UDI 2012-029V1 Rutinebeskrivelse for gjennomføring og vurderinger i kontroll av asylmottak

1. Innledning

Dette vedlegget/rutinebeskrivelsen fastsetter detaljerte rutiner for forberedelser til, gjennomføring av og vurderinger i kontrollen av asylmottak.

Datoplan for arbeidet med kontroll av asylmottak

• Februar:

  • 1. februar: Egenerklæringen ferdigstilt

  • 15. februar:

    • Ferdigstillelse av samtlige verktøy for kontroll av asylmottak

    • Ferdigstillelse av oppsummering fra fjorårets kontroller og innspill til revidering/endringer av regelverk

  • Februar: Direktørmøtesak

• Mars:

  • Samling om kontroll av asylmottak

  • Møte i nasjonalt kontraktsoppfølgingsteam

• Juni:

  • 1. juni: Ferdigstillelse av protokoll for kontroll 2

  • 30. juni: Frist for innlevering av første rapportering

• Oktober:

  • 1. oktober: Mal for plan og rapport oppdatert

  • 15. oktober: Ferdigstillelse av mal for regional rapport

  • Oktober: Møte i nasjonalt kontraktsoppfølgingsteam

• November/desember:

  • Ledermøtesak

• Desember:

  • 31. desember: Frist for innlevering av rapportering/regional tilstandsrapport

2. Organisering av kontroll av asylmottak

2.1 Risikovurdering/differensiering/metoder

Det enkelte regionkontor skal foreta en risikovurdering av mottakene i regionen.

Elementer i en slik risikovurdering skal være:

• Erfaringer fra kontinuerlig kontakt med mottaket
  
  
• Innsendt dokumentasjon fra mottaket
  
  
• Innspill fra samarbeidspartnere til mottaket
  
  
• Innspill fra beboere ved mottaket
  
  
• Fjorårets rapport fra kontroll
  
  
• Mottakets driftstid
  
  
• Annet

Risikovurderingen skal dokumenteres og legges i UdiSak:

• Regionkontorets vurderinger av hvilke mottak i regionen som skal ha kontroll, oppsummeres i et eget dokument som unntas offentlighet etter § 24 første ledd i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova), og legges i UdiSak under sak om kontroll av asylmottak(Kontroll av asylmottak 20XX, region XX).
  
  
• Oppsummering av resultatet av risikovurderingen og dermed beslutning om differensiering dokumenteres på mottaksnivå. Det vil si at det i protokollen for de mottakene som skal ha kontroll gis en kort beskrivelse av risikovurderingen og resulterende differensiering (det vil si konklusjon om kontrollen for det respektive året).

Basert på risikovurderingene beslutter regionkontorene omfang og metode for kontroll av asylmottak på mottak i sin region.

Omfanget kan differensieres på følgende måter:

• Nedprioritering av kontroller på ett eller flere mottak
  
  
• Reduserte eller økte forberedelser, for eksempel ikke sjekk av registreringer i Sesam eller redusere gjennomgang av dokumentasjon
  
  
• Redusere eller øke gjennomgangen av protokollen under gjennomføringen av kontrollen
  
  
• Redusere eller øke antall fagområder
  
  
• Kontrollmøte over kun noen timer eller en halv dag, eller kontrollmøte over flere dager
  
  
• Annet

Metode kan differensieres på følgende måter:

• Kun dokumentgjennomgang
  
  
• Redusere gjennomgangen av dokumentasjon
  
  
• Kun kontroll over telefon
  
  
• Kontrollmøte med kun mottaksleder og driftsoperatør til stede
  
  
• Kontrollmøte med driftsoperatør, mottaksleder og ansatte til stede
  
  
• Møte med samarbeidsråd og/eller eksterne samarbeidspartnere
  
  
• Uanmeldt kontrollmøte
  
  
• Korttidsmeldt kontrollmøte
  
  
• Øke gjennomgang av dokumentasjon
  
  
• Flere møter med eksterne samarbeidspartnere
  
  
• Møter med flere beboere

Et mottak skal ha kontroll minimum én gang i løpet av perioden på tre år uavhengig av risikovurderingen.

2.2 Ulike mottakstyper

Transittmottak

Kontroll skal gjennomføres på transitt i samsvar med bestemmelser fra avdelingsdirektøren eller denne rutinebeskrivelsen.

I utgangspunktet skal transittmottak ha kontroll én gang i året.

Ordinært mottak

Kontroll skal gjennomføres på ordinært mottak i samsvar med bestemmelser fra avdelingsdirektøren eller denne rutinebeskrivelsen.

I utgangspunktet skal ordinære mottak ha kontroll én gang i året.

Tilrettelagt avdeling (TA)

Kontroll 1

Tilrettelagte avdelinger skal ha kontroll i samsvar med denne rutinebeskrivelsen. I protokollen for ordinære mottak skal det synliggjøres at kontrollen også eventuelt omfatter tilrettelagt avdeling. Mal for protokoll for kontroll av ordinære mottak tilpasses krav til tilrettelagte avdelinger.

Kontroll 2 – fagkontroll

Det skal i tillegg til ordinær kontroll vurderes å gjennomføre kontroll 2 på tilrettelagte avdelinger hvert år på bakgrunn av de regionale risikovurderingene hvis ikke annet er bestemt av avdelingsledelsen. Sentralt for denne kontrollen er det differensierte beboerrettede arbeidet på avdelingen.

Mal for protokoll og mal for rapport for kontroll 2 på tilrettelagte avdelinger utarbeides av Regionkontor Vest innen 1. juni. I forkant av ferdigstillelse skal malene sendes på høring til kontraktsoppfølgingsteamet.

Enslige mindreårige (EM)

Transittmottak for enslige mindreårige

Kontroll av transittmottak for enslige mindreårige skal gjennomføres i samsvar med syklus/protokoll for ordinære transittmottak. Mal for protokoll for kontroll av transittmottak tilpasses krav til mottak for enslige mindreårige.

Avdeling/mottak for enslige mindreårige

Mottak og avdelinger for enslige mindreårige skal ha kontroll i samsvar med denne rutinebeskrivelsen. I protokollen for ordinære mottak skal det synliggjøres at kontrollen også eventuelt omfatter avdeling for enslige mindreårige. Mal for protokoll for kontroll av ordinære mottak tilpasses krav til mottak for enslige mindreårige.

Kontroll 2 – omsorgsrelatert

Det skal i tillegg til ordinær kontroll vurderes å gjennomføre kontroll 2 på mottak/avdelinger for enslige mindreårige (det vil si både transitt, mottak og avdelinger) hvert år på bakgrunn av de regionale risikovurderingene hvis ikke annet er bestemt av avdelingsledelsen. Sentralt i denne kontrollen er mottakets ivaretakelse av det daglige omsorgsansvaret for enslige mindreårige.

Mal for protokoll og mal for rapport for kontroll 2 på avdelinger/mottak for enslige mindreårige utarbeides av Fagstab innen 1. juni. I forkant av ferdigstillelse skal malene sendes på høring til kontraktsoppfølgingsteamet.

3. Gangen i kontroll av asylmottak

3.1 Forberedelser til kontrollen

Grunnlagsdokumenter for kontrollen

Dokumentasjon som danner grunnlaget for kontrollen må innhentes og gjennomgås. Relevant informasjon og eventuelle spørsmål fra de ulike dokumentene føres inn i protokollen.

Innspill fra eksterne aktører

Det skal innhentes innspill fra eksterne aktører i henhold til vedlagte syklus så fremt ikke risikovurderingen tilsier noe annet.

Det skal sendes brev om innspill til de ulike eksterne aktørene hvor man ber om tilbakemelding på ulike punkter.

Eksempel på eksterne aktører:

• Vertskommune
  
  
• Lokalt politi eller lensmannskontor
  
  
• IMDi
  
  
• IOM
  
  
• Samarbeidsråd

Tilbud fra konkurranse, inkludert forhandlingsreferat

Både det opprinnelige og eventuelt reviderte tilbudet er relevante dokumenter for kontrollen. I tilbudene kan det være punkter som er aktuelle å kontrollere. En slik kontroll kan for eksempel skje etter vedlagte syklus, det vil si at eventuelle spørsmål tas under relevante fagområder (for eksempel spørsmål om bygningsmasse eller antall årsverk under år 1).

Punkter som kan være relevante å følge opp fra tilbud og forhandlingsreferat:

• Planlagt oppussing/renovering av bygningsmasse
  
  
• Bruk av bygningsmasse (for eksempel antall beboere pr rom)
  
  
• Bemanning og kompetanse (for eksempel antall årsverk)
  
  
• Samarbeid med eksterne aktører
  
  
• Tiltak innenfor beboerrettet arbeid (barnebase, aktiviteter)

Kontrakt

Det kan være spesifikke punkter i kontrakt som er aktuelle å kontrollere. En slik kontroll skal fortrinnsvis skje etter vedlagte syklus, det vil si at eventuelle spørsmål tas under relevante fagområder (for eksempel spørsmål om overføringer til husleie under år 1).

Punkter som kan være relevante å følge opp:

• Konkrete overføringer til husleie, kantine, eller annet
  
  
• Særskilte tilleggspunkter i en kontrakt

Egenerklæring

Mal for egenerklæring utarbeides av RKM innen 1. februar hvert år. Forslag til spørsmål til egenerklæring sendes ut på høring til kontraktsoppfølgingsteamet i forkant av ferdigstillelse.

I tillegg må det hvert år vurderes å inkludere spørsmål fra aktuelle områder hvor UDI ikke stiller konkrete krav, som for eksempel informasjon om vertskommune. Det er avdelingsledelsen som eventuelt tar beslutningen om slike områder. Disse spørsmålene må imidlertid være RKM i hende senest 15. januar.

Skjema for budsjett og regnskap

Mal for skjema for budsjett og regnskap skal benyttes.

Skjema for plan og rapport

Mal for skjema for plan og rapport skal benyttes. Malen oppdateres av RKM hvert år innen 1. oktober.

Annet

I tillegg skal følgende opplysninger/dokumentasjon innhentes og gjennomgås:

• Pålegg fra fjorårets kontroll fra UDI
  
  
• Eventuelle eksterne tilsynsrapporter

Spørsmål fra disse dokumentene legges inn i protokollen under relevante fagområder.

Nærmere om metoder for kontroll av asylmottak

Dokumentgjennomgang

Kontrollen kan gjennomføres ved at relevante dokumenter gjennomgås.

Eksempler på relevante dokumenter er:

• Kontrakt, herunder (reviderte) tilbud, reviderte (budsjetter) og referat fra forhandlingsmøter
  
  
• Årsrapport fra fjoråret
  
  
• Årsplan for året
  
  
• Egenerklæring
  
  
• Budsjett
  
  
• Regnskap
  
  
• Rapport fra fjorårets kontroll
  
  
• Eventuell relevant korrespondanse mellom mottak og UDI
  
  
• Eventuell rapporter fra eksterne tilsyn
  
  
• Eventuelle tilbakemeldinger fra samarbeidsråd
  
  
• Eventuelle tilbakemeldinger fra eksterne samarbeidspartnere
  
  
• Eventuelle rapporteringer på bruk av tildelte ekstramidler fra UDI
  
  
• Annet

I etterkant av gjennomgang av dokumentene utfylles protokoll for kontroll der hvor dokumentgjennomgangen har gitt tilfredsstillende svar på spørsmålene stilt i protokollen, det vil si der hvor dokumentene gir grunnlag for å si om kravet er oppfylt eller ikke. Deretter utarbeides rapport for områdene som ble gjennomgått med pålegg for eventuelle avvik fra krav.

Per telefon

Gjennomgang av protokoll kan også tas muntlig pr telefon. Som et minimum må ansvarlig for gjennomføring av kontrollen ha samtale med:

• Representant fra driftsoperatør
  
  
• Mottaksleder

Det anbefales videre at den som gjennomfører kontrollen snakker direkte med ansatt som er ansvarlig for fagområdet ved eventuelle spørsmål innenfor konkrete fagfelt (som for eksempel retur, informasjon, bosetting osv). Svar på spørsmål føres rett inn i protokoll.

Kontrollmøte

Det anbefales at det gjennomføres et møte med mottaket i forbindelse med kontrollen. Nødvendig faglig veiledning kan gis under kontrollmøte. Til tross for at et kontrollmøte inkluderer veiledning og eventuelle muntlige tilbakemeldinger/vurderinger av driften, skal rapporten fra kontrollen ikke inneholde slike elementer. Veiledningen og tilbakemeldingen kan imidlertid inkluderes i protokollen.

Et kontrollmøte kan vare alt fra noen timer til to dager avhengig av resultat av risikovurderingen. Kontrollmøte gjennomføres på eller i tilknytning til mottaket.

Det anbefales at det deltar minimum to representanter fra UDI på kontrollmøte for å muliggjøre en kombinasjon av både løpende dialog samt utfylling av protokoll, og for å kvalitetssikre innhentet informasjon.

Ved et eventuelt langtidsmeldt kontrollmøte, skal det sendes skriftlig beskjed om dato for kontrollmøte til driftsoperatør og mottak minimum tre uker før kontrollen. Driftsoperatør og mottak kan i den forbindelse inviteres til å komme med innspill til aktuelle temaer de ønsker å diskutere under kontrollmøtet.

Vet et eventuelt korttidsmeldt kontrollmøte, kan driftsoperatør og mottak få muntlig eller skriftlig beskjed i forkant av kontrollen (for eksempel 48 timer før).

Ved et eventuelt uanmeldt kontrollmøte, gis det ikke beskjed i forkant til driftsoperatør eller mottak.

Hvis det er ønskelig med deltakelse fra eksterne instanser på kontrollmøte skal ansvarlig for kontrollen sende skriftlig henvendelse om dette til gjeldende instans med kopi til driftsoperatør minimum tre uker før kontorllmøtet.

Befaring

Hvis det skal gjennomføres kontrollmøte, kan det vurderes å inkludere en befaring av bygningsmassen.

Hvis det ikke er mulig å gjennomføre befaring på hele bygningsmassen, skal UDI velge ut aktuell bygningsmasse for befaring. Utvelgelsen kan skje på følgende måte:

• Tilfeldig utvalg
  
  
• Eventuell ny bygningsmasse siden kontraktinngåelse
  
  
• På bakgrunn av tilbud eller forhandlinger for å sjekke for eksempel botetthet eller renovering
  
  
• På bakgrunn av informasjon fra eksterne samarbeidspartnere eller beboere

En befaring kan innebære å sjekke følgende:

• Oppfølging av konkrete punkter om bygningsmasse i tilbud, forhandlingsreferat, kontrakt eller notater fra befaring av bygningsmasse i forkant av inngåelse av kontrakt
  
  
• Ny bygningsmasse i desentraliserte mottak (spør på kontrollmøtet hvilken bygningsmasse som har blitt skiftet ut og be om å få befare denne bygningsmassen)
  
  
• Opphengt branninstruks i samtlige boliger på relevante språk
  
  
• Sikre rømningsveier
  
  
• Brannvarslingssystemer
  
  
• Separate bad/toalett for menn/kvinner
  
  
• Skjerming av kvinner
  
  
• Tilstrekkelig kokemulighet for matlagning
  
  
• Tilstrekkelig mulighet for vask av klær
  
  
• Tilstrekkelig mulighet for tørk av klær
  
  
• Beboertetthet
  
  
• Annet

Det er opptil de enkelte regionkontorene om en slik befaring gjennomføres, men det skal gjennomføres befaring av bygningsmasse ved minimum én anledning i løpet av kontraktsperioden (det vil si tre år).

Møte med samarbeidsråd/beboerrepresentanter

De ulike regionkontorene beslutter om det skal gjennomføres møte med beboerrepresentantene i Samarbeidsrådet (dersom dette finnes ved mottaket) så fremt eventuelle konkrete føringer på antall møter med samarbeidsråd fra avdelingsledelsen følges opp. Imidlertid anbefales det at slike møter prioriteres, og særlig hvis det ikke ble gjennomført foregående år.

Et slikt møte kan ta for seg følgende temaer:

• Trygghet og sikkerhet
  
  
• Aktivitetstilbud
  
  
• Informasjonsprogrammet
  
  
• Norskundervisningen
  
  
• Samarbeidsrådets funksjon
  
  
• Beboernes relasjon til ansatte
  
  
• Lokalsamfunnet

Ved eventuelt møte med samarbeidsrådsrepresentanter, skal det sendes skriftlig henvendelse om dette minimum tre uker før kontrollmøtet med kopi til driftsoperatør og mottak.

Møte med eksterne samarbeidspartnere

Hvis det skal gjennomføres kontrollmøte, kan det vurderes å gjennomføre møter med eksterne samarbeidspartnere.

