UDI 2012-014 Skjerming av opplysninger i DUF

1. Innledning

Denne retningslinjen omhandler rutinene for å skjerme opplysninger om personer i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Formålet med skjermingsordningen som er beskrevet her, er å begrense tilgangen til opplysninger om enkelte personer i DUF enten av sikkerhetshensyn eller av hensyn til personvernet der personens sak i DUF kan være særlig utsatt for uberettiget innsyn (snoking).

UDIs skjermingsordning i DUF erstatter ikke tiltak som skal beskytte informasjon som er skjermingsverdig etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen. Slik informasjon skal behandles i henhold til Behandling av skjermingsverdig sikkerhetsgradert informasjon etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Skjerming innebærer at all registrert informasjon om en person i DUF er utilgjengelig for alle unntatt de som uttrykkelig har fått tilgang. De som ikke er gitt tilgang til en skjermet person, får kun tilgang til DUF-nummeret, informasjon om at personen er skjermet og hvem som har bestilt skjermingen. Skjerming innebærer at kun DUF-brukere som har fått uttrykkelig tilgang kan utføre arbeidsprosesser i personens sak.

2. Når skal personer skjermes i DUF?

Skjerming kan gjennomføres begrunnet i fare for liv og helse. I særlige tilfeller kan også skjerming besluttes for en kort periode dersom lekkasje om en person av andre grunner anses å være kritisk.

Skjerming av en person i DUF innebærer praktiske utfordringer for den senere behandlingen av personens sak. Terskelen for å skjerme personer i DUF skal derfor være høy.

Skjerming av sak der brukere selv ber om skjerming i DUF, kan utføres når det foreligger en saklig grunn jf. personvernforordningen artikkel 32 nr 1 og 2 (ekstern lenke til lovdata). Personens egen vurdering om skjermingsbehov skal som hovedregel legges til grunn. Ønske om å skjerme egen sak formidles til skjermingsansvarlige i UDI, som vil utføre den tekniske skjermingen av saken.

3. Hvem kan beslutte skjerming?

Leder for en brukertjeneste i Utlendingsdirektoratet (UDI) som behandler en persons sak i DUF, har ansvaret for å beslutte skjerming.

I saker som i henhold til interne retningslinjer skal vurderes over brukertjeneste nivå, skal spørsmål om skjerming også løftes, med mindre kompetansen er uttrykkelig delegert. Retningslinjene Eskalering i UDI (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging) gjelder også for avgjørelser om skjerming.

Dersom politiet eller Justis- og beredskapsdepartementet identifiserer behov for skjerming etter at søknad er fremsatt, men før saken er fordelt i UDI, slik at det foreløpig ikke er mulig å identifisere hvilket leveranseteam personens sak sorterer under, kan de varsle UDI ved å sende e-post til skjerming@udi.no

E-posten skal ikke inneholde særlige kategorier av personopplysninger (opplysninger om etnisitet, religion, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, helse, seksuelle forhold, genetikk og biometri, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 1 (ekstern lenke til Lovdata) eller andre opplysninger hvor sikring av konfidensialitet er nødvendig.

Leder, eller den leder har delegert ansvaret til, skal så snart som mulig ta kontakt med politiet/departementet per telefon for å få begrunnelse for eventuell skjerming og nærmere informasjon om hvem i politiet/departementet som skal ha tilgang. Leder, eller den leder har delegert ansvaret til, avgjør i slike tilfeller om personen skal skjermes i DUF.

3.1  Interne rutiner for skjerming av personer 

Den som beslutter skjerming, skal i tillegg utføre den tekniske administreringen i DUF i forbindelse med skjerming. Fremgangsmåten er beskrevet i Interne rutiner for skjerming av personer (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging.)

Den som er skjermingsansvarlig, skal legge ved et skjermingsnotat som begrunner årsak til skjerming og hvilke kriterier som må være oppfylt for at sak skal avskjermes. Skjermingsnotatet skal være internt, og påføres dokumenttittel skjermingsnotat.

Det er enkeltmedarbeidere i UDI, Oslo politidistrikt og Politiets utlendingsenhet (PU) som alltid skal ha tilgang, og det er laget skjermingsgrupper tilhørende nevnte personell. Skjermingsansvarlig må påse at disse alltid har tilgang.

4. Rutiner for å be om tilgang til en person som er skjermet i DUF

En medarbeider i politiet, UNE eller UDI som har tjenstlige behov for tilgang til en skjermet person i DUF, skal anmode skjermingsansvarlig i UDI (personen som har besluttet skjermingen eller personen som har overtatt skjermingsansvaret i DUF) om å få tilgang. Fremgangsmåten for å be om tilgang er beskrevet i punkt 4.1 og 4.2 nedenfor. Skjermingsansvarlig skal følge opp henvendelsen så snart som mulig.

