UDI 2014-012 eSamhandling – om innhentingstjenestene og bruken av de elektroniske samhandlingstjenestene i utlendingsforvaltningen

1. Innledning

Denne retningslinjen regulerer Utlendingsdirektoratets, politiets og utenriksstasjonenes bruk av innhentingstjenestene i utlendingsforvaltningens saksbehandling.

Utlendingsnemnda utarbeider egne retningslinjer.

Innhentingstjenestene er en del av den elektroniske samhandlingen mellom offentlige aktører. eSamhandling innebærer innhenting og utlevering av informasjon mellom datasystemer – fra system til system. Med innhentingstjenestene menes løsningene som er utviklet for at saksbehandlerne i utlendingsforvaltningen skal kunne innhente opplysninger elektronisk fra andre offentlige etater.

Utlendingsforvaltningen kan innhente informasjon fra andre offentlige etater uten hinder av taushetsplikt, dersom det er nødvendig for å opplyse en utlendingssak eller en statsborgerskapssak. Innhentingstjenestene gir saksbehandlere i utlendingsforvaltningen mulighet til å innhente arbeids- og inntektsopplysninger om en person knyttet til de nevnte sakstypene.

Tilsvarende har andre etater adgang til å innhente informasjon fra Utlendingsdirektoratet (UDI) om en persons oppholdsgrunnlag i Norge. UDI utleverer på elektronisk forespørsel fra annen etat informasjon om en persons oppholdsstatus i Norge via Oppholdsstatustjenesten. I noen tilfeller vil oppholdsstatusen være uavklart og da er det dette svaret som sendes ut. De samarbeidende etatene er Skatteetaten, NAV og Lånekassen. 

Innhentingstjenestene og Oppholdsstatustjenesten er uavhengige av hverandre, og har ingen tekniske koblinger.

Innhentingstjenesten er tilgjengelig i Postklienten via Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF) og NORVIS. De samarbeidene etatene er Skatteetaten, NAV og Lånekassen. 

2. Hvilke opplysninger kan utlendingsforvaltningen innhente?

Gjennom eSamhandling kan utlendingsforvaltningen innhente følgende opplysninger elektronisk:

• Fra Skatteetaten 

  • Informasjon om skatteoppgjør

  • Informasjon om lønns- og trekkoppgaver

• Fra NAV

  • Informasjon om utbetaling etter folketrygdloven

  • Informasjon om arbeidshistorikk fra Aa-registeret

• Fra Lånekassen

  • Informasjon om utdanningsstøtte – tildelt støtte som oppfyller alle kravene til å bli utbetalt til kundens konto

3. Adgangen til å innhente opplysninger fra andre offentlige organer

Utlendingsloven § 83 a gir utlendingsmyndighetene adgang til å innhente informasjon fra andre offentlige organer uten hinder av taushetsplikt, dersom det er nødvendig for å opplyse en utlendingssak. I utlendingsforskriften §§ 17-7a til 17-7 f fremgår det hvilke av utlendingsmyndighetenes organer som kan be om opplysninger, i hvilke sakstyper det kan innhentes opplysninger, hvem det kan innhentes opplysninger om, og hvilke opplysninger som kan innhentes.

Statsborgerloven § 29b gir statsborgermyndighetene adgang til å innhente informasjon fra andre offentlige organer uten hinder av taushetsplikt, dersom det er nødvendig for å opplyse en statsborgerssak. I statsborgerforskriften §§ 14-1 til 14-4 fremgår det hvilke av statsborgermyndighetenes organer som kan be om opplysninger, i hvilke statsborgerskapssaker det kan innhentes opplysninger, hvem det kan innhentes opplysninger om, og hvilke opplysninger som kan innhentes.

NAV ga i vedtak av 1. oktober 2021 UDI tilgang til Aa-registeret med hjemmel i utlendingsloven § 84 første ledd bokstav d, jf. utlendingsforskriften § 17-7a. Elektronisk tilgang til Aa-registeret ble gitt i vedtak datert 05.10.2010. NAV har tidligere gitt politiet adgang til Aa-registeret.

4. Saksbehandlers ”tjenestelige behov”

Saksbehandlerne skal bare bruke innhentingstjenestene ut ifra ”tjenestelige behov”. En saksbehandler må avgjøre hvilke opplysninger knyttet til arbeid og inntekt det er behov for i vurderingen/saksbehandlingen av den enkelte sak, inkludert om det er behov for nye eller oppdaterte/verifiserte opplysninger. De fleste innhentingstjenestene legger derfor til rette for at saksbehandler kan definere/avgrense/presisere søket, enten ved å angi en bestemt tidsperiode eller velge spesifikke opplysningstyper. 

Hjemlene som åpner for innhenting av opplysninger er knyttet til sakstype og ikke til saksbehandlerens rolle, tjenesteområde eller leveranseteam. Dette innebærer for eksempel at en saksbehandler som er knyttet til et tjenesteområde som behandler en bestemt sakstype, vil kunne foreta vurderinger og innhente opplysninger utenfor ”sitt” sakstypeområde i tråd med kravet til ”tjenestelig behov”.

Alle søk via innhentingstjenesten blir loggført på lik linje med andre oppslag i utlendingsforvaltningens saksbehandlingsverktøy.

Oversikten under viser hvilke saksområder utlendingsforvaltningen kan benytte innhentingstjenestene for å innhente opplysninger:

a) Midlertidig oppholdstillatelse pga. familieinnvandring

• AA-registeret

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Ytelser (NAV), jf. utf. § 17-7g

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Skatteoppgjør, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Lønns- og trekkoppgave, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Utdanningsstøtte, jf. utf. § 17-7f

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

 b) Midlertidig oppholdstillatelse på grunn av arbeid eller utdanning

• AA-registeret

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Ytelser (NAV), jf. utf. § 17-7g

  • Fornyelse og tilbakekall

• Skatteoppgjør, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Lønns- og trekkoppgave, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Utdanningsstøtte, jf. utf. § 17-7f

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

c) Tillatelse gitt etter EØS-regelverket

• AA-registeret

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Ytelser (NAV), jf. utf. § 17-7g

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Skatteoppgjør, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

• Lønns- og trekkoppgave, jf. utf. § 17-7h

  • Førstegangstillatelse, fornyelse og tilbakekall

d) Permanent oppholdstillatelse

• AA-registeret

• Ytelser (NAV), jf. utf. § 17-7g

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

• Skatteoppgjør, jf. utf. § 17-7h

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

• Lønns- og trekkoppgave, jf. utf. § 17-7h

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

• Utdanningsstøtte, jf. utf. § 17-7f

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

e) Utvisning av EØS-borgere

• AA-registeret

• Ytelser (NAV), jf. utf. § 17-7g

• Skatteoppgjør, jf. utf. § 17-7h

• Lønns- og trekkoppgave, jf. utf. § 17-7h

f) Utvisning av tredjelandsborgere

• AA-registeret, jf. utf. § 17-7g

• Skatteoppgjør, jf. § 17-7h

• Lønns- og trekkoppgave, jf. § 17-7h

• A-melding, jf. utf. § 17-7h

g) Visum (mangler hjemmel)

• AA-registeret

h) Mottak og retur (mangler hjemmel)

• AA-registeret

i) Statsborgerskap

• AA-registeret

• Ytelser (NAV), jf. sbf § 14-3

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

• Skatteoppgjør, jf. sbf § 14-4

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

• Lønns- og trekkoppgave, jf. sbf § 14-4

• Utdanningsstøtte, jf. sbf § 14-2

  • lik behovet knyttet til vurderingen av vilkårene for tidligere tillatelser

j) Tilbakekall av midlertidig og permanent oppholdstillatelse etter utlendingsloven § 63

• AA-registeret

• Skatteoppgjør, jf. § 17-7h

• Lønns- og trekkoppgave, jf. § 17-7h

• A-melding, jf. utf. § 17-7h

Informasjon som utlendingsforvaltningen innhenter i forbindelse med én konkret vurdering innenfor utlendingsfeltet vil kunne anvendes også i andre vurderinger innenfor utlendingsfeltet dersom opplysningene er relevante, se personopplysningsloven § 11 første ledd bokstav c (ekstern lenke til lovdata). Eksempler kan være at informasjon om lønns- og trekkoppgaver som ikke kan innhentes for å sjekke tidligere inntekt, men som er innhentet for å vurdere 4-årskravet i en familieetableringssak, kan gjenbrukes for å vurdere tidligere inntekt. Et annet eksempel kan være at informasjon innhentet for å sjekke brudd på utlendingsloven, fordi de da allerede ligger i saken kan gjenbrukes i en forholdsmessighetsvurdering i en utvisningssak. 

5. Hvem kan utlendingsforvaltningen innhente opplysninger om?

Innhentingstjenestene innebærer at opplysningene innhentes direkte fra kilden, utlendingsforvaltningen trenger derfor ikke gå via utlendingen selv eller referansepersonen. Det er derfor viktig at den enkelte saksbehandler er sikker på at en person som er oppgitt som referanseperson, faktisk er referansepersonen i den aktuelle saken.

I familieinnvandringssaker vil utlendingsforvaltningen kunne innhente opplysninger om personen saken gjelder og/eller referansepersonen som definert i utlendingsloven § 39.

I saker om midlertidig og permanent oppholdstillatelse kan utlendingsforvaltningen innhente informasjon om søkeren, eller personen saken gjelder.

I statsborgerskapssaker er det foreløpig ikke teknisk mulig å innhente opplysninger om referansepersonen, selv om det er hjemmel for å innhente disse opplysningene i henhold til forskriften.

Tjenesten benytter søk på fødselsnummer som identifiseringsnummer. Foreløpig støtter ikke tjenesten søk på organisasjonsnummer (foretak).

6. Vurdering og lagring av innhentede opplysninger

Selv om utlendingsforvaltningen tar i bruk eSamhandling, er kildene de samme som tidligere, og opplysningene må vurderes på samme måte som de til en hver tid gjeldende retningslinjer beskriver. Elektronisk innhentede opplysninger må vurderes med samme skjønn som manuelt innhentede opplysninger.

Opplysninger som innhentes elektronisk og danner grunnlaget for en vurdering eller et vedtak, skal alltid lagres på saken, uavhengig av utfallet av saken (det være seg innvilgelse, innvilgelse etter omgjøring, eller klage, avslag eller tilbakekall).

7. Opplysningsplikt

Utlendingsforvaltningen skal av eget tiltak informere aktuelle personer om at den innhenter opplysninger om en person fra andre offentlige etater, se personopplysningsloven § 20 (ekstern lenke til lovdata).

I den informasjonen som er tilgjengelig via informasjonskanalene våre skal vi orientere utlendinger og referansepersoner om at forvaltningens brukere kan innhente relevant informasjon fra andre offentlige etater. Våre informasjonskanaler omfatter blant annet søknadsskjemaer, søknadsveiledninger og informasjonsmateriell (for eksempel Søknad på nett og udi.no (ekstern lenke).

Videre bør utlendingsforvaltningen i alle forhåndsvarsler om tilbakekall og utvisning, der vi har anvendt opplysninger innhentet fra andre etater, orientere om innhentingen. 

8. Hvor langt tilbake i tid kan utlendingsforvaltningen innhente opplysninger?

• Fra Skatteetaten:

  • skatteoppgjør fra og med 2008

  • lønns- og trekkoppgaver fra og med 2008

• Fra NAV opplysninger om:

  • ytelser maks tre år tilbake fra inneværende år. Med andre ord, dersom vi er inne i 2014, så kan fra-og-med-dato tidligst være 1.1.2011.

  • all registrert arbeidshistorikk fra Aa-registeret uten begrensninger bakover i tid

• Fra Lånekassen opplysninger om:

  • utdanningsstøtte – det vil si en samlet sum, utbetalt månedlig, for tildelt lån og stipend - tilbake til 1.1.2007

  • (tildelt støtte som oppfyller alle kravene til å bli utbetalt til kundens konto)

9. Tilgjengelighet

• NAV: Tjenesten er tilgjengelig døgnet rundt bortsett fra kl 24.00 - 03.00 mandag-fredag. På lørdag og søndag er tjenesten tilgjengelig hele døgnet.

• Skatteetaten: Døgnåpen

• Lånekassen: Døgnåpen