Det kan for eksempel være:

• Representanter fra ulike etater i vertskommune
  
  
• Representanter fra lokalt politi eller lensmannskontor

Nærmere kontroll innenfor ett fagområde

Differensiering av kontrollvirksomheten kan også innebære at det gjennomføres kontroll hvor det kun er mottakets arbeid innenfor ett fagområde som gjennomgås grundig (helst i tillegg til den obligatoriske delen av protokollen så fremt ikke risikovurderingen tilsier at det er unødvendig).

Metoder for nærmere kontroll innenfor ett fagområde kan være:

• Samtale med samtlige ansatte, type allmøte (om for eksempel etiske retningslinjer, taushetsplikt, retur)
  
  
• Samtale med ansatte én og én (den ansatte må da få mulighet til å ha med seg en person til)
  
  
• Observasjon (av for eksempel informasjonsprogram, retursamtaler, samarbeidsrådsmøter)
  
  
• Flere spørsmål innenfor området
  
  
• Lengre møter med samarbeidspartnere som for eksempel konkrete kommunale etater eller frivillige organisasjoner
  
  
• Møter med beboere

Forberedelser til kontroll av asylmottak

Gjennomgang av samtlige innsendte dokumenter (regnskap/budsjett/plan/rapport).

Ved eventuelle spørsmål til disse dokumentene kan det tas på telefon med mottaksleder, eller eventuelt kan spørsmål legges inn under de ulike områdene i protokollen.

Gjennomgang av registreringer i SESAM

Kontrollen skal innebære en gjennomgang av mottakets registreringer i SESAM.

Gjennomgangen skal fortrinnsvis gjennomføres i forkant av kontrollmøtet slik at det kan stilles eventuelle oppklarende spørsmål til mottakets ansatte.

Hvilke opplysninger som skal gjennomgås hvert år fastsettes nærmere i mal for protokoll det året, men det kan for eksempel være sjekk av:

• Eventuelle restanser
  
  
• Basisutbetalinger
  
  
• Registreringer i økonomijournal (registreringer av egenerklæring, transporterklæring osv)
  
  
• Registreringer av fravær/permisjoner
  
  
• Registreringer av informasjon, kurs og aktiviteter
  
  
• Gjennomføring av retursamtale og bosettingsintervju
  
  
• Annet

Det kan være aktuelt å sjekke registreringer i SESAM opp mot opplysninger i DUF (for eksempel i forhold til status og basisutbetalinger).

Protokoll for kontroll av asylmottak

Mal for protokoll for kontroll av asylmottak utarbeides av RKM innen 15. februar. Malen sendes ut på høring til kontraktsoppfølgingsteamet i forkant av ferdigstillelse.

Protokollen skal gå over tre år.

For særskilte mottakstyper har enheter med et spesielt fagansvar ansvar for å utarbeide egne maler for protokoll eller tillegg til mal for protokoll:

• Regionkontor Øst utarbeider egen mal for protokoll for transittmottak
  
  
• Fagstab utarbeider egen del for enslige mindreårige transitter i mal for protokoll for transittmottak
  
  
• Fagstab utarbeider egen del for enslige mindreårige avdelinger/mottak i mal for protokoll for ordinære mottak
  
  
• Regionkontor Vest utarbeider egen del for tilrettelagte avdelinger i mal for protokoll for ordinære mottak

Disse skal også ferdigstilles innen 15. februar og i forkant av ferdigstillelse sendes på høring til kontraktsoppfølgingsteamet.

Gjennomgang av dokumenter nevnt under punkt 2.3 samt av registreringer i SESAM skal oppsummeres kort og spørsmål til kontrollen formuleres under de spesifikke fagområdene i protokollen.

3.2 Gjennomføring av kontroll av asylmottak

Tidspunktet settes av de ulike regionkontorene, men som hovedregel skal kontroll 1 gjennomføres på våren, mens kontroll 2 på EM og TA skal gjennomføres på høsten. Samtlige kontroller skal være gjennomført innen 1. desember for å muliggjøre ferdigstillelse av regionale og nasjonale tilstandsrapporter.

Rapport fra kontroll av asylmottak

Mal for rapport fra kontroll av asylmottak utarbeides av RKM innen 15. februar. Malen sendes ut på høring til kontraktsoppfølgingsteamet i forkant av ferdigstillelse.

