UDI 2012-029 Kontroll av asylmottak

1. Innledning

Kontroll av asylmottak er en del av Utlendingsdirektoratets (UDI) virksomhet som skal bidra til å sikre at driftsoperatørene leverer den tjenesten for drift av mottak som de har forpliktet seg til i henhold til kontrakt med UDI. Kontrollen er en del av kontraktsoppfølgingen. Kontroll av asylmottak gjennomføres i det omfang som fastsettes i denne interne meldingen så fremt avdelingsdirektør ikke bestemmer noe annet.

Denne rentingslinjen fastsetter overordnede retningslinjer for kontroll av asylmottak. Den vedlagte rutinebeskrivelsen fastsetter retningslinjer på et mer detaljert nivå.

2. Kontroll av asylmottak

2.1 Definisjon

Kontroll av asylmottak er en gjennomgang av driften av et mottak for å kontrollere at den er i samsvar med det tilbudet som er tildelt kontrakt og med det regelverket som gjelder for drift av mottak.

Gjennomgangen avsluttes med en rapport fra kontrollen. Driftsoperatør skal rapportere til UDIs regionkontor i etterkant på eventuelle pålegg gitt i rapporten.

2.2 Målsetting

Målsettingene med kontroll av asylmottak er å kontrollere at:

• beboerne får det tilbudet de skal ha i henhold til det regelverket som gjelder for mottaksdriften
  
  
• driftsoperatør tilfredsstiller kravene som gjelder administrative og økonomiske forhold
  
  
• driftsoperatør driver de enkelte mottakene i henhold til det tilbud som er levert og den kontrakt som er signert for drift av mottaket

2.3 Oppgaveansvar

Det er de ulike regionkontorene i Mottak og retur som har ansvar for å gjennomføre kontroll av mottak i sin region.

3. Organisering og gjennomføring av kontroll av asylmottak

3.1 Helhetlig gjennomgang over tre år

Fagområdene det fokuseres på, og metodene for gjennomføringen av kontrollen, vil variere i henhold til en treårs syklus. Syklusen skal følge kontraktsperioden på tre år, det vil si at det i første året av kontraktsperioden skal gjennomføres kontroll i henhold til år 1, andre året i kontraktsperioden skal gjennomføres kontroll i henhold til år 2 og samme for tredje året i kontraktsperioden. Utgangspunktet er at syklusen sikrer at kontrollen i løpet av en treårs periode vil utgjøre en helhetlig gjennomgang av samtlige områder av driften/regelverket.

Det foreligger egen syklus for transittmottak.

Syklusene gjelder kun for kontroll 1 da kontroll 2 av enslige mindreårige avdelinger og tilrettelagte avdelinger har samme fokus hvert år.

3.2 Risikovurdering/differensiering

En risikovurdering innebærer å vurdere ved hvilke mottak det er størst risiko for å finne avvik mellom krav og leveranse. Risikovurderingen gjøres på tre ulike nivå:

• Nasjonalt: Hvor stor andel av kontrollene skal gjennomføres? Nasjonal føring settes av ledermøtet/avdelingsledelsen, og regional oppfølging besluttes av regionkontorene.
  
  
• Regionalt: Hvilke mottak skal prioriteres for kontroll? Vurdering gjennomføres av regionkontorene.
  
  
• Mottak: Hvilken metode og hvilke tema (eventuelt i stedet for eller utover innenfor fastsatt syklus) skal kontrollen på hvert enkelt mottak inkludere?

Vurderingen gjennomføres av regionkontorene for hvert enkelt mottak i regionen.

Det enkelte regionkontor skal foreta en risikovurdering av mottakene i sin region ut fra sin kunnskap om og erfaring med det enkelte mottak, kontroller og innspill fra eksterne aktører. Risikovurderingen skal dokumenteres.

Et mottak skal ha kontroll minimum én gang i løpet av perioden på tre år uavhengig av risikovurderingen.

3.3 Kontroll av ulike mottakstyper

Transittmottak og ordinære mottak skal vurderes for kontroll én gang per år.

Mottak/avdelinger for enslige mindreårige skal vurderes for to kontroller per år, hvorav den andre (kontroll 2) skal legge hovedvekt på mottakenes ivaretakelse av den daglige omsorgen for beboerne. Som hovedregel skal kontrollen gjennomføres om våren, mens kontroll 2 gjennomføres om høsten.

