UDI 2014-016 Rutiner for bruk og oppfølging av rammeavtale for Særskilt bo- og omsorgsløsning

1. Formål

Retningslinjen beskriver ansvarsfordeling og rutiner for saksbehandling ved tildeling av plass til beboere i Særskilt bo- og omsorgsløsning (Særbol) i Region- og mottaksavdelingen.

Retningslinjen inneholder rutiner for søknad fra regionkontor om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning for enkeltbeboere, overføring av beboere til det nye tiltaket, oppfølging av beslutninger om avslag på Særbol søknader, og oppfølging av eksisterende driftsavtaler. Driftsavtalene fastsetter de overordnede avtaleforhold mellom UDI og leverandørene. 

Retningslinjene beskriver ansvaret til Regionkontor Vest og andre enheter i RMA, i forbindelse med Særskilt bo- og omsorgsløsning, samt hovedoppgaver til RMAs nettverk for Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Retningslinjen skal videre sikre god oppfølging av beboerne og hensiktsmessig bruk av plassene. Retningslinjen er offentlig.

1.1 Hva er Særskilt bo- og omsorgsløsning

Målgruppen for tiltaket er voksne mottaksbeboere som har hatt episoder med utfordrende atferd, og som av den grunn kan utgjøre en risiko for sine omgivelser. Beboere kan ha somatiske og/eller psykiske lidelser, eller utfordringer knyttet til atferd.

Beboere som faller utenfor målgruppen, kan unntaksvis tilbys plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning. Dette kan eksempelvis gjelde enslige mindreårige eller personer med psykisk utviklingshemming der utagerende adferd er en særlig utfordring.

Formålet med Særskilt bo- og omsorgsløsning er å avlaste det ordinære mottakssystemet og ivareta sikkerheten og tryggheten til andre beboere, ansatte og lokalmiljøet, samt sørge for at beboerne får den oppfølgingen de har behov for. Oppholdet skal være et midlertidig tiltak. Under oppholdet på Særskilt bo- og omsorgsløsning skal leverandørene arbeide med stabilisering og forbedring av atferden til den enkelte beboer og bistå beboerne med å få tilgang til nødvendig helsehjelp. Leverandørene skal jobbe for å gjøre beboerne i stand til å flytte tilbake til det ordinære mottakssystemet, returnere til hjemlandet eller til bosetting i en kommune.

Beslutninger om overføring til og flytting fra Særskilt bo- og omsorgsløsning gjøres i henhold til utlendingsloven § 95, jf. utlendingsforskriften §§ 17-28 og 17-29. Tildeling av plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning er basert på individuell vurdering, og kan trekkes tilbake når UDI ikke lengre vurderer at beboeren oppfyller kriteriene for plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

2. Roller og ansvar

2.1 Faglig og koordinerende ansvar

Regiondirektør ved Regionkontor Vest har nasjonalt faglig og koordinerende ansvar for Særskilt bo- og omsorgsløsning. Avdelingsdirektør har delegert økonomisk fullmakt til regiondirektør ved Regionkontor Vest.

Regionkontor Vest skal samarbeide med Admstab i Region- og mottaksavdeling for å gi innspill til budsjettering av Særbol-midlene, og påfølgende internfordeling. Samarbeidet skal forøvrig bestå i en dialog om periodiseringen av budsjettet, budsjettoppfølgingen gjennom året, samt i å be om og gi innspill til budsjettrapporteringer.  

Regionkontor Vest har ansvar for å oppdatere interne rutiner for Særskilt bo- og omsorgsløsning i Region og mottaksavdelingen, forvalte driftsavtalene, gjennomføre anskaffelsesprosess og følge opp kontrakt med leverandører.

Regionkontor Vest skal sikre at styringsdokumentene er oppdaterte.

Regionkontor Vest skal samarbeide med fagstab for å sikre at krav til ordinære mottak som også gjelder for Særskilt bo- og omsorgsløsning inneholder de nødvendige tilpasninger for dette tiltaket.  

Regionkontor Vest skal ha faglig ansvar for opplæring av ansatte i det ordinære mottakssystemet om Særskilt bo- og omsorgsløsning, samt koordinere samarbeidsrutiner mellom mottakene og Særskilt bo- og omsorgsløsning leverandør.

