UDI 2013-018 Fremgangsmåten ved søknad om oppholdstillatelse

1. Innledning

Denne retningslinjen gir nærmere retningslinjer for hvordan søknader om oppholdstillatelse skal fremmes, jf. utlendingsloven (utl.) § 56 og utlendingsforskriften (utf.) § 10-2 og § 10-27. Retningslinjen gir også retningslinjer for hvordan søknader skal behandles dersom riktig fremgangsmåte ikke er fulgt.

Retningslinjen er gitt i medhold av utf. § 10-2 første ledd og § 10-27 og utfyller bestemmelsene i utlendingsforskriften.

Den myndigheten som mottar søknaden, plikter å veilede søkeren slik at søknaden blir fremsatt på riktig måte.

2. Hvordan fremme søknad om oppholdstillatelse

2.1. Hvor skal søknad fremmes

Når søkeren oppholder seg utenfor riket, skal søknaden fremmes gjennom den norske utenriksstasjonen i det landet søkeren er borger av, eller i det landet der søkeren har hatt oppholdstillatelse i de siste seks månedene, jf. utf. § 10-2 tredje ledd. Se punkt 2.6 for UDIs samtykke til annen fremgangsmåte for enkelte grupper.

Se punkt 5.1 i UDI 2017-003 Oppholdstillatelse for arbeidsferie for hva som gjelder for ungdom på arbeidsferie.

Søknader som fremmes fra riket skal fremmes ved personlig oppmøte hos politiet i det distriktet der søkeren har sitt faste opphold, jf. utf. § 10-2 femte ledd. Se likevel punkt 2.4 om når søknad kan fremmes uten personlig oppmøte.

2.2. Søknad skal fremmes på riktig søknadsskjema

Søknader skal fremsettes på riktig skjema, og vedleggene skal legges ved søknaden når den innleveres hos politiet eller utenriksstasjonen. Søknadsskjemaet, alternativt signaturskjemaet ved bruk av elektronisk søknad, skal være underskrevet av søkeren. I saker som omfattes av utf. § 10-3, kan arbeids- eller oppdragsgiver med skriftlig fullmakt signere søknaden eller signaturskjemaet. Dersom søkeren er under 18 år, må søknaden også være underskrevet av søkerens foresatte.

2.3 Bruk av elektronisk søknadsregistrering

En søknad om oppholdstillatelse kan registreres elektronisk når det er lagt til rette for dette ved den utenriksstasjonen eller det politidistriktet søknaden skal leveres til. Riktig søknadsskjema skal benyttes også når søknaden registreres elektronisk.

Søknaden anses som levert først ved etterfølgende oppmøte ved utenriksstasjonen eller politiet.

Enkelte ganger vil søkeren registrere søknaden om førstegangs oppholdstillatelse elektronisk på et tidspunkt vedkommende oppholder seg lovlig i Norge etter utf. § 10-1, jf. UDI 2013-007 Søke om oppholdstillatelse fra Norge, men møte hos politiet først etter at det lovlige oppholdet har opphørt. I slike tilfeller skal saksbehandleren vurdere om det sene oppmøtet skyldes forhold søkeren har kontroll over. Et eksempel på forhold utenfor søkerens kontroll kan være lang ventetid for å få bestilt oppmøte hos politiet. Det sene oppmøtet skyldes da forhold hos utlendingsforvaltningen. Forsinkelsen skyldes derimot søkeren når han eller hun ikke leverer alle nødvendige dokumenter ved oppmøte, og derfor må be om ny eller utsatt time.

I tilfeller hvor søkeren ikke kan lastes for forsinkelsen, skal saksbehandleren i utgangspunktet legge til grunn at det foreligger sterke rimelighetsgrunner som tilsier at søknaden tas til behandling i henhold til utf. § 10-1 fjerde ledd, jf. UDI 2013-007.

Den samme vurderingen om bakgrunnen for det sene oppmøtet foretas for å avklare hvorvidt søkeren har rett til fortsatt opphold på samme vilkår inntil søknaden er endelig avgjort, jf. utl. § 61 sjette og sjuende ledd og utf. § 10-25, samt ved beregning av varigheten av fornyet tillatelse og tillatelse på nytt grunnlag, jf. utf. §§ 10-24 og 10-26. Utlendingsforvaltningen skal i utgangspunktet legge til grunn at søknaden er fremmet rettidig i de tilfellene sent oppmøte skyldes forhold hos utlendingsforvaltningen, og er utenfor søkerens kontroll.

UDI kan ikke utstede bekreftelse på lovlig opphold i perioden mellom elektronisk registrering av søknaden og personlig oppmøte hos politiet.

2.4. Søknadstidspunktet for søknader uten personlig fremmøte

I noen tilfeller godtar UDI at søknad om oppholdstillatelse fremmes uten personlig fremmøte. Dette er regulert i følgende retningslinjer:

• UDI 2021-001 Opphold i Norge for britiske borgere og deres familiemedlemmer etter Storbritannias uttreden fra EU

• UDI 2021-005 Midlertidig retningslinje - Søknad uten personlig fremmøte for enkelte grupper

• UDI 2021-011 Adgang til å fremme søknad om familieinnvandring fra Norge på vegne av familiemedlem i Afghanistan

• UDI 2024-001 Adgang til å fremme søknad om familieinnvandring fra Norge på vegne av familiemedlem som er palestiner fra Gaza

For disse gruppene anses søknaden levert på det tidspunktet søkeren har lastet opp dokumentene i UDIs opplastningsløsning.