Tilrettelagte avdelinger skal vurderes for to kontroller per år, hvorav den andre (kontroll 2) skal legge hovedvekt på tilretteleggingen av botilbudet og den faglige oppfølgingen av beboerne. Som hovedregel skal kontrollen gjennomføres om våren, mens kontroll 2 gjennomføres om høsten.

3.4 Grunnlagsdokumenter for kontroll av asylmottak

De viktigste grunnlagsdokumentene for gjennomføring av kontroll er:

• Driftsoperatørens (reviderte) tilbud i den aktuelle konkurransen, herunder (revidert) budsjett
  
  
• Referater fra forhandlingsmøter
  
  
• Eventuelle notater fra befaring av bygningsmasse
  
  
• Driftsavtale, herunder aktuelle rundskriv som regulerer driften av mottaket
  
  
• Egenerklæring fra driftsoperatør/mottak
  
  
• Budsjett og regnskap for aktuelle år
  
  
• Årsplan og årsrapport for aktuelle år
  
  
• Rapporter fra tidligere kontroller

Budsjett og relevante forhold i tilbudet som fikk tildelt kontrakt skal alltid kontrolleres i mottakets første hele driftsår.

3.5 Verktøy for kontroll av asylmottak

Mal for protokoll for kontroll av asylmottak utarbeides av Regionkontor midt, og skal tilrettelegge for at alle ordinære mottak får en helhetlig gjennomgang over en periode på tre år.

For særskilte mottakstyper som transittmottak, mottak/avdelinger for enslige mindreårige og tilrettelagte avdelinger har enheter med et spesielt fagansvar også ansvar for å utarbeide egne tillegg til mal for protokoll. De aktuelle enhetene skal også utarbeide retningslinjer for de særskilte kontrollene nevnt i pkt. 3.3 (Kontroll 2).

Mal for protokoll skal foreligge innen 15. februar i det året den gjelder for. Retningslinjer for de særskilte tilsynene/etterkontrollene (tilsyn 2) skal foreligge innen 1. juni i det året de gjelder for.

Mal for rapport fra kontroll av asylmottak utarbeides av RKM og skal foreligge innen 15. februar i det året den gjelder for.

Det vil foreligge reviderte maler for hvert år for å sikre at det refereres til oppdatert regelverk, men hovedinnholdet i malene ligger fast.

Samtlige verktøy skal sendes på høring til kontraktsoppfølgingsteamet i forkant av ferdigstillelse (for mer informasjon se Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende RMAs arbeid med kontraktsoppfølging (lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

4. Oppfølging av kontroll av asylmottak

Alle kontroller skal resultere i en rapport til driftsoperatør. Alle avvik mellom grunnlagsdokumentene og driften som er identifisert gjennom kontrollen skal resultere i pålegg om retting. Driftsoperatør skal gis rimelig frist til å etterkomme pålegget.

Dersom avvikene er av alvorlig karakter, enten ved at enkeltavvik er svært alvorlige eller at summen av avvikene er spesielt store eller at det er gitt pålegg for samme avvik tidligere, skal det vurderes om UDI skal gjennomføre sanksjoner.

Beslutning fattes av regiondirektør. Vurderingene og konklusjonen skal dokumenteres. Ved tvil skal RKM v/regiondirektør konsulteres. Avdelingsdirektør skal alltid orienteres hvis det vurderes som aktuelt å heve avtalen.

Dersom ikke driftsoperatør utbedrer avvik i henhold til krav skal det vurderes om UDI skal gjennomføre sanksjoner.

Beslutning fattes av regiondirektør. Vurderingene og konklusjonen skal dokumenteres. Ved tvil skal RKM v/regiondirektør konsulteres. Avdelingsdirektør skal alltid orienteres hvis det vurderes som aktuelt å heve avtalen.

Dersom UDI på et mottak avdekker avvik fra krav i databehandleravtalen med DRO eller brudd på krav i UDI 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt statlig mottak, skal dette rapporteres særskilt til RMAs avdelingsdirektør og RMAs personvernkoordinator. For øvrig gjelder UDIs rutiner om personvern og informasjonssikkerhet for håndtering av oppfølging av ekstern leverandør med databehandleravtale med UDI.

5. Dokumentasjon

Det skal opprettes egen sak i UdiSak for kontraktsoppfølging for hvert år:
XX mottak kontraktsoppfølging 20XX.

Her skal all viktig dokumentasjon i tilknytning til forberedelsen, gjennomføringen og oppfølgingen av kontrollen lagres.

6. Rutiner for internkontroll

For å sikre at samtlige kontroller gjennomføres i henhold til regelverk, samt at eventuelle avvik fra regelverk og praksis blir avdekket og håndtert, skal følgende fire områder kontrolleres:

• Kompetanse
  
  
• Metode
  
  
• Kvalitet
  
  
• Kvantitet

Rutinene er nærmere beskrevet i vedlegg «Rutinebeskrivelse for gjennomføring og vurderinger i kontroll av asylmottak».

6.1 Dokumentasjon av internkontroll

Internkontrollen skal dokumenteres ved at samtlige relevante dokumenter knyttet til de ulike kontrollene lagres i UdiSak. Konkret skal:

• Sjekklisten relatert til metode lagres i UdiSak i sak om kontraktsoppfølging - XX mottak kontraktsoppfølging 20XX.
  
  
• Rapportering etter gjennomført kontroll av kvalitet skal lagres i egen sak i UdiSak hvert år - Internkontroll kontroll av asylmottak 20XX.

I tillegg skal nasjonal oppsummering hvert år (jamfør punkt 7) inkludere en kort oppsummering av resultater fra gjennomført internkontroll.

6.2 Håndtering av eventuelle avvik som avdekkes under internkontroll

Avhengig av omfang og alvorlighetsgrad skal følgende gjøres:

• Rette opp feilen/mangelen.
  
  
• Orientere regiondirektør.
  
  
• Orientere/diskutere avviket i nasjonalt kontraktsoppfølgingsteam.
  
  
• Inkludere avviket som et punkt i de tertiale rapporteringene som sendes til avdelingsledelsen.

7. Organisatorisk læring

Regionkontorene skal oppsummere resultatene av sine kontroller av asylmottak i de halvårlige rapporteringene til avdelingsledelsen med kopi til RKM og controller. Rapporteringene skal sendes i UdiSak innen 30. juni og 31. desember. Den første rapporten skal gis i et internt notat hvor følgende oppsummeres:

• Antall kontroller gjennomført siden foregående rapportering.
  
  
• Eventuelle funn av særskilt interesse (for eksempel et område/mottak/krav som utmerker seg i negativ eller positiv retning).
  
  
• Eventuelle funn som medfører at regelverksendringer bør vurderes eller hvor det er behov for praksisavklaringer.
  
  
• Eventuelle funn som medfører behov for å justere konkurransegrunnlag eller standard driftsavtale.
  
  
• Kort rapport om status på bakgrunn av kontroll av kvalitet. Eventuelle avvik i gjennomføringen av kontroll av asylmottak på bakgrunn av gjennomført internkontroll rapporteres også (jamfør rutiner for internkontroll).

Siste rapportering, det vil si til 31. desember, utgjør tilstandsrapporten for året. Mal for slik rapport utarbeides av RKM innen 15. oktober.

RKM skal utarbeide en nasjonal oppsummering på basis av de regionale rapporteringene og tilstandsrapportene innen 15. februar det påfølgende år. Oppsummeringen skal sendes til avdelingsledelsen, og kan videre benyttes til ulike formål, blant annet eventuell rapportering til departementet, rapportering internt i UDI, presentasjoner i ulike fora osv.

Eventuelle problemstillinger i forhold til gjennomføringen/vurderingen av kontrollene skal tas opp med kontraktsoppfølgingsteamet v/ RKM.

RKM har et særskilt ansvar for å videreformidle identifiserte behov for justeringer av konkurransegrunnlag og standard driftsavtale til innkjøpsteamet v/ Regionkontor Sør og behov for justeringer av rundskriv til de respektive eierne av rundskrivene. RKM skal sende slike innspill fortløpende, samt oppsummere samtlige innspill i den nasjonale oppsummeringen.