Topic

  • Asylum reception centers
  • Case processing

Source of law

  • Guideline

  • Recipient

    • Asylum reception center operator

    Owner

    • The Regional and Reception center Department

    Case number in UDISAK (archive system)

UDI 2015-029 Identifisering og oppfølging av sårbare beboere i asylmottak

Retningslinjen definerer ansvaret og oppgavene til saksbehandlere som følger opp asylmottak i Mottak og returprosessen i saker som dreier seg om beboere med spesielle behov for tilrettelegging og oppfølging. Retningslinjen bygger på definisjonen av sårbare grupper og beboere med spesielle behov i kravspesifikasjoner for drift av asylmottak.
Published: 06.05.15
Changed: 23.03.23

1. Innledning

Retningslinjen definerer ansvaret og oppgavene til saksbehandlere som følger opp asylmottak i Mottak og returprosessen. Retningslinjen bygger på definisjonen av sårbare grupper og beboere med spesielle behov i kravspesifikasjoner for drift av asylmottak.

Retningslinjen må ses i sammenheng med

2. Føringer og formål

GI-05/2023 - Instruks til Utlendingsdirektoratet om innkvartering av asylsøkere (ekstern lenke til regjerningen.no) pålegger UDI å ta hensyn til særlige behov som utsatte grupper har, i arbeidet med innkvartering og retur. Vi skal også gi nødvendig bistand til beboere slik at de får tilgang til hjelpen de har krav på fra kommunene og statlige etater. I tillegg skal vi sikre at mottakene leverer omsorgstjenester for personer over 18 år som ikke kan ha omsorg for seg selv.

Samarbeidsavtalen om mottak og bosetting av flyktninger (ekstern lenke til regjeringen.no) pålegger oss å sørge for god kartlegging av beboere i mottak som er bosettingsklare, herunder de som eventuelt har spesielle behov i forbindelse med bosetting.

UDI har også et særlig ansvar for å identifisere beboere som kan være utsatt for menneskehandel, vold i nære relasjoner, barneekteskap og tortur. Identifiseringsansvaret er forankret i menneskerettslige forpliktelser og føringer gitt i nasjonale handlingsplaner.

For å kunne gi oppfølging er det nødvendig å kunne identifisere de som er utsatt. UDI stiller en rekke krav slik at de som driver asylmottak skal kunne identifisere og følge opp beboere med spesielle behov. Arbeidet skal bidra til å oppfylle internasjonale forpliktelser, lovverk og føringer på nasjonalt nivå.

Formålet med denne retningslinjen er å tydeliggjøre hvilke oppgaver saksbehandlere som følger opp asylmottak har når det gjelder beboere som er sårbare eller/og har spesielle behov for tilrettelegging og oppfølging.

Tydeliggjøringen skal

  • bidra til at beboere som har spesielle behov blir identifisert og får et trygt og tilrettelagt botilbud, oppfølging i asylmottaket og bistand fra andre aktuelle instanser

  • sikre at informasjon om sårbarhet og tilretteleggingsbehov blir formidlet til Beskyttelsesprosessen slik at asylsaken blir tilstrekkelig opplyst og asylprosedyren tilrettelagt

  • bidra til at Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) får nødvendig informasjon slik at bosettingskommuner tilpasser botilbudet for beboere som har fått oppholdstillatelse

  • bidra til at sårbare og/eller beboere som er sårbare og/eller har spesielle behov søker retur- og reintegreringsstøtte og får tilrettelegging under og etter reisen til hjemlandet

3. Oppgaver til saksbehandlere som følger opp asylmottak

For å kunne identifisere og følge opp beboere med spesielle behov må saksbehandlere som følger asylmottak ha kompetanse på de ulike formene for sårbarhet, og holde seg faglig oppdaterte. I tillegg til fenomenforståelse må saksbehandlere ha kunnskap om regelverk, sektoransvar, eksisterende særskilte tiltak og hjelpetilbud, og kjenne godt til kravene UDI stiller til drift av asylmottak/akuttinnkvartering

3.1 Bistå mottaket i å identifisere og registrere

Som saksbehandler skal du veilede og bistå asylmottaket i arbeidet med å identifisere beboere som har spesielle behov, og som trenger tilrettelegging og oppfølging i tråd med Generelle krav til drift av asylmottak, punkt 6 (ekstern lenke til PDF på udi.no),  Rutinebeskrivelse for generelle krav, punkt 2 til 4 (ekstern lenke til PDF på udi.no, og tilhørende tiltakskort.

