UDI 2013-028 Organisering av arbeidet med landspesifikk praksis i asylsaker

1. Innledning

Landspesifikk praksis i asylsaker etableres ved avgjørelser av et visst antall like saker, ved linjebehandling i UDI Beskyttelse eller ved instruks fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD).

Landspesifikk praksis skal publiseres i UDI Regelverk innen tre uker etter praksisetableringen.

Fagansvarlige for § 28 har fremdriftsansvaret for utarbeidelsen og oppdateringen av retningslinjer om landpraksis, og for praksisforeleggelser, orienteringer og rapporteringer.

2. Retningslinjer om landpraksis

Retningslinjer om landpraksis skal gi en dekkende og tydelig beskrivelse av etablert praksis som er spesifikk for det enkelte land. Retningslinjenes omfang vil variere med størrelsen på porteføljen og i hvilken grad det er etablert fast praksis. Det skal ikke skrives landpraksis for porteføljer der det er så få saker at det ikke kan sies å være etablert noen fast praksis.

Innholdet i landpraksis skal gjenspeile praksis som fremgår av eventuelle landspesifikke nick i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

Retningslinjene om landpraksis skal i første rekke være et godt verktøy for saksbehandlerne i UDI Beskyttelse. Samtidig skal de gi informasjon om Utlendingsdirektoratets (UDI) praksis til asylsøkere, advokater og andre aktører.

2.1. Formen på retningslinjer om landpraksis

Mal for landpraksis skal benyttes, se UDI 2013-028V1 Mal for skriving av retningslinjer om landpraksis. Malen kan tilpasses dersom det er hensiktsmessig. Retningslinjene skal inneholde lenker til relevante bestemmelser og retningslinjer. Innholdet i regelverk og retningslinjer gjengis kun i den grad det er nyttig ut fra saksbehandlernes behov. Landinformasjon skal kun tas med i den grad det er nyttig for å belyse og begrunne praksis. Landinformasjonen som fremgår av landpraksis skal være kvalitetssikret av Landinfo. Se vedlegg for ytterligere veiledning.

2.2. Opplysninger som kan unntas fra offentlighet

En retningslinje om landpraksis er i utgangspunktet et offentlig dokument, se UDI 2016-006. UDI har adgang til å unnta opplysninger fra offentlighet dersom det er påkrevd av kontrollhensyn, jf. offentleglova § 24 første ledd. Detaljerte sammenstillinger av momenter som tillegges vekt i troverdighets- og risikovurderinger og som ikke kan kontrolleres på annen måte enn ved søkeres forklaring, kan unntas fra offentlighet etter denne bestemmelsen. Tilsvarende kan konkrete opplysninger om hvilke profiler som vurderes for utelukkelse eller varsling unntas offentlighet etter offentleglova § 24 første ledd.

Videre kan UDI unnta opplysninger fra offentlighet, dersom det er påkrevd av hensyn til Norges utenrikspolitiske hensyn, jf. offentleglova § 20. Før landpraksis offentliggjøres på UDI Regelverk skal Regelverksenheten (RVE) innhente anbefaling om unntak etter denne bestemmelsen fra Utenriksdepartementet.

2.3. Nye retningslinjer om landpraksis

2.3.1. Oppstart

Dersom det er etablert landspesifikk praksis, skal lederen i leveranseteamet med fagansvaret for det aktuelle landet ta initiativ til ny retningslinje om landpraksis.

Ved oppstart av arbeidet avtaler fagansvarlige for § 28 og leveranseteamet en hensiktsmessig samarbeidsform og setter en fremdriftsplan.

2.3.2. Utforming av retningslinjer om landpraksis

Leveranseteamet med fagansvar for det aktuelle landet, skal skrive ned (eventueltorientere om) etablert praksis og relevant landkunnskap, mens fagansvarlige for § 28 har det overordnede ansvaret for den skriftlige utformingen og kvaliteten på det rettslige innholdet.

2.3.3. Høring

Rutiner for høring følger av UDI 2010-028V3.

Fagansvarlige for § 28 skal sende utkastet på høring til:

• UDI Kontroll 

• Styring og regelverk

• Utlendingsforvaltningens fagenhet for landinformasjon (Landinfo)

  • Landinfo skal høres om landinformasjon som fremgår av landpraksis. Landinfo er eksterne, og utkastet sendes derfor til Landinfo som et utgående dokument i UdiSak.