I søknader om fornyet oppholdstillatelse for familieinnvandring eller som student skal søknaden anses levert når den elektroniske søknaden er sendt inn dersom søkeren har identifisert seg med eID i søknadsløsningen, fylt ut det elektroniske søknadsskjemaet, betalt gebyr og lastet opp dokumenter. Familiemedlemmer og studenter som følger denne fremgangsmåten, kan fremme søknad om fornyet oppholdstillatelse uten personlig fremmøte, jf. utf. § 10-27 andre ledd, men må møte personlig før saken behandles ferdig. For denne gruppen erstatter pålogging med eID signaturskjemaet.

Det samme gjelder når foreldre fremmer elektronisk søknad om fornyet oppholdstillatelse for familieinnvandring på vegne av egne barn og har identifisert seg med eID i søknadsløsningen og har fullført de samme trinnene som er beskrevet ovenfor.

2.5. Søknader fra Svalbard

En utlending som har oppholdt seg lovlig på Svalbard i minst seks måneder, kan søke om oppholdstillatelse gjennom Sysselmesteren på Svalbard, jf. utf. § 10-2 tredje ledd tredje punktum. Søkeren må dokumentere at han eller hun har hatt lovlig opphold på Svalbard de siste seks månedene.

Utlendingsloven gjelder ikke for Svalbard, jf. utl. § 6 fjerde ledd. Når det gjelder lovlig opphold på Svalbard, er utgangspunktet at borgere av land som har undertegnet Svalbardtraktaten skal ha lik rett til adgang og opphold på Svalbard, jf. Svalbardtraktaten artikkel 3 (ekstern lenke). Dette innebærer at utlendinger ikke trenger visum eller oppholdstillatelse for å oppholde seg på Svalbard. De må imidlertid oppfylle visse krav, se Forskrift om bortvisning og utvisning av personer fra Svalbard (ekstern lenke). Blant annet kreves det at man må ha midler til å oppholde seg på Svalbard.

Øvrige regler om fremgangsmåte ved innlevering av søknader etter utlendingsloven, utlendingsforskriften og denne retningslinjen skal følges.

2.6. UDI kan samtykke til at søknad fremmes på annen måte for enkelte grupper

Utf. § 10-2 syvende ledd åpner for at UDI kan tillate at søknaden fremmes på annen måte for grupper av søkere der det foreligger sterke rimelighetsgrunner.

UDI samtykker på bakgrunn av dette i at søknad om oppholdstillatelse fremmes ved en norsk utenriksstasjon i annet land enn det søkeren er borger av eller der søkeren har hatt oppholdstillatelse i seks måneder, når denne utenriksstasjonen har søkerens hjemland eller oppholdsland i sitt embetsdistrikt. 

UDI samtykker også i at søknad om oppholdstillatelse fremmes ved et annet Schengen-lands utenriksstasjon når det foreligger avtale om at denne utenriksstasjonen skal representere Norge for dette formålet.

3. Hva skjer når en søknad ikke er riktig fremsatt

Søknader som ikke er fremsatt på riktig måte kan avslås på formelt grunnlag, jf. utf. § 10-2 niende ledd. UDI kan i medhold av utf. § 10-2 tiende ledd fastsette at søknader som ikke er riktig fremsatt, i stedet skal kunne avvises i nærmere bestemte tilfeller, og at avgjørelse om avvisning skal kunne treffes av politiet.

3.1. Når kan en søknad avvises

I følgende tilfelle kan en søknad avvises:

• når søknaden ikke er fremmet på fastsatt skjema
• når søknaden ikke er underskrevet
• når søknaden ikke er fremmet i rett politidistrikt etter reglene i utf. § 10-2 femte ledd første og annet punktum
• når arbeidsgiver eller oppdragsgiver leverer søknad uten nødvendig fullmakt, jf. utf. § 10-2 femte ledd siste punktum, jf. § 10-3 første ledd
• når søknaden er levert av person med fullmakt, men hvor vedkommende ikke er arbeidsgiver eller oppdragsgiver, jf. utf. § 10-2 femte ledd siste punktum, jf. § 10-3 første ledd
• når det ikke er betalt nødvendig gebyr for behandling av søknaden, jf. utf. § 10-2 tiende ledd

Vedtak om avvisning fattes av politiet, jf. UDI 2010-089 Politiets vedtaksmyndighet og mulighet til å avvise søknader pkt. 6. 

Forvaltningslovens regler om enkeltvedtak gjelder også for vedtak om avvisning. 

Adgangen til å avvise søknader kommer i tillegg til politiets plikt etter forvaltningsloven § 11 (ekstern lenke) til å veilede søkerne om hvordan det søkes om tillatelse.

3.2. Når kan en søknad avslås på formelt grunnlag

Når det for øvrig er søkt i strid med fremgangsmåten som følger av utlendingsforskriften eller denne retningslinjen, skal søknaden avslås på formelt grunnlag med henvisning til utf. § 10-2 niende ledd. Dette innebærer at vedtaksmyndigheten ikke tar stilling til sakens realitet.

Aktuelle avslagsgrunner er:

• søknaden er ikke fremmet i tråd med kravene i utf. § 10-2 annet ledd om dokumentert identitet
• søknaden er ikke fremmet i tråd med kravene i utf. § 10-2 tredje ledd om fremsettelse i rette land/utenriksstasjon, og krav om seks måneders lovlig opphold på Svalbard

UDI fatter vedtak om avslag på søknader på bakgrunn av at riktig fremgangsmåte ikke er fulgt. Avslag på formelt grunnlag er et enkeltvedtak og kan påklages på vanlig måte etter forvaltningslovens regler.

I avslagsvedtak som er begrunnet med at søkeren eller den som har rett til å søke på vegne av søkeren, ikke har gått frem på rett måte, skal det opplyses om at den søknadsberettigede ikke trenger å sende inn den samme dokumentasjonen på nytt når han eller hun fremmer en søknad på riktig måte.