Regionkontor Vest leder Region- og mottaksavdelingens fagnettverk for Tilrettelagt Avdeling og Særskilt bo- og omsorgsløsning. 

Regionkontor Vest skal gjennomføre halvårlige møter med avdelingsdirektør for å informere om status, gjennomførte tiltak og planer framover.

2.2 Anskaffelse og kontraktsoppfølging

Red.anm.: UDI 2018-008 er arkivert og flyttet til UDI sitt intranett, punktet skal oppdateres. (1. desember 2023)

Regionkontor Vest har ansvar for å utlyse og gjennomføre konkurranse om nye avtaler i samarbeid med Regionkontor Sør og Strategienheten, samt utløse eventuelle opsjon på avtaler. Regionkontor Vest skal følge opp kontraktene og gjennomføre årlig kontroll av avtalene, i samarbeid med Regionkontor Midt-Norge, jf. UDI 2018-008.

Videre skal Regionkontor Vest gjennomføre tertialvise møter med leverandørene og sørge for opplæring og generell oppfølging av leverandørene. Formelle opplæringsaktiviteter skal gjennomføres i samarbeid med Regionkontor Indre-Østland.

Regionkontor Vest skal følge opp Særskilt bo- og omsorgsløsning på en økonomisk forsvarlig måte og kontinuerlig vurdere alternativer for effektiv ressursbruk.

Regionkontor Vest skal sikre at tjenestene er levert i henhold til avtalene før utbetaling, at dokumentasjonen er i henhold til lover og regler og at pris og betalingsbetingelser er i henhold til avtalene.  Regionkontor Vest har ansvar for UDIs økonomiske forpliktelser i henhold til driftsavtalen(e), herunder korrekt kontering av inngående faktura og at påløpte utgifter følges opp mot budsjettet.

2.3 Faglig nettverk

Alle Regionkontorer og Ankomst og transittenheten (ATE) skal ha én saksbehandler som er ansvarlig for Særskilt bo- og omsorgsløsning, og en saksbehandler som ivaretar kontaktpersonens oppgaver ved fravær. Fagstab og Admstab i RMA skal også ha en representant som skal ha særskilt kompetanse innen Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Disse personene skal inngå i Region- og mottaksavdelingens fagnettverk for Tilrettelagt Avdeling (TA) og Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Regionkontor Vest skal jevnlig kalle inn til møter med Regionkontorene, Ankomst og transittenheten og Fagstab, arrangere fagsamlinger sammen med Tilrettelagt Avdelings fagansvarlige samt administrere arbeidsrom og andre digitale fellesløsninger.

Hovedoppgavene til fagnettverket knyttet til Særskilt bo- og omsorgsløsning skal være:

• å sikre en felles tilnærming til behandling av søknader om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning

• å sikre at Særskilt bo- og omsorgsløsning blir sett i sammenheng med andre eksisterende tiltak for personer med særskilte behov i mottakssystemet, som Tilrettelagt Avdeling, Pleie- og omsorgsplasser (tidligere institusjonsplasser) og bruk av ekstraordinære tiltak

• å drive faglig utvikling og forbedringsarbeid knyttet til Særskilt bo- og omsorgsløsning

• å samarbeide om veiledning av leverandører for ordinære mottak knyttet til beboere med utfordrende atferd, bl.a. bidra til lik tilnærming til sektoransvar på tvers av regionkontorene som et forebyggende tiltak

• å hente læring fra uønskede hendelser og avvik i Region- og mottaksavdelingens utøvelse av ansvar knyttet til saksbehandling og oppfølging av Særskilt bo- og omsorgsløsning, og sette det i system for å sikre kontinuerlig forbedring

• å bidra til forsknings- og utviklingsarbeid knyttet til målgruppen for Særskilt bo- og omsorgsløsning

3. Saksbehandlingsrutiner for bruk av plass ved Særskilt bo- og omsorgsløsning

3.1 Vurdering av behov for plass

Regionkontor Vest skal saksbehandle søknader fra de øvrige regionkontorene og Ankomst- og transittenheten om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning og veilede disse ved behov.

