UDI 2015-005 Aktivitetsmidler for barn i asylmottak

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) forvalter en tilskuddsordning for aktivitetstilbud for barn i asylmottak på oppdrag fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Tilskuddsordningen er regulert i forskrift om tilskudd til aktivitetstilbud for barn i asylmottak (heretter kalt forskriften)(ekstern lenke til lovdata.no). Rettslige rammer for tilskuddsordningen for øvrig er lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) (ekstern lenke til lovdata.no) og regelverk for økonomistyring i staten (ekstern lenke til regjeringen.no). 

Målgruppen for ordningen er barn som bor i asylmottak. Barn som er blitt bosatt, eller som bor på omsorgssenter for enslige mindreårige, omfattes ikke av ordningen.

2. Utlysning av midler

2.1. Informasjon om tilskuddsordningen

Ifølge reglement for økonomistyring i staten pkt. 6.3.2 (ekstern lenke til PDF på regjeringen.no) skal utlysning skje «slik at tilskuddsforvalteren når hele gruppen av potensielle mottakere», innenfor rammene av Stortingets tilskuddsbevilgning, tildelingsbrev og forskriften.

RMA Fagstab publiserer utlysningen på udi.no. Utlysningen bør publiseres i oktober/november for å gi mulighet til å sette søknadsfristen senest 1. desember. Dersom det er aktuelt å annonsere kan regionkontorene bruke inntil 0,75 prosent av beløpet som er regionkontorets andel av posten til annonsering i lokale aviser ol. Selve belastningen skal føres på post 21, «spesielle driftsutgifter asylmottak». RMA Fagstab informerer asylmottakene om at tilskuddet er lyst ut, og oppfordrer mottakene til å informere frivillige organisasjoner lokalt.

Det er viktig at alle potensielle søkere får informasjon om ordningen på like vilkår og på en måte som ikke gir fordeler til noen. Dersom regionkontorene i henhold til veiledningsplikten (forvaltningsloven § 11 (ekstern lenke til lovdata.no)) i særskilte tilfeller velger å ha møter med enkelte søkere, kan regionkontorene gi generell informasjon om tilskuddsordningen. Regionkontorene kan i slike tilfeller ikke gi informasjon som kan medføre at noen får et særskilt fortrinn i søknadsprosessen, for eksempel veiledning om hvordan søknaden bør utformes for å bli innvilget.

2.2. Frister for søknad og rapportering

RMA Fagstab fastsetter søknadsfristen i samarbeid med regionkontorene i forbindelse med utlysningen. Regionkontorene skal prioritere søknader som er mottatt innen fristen. Regionkontorene kan velge å behandle søknader som kommer inn etter fristen som er satt i utlysningen dersom det fortsatt er midler på posten. Dersom søknaden ikke behandles skal den avvises fordi den er kommet inn for sent. Avvisning er et enkeltvedtak som kan påklages, jf. forvaltningsloven § 2b og 28 (ekstern lenke til lovdata.no). Mal for avvisning ligger på Aktivitetsmidler til barn i teamets arbeidsrom i Sharepoint.

Frist for rapportering tilbake til UDI skal settes til 1. april året etter det året tilskuddet gjelder for, jf. forskriften § 5 (ekstern lenke til lovdata.no). Fristen skal fremgå i tilskuddsbrevet. Dersom det anses hensiktsmessig kan regionkontorene, i samråd med RMA Fagstab, fastsette krav til tilskuddsmottaker om å rapportere underveis i løpet av året.

3. Ansvarsdeling i RMA

3.1. RMA Administrativ stab

Beløpet som er bevilget til ordningen blir fordelt av RMA Administrativ stab til de behandlingsansvarlige regionkontorene i RMA. Fordelingen skal i hovedsak være basert på en beregning av antall barn og/eller mottak på det tidspunktet midlene blir fordelt. Fordelingen vil fremgå av disponeringsskrivet fra avdelingsdirektør. Se ellers pkt. 6.2 om fordeling av søknader mellom regionkontorene.

3.2. RMA Fagstab

RMA Fagstab har overordnet ansvar for å koordinere arbeidet med tilskuddsordningen, herunder å formidle informasjon til andre enheter og avdelinger i UDI, ivareta styringsdialogen med JD, oppdatere maler og sikre at saksbehandlerne har oppdatert kunnskap og kompetanse.