For særskilte mottakstyper har enheter med et spesielt fagansvar ansvar for å utarbeide egne maler for rapport, eller tillegg til mal for rapport:

• Regionkontor Øst utarbeider egen mal for rapport for transittmottak
  
  
• Fagstab utarbeider egen del for enslige mindreårige i mal for rapport for transittmottak
  
  
• Fagstab utarbeider egen del for enslige mindreårige avdelinger/mottak i mal for rapport for ordinære mottak
  
  
• Regionkontor Vest utarbeider egen del for tilrettelagte avdelinger i mal for rapport for ordinære mottak

Disse skal også ferdigstilles innen 15. februar og i forkant av ferdigstillelse sendes på høring til kontraktsoppfølgingsteamet.

I etterkant av kontrollmøtet eller gjennomgangen av protokollen skal det utarbeides rapport på bakgrunn av funnene.

Pålegg skal gis hvis det avdekkes:

• Mangler i henhold til tilbud, forhandlingsreferat eller kontrakt
  
  
• Manglende oppfyllelse av krav i regelverk
  
  
• Stort forbedringspotensial innenfor et fagområde som medfører at målsetning i rundskrivet for fagområdet kan sies ikke å være oppfylt

Rapport fra kontroll skal sendes ut i UdiSak innen tre uker etter kontrollmøte eller etter at gjennomgang av protokoll er ferdigstilt. Rapporten skal signeres av hovedansvarlig for kontrollen samt regiondirektør.

Rapport sendes til driftsoperatør (DRO) med kopi til mottak. Dette er den formelle utsendelsen. Utkast til rapport skal ikke sendes til driftsoperatør for kommentarer i forkant av formell utsendelse.

Hvis det er uklarheter eller usikkerhet knyttet til ett eller flere områder, så kan de konkrete punktene tas opp med driftsoperatør/mottak for avklaring i forkant av formell utsendelse.

Rapporten skal publiseres på nett 2 uker etter formell utsendelse slik at driftsoperatør har mulighet til å korrigere faktiske feil før offentlig publisering.

2 uker etter formell utsendelse skal også rapporten som et minimum sendes til:

• Vertskommune (oversendelsesbrev i kopi til DRO hvis ikke kommunal, og mottak)
  
  
• Samarbeidsrådet (oversendelsesbrev i kopi til DRO og mottak)

Vertskommune og samarbeidsrådet skal få skriftlig tilbakemelding på sine innspill hvis det ikke gjennomføres møte og tilbakemeldinger kan gis muntlig. Skriftlig tilbakemelding kan gjerne gis i tilknytning til oversendelse av rapport.

I tillegg kan det vurderes å sende rapport fra kontrollen til (for eksempel hvis det er innhentet innspill fra disse eller gjennomført møte):

• Lokalt politi eller lensmannskontor (oversendelsesbrev i kopi til DRO og mottak)
  
  
• IMDi (oversendelsesbrev i kopi til DRO og mottak)
  
  
• IOM (oversendelsesbrev i kopi til DRO og mottak)
  
  
• Andre samarbeidspartnere (oversendelsesbrev i kopi til DRO og mottak)

Lokalt politi eller lensmannskontor skal få skriftlig tilbakemelding på sine innspill hvis det ikke gjennomføres møte og tilbakemeldinger kan gis muntlig. Skriftlig tilbakemelding kan gjerne gis i tilknytning til oversendelse av rapport.

Protokollen skal lagres i UdiSak så snart rapporten er ferdigstilt og sendt ut. Relevante rutiner og dokumenter innhentet under kontrollen lagres som vedlegg til protokollen.

Hvis det eventuelt er behov for å opprettholde protokollen som et arbeidsdokument etter at rapporten er utsendt, så må det opprettes ny protokoll eller egen dokumentasjon for dette arbeidet (jamfør IM om kontraktsoppfølging).

Navn på samtlige deltakere, det vil si både fra DRO, mottak, samarbeidsråd, eksterne samarbeidspartnere osv. skal i protokollen. Imidlertid skal kun navn på representant fra DRO, representanter fra UDI og ledelsen ved mottaket stå i rapporten fra kontrollen.

3.3 Oppfølging av kontroll av asylmottak

Hvis mottaket ikke oppfyller krav eller kontrakt, eller det vurderes å være et stort forbedringspotensial innenfor et gitt fagområde, skal det gis pålegg.