Dersom skjermingsansvarlig er i tvil om han eller hun skal gi tilgang, skal linjen i UDI avgjøre spørsmålet.

4.1 Fremgangsmåte for saksbehandler i UDI som ønsker tilgang til skjermet person

For å be om tilgang til en skjermet person i DUF skal saksbehandler i UDI kontakte skjermingsansvarlig i DUF per e-post. E-posten skal gå i kopi til nærmeste leder som har godkjent anmodningen. I emnefeltet skal det stå «SKJERMING» og e-posten skal inneholde

• DUF-nummer
  
  
• begrunnelse for anmodning om tilgang
  
  
• en angivelse av hvor lang tid det er behov for tilgang

4.2 Framgangsmåte for saksbehandler i politiet som ønsker tilgang til skjermet person

Politiets behov for tilgang til skjermet person i DUF er ofte umiddelbar, f. eks. når personen som skjermingen gjelder har møtt opp hos politiet i forbindelse med sin utlendingssak.

Når saksbehandler i politiet har behov for tilgang til en skjermet person i DUF, skal han eller hun kontakte skjermingsansvarlig direkte eller ringe UDIs sentralbord på telefon 23 35 15 00. Sentralbordet vil sette samtalen over til skjermingsansvarlig i UDI eller annen som kan sørge for nødvendig tilgang.

For å sikre at forespørselen om tilgang blir effektivt fulgt opp, bør politiet ettersende forespørselen på e-post til skjermingsansvarlig. I emnefeltet skal det stå «SKJERMING» og e-posten skal inneholde 

• DUF-nummer
  
  
• begrunnelse for anmodning om tilgang
  
  
• en angivelse av hvor lang tid det er behov for tilgang (evt. om behovet er langvarig fordi den skjermede er bosatt i politidistriktet)

E-posten skal ikke inneholde sensitive personopplysninger (opplysninger om etnisitet, religion, politisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, helse, seksuelle forhold, genetikk og biometri, jf. personvernforordningen art. 9 nr. 1) eller andre opplysninger hvor sikring av konfidensialitet er nødvendig.

UDI vil sørge for å videresende politiets forespørsel til skjermingsansvarlig. Politiet må i henvendelsen opplyse om hvem som står som skjermingsansvarlig i DUF.

4.3 Politiets behov for opplysninger i hastesaker og utenfor UDIs kontortid

Dersom politiet har behov for opplysninger om en person som er skjermet i DUF i hastesaker og utenom UDIs kontortid, kan operasjonssenteret i Politiets utlendingsenhet (PU) bistå. Operasjonssenteret i PU kan kun videreformidle opplysninger om skjermede personer i DUF. PU har ikke mulighet til å gi tilganger til skjermede personer i DUF.

4.4 Unntak for førstelinjen i Modernisering av person for biometri søk i skjermede saker 

Det gis unntak for personell i førstelinjen i skjermede saker som vil få tilgang til navn, fødselsdato, kjønn, nasjonalitet og DUF-nummer i skjermede saker ved søk på biometri. Øvrig informasjon i DUF, NORVIS og Postklienten vil ikke være synlig ved biometrisøk.

Unntaket er ment for å ivareta kontroll av identitet med biometri søk ved opprettelse av nye saker tilhørende skjermede personer i DUF og Norvis.

5. Utlendingsnemndas tilgang til skjermede personer i DUF

Utlendingsnemnda (UNE) har et selvstendig behandlingsansvar for personopplysninger i DUF. For saker som er til behandling i UNE, må UNE be om tilgang til sak ved å sende epost til skjermingsansvarlig eller sende en e-post til skjerming@udi.no for bistand. 

6. Håndtering av andre henvendelser om skjermede personer i DUF

Opplysninger om at en sak er skjermet skal ikke gis til uvedkommende. Dersom en medarbeider i UDI eller politiet mottar henvendelser fra andre enn brukere av DUF om en skjermet person, skal han eller hun kontakte skjermingsansvarlig eller sende en e-post til skjerming@udi.no for bistand.

Når man mottar en henvendelse i en sak som er skjermet i DUF på Veiledningstjenesten (UDI-veiledning), skal man sende en beskjed til skjermingsansvarlig som skal følge opp henvendelsen. Skjermingsansvarlig skal vurdere hvordan henvendelsen skal håndteres.