Ved indikasjoner eller mistanke om at en beboer kan være utsatt for menneskehandel, tortur eller vold i nære relasjoner, herunder tvangsekteskap og kjønnslemlestelse, skal du bistå asylmottaket i å forberede og gjennomføre en identifiseringssamtale med den aktuelle beboeren. Du kan gjennomføre en samtale med beboeren selv etter avtale med asylmottaket. Samtalen skal foregå i et skjermet rom, der det blir satt ord på bekymringen vi har, og hvor det blir skapt gode rammer for at personen kan fortelle om en eventuelt vanskelig situasjon eller vonde opplevelser.

Indikasjoner på vold/tvang og menneskehandel kan være vage og vanskelige å se, og mottaket bør veiledes i å ha lav terskel for å foreta en sonderende samtale dersom de er bekymret for en beboer. Ved å ha en åpen tilnærming til hva de står ovenfor kan en slik samtale avdekke sårbarhet og oppfølgingsbehov som også har andre årsaker. Den utsatte skal bli tilbudt hjelp til å komme ut av en eventuell tvangssituasjon, og få bistand til å komme i kontakt med hjelpeapparatet. Helsehjelp skal tilbys ved behov. Dersom personen er i fare i Norge dere vurdere plass på krisesenter, og personen bør få bistand i å kontakte politiet. Ved mistanke om menneskehandel skal søkeren få informasjon om sine rettigheter. Se veiledning i tiltakskort om menneskehandel.

Oppgaven er særlig viktig overfor akuttinnkvarteringer som ikke har de samme ressursene og kompetansen som andre typer asylmottak har.

3.2 Melde til Beskyttelsesprosessen

Meld fra til Beskyttelsesprosessen hvis du mottar opplysninger fra asylmottaket, Politiet eller andre enheter i UDI om at en beboer er sårbar og/eller har behov for tilrettelegging og oppfølging. Det kan for eksempel være dersom det er en begrunnet mistanke om at beboeren er utsatt for menneskehandel, vold i nære relasjoner, barneekteskap, tortur, er alvorlig psykisk eller fysisk syk eller funksjonshemmet og liknende. Formålet med å formidle informasjon kan være å tilrettelegge i asylintervjuet og eventuelt opplyseasylsaken. Du trenger ikke samtykke fra beboeren for å varsle Beskyttelsesprosessen. Opplysninger kan ha betydning for utfallet av asylsaken. Se punkt 3.6 for hvordan du skal formidle informasjon i Datasystemet for utlending- og flyktningesaker (DUF).

Hvis det er begrunnet mistanke om at beboeren er eller har vært utsatt for menneskehandel og beboeren ikke er representert ved en advokat før UDI fatter vedtak i asylsaken, skal du videreformidle kontakten mellom søkeren og saksbehandleren i aktuelt team i beskyttelsesprosessen (eller Koordineringsteamet i Beskyttelsesprosessen hvis den det gjelder bor på transittmottak eller ankomstsenter). Beboeren, eventuelt hennes/hans representant, må gi samtykke til informasjonsutvekslingen.

Du kan lese om din egen taushetsplikt og mottaksansattes adgang til å gi opplysninger om beboeren til UDI i UDI 2010-149 Taushetsplikt i utlendings- og statsborgersaker.

3.3 Melde til asylmottaket

Hvis du mottar opplysninger fra Beskyttelsesprosessen i DUF om at en beboer er sårbar eller har spesielle behov for tilrettelegging og oppfølging skal du

  • varsle asylmottaket

  • be mottaket om å gjennomføre en samtale med beboeren, hvis det er aktuelt

  • gi opplysninger om tilretteleggingsbehov til aktuell regional enhet i UDI, Leveranseteam særskilte tiltak (e-post: spesiellebe@udi.no), Leveranseteam Kapasitetsstyring og logistikk (e-post: logistikk@udi.no) dersom beboeren flytter

3.4 Varsle politiet - avvergingsplikt

Som saksbehandler har du plikt til å varsle politidistriktet der søkeren bor hvis

  1. det er konkrete holdepunkter for at en beboer vil bli utsatt for kriminelle handlinger og

  2. asylmottaket og saksbehandler i Beskyttelsesprosessen ikke har varslet politiet allerede

Som saksbehandler har du plikt til å gi opplysninger til politidistriktet der søkeren bor, uten hinder av taushetsplikt for å avverge visse alvorlige straffbare handlinger (avvergingsplikt), for eksempel om søkeren opplever vold eller trusler eller menneskehandel. Korrespondansen og telefonsamtaler med politiet skal registreres i DUF. Telefonsamtaler skal registreres som et telefonnotat i DUF.

Mer om avvergingsplikt kan du lese på www.plikt.no (ekstern lenke)

3.5 Melde fra til barnevernet - opplysningsplikt

Som saksbehandler har du plikt til å melde fