UDI 2012-029V4 Rutiner for internkontroll

For å sikre at samtlige kontroller av asylmottak gjennomføres i henhold til regelverk, samt at eventuelle avvik fra regelverk og praksis blir avdekket og håndtert, skal følgende fire elementer kontrolleres.

Kompetanse

Samtlige som skal være hovedansvarlige for kontroller må være sertifisert. Det vil si at vedkommende har:

• Vært medansvarlig på to kontroller med en som er erfaren som hovedansvarlig av kontroll av asylmottak (det vil si en person som minimum har gjennomført fem kontroller).
  
  
• Gjennomført e-læringskurs.
  
  
• Gjennomført to kontroller med en som er erfaren som medansvarlig (se definisjon av erfaren i første punkt).

Metode

I tilknytning til ferdigstillelse av hver enkelt kontroll, skal det fylles ut en sjekkliste (se vedlegg 5). Sjekklisten skal fylles ut av den som har gjennomført kontrollen.

Sjekklisten lagres i UDiSak i sak om kontraktsoppfølging XX mottak kontraktsoppfølging 20XX.

Kvalitet

1. Bakgrunn

Kvalitetskontroll av kontroll av asylmottak er et tiltak for å måle avdelingens faglige kvalitet på kontrollene. Kvalitetskontrollen vil også være et tiltak for å minske risikoen for ulik praksis mellom regionkontorene ved kontroll av asylmottak.

2. Kvalitetskontroll

2.1 Målsetting med kvalitetskontrollen er å måle den faglige kvaliteten på kontroll av asylmottak. Dette innebærer en kontroll av om kontrollene er gjennomført i henhold til gjeldende retningslinjer:

• UDI 2012-029 med vedlegg
  
  
• Verktøy for kontroll av asylmottak (dvs protokoll, rapport, brevmaler)

2.2 Organisering av kvalitetskontrollen

• Utføres av medlemmene i kontraktsoppfølgingsteamet.
  
  
• Tidspunktet for gjennomføringen kan tilpasses, men i utgangspunktet skal kontrollen gjennomføres på våren (og da velge ut én fra fjorårets kontroller).
  
  
• Deles inn i to team med tre medlemmer: Teamet har kvalitetskontroll av én kontroll av asylmottak som er gjennomført på annet regionkontor enn de selv tilhører.
  
  
• Hvert team gjennomfører kvalitetskontroll på én kontroll i året.
  
  
  • Anslått ressursbruk: 0,1 månedsverk pr regionkontor pr år
    
    
• Det skal gjennomføres kvalitetskontroll av én kontroll ved hvert av regionkontorene hvert år.
  
  
• Utvelgelse av de kontroller som skal gjennomgå en kvalitetskontroll foregår ved trekning.

Eksempel på modell for gjennomføring:

• Fra kontraktsoppfølgingsteam A (medlem RKS, RKØ og RKM):

  • Kvalitetskontroll år 1: RKN

  • Kvalitetskontroll år 2: RKV

  • Kvalitetskontroll år 3: RKI

• Fra kontraktsoppfølgingsteam B (medlem RKN, RKV og RKIØ):

  • Kvalitetskontroll år 1: RKM

  • Kvalitetskontroll år 2: RKS

  • Kvalitetskontroll år 3: RKØ

3. Metoder for gjennomføring av kvalitetskontrollen

3.1 Kvalitetskontroll av forberedelser til det utvalgte tilsynet/etterkontrollen:

Se i protokollen for kontrollen i UdiSak om det er utført:

• Risikovurdering
  
  
• Metodevalg
  
  
• Valg av riktig årssyklus
  
  
• Innhentet innspill fra eksterne aktører
  
  
• Gjennomgang av registreringer i Sesam
  
  
• Annet?

Se i protokollen for kontrollen om det har vært en gjennomgang av:

• Regnskap og budsjett
  
  
• Kontrakt
  
  
• Tilbud
  
  
• Forhandlingsnotater
  
  
• Plan og rapport
  
  
• Andre relevante innsendte dokumenter
  
  
• Annet?

3.2 Kvalitetskontroll av gjennomføring av kontrollen:

Ved sjekk i UdiSak:

• Er personen som gjennomførte kontrollen sertifisert?
  
  
• Er det opprettet egen sak i UdiSak for den aktuelle kontrollen?
  
  
• Er saken oppført med riktig sakstittel? XX mottak kontraktsoppfølging 20XX.
  
  
• Er det brukt riktig mal for rapporten fra kontrollen?
  
  
• Er malen ført riktig?
  
  
• Er rapporten fra kontrollen sendt ut innen fristen?
  
  
• Er rapporten sendt til
  
  
  • DRO
    
    
  • vertskommune
    
    
  • samarbeidsråd
    
    
  • eventuelle andre aktuelle aktører

Ved sjekk på udi.no:

• Er rapporten publisert på nettet?

3.3 Kvalitetskontroll av oppfølging av kontrollen:

Ved gjennomgang av rapport fra kontrollen:

• Er de pålegg som er gitt i samsvar med gjeldende regelverk og praksis
  
  
  • Hjemlet i rundskriv
    
    
  • I forhold til praksisavklaringer
    
    
  • Er driftsoperatør gitt rimelig frist til å etterkomme pålegget?
    
    
• Ved pålegg av alvorlig karakter, er det vurdert sanksjoner?
  
  
• Er sanksjoner vurdert der hvor mottaket ikke har etterkommet pålegg innen frist?

4. Dokumentasjon

• Kontrollen skal oppsummeres i en rapport for hver kontroll som er kontrollert. Rapportering skal lagres i egen sak i UdiSak hvert år Internkontroll kontroll av asylmottak 20XX.
  
  
• Rapportene skal diskuteres i nasjonalt kontraktsoppfølgingsteam.
  
  
• En oppsummering av samtlige kvalitetskontroller skal gis i den nasjonale oppsummeringen (jamfør punkt 7 i UDI 2012-029).

Kvantitet

Har regionkontoret gjennomført samtlige kontroller i henhold til bestemmelser fastsatt av avdelingsdirektør? Inkluderes som ett punkt i de halvårlige rapporteringene til avdelingsledelsen.