Pålegget skal uttrykkes som en bestilling fra UDI på hva som skal gjøres, og frist for å etterkomme pålegget settes.

Videre gjelder følgende:

• Pålegget skal uttrykkes slik mal for rapport gir som eksempel.
  
  
• Pålegget skal hjemles i eksisterende regelverk.
  
  
• Pålegget skal vise til driftsoperatør/mottakets rutiner for å sikre at mottaket drives som forutsatt.
  
  
• Det skal uten unntak gis et konkret tidspunkt (det vil si dato) som frist for utbedring.

Rapporteringsskjema (se vedlegg 6) skal sendes som vedlegg til rapporten slik at tilbakemelding på pålegg gis i samme format av samtlige mottak. Driftsoperatør skal ha skriftlig bekreftelse når samtlige pålegg anses å være lukket.

Hvis mottaket ikke etterkommer pålegget innen angitt frist, skal det vurderes følgende sanksjoner:

• heve avtalen på bakgrunn av kontraktsbrudd

3.4 Konsekvenser av pålegg fra kontroll av asylmottak

I etterkant av kontrollen skal sanksjoner vurderes.

Ansvarlige for kontrollen tar initiativ til vurderingene, og fremlegger saken for regiondirektør som fatter beslutning.

Denne vurderingen skal gjøres på bakgrunn av følgende spørsmål:

• Har premissene for kontrakten endret seg, for eksempel ved at man har fått annen bygningsmasse som reduserer kostnadene til husleie betraktelig -> reforhandling
  
  
• Er det grove mangler i driften? Enten ved at det er veldig mange avvik, eller at avvikene vurderes til å være alvorlige? Eller at mottaket har fått samme pålegg tidligere uten å utbedre? -> økonomiske sanksjoner
  
  
• Kan det sies å være grove brudd på kontrakt? Eller grove mangler ved driften og ikke tillit til at driftsoperatør/mottak kan utbedre i stor nok grad -> oppheving av kontrakt

4. Dokumentasjon

Det skal opprettes egen sak i UdiSak for hver kontroll hvert år:
Mottak XX – kontraktsoppfølging 20XX.

I denne saken skal det kun registreres dokumenter i tilknytning til kontraktsoppfølgingen, det vil si:

• Egenerklæring fra respektive år.
  
  
• Alle dokumenter knyttet til kontrollen skal legges i UdiSak. Det inkluderer (ikke uttømmende):
  
  
  
  • Årsplan, årsrapport, regnskap, budsjett, HMS-erklæring, årsregnskap, årsberetning og revisors beretning
    
    
  • Brev til driftsoperatør/mottak om kontroll av asylmottak
    
    
  • Brev til samarbeidspartnere om ønskede tilbakemeldinger eller møte
    
    
  • Svar fra samarbeidspartnere
    
    
  • Oversendelsesbrev med rapport fra kontrollen vedlagt
    
    
  • Protokoll for kontroll av asylmottak, unntatt offentlighet § 14 – Eventuelle tilleggsopplysninger etterspurt fra mottaket i forbindelse med kontrollen (for eksempel spesifikke rutiner, risikovurderinger osv), skal legges som vedlegg til protokollen
    
    
• Oppfølgingen av kontrollen. Det inkluderer (ikke uttømmende):
  
  
  
  • Tilbakemeldinger fra mottak/driftsoperatør på utbedring av pålegg.
    
    
  • Eventuell korrespondanse mellom regionkontor og mottak/driftsoperatør om oppfølging av kontrollen
    
    
  • Bekreftelse til driftsoperatør på at samtlige pålegg er lukket

Det skal opprettes egen sak i UdiSak for hvert år for hvert regionkontor:
Kontroll av asylmottak 20XX, region XX. I denne saken skal følgende dokumenter registreres:

• Resultat av risikovurdering (vurdering av samtlige mottak i regionen), unntatt offentlighet § 24 første ledd
  
  
• Rapporteringen 30. juni
  
  
• Regional rapport (legges som vedlegg til et internt notat uten oppfølging og sendes til RKM)

I tillegg skal den nasjonale oppsummeringen av kontrollene registreres i UdiSak under sak Kontroll av asylmottak nasjonalt 20XX.