Innarbeiding av høringsinnspill skal skje i nært samarbeid mellom fagansvarlige for § 28 og aktuelt leveranseteam.

2.3.4. Linjebehandling

Fagansvarlige for § 28 skal påse at innholdet er forankret hos leveranseteamleder. Det endelige utkastet godkjennes av fagleder, se informasjon om hvordan skrive retningslinjer på sharepoint (lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

2.3.5. Publisering

Fagansvarlige for § 28 følger rutinen for bestilling av nye retningslinjer, se sharepoint (lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI)..

2.4. Oppdateringer ved faktiske eller normative endringer

Ofte vil faktiske endringer (ny landinformasjon eller nye anførsler) eller normative endringer (nye rettskilder) medføre at UDI må oppdatere landpraksis.

2.4.1. Oppstart

Når praksis har blitt etablert, justert eller endret, eller ved endringer i landinformasjonen gjengitt i retningslinjen om landpraksis, skal leveranseteamleder eller landkontakt kontakte fagansvarlige for § 28, for oppdatering av landpraksis.

Når det er nye rettskilder (for eksempel instruks fra departementet, høyesterettsdom, stornemndvedtak eller anbefaling fra UNHCR) av betydning for praksis, skal fagansvarlige for § 28 ta initiativ til å oppdatere landpraksis.

2.4.2. Høring

Rutine for høring følger av UDI 2010-028V3.

Fagansvarlige for § 28 vurderer hvem som skal høres, eventuelt om høring er åpenbart unødvendig jf. Arbeidet med høringer i UDI punkt 5.1.1 (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Ordinær høringsfrist er tre uker, men det kan settes kort høringsfrist dersom saken er ukomplisert eller haster, jf. skriveveileder for retningslinjer, se sharepoint for mer informasjon (lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI. 

2.4.3. Linjebehandling

Fagansvarlige for § 28 skal påse at endringen er forankret hos leveranseteamleder. Endringen skal godkjennes av fagleder før publisering, med mindre det kun er gjort ikke-materielle endringer, jf. skriveveileder for retningslinjer, se sharepoint for mer informasjon(lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI. 

2.4.4. Oppdatering av vedlegg

Fagansvarlige for § 28 har myndighet til å bestille endring av vedlegg på UDI Regelverk. Vedlegg skal som hovedregel ikke sendes på høring. Se skriveveileder for retningslinjer på sharepoint for mer informasjon(lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI. 

2.4.5. Redaksjonell anmerkning

I noen tilfeller kan det være tilstrekkelig å skrive en redaksjonell anmerkning i påvente av oppdatering. En slik anmerkning bør bare anvendes dersom ny praksis vil bli etablert innen kort tid, og skal ikke stå på UDI Regelverk i mer enn seks måneder. Fagansvarlige for § 28 sender kort notat til Styring og regelverk i UdiSak, der vi foreslår anmerkning og angir når landpraksis vil kunne oppdateres.

3. Praksisforeleggelser og orienteringer

Før UDI kan iverksette ny praksis, må vi vurdere om UDI har plikt til å forelegge spørsmål eller orientere Justis- og beredskapsdepartementet om praksisendringen, jf. GI-23/2010 og Praksisrapportering til overordnet departement (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Ved behov kan leveranseteamleder be fagansvarlige for § 28 vurdere om en praksisendring omfattes av foreleggelsesplikten.

Fagansvarlige for § 28 har det koordinerende ansvaret for å utarbeide utkast til praksisforeleggelser eller orienteringer.

Det er spesielle formkrav og malen for oversendelse skal benyttes, se Praksisrapportering til overordnet departement (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging) og standardtekst i Word (fane 360, sett inn standardtekst, mappen praksisrapportering).

Se rutiner for praksisendring i arbeidsrommet om beskyttelse.

4. Rapportering av praksis i strid med UNHCRs anbefalinger

Når UNHCR utgir nye landspesifikke anbefalinger eller UDI etablerer ny praksis, skal vi vurdere om praksis er i strid med UNHCRs anbefalinger og om vi har rapporteringsplikt, jf. G-01/2010.

Fagansvarlige for § 28 skal undersøke med aktuelt leveranseteam om praksis er i strid med de nye anbefalingene. Dersom praksis er i strid med UNHCRs anbefalinger skal fagansvarlige for § 28 skrive utkast til rapportering.

Dersom anbefalingene gjelder et land der det er utarbeidet retningslinjer om landpraksis, skal fagansvarlige for § 28 ta initiativ til å oppdatere retningslinjen.