RMA Fagstab utarbeider og oppdaterer felles maler til bruk i saksbehandlingen. Oppdaterte maler skal være klare før søknadsfristen, og lagres på Aktivitetsmidler til barn i teamets arbeidsrom i Sharepoint.

3.3. Regionkontorenes ansvar

De regionkontorene som er blitt tildelt oppgaven, mottar og behandler enkeltsøknader i henhold til denne retningslinjen og i tråd med UDI 2011-022 Retningslinje for linjebehandling i UDI.

4. Hvem kan motta tilskudd?

Det fremgår av forskriften § 2 (ekstern lenke til lovdata.no) hvem som kan motta tilskudd.

4.1. Frivillige organisasjoner

Frivillige organisasjoner må være registrert i Frivillighetsregisteret for å motta tilskudd. Dette kan kontrolleres ved å søke på Frivillighetsregisteret hos Brønnøysundregisterene (ekstern lenke til brreg.no).

4.2. Ikke-fortjenestebasert virksomhet

Dersom en søker ikke er registrert i Frivillighetsregisteret, må regionkontoret vurdere konkret om den oppfyller kriteriet «ikke-fortjenestebasert virksomhet». Med dette menes virksomheter som ikke er egnet til å generere overskudd, eller som genererer overskudd som i sin helhet blir ført tilbake til den frivillige virksomheten.

En søker skal legge organisasjonens vedtekter ved søknaden, jf. forskriften § 6 bokstav b (ekstern lenke til lovdata.no). Regionkontoret skal kontrollere disse vedtektene for å sjekke om en søker som ikke er registrert i Frivillighetsregisteret, driver ikke-fortjenestebasert virksomhet. I vedtektene vil det for eksempel stå at virksomheten er ikke-fortjenestebasert eller at et eventuelt overskudd i sin helhet blir ført tilbake til den frivillige virksomheten.

Enkelte virksomheter viser i vedtektene til at de er medlem av landsdekkende virksomheter. I slike tilfeller kan ofte «morvirksomhetens» vedtekter finnes på virksomhetens nettsider. Disse vedtektene kan ved behov brukes til å kontrollere om virksomheten som helhet er ikke-fortjenestebasert.

4.3. Enkeltpersoner

Privatpersoner og enkeltpersoner kan motta midler til dekning av sine utgifter til å gjennomføre aktiviteten, men ikke til dekning av egne eller andres lønnsmidler. Enkeltpersoner som driver aktiviteter som anses som rene engangshendelser eller hobbyvirksomhet defineres ikke som næringsdrivende, og kan derfor søke om tilskudd. Om en aktivitet skal anses som hobby- eller næringsvirksomhet, må vurderes konkret ut fra aktivitetens omfang, omsetning og varighet.

4.4. Enkeltpersonforetak

Enkeltpersonforetak er en selvstendig næringsvirksomhet som drives under fullt personlig ansvar av én person. For å registrere enkeltpersonforetaket, er personen nødt til å drive med næringsaktivitet. Dette innebærer at enkeltpersonforetak er utelukket fra å kunne motta tilskudd.

4.5. Frivillige organisasjoner som også er driftsoperatører

Driftsoperatører for asylmottak skal ikke motta tilskudd, jf. forskriften § 2 tredje ledd (ekstern lenke til lovdata.no). Det betyr at dersom en frivillig organisasjon er driftsoperatør for asylmottak, kan ingen deler av samme organisasjon motta tilskudd. Dersom det er tvil om søker og driftsoperatør er samme organisasjon må regionkontoret foreta en konkret vurdering og blant annet se på organisasjonsnummer, om organisasjonene har felles budsjett og regnskap, styre osv. Ved tvil kan regionkontoret ta kontakt med RMA Fagstab. 

5. Søknaden

Søkere skal benytte skjema som er utarbeidet på bakgrunn av de kravene som stilles i forskriften § 6 (ekstern lenke til lovdata.no) og som publiseres på UDI sine nettsider (ekstern lenke) sammen med utlysningsteksten. 

Regionkontorene må kontrollere at alle feltene i søknadsskjemaet er fullstendig utfylt. Når søknadsskjemaet er fullstendig utfylt, og alle vedlegg som søknadsskjemaet angir følger med, vil søknaden oppfylle de formelle kravene forskriften stiller til en søknad.

