hvor det er urimelig å forvente at driftsoperatør dekker tiltaket.

3.2.2. Tiltak i kategori 2

2.a. Vakthold og andre tiltak inntil fire døgn
Vakthold og andre tiltak som er nødvendige for å ivareta sikkerheten for beboere, ansatte og asylmottakets omgivelser.

I akutte situasjoner kan regionkontor eller ankomst- og transittenheten igangsette vakthold og andre tiltak som er nødvendige for å ivareta sikkerheten for beboere, ansatte og asylmottakets omgivelser, med en begrensning på inntil fire døgn.

2.b. Tiltak og oppfølging av personer som kan være utsatt for menneskehandel
En forutsetning for at tiltak etter dette punktet kan vurderes er at beboer oppholder seg i asylmottak eller ha rett til mottaksplass. Utgifter knyttet til opphold på krisesenter dekkes ikke av denne retningslinjen, men kan være søkes dekket gjennom retningslinje UDI 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i asylmottak.

2.c. Tiltak knyttet til SFO/AKS eller barnehage, inkludert assistent
Dette er tiltak for barn som ikke dekkes fullt ut gjennom barnehagetilskudd, og for barn som har spesielle behov for tiltak for å få fullverdig utnyttelse av plass i barnehage og skolefritidsordning (SFO)/aktivitetsskole (AKS) grunnet læringsvansker, nedsatt funksjonsevne og lignende.

Eksempler på hvilke tiltak dette kan være:

• plass i SFO/AKS
  
  
• assistent i barnehage eller SFO/AKS

Ved søknader som omhandler tiltak ut over barnehage eller SFO/AKS-plass, skal regionkontor eller ankomst- og transittenheten drøfte søknaden med Leveranseteam spesielle behov før avgjørelse. Ved behov vil leveranseteamet ta saken opp på eget møte.

3.3. Krav til søknaden

3.3.1. Generelle krav til søknaden

Skriftlig søknad med vedlegg skal inneholde:

• bakgrunn for søknaden med kort saksfremstilling
  
  
• målsetningen for tiltaket
  
  
• beskrivelse av tiltaket med forslag til tiltaksplan
  
  
• antatt varighet for tiltaket så framt det er relevant og mulig. Ved søknad om tiltak med antatt varighet lenger enn tre måneder skal en eventuell nedtrappingsplan legges ved.
  
  
• kostnadsoverslag for tiltaket per døgn/måned/år
  
  
• beskrivelse og gjerne dokumentasjon på øvrige oppfølgingstiltak som er iverksatt av asylmottaket, andre offentlige instanser eller øvrige aktører. Eksterne aktører skal navngis
  
  
• dokumentasjon med vurdering(er) om behovet for tiltaket fra faginstans(er), som for eksempel barnevern, skole eller helsestasjon
  
  
• redegjørelse av dialog med andre sektormyndigheter knyttet til lovpålagte tjenester
  
  
• ved søknader som omhandler personopplysninger skal søknaden kun inneholde opplysninger som er nødvendig for UDIs behandling av søknaden. Eksempelvis en beskrivelse av beboeren sitt behov for tilrettelegging, funksjonsnivå og prognose knyttet til det omsøkte tiltaket jf. utlendingsloven § 83a og utlendingsforskriften § 17-7a bokstav g og i.
  
  
• beskrivelse av dialogen med UDI med vurderinger om å flytte beboeren til et annet asylmottak, herunder tilrettelagt avdeling, særskilt pleie- og omsorgsløsning eller særskilt bo- og omsorgsløsning
  
  
• ved søknader som omhandler helse og omsorg knyttet til enkelt beboere, skal det vedlegges bekreftelse fra beboer om at han/hun er kjent med søknaden og innholdet i denne

Dokumentasjon som er vedlagt søknaden skal ikke være eldre enn tre måneder på søketidspunktet.

3.3.2. Krav til søknad om forlengelse av tiltak

Driftsoperatør eller asylmottak kan søke om forlengelse av tiltak. Driftsoperatør eller asylmottak må da fremme en søknad om forlengelse i Mot senest 14 dager før tiltaket opprinnelig var planlagt avsluttet. Driftsoperatør eller asylmottak skal oppgi referanse til tidligere innvilget søknad i Mot.  

Søknad om forlengelse av tiltak skal inneholde:

• begrunnelse om hvorfor det er behov for å forlenge tiltaket, og dokumentasjon på behovet dersom det er mulig
  
  
• oppdatert dokumentasjon dersom det foreligger
  
  
• evaluering av tiltaket så langt, se punkt 5.1. bokstav c om gjennomføringsrapport
  
  
• redegjørelse (dokumentasjon) for bruken av innvilgede midler til tiltaket så langt  

3.3.3. Krav til søknaden i akutte situasjoner

I særskilte akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse, og hvor det ikke er tid til å sende skriftlig søknad, kan driftsoperatør, mottaksleder eller stedfortreder søke om forhåndsgodkjenning av tiltaket per telefon eller e-post ved

• leder for regionkontoret/ankomst- og transittenheten (tiltak i kategori 2)
• leder for Leveranseteam spesielle behov/Regionkontor Vest (tiltak i kategori 1)

Driftsoperatør eller asylmottak skal sende søknad om forhåndsgodkjenning på e-post til leder for LT spesielle behov/Regionkontor Vest (for kategori 1) /regiondirektør eller enhetsleder (for kategori 2) samme dag.

Driftsoperatør eller mottaksleder/stedfortreder skal så raskt som mulig og senest innen 1 uke sende ordinær søknad i Mot i henhold til rutinene beskrevet i denne retningslinjen. Forhåndstilsagnet gitt av leder for Leveranseteam spesielle behov/Regionkontor Vest (tiltak i kategori 1) / regionkontoret/ankomst- og transittenheten ved leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) (tiltak i kategori 2) skal vedlegges søknaden i Mot, og vil bekrefte og dokumentere avtalt tiltak.

4. Saksbehandling i UDI

4.1. Vurderingskriterier  

Følgende momenter skal vurderes i behandling av søknaden:

1. det omsøkte tiltaket må komme inn under punkt 3.2.1 eller 3.2.2 i denne retningslinjen
   
   
2. tiltaket må ligge utenfor det som er rimelig at driftsoperatør dekker innenfor rammen av driftsavtalen sine forpliktelser
   
   
3. sektoransvarsprinsippet skal være ivaretatt, og det skal være avklart at tiltaket ikke kan ivaretas av lovpålagte tjenester
   
   
4. søknaden må være tilstrekkelig opplyst og dokumentert i henhold til punkt 3.3 i denne retningslinjen

I saksbehandlingen skal UDI vurdere om det er andre mer hensiktsmessige og kostnadseffektive løsninger som er aktuelle. Dette omfatter blant annet flytting til andre asylmottak, inkludert tilrettelagt avdeling, særskilt pleie- og omsorgsløsning og særskilt bo- og omsorgsløsning.

Alle søknader skal vurderes opp mot driftsavtalen og kravspesifikasjoner.

For personer med endelig avslag i asylsaken som har oversittet utreisefristen, skal UDI legge en strengere vurdering til grunn. Dette gjelder såfremt tiltaket ikke er nødvendig av hensyn til sikkerheten til personen selv, øvrige beboere, ansatte eller asylmottakets omgivelser.

I søknader som omhandler barn skal alltid barnets beste (ekstern lenke) vektlegges i henhold til barnekonvensjonen artikkel 3.

Ekstraordinære tiltak kan innvilges med varighet på opptil seks måneder om gangen.

4.2. Krav til UDIs svar på søknaden

4.2.1. UDI innvilger søknaden

Ved innvilgelse eller delvis innvilgelse skal svarbrev inneholde følgende opplysninger:

1. DUF-nummer dersom tiltaket gjelder beboer(e)
   
   
2. hvilket tiltak det innvilges utgiftsdekning for
   
   
3. kort oppsummering av de faktiske forhold som UDI har lagt til grunn
   
   
4. begrunnelse for avgjørelsen, herunder vilkårene UDI har vurdert
   
   
5. vurdering av barnets beste dersom søknaden omhandler barn
   
   
6. informasjon om at en eventuell søknad om forlengelse må sendes senest 14 dager før tiltaket avsluttes
   
   
7. informasjon om at driftsoperatør eller asylmottak skal evaluere tiltaket og levere gjennomføringsrapport, også når det søkes om forlengelse av tiltaket
   
   
8. ved innvilgelse av tiltak over tre måneder skal svarbrev inneholde føringer på hvordan og hvor ofte tiltaket skal evalueres underveis
   
   
9. informasjon om utleggsperioden med varighet på 3 måneder etter tiltakets periode er gått ut
   
   
10. informasjon om på hvilken måte tiltaket skal dekkes. Dekning i form av endring i driftsavtalen, utgiftsrefusjon, eller en anskaffelse av tjenester
    
    
11. ved delvis innvilgelse skal det komme tydelig frem hva som innvilges og hva som avslås

4.2.2. UDI avslår søknaden

Svarbrev skal inneholde følgende opplysninger:

1. DUF-nummer dersom tiltaket gjelder beboer(e)
   
   
2. kort oppsummering av de faktiske forhold som UDI har lagt til grunn for avslaget
   
   
3. begrunnelse for avgjørelsen, herunder vilkårene UDI har vurdert
   
   
4. vurdering av barnets beste dersom søknaden omhandler barn
   
   
5. opplysninger om at beslutningen ikke kan påklages

4.3. Vedtaket kan ikke påklages

Avtale om drift av asylmottak er et privatrettslig forhold som ligger utenfor forvaltningslovens anvendelsesområde. Det er derfor ikke klagerett på avslag på søknad om dekning av ekstraordinære tiltak.

4.4. Utbetaling

I saker hvor UDI har innvilget dekning av utgifter legger driftsoperatør inn utlegg i Mot, og utbetaling vil bli gjort direkte til driftsoperatør.

I saker hvor UDI innvilger et tiltak som innebærer endring til driftsavtale, vil asylmottaket motta endringsavtale eller bilag til driftsavtalen fra UDI.

5. Oppfølging, evaluering og rapportering på tiltak

5.1. Driftsoperatøren/asylmottaket sin oppfølging og evaluering av innvilget tiltak

1. driftsoperatør evaluerer tiltaket både ved søknad om forlengelse og ved avslutning av tiltak i en gjennomføringsrapport
   
   
2. gjennomføringsrapporten skal inneholde en evaluering av tiltakets måloppnåelse sett opp mot målsetningen, varighet og kostnader
   
   
3. redegjørelse (dokumentasjon) for bruken av innvilgede midler til tiltaket vedlegges gjennomføringsrapporten i Mot
   
   
4. driftsoperatør evaluerer tiltak med over tre måneders varighet i tråd med føringer gitt i svarbrev fra UDI. Evalueringen skal inneholde blant annet en vurdering av om tiltaket gir ønsket effekt, oppfølging av sektoransvar og eventuelle behov for justering av tiltak

5.2. Regionkontoret sin oppfølging av innvilget tiltak

Oppfølgingen av innvilgede tiltak skal dokumenteres i Mot.

1. tiltak i kategori 1 skal følges opp av Leveranseteam spesielle behov i samarbeid med regionalt regionkontor eller ankomst- og transittenheten. Oppfølging av tiltak foregår gjennom løpende dialog med asylmottak gjennom hele tiltaksperioden. Oppfølging en skal dokumenteres i Mot
   
   
2. tiltak i kategori 2 skal følges opp av lokalt regionkontor eller ankomst- og transittenheten. Oppfølging av tiltak foregår gjennom løpende dialog med asylmottaket gjennom hele tiltaksperioden. Oppfølgingen skal dokumenteres i Mot
   
   
3. i kostnadskrevende, eller på andre måter ressurskrevende saker, hvor beboer fremdeles har søknad om beskyttelse til behandling, skal Leveranseteam spesielle behov anmode Beskyttelsesprosessen i UDI om prioritert behandling av asylsak
   
   
4. i saker hvor beboer venter på bosetting eller assistert retur skal Leveranseteam spesielle behov anmode IMDi eller Returenheten i UDI om prioritert behandling