Regionkontorene og Ankomst og transittenheten har ansvar for å vurdere behov for plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning opp mot andre mulige tiltak, samt avklare sektoransvar i forkant av en søknad om plass Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Ved uønskede hendelser i ordinært mottak / Tilrettelagt avdeling grunnet utfordrende atferd eller voldsepisoder fra en eller flere beboere skal regionkontoret/Ankomst og transittenheten umiddelbart ta kontakt med Regionkontor Vest for å igangsette dialog om behov for plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning, og evt. iverksettelse av andre tiltak.

Ansvarlig enhet søker om plass i tråd med gjeldende prosedyrene og sender en søknad i henhold til mal om plass til Regionkontor Vest. Se vedlegg 1.

Regionkontor Vest skal saksbehandle søknader om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning innen 5 virkedager, forutsatt at nødvendig informasjon er mottatt. Regionkontoret/Ankomst og transittenheten skal holde mottaksleder/DRO orientert om saksbehandlingsprosessen og veilede mottaksansatte om håndtering av uønskede hendelser eller utagering ved behov.

Personer som tidligere har bodd på Særskilt bo- og omsorgsløsning, nylig har sonet for alvorlige forhold eller som blir utskrevet fra psykisk helsevern skal alltid vurderes for plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Dersom en person utenfor mottakssystemet med behov for mottaksplass vurderes å være i målgruppen for Særskilt bo- og omsorgsløsning, skal ansvarlig enhet alltid kontakte Regionkontor Vest, slik at Regionkontor Vest kan ta en foreløpig vurdering om vedkommende bør få tilbud om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

3.2 Krav til søknaden

Når et regionkontor /Ankomst og transittenheten vurderer at en beboer i egen region er aktuell for Særskilt bo- og omsorgsløsning, skal enheten søke om plass og bruke Mal for søknad om plass på Særskilt bo og omsorgsløsning, (vedlegg 1). Søknaden sendes til Regionkontor Vest i Udi-sak.

Regionkontoret/Ankomst og transittenheten skal synliggjøre i søknaden at de har vurdert eller forsøkt andre tiltak før en person søkes inn på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Eksempler på alternative tiltak kan være:

• Internflytting på eksisterende mottak- for eksempel til enerom eller skjermet bolig 

• Flytting til annet mottak 

• Ekstraordinært tiltak, for eksempel miljøarbeider eller vakthold, jf. Retningslinje for ekstraordinære tiltak jf. UDI 2010-187

• Flytting til Tilrettelagt avdeling (TA), jf. UDI 2011-043 

• Sjekke ut muligheten for snarlig bosetting eller retur

I tillegg skal regionkontoret/Ankomst og transittenheten avklare om andre sektormyndigheter (politi, helse, og/eller barnevernstjenesten) har ansvar for å ivareta beboeren. Kontakt med sektormyndighetene skal dokumenteres ved skriftlig tilbakemelding eller notat fra samtale med den aktuelle sektormyndigheten i søknaden.

Når sektoransvaret er avklart, og konklusjonen er at UDI skal ta ansvar for botilbud, skal regionkontoret/ Ankomst og transittenheten sende skriftlig søknad om plass til Regionkontor Vest. Jf. vedlegg 1 Mal for søknad om plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Regionkontor Vest saksbehandler søknader, og beslutningen tas av regiondirektør. Regionkontor Vest skal alltid begrunne avslag på søknader. Ved avslag på søknader skal Regionkontor Vest og det relevante regionkontoret/Ankomst og Transittenheten avtale videre oppfølgingstiltak og tydelige kommunikasjonsrutiner mellom enhetene om saken for å sikre en rask gjenåpning av saken ved evt. eskalering av den utfordrende atferden og trusselnivå. 

Ved uenighet mellom regionkontoret/Ankomst og Transittenheten og Regionkontor Vest vedrørende et avslag på en søknad, skal regiondirektører/enhetsledere gjennomføre et møte for å avklare forhold knyttet til søknaden og bli enige om en akseptabel løsning som ivaretar sikkerhet for beboeren, ansatte i mottak eller Tilrettelagt avdeling, og omgivelsene, og som samtidig sikrer god oppfølging av beboeren. Regionkontor Vest kan drøfte saken med fagnettverket for Særskilt- bo og omsorgsløsning i forkant av dette møtet.

Ved tildeling av plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning fatter saksbehandler ved Regionkontoret/Ankomst og transittenheten flyttevedtak i fagsystemene.

Regionkontor Vest kaller inn til overføringsmøte med ordinært mottak/transitt mottak som beboeren har vært på inntil da, regionkontoret/Ankomst og transittenheten og leverandør for Særskilt bo- og omsorgsløsning der beboeren har fått plass i.

Saksbehandler ved regionkontoret/Ankomst og transittenheten holder dialog med asylmottak og Særskilt bo- og omsorgsløsning inntil beboeren er på plass i tiltaket. 

3.3. Hasteprosedyre 

Hasteplassering skal kun benyttes når det ikke er mulig å følge rutinene i punkt 3.2 på grunn av høy risiko og umiddelbart behov for plass på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Regiondirektør/enhetsleder i aktuell region/enhet sender en kort søknad med nødvendig informasjon per e-post til regiondirektør ved Regionkontor Vest.

I e-posten skal regiondirektør/enhetsleder forklare hvorfor alvorlighetsgraden i det enkelte tilfellet gjør at man ikke kan følge de ordinære rutinene. Avsender skal også gjøre rede for hvilke vurderinger som er gjort i forbindelse med andre alternative tiltak, og hva slags avklaringer som er gjort vedrørende sektoransvar.

Regiondirektør ved Regionkontor Vest behandler deretter søknaden og kommuniserer beslutningen per e-post samme dag.

Regionkontoret/Ankomst og transittenheten sender en formell søknad i Udisak senest innen en uke etter innvilget plass etter hasteprosedyre ved bruk av mal for søknad om Særskilt bo- og omsorgsløsning (vedlegg 1).

4.  Oppfølging av den enkelte plassering

Regionkontor Vest skal påse at UDI mottar rapporter fra leverandøren om de enkelte beboerne og deres tilstand/behov en gang i måneden. Ved hasteplassering skal Regionkontor Vest sikre at leverandøren sender inn rapport etter 14. dager, jf. punkt 3.3.

Regionkontor Vest skal ha beboergjennomgang med leverandøren hver 4. uke for å sikre god kvalitet i leveringen av tjenesten samt å ha fokus på gjennomstrømning av beboere.

Regionkontor Vest skal følge opp beboerne som er plassert på Særskilt bo- og omsorgsløsning. Dette ansvaret innebærer følgende:

• Påse at leverandøren foretar korrekte registreringer i fagsystemer

• Påse at leverandør bistår beboerne med å få helsetjenester og andre offentlige tjenester

• Behandle søknader om permisjoner fra beboere på Særskilt bo- og omsorgsløsning.

• Sørge for at leverandørene aktivt arbeider for gjennomstrømming på Særskilt bo- og omsorgsløsning, enten det er bosetting, retur til hjemland eller tilbakeføring til andre mottak. 

5. Avslutning av oppholdet på særskilt bo- og omsorgsløsning

Beboere på Særskilt bo- og omsorgsløsning som vurderes av Regionkontor Vest til ikke lenger å være i målgruppen, skal tilbakeføres til det ordinære mottakssystemet eller andre tiltak.

Vedkommende skal som hovedregel tilbake til regionen han/hun kom fra, se punkt 1.1. Ettersom beboeren fortsatt kan ha særskilte behov, skal Regionkontor Vest vurdere konkret hvilken tilrettelegging og mottak, herunder i andre regioner, som vil være mest hensiktsmessig for å unngå uønsket atferd og komme med en anbefaling til ansvarlig region.

Ved behov for Tilrettelagt avdeling (TA), gjelder retningslinjene for tildeling av plass på Tilrettelagt Avdeling, jf. UDI 2011-043.

I forkant av flyttingen skal Regionkontor Vest kalle inn leverandøren, nytt mottak og kontaktpersonen ved det aktuelle regionskontoret/ Ankomst og transittenheten til overføringsmøte.