Dersom regionkontoret mottar en søknad der søknadsskjemaet ikke er brukt, eller der søknadsskjemaet er mangelfullt skal regionkontorene ta kontakt med søkeren og gi veiledning i hvilke feil som må rettes. Søkeren bør gis en frist for å rette feilene og opplyses om at søknaden vil bli avvist om de ikke overholder denne fristen.

Dersom regionkontoret ikke mottar fullstendig utfylt skjema innen den fastsatte fristen for å rette søknaden, skal søknaden avvises. En avvisning er et enkeltvedtak som kan påklages, jf. forvaltningsloven § 2b og 28 (ekstern lenke til lovdata.no). Det ligger mal for avvisning på Aktivitetsmidler til barn i teamets arbeidsrom i Sharepoint.

Dersom saksbehandler på regionkontoret har behov for flere opplysninger enn det som følger av søknadsskjemaet med vedlegg for å vurdere søknaden, kan saksbehandler be om det, jf. forskriften § 7 (ekstern lenke til lovdata.no). Det er også mulig for saksbehandler å kontrollere søknadsopplysningene mot opplysninger som andre myndigheter kan utlevere eller reise på befaring dersom det er hensiktsmessig.

6. Saksbehandling i UDI

6.1. Mottak av søknader

Søknaden sendes elektronisk til udi@udi.no. Noark fordeler søknadene til regionkontorene etter hvor aktivitetene skal foregå, se pkt. 6.2. Dersom en søknad kommer direkte til en saksbehandler i UDI, skal søknaden videresendes til udi@udi.no for registrering og fordeling. Søknader som sendes per post må skannes og sendes til udi@udi.no for registrering og fordeling.

Snarest mulig etter at en søknad er lagt inn i UdiSak, sender Noark en bekreftelse til søkeren om at søknaden er mottatt, med antatt saksbehandlingstid og saksansvarlig.

Dersom søknaden ikke vil bli ferdigbehandlet innen én måned etter at den kom til UDI, skal regionkontoret sende søkeren oppdatert informasjon om antatt saksbehandlingstid, jf. forvaltningsloven § 11 a (ekstern lenke til lovdata.no).

6.2. Hvem behandler søknadene?

Søknader fra landsdekkende organisasjoner med aktiviteter som skal foregå i tre eller flere fylker behandles av UDI Regionkontor Nord. 

Søknader om aktiviteter i Troms og Finnmark, Nordland, Trøndelag og Møre og Romsdal behandles av UDI Regionkontor Nord.

Søknader om aktiviteter i Viken, Innlandet, Agder, Rogaland, Vestland og Vestfold og Telemark behandles av UDI Regionkontor Sør. 

Ved tvil om hvilken region som skal behandle en bestemt søknad, kan RMA Fagstab kontaktes. 

6.3. Habilitetsspørsmål

Reglene om habilitet i forvaltningsloven kap. II (ekstern lenke til lovdata.no) gjelder fullt ut ved vurderingen av denne type søknader, se også UDI 2010-108 Vurdering av habilitet.

7. Vurdering av søknader

7.1. Hva det gis tilskudd til

Tilskudd skal tildeles for ett år av gangen etter en skjønnsmessig vurdering av i hvilken grad aktiviteten det er søkt om tilskudd til, bidrar til å oppfylle formålet med tilskuddsordningen, jf. forskriften § 9 (ekstern lenke til lovdata.no). Formålet er å gi barn i asylmottak en mer meningsfull hverdag, gjennom et aktivitetstilbud tilpasset barnas alder, utviklingsmessige behov og interesser (forskriften § 1 (ekstern lenke til lovdata.no)).

Tiltak som treffer flest mulig barn i målgruppen og gir mest egnede aktiviteter sett hen til beløpet det søkes om, og tiltak som gir aktiviteter som ellers ikke er tilgjengelig for barna i asylmottaket, skal prioriteres. Det kan gis tilskudd til tiltak som bidrar til å oppfylle formålet i § 1, som fysiske aktiviteter, kulturelle opplevelser, hobbyvirksomhet, utflukter, og opplæring i praktiske ferdigheter som kan komme til nytte i Norge eller hjemlandet (forskriften § 3 (ekstern lenke til lovdata.no)).

7.2. Vurderingen skal dokumenteres

Ved vurdering av søknaden er det viktig å vurdere søknaden opp mot formålet med tilskuddsordningen. Saksbehandler på regionkontoret skal fylle ut Excel-skjemaet «MAL aktivitetsmidler» som ligger på Aktivitetsmidler til barn i teamets arbeidsrom i Sharepoint, og på denne måten dokumentere sine vurderinger og kontrollhandlinger.

7.3. Vurdering av kostnader ved aktiviteten

Ifølge forskriften § 9 (ekstern lenke til lovdata.no) skal tiltak som treffer flest mulig barn i målgruppen og gir mest egnede aktiviteter sett hen til beløpet det søkes om, prioriteres. Dette innebærer at saksbehandler også må vurdere kostnadene for gjennomføring av aktiviteten.

Beløpet som er til disposisjon for tilskuddsordningen er begrenset. Det innebærer at søkeren ikke har krav på tilskudd selv om alle forutsetninger for å få tilskudd er oppfylt.

Regionkontoret skal innledningsvis

• sjekke at opplysninger om søker stemmer med det som er oppgitt og om organisasjonen eller enkeltpersonens navn og organisasjonsnummer/fødselsnummer er riktig, og
  
  
• sjekke organisasjonens økonomi og regnskapstall, for å minimere risiko for at tiltaket ikke blir gjennomført. 

Ifølge forskriften § 6 bokstav b) (ekstern lenke til lovdata.no) skal søknaden ha vedlagt årsberetning der dette er påkrevd, regnskap og vedtekter. Kravet gjelder kun de av søkerne som er regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2 (ekstern lenke til lovdata.no). Frist for å avlegge årsregnskap er 31. juli i påfølgende kalenderår. «Seneste årsregnskap» som følger med søknaden vil normalt derfor være årsregnskapet for to år tilbake.

Søknaden skal ifølge forskriften § 6 bokstav i (ekstern lenke til lovdata.no) ha vedlagt budsjett for aktiviteten. Ved vurdering av søkerens budsjett er det videre relevant å kontrollere kostnad per barn sammenliknet med andre søknader, eventuelle lønnsutgifter og transportutgifter, herunder rimelige utgifter eller kilometergodtgjørelse sammenliknet med statens satser.

Saksbehandler kan bruke tilgjengelige kilder og kontrollere søknadsopplysningene mot opplysninger som andre myndigheter som vi har tilgang til.

7.3.1. Lønns- og administrasjonsutgifter

Lønnsutgifter kan godtas dersom lønnen er rimelig ut fra en normal årslønn for en tilsvarende stilling og det godtgjøres at lønnsmidlene har direkte betydning for å muliggjøre aktiviteten. Om en timelønn er rimelig beregnes ut fra yrkesgruppens normale årslønn (timelønn multiplisert med timer i et årsverk – 1.950 timer for en heltidsstilling jf. Statistisk sentralbyrå). Enkeltpersoner kan ikke motta tilskudd til dekning av egne eller andres lønnsmidler, se pkt. 4.3.

Som administrasjonsutgifter regnes indirekte kostnader som er nødvendige for å gjennomføre aktivitetene, som for eksempel transport, materialkjøp, servering, husleie og strøm. Som en veiledning bør administrasjonsutgifter ikke overstige 15 % av beløpet det er søkt om. Regionkontoret må vurdere administrasjonsutgifter opp mot eventuelle lønnsutgifter, transportutgifter, uforutsette utgifter o.l. i budsjettet for tiltaket. Regionkontoret kan godta administrasjonsutgifter på over 15% prosent dersom dette fører til et tiltak med god kvalitet og relevans opp mot formålet med ordningen.

7.3.2. Støtte til anskaffelse av utstyr

Regionkontoret skal ikke gi tilskudd til anskaffelse av kostbart utstyr som gir økonomisk gevinst for søkeren etter at aktivitetstilbudet er avsluttet. Når det gjelder anskaffelse av utstyr for å gjennomføre aktiviteter må regionkontoret vurdere konkret om dette er nødvendig for å gjennomføre tiltaket. Tilskuddsmidlene kan heller ikke brukes til investeringer og generell drift av organisasjonen.

7.3.3. Utgifter til andre personer som skal delta i aktiviteten

Dersom det er nødvendig for gjennomføringen av aktiviteten kan det gis tilskudd til andre deltakere i aktiviteten, som f.eks. foreldre eller andre barn i lokalsamfunnet. Det må foretas en helhetlig vurdering i henhold til forskriften § 9 (ekstern lenke til lovdata.no), om tilskuddsmidlene oppfyller formålet, treffer flest mulig barn i målgruppen, gir mest egnede aktiviteter sett hen til beløpet og gir tilbud om aktiviteter som ellers ikke er tilgjengelig for barna på asylmottaket.

