UDI 2013-011V3 Hvordan skrive asylintervjurapporten

1. Hvem skriver vi for?

Rapporten har to viktige lesere: Saksbehandleren og søkeren. Hovedleseren er saksbehandleren som skal fatte vedtak i saken. For saksbehandleren er det viktig at teksten er oversiktlig, lett å finne fram i og arbeide med. Det er også viktig at søkeren som blir intervjuet, kjenner igjen sin egen historie i rapporten når den leses opp. I tillegg er det viktig å huske at asylintervjurapporten også leses av blant annet advokater, politiet og UNE.

2. Hva skal du skrive ned i rapporten?

Du skal skrive ned all informasjon som er relevant for søknaden om beskyttelse. Siden det ikke gjøres rutinemessig lydopptak av alle intervjuer, bør intervjurapporten også til en viss grad ivareta behovet for å dokumentere hvordan intervjuet har foregått. Det betyr at alle spørsmålene du stiller som legger føringer på informasjonen fra søkeren skal skrives ned. Søkerens svar skal også skrives ned, så nært søkerens egen måte å formulere seg på som mulig.

Du trenger allikevel ikke å skrive ned alt som sies under intervjuet. Fordi vi ofte jobber under tidspress må vi av og til prioritere hvilke hensyn som er de viktigste. For eksempel kan det være viktigere å ha fokus på den muntlige kommunikasjonen med søkeren, enn å få skrevet ned alt du sier, når du formidler viktig informasjon.

3. Fra muntlig til skriftlig språk

Intervjurapporten er en skriftlig gjengivelse av søkerens muntlige fortelling. Teksten skal ha en skriftlig form med et ryddig oppsett, og gjengi intervjuets saklige innhold. Selv om hendelsesforløpet eller andre beskrivelser gjengis ufullstendig, skal rapporteringen av det søkeren oppgir være sammenhengende, i hele setninger og følge norske regler for grammatikk og rettskrivning.

4. Gjør teksten oversiktlig

4.1 Bruk overskrifter som gjør det lettere å lese.

Bruk overskrifter og underoverskrifter der hvor det er naturlige skifter i tema. Overskriftene skrives med fet skrift og skal fortelle noe om innholdet i det søkeren forteller. Overskriftene skal ikke være de samme som spørsmålene dine: Mens spørsmålene dine skal settes opp slik du formulerer dem, skal overskriftene gjøre det lett å se hva teksten handler om. Samtidig er det viktig at overskriftene er innholdsmettede, og ikke bare fungerer som stikkord. De skal fortelle noe om innholdet i teksten, ikke bare hva som er tema.

4.2. Gi teksten nok luft

Bruk ett linjeskift for hvert nye spørsmål.

Legg også inn ett linjeskift hver gang du setter inn en ny underoverskrift.

5. Gjengivelsen av intervjuet

5.1 Slik skriver du dine spørsmål til søkeren

Spørsmålene dine setter du i kursiv skrift. For at det ikke skal oppstå tvetydigheter rundt søkerens svar, er det viktig at du noter spørsmålene slik du formulerer dem. Dette betyr at du bruker tiltaleformen du.

Før og etter intervjuet har du behov for å få bekreftet informasjon, informere om rettigheter og få svar på enkle spørsmål som ikke knytter seg til søkerens grunner til å søke om beskyttelse. Denne teksten skriver du i kursiv. Her kan du omtale søkeren som søkeren.

5.2 Slik skriver du det søkeren forteller deg

Svarene til søkeren skriver du med normal skrift. Svaret skrives i jeg-form. Dette gjør det lettere å unngå tvetydigheter og sammenblandinger med andre personer som måtte opptre i rapporten. Dette gjør det også tydeligere for søkeren hva han eller hun bekrefter under gjennomlesingen etterpå.

5.3 Mindre misforståelser, justeringer og oppklaringer

Rapporten skal allikevel ikke være så detaljert at det er vanskelig å følge innholdet. Små kommentarer eller oppfølgingsspørsmål som kun skal få søkeren til å fortsette å fortelle trenger ikke å være med, med mindre det har betydning for søkerens svar.

Kommentarer under gjennomlesning skal i utgangspunktet ikke skilles ut, men skrives inn den løpende teksten. Dersom det er behov for å kommentere at informasjonen ble lagt til under gjennomlesningen skriver du det inn i et eget avsnitt med: Søkerens kommentarer under gjennomlesningen, som overskrift.

6. Dine subjektive vurderinger

Dine subjektive vurderinger av søkeren eller av intervjusituasjonen skal ikke skrives ned i asylintervjurapporten, med mindre det er snakk om forhold som påvirker kvaliteten på intervjuet.

7. Du kan endre på tekstene i malen

Tekstene i malen er ment som et utgangspunkt for hva slags informasjon vi trenger for å vurdere søknaden om beskyttelse. Hvis de ikke er formulert på en måte som er naturlig for akkurat dette intervjuet, har du mulighet til å endre dem.