7.4. Oversendelse av vedtak

Når søknaden er innvilget og ferdigbehandlet, sender regionkontoret ut tilskuddssbrev til søkeren, sammen med rapporteringsmaler og akseptbrev. Det ligger maler for dette på Aktivitetsmidler til barn i teamets arbeidsrom i Sharepoint.

Regionkontoret skal i vedtaket sette en frist på 14 dager for retur av akseptbrev.

7.5. Avslag og klageadgang

Når søknader blir avslått eller kun delvis innvilget skal regionkontoret begrunne vedtaket i samsvar med forvaltningsloven § 24 (ekstern lenke til lovdata.no) og 25 (ekstern lenke til lovdata.no), og vise til vurderingskriteriene i forskriften (ekstern lenke til lovdata.no). 

Søker kan klage på vedtaket og det gjelder både ved avslag og delvis innvilgelse. Klagen skal fremsettes for regionkontoret som har behandlet saken. Dersom regionkontoret ikke finner grunn til å endre sitt vedtak, skal saken oversendes til Justisdepartementet for klagebehandling. Regler for klage og omgjøring følger av forvaltningsloven kap. 6 (ekstern lenke til lovdata.no).

8. Krav om politiattest

Utlendingsdirektoratet skal, ved asylmottaket, kreve politiattest (av typen barneomsorgsattest) av alle frivillige som skal utføre oppgaver for utlendingsmyndighetene og som vil ha direkte kontakt med mindreårige som oppholder seg i mottak, se utlendingsloven § 97. Dette innebærer at frivillige som skal inn i asylmottak på bakgrunn av denne tilskuddsordningen, og som skal ha direkte kontakt med barn, må fremlegge en egen politiattest/barneomsorgsattest jf. utlendingsloven § 97 for asylmottaket, før man går i gang med aktiviteten.

Politiattest utstedt i annet EØS-land likestilles med norsk politiattest, jf. politiregisterloven § 36 (ekstern lenke til lovdata.no).

9. Akseptbrev og utbetaling

9.1. Akseptbrev

Tilskuddsmottakeren aksepterer vilkårene i tilskuddet ved å signere akseptbrevet og sende det til udi@udi.no. Noark registrerer akseptbrevet i UdiSak. Ved delvis innvilgelse må søkeren i tillegg ettersende revidert budsjett for det innvilgede beløpet.

Signaturen på akseptbrevet utløser utbetaling av tilskuddet. Det skal fremgå av vedtaket hvilken frist som er satt for å returnere signert akseptbrev og at dersom akseptbrevet ikke er mottatt innen fristen vil tilbudet bortfalle. Dersom tilskuddet ikke aksepteres innen fristen som er satt i vedtaket, vil tilbudet bortfalle.

Som ledd i god forvaltningsskikk skal regionkontoret sjekke om de har mottatt akseptbrev for alle vedtatte tilskudd, og om nødvendig avklare med tilskuddsmottaker dersom akseptbrev ikke er registrert mottatt.

9.2. Rutiner for utbetaling av tilskuddet

Når underskrevet akseptbrev er mottatt og lagt inn i UdiSak, gir regionkontorets saksbehandler beskjed til økonomiansvarlig som lager et konteringsskjema. Konteringsskjema med vedlagt kopi av vedtak og akseptbrev sendes pr. e-post til regnskap@udi.no. Innskannet konteringsbilag med vedlegg blir fordelt fra AFT Regnskap til den enkelte økonomiansvarlige på regionkontorene. Utbetaling av tilskuddsmidlene kommer til behandling i direktoratets elektroniske fakturabehandlingssystem og attesteres og godkjennes av regiondirektør. Konteringsregler vil framgå av de årlige disponeringsskrivene. Regnskapskontoret kjører remitteringer (bankoverføringer) på tilskudd som skal utbetales. UDI remitterer tirsdager og torsdager, og tilskuddet blir utbetalt til mottaker på den første mulige remitteringen etter at tilskuddet er ferdig godkjent i UDIs regnskapssystem.

Fra aksept til utbetaling vil det kunne gå inntil tre uker.

9.3. Utbetaling i flere terminer

UDI skal utbetale tilskuddsbeløp etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene, jf. pkt. 6.3.5 i Bestemmelser om økonomistyring i staten (ekstern lenke til PDF på regjeringen.no). Om tilskuddsbeløpet skal deles opp i én eller flere terminer, beror på tilskuddsbeløpets størrelse og aktivitetens varighet. Normalt skal tilskuddet utbetales etter følgende rutine:

• Én utbetaling: Aktiviteter som løper under et halvt år hvor tilskuddet er under 500 000 kroner
  
  
• To utbetalinger: Aktiviteter som løper over et halvt år hvor tilskuddet er under 500 000 kroner, eller aktiviteter som løper under et halvt år hvor tilskuddet er over 500 000 kroner
  
  
• Fire utbetalinger: Aktiviteter som løper over et halvt år hvor tilskuddet er over 500 000 kroner

Når tilskuddsbeløpet deles opp i flere terminer, skal det sendes melding til regnskapskontoret, som registrerer dette i regnskapssystemet og i banken. I slike tilfeller utarbeides to utbetalingsbilag– ett med forfallsdato som i dag og ett med forfallsdato om seks måneder.

Tilskuddsmottakere som har en vesentlig andel av utgiftene ved oppstart av tiltaket, kan etter en konkret vurdering foretatt av regionkontoret få mer av tilskuddsbeløpet ved første utbetaling.

10. Oversikt over tildelte midler

Så snart alle tilskudd er fordelt, skal regionkontorene ferdigstille oversikt over innvilgede søknader. RMA Fagstab utarbeider en felles mal i Excel («MAL aktivitetsmidler») til bruk for dette formålet.

Når oversikten er klar, ber RMA Fagstab kommunikasjonsstaben om å publisere oversikten på udi.no. RMA Fagstab orienterer JD når denne oversikten er publisert.

11. Ubenyttede midler

11.1. Bruk av ubenyttede midler

Midler som ikke brukes opp etter første utlysning, kan lyses ut på nytt med ny frist senere samme år. Midler som ikke brukes opp i et område et av regionkontorene har ansvaret for, kan overføres til det andre regionkontoret. Regionkontorene varsler RMA Fagstab dersom de ikke benytter alle midlene. RMA Fagstab fordeler eventuelt midlene til det andre regionkontoret.

En eventuell ny søknadsrunde vil bli kunngjort og saksbehandlet på samme måte som den ordinære tildelingen.

12. Endrede forutsetninger for tildelingen av tilskudd

12.1. Endringer i grunnlaget for tilskuddet

Dersom grunnlaget for tildeling av tilskuddet endrer seg, for eksempel på grunn av nedlegging av mottak, endringer i målgruppa eller andre uforutsette hendelser, skal tilskuddsmottaker sende en skriftlig henvendelse til det ansvarlige regionkontoret. Det er en forutsetning for at regionkontoret skal kunne gi samtykke til endring i slike tilfeller at den aktuelle endringen ikke avviker vesentlig fra det opprinnelige grunnlaget for tilskuddet.

12.2. Bruk av midler utover tilskuddsåret

Tilskudd skal som hovedregel benyttes og regnskapsføres i tilskuddsåret. Etter søknad fra tilskuddsmottaker kan UDI innvilge at tilskuddsmidler benyttes i første kvartal i påfølgende år. Dette gjelder særlig dersom UDI gir tilskudd til typiske vinteraktiviteter som ikke blir gjennomført i løpet av tilskuddsåret. Regionkontoret skal ta kontakt med RMA Administrativ stab for å avklare om det skal innvilges at tilskuddsmidlene kan benyttes første kvartal i påfølgende år.

13. Oppfølging og kontroll

13.1. Gjennomgang av rapporter

Tilskuddsmottakeren skal levere en prosjektrapport og en regnskapsrapport innen fristen satt i tilskuddsbrevet. Alle tilskuddsmottakere skal rapportere om hvordan tiltaket har bidratt til å fremme formålet med tilskuddet slik det er fastsatt i tilskuddsbrevet innen 1. april, jf. forskriften § 5 (ekstern lenke til lovdata.no).

Dersom tilskuddet er over kr 200 000 skal tilskuddsmottaker i tillegg

• levere revisorbekreftet ordinært årsregnskap for organisasjonen,
  
  
• synliggjøre det tildelte tilskuddet i en note i det ordinære årsregnskapet til organisasjonen og
  
  
• levere en forenklet oversikt over regnskapet for bruken av tilskuddet.

Nærmere rapporteringskrav vil fremgå av tilskuddsbrevet, herunder eventuelle krav om revisorplikt. Regionkontoret kan i tilskuddsbrevet åpne for at tilskuddsmidler kan benyttes til å dekke utgifter til revisjon. Tilskuddsmottakeren sender rapportene til udi@udi.no.

Regionkontoret skal gjennomgå rapportene i rimelig og nødvendig omfang, for å kontrollere at pengene er brukt i henhold til vedtaket og formålet med ordningen, og i henhold til regler for tilskuddsforvaltning i regelverk for økonomistyring i staten (ekstern lenke til regjeringen.no). Ved vurdering av rapportene skal saksbehandler på regionkontoret fylle ut Excel-skjemaet «MAL aktivitetsmidler», som ble påbegynt ved vurdering av søknaden, og på denne måten dokumentere sine vurderinger og kontrollhandlinger.

Dersom gjennomgangen gir grunn til å stille spørsmål ved om tilskuddet er brukt i henhold til formålet, og/eller det er avvik mellom budsjett i søknaden og regnskapet, skal regionkontoret avklare med tilskuddsmottaker om dette kan skyldes endrede forutsetninger underveis. Det vil i den forbindelse ha betydning om tilskuddsmottaker kan sannsynliggjøre at de endrede forutsetningene likevel har bidratt til gjennomføringen av aktiviteten. Se ellers pkt. 12.1.

Dersom regionkontoret kommer til at vilkårene for tildeling av tilskudd er brutt, skal tilskuddet tilbakebetales helt eller delvis. Alvorlige brudd på slike vilkår kan også tillegges vekt ved behandling av ny søknad fra samme tilskuddsmottaker.

13.2. Kontroll av tilbakebetaling av ubenyttede midler

Dersom ikke hele tilskuddet er brukt opp, eller tilskuddet er brukt i strid med vilkårene, er mottaker forpliktet til å tilbakebetale midler til UDI på kontonummer 7694.05.10712. Tilbakebetalingen merkes med tilskuddsmottakers navn, saksnummer og «retur av midler post 71 20xx (aktuelt år)».

AFT Regnskap sender e-post til regionkontorene om tilbakebetaling av ubrukte midler.

Alle som har tilgang til Agresso vil kunne kontrollere om en slik tilbakebetaling er kommet inn til UDI. Saksbehandler eller økonomimedarbeider ved regionkontoret kan også sjekke økonomirapport som sendes ut jevnlig fra RMA Administrativ stab. Alternativt, hvis innbetalingen ikke gjenfinnes i Agresso, kan regionkontoret be om bistand fra AFT Regnskap.

13.3. Krav om tilbakebetaling

En tilskuddsmottaker har ved å underskrive akseptbrevet akseptert at ubenyttede midler skal tilbakebetales til UDI. Tilskuddsmidlene skal benyttes innen 12 måneder med mindre vedtaket fastsetter noe annet, jf. forskriften § 4 (ekstern lenke til lovdata.no). Dersom mottaker nekter å betale tilbake ubenyttet tilskudd, skal tilskuddet inndrives i samsvar med UDIs rutiner for øvrig.

Dersom regionkontoret mener at et tilskudd er brukt på feil måte og i strid med forutsetningen for tilskuddet, skal regionkontoret varsle tilskuddsmottaker og gi vedkommende mulighet til å forklare hva som har skjedd. Hvis tilbakemeldingen fra tilskuddsmottaker ikke gir grunnlag for å endre vårt standpunkt, skal regionkontoret fatte et enkeltvedtak om tilbakebetaling, jf. forskriften § 4 (ekstern lenke til lovdata.no). Tilskuddsmottaker kan påklage et slikt vedtak i tråd med forvaltningsloven kap. VI (ekstern lenke til lovdata.no).

13.4. Spesielt om revisor

Virksomheter som er revisjonspliktige etter revisorloven § 2-1 (ekstern lenke til lovdata.no), skal ved rapportering legge ved revisjonsberetning. Fra slike virksomheter, og virksomheter som har valgt å få sitt årsregnskap revidert, skal regionkontoret i tillegg kreve å få tilsendt årsregnskap.

14. Arkivering av saksdokumenter

Alle dokumenter i saken skal lagres i UdiSak, i samsvar med Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen (ekstern lenke til UDI-biblioteket, krever innlogging).

Saken skal arkiveres i UdiSak under de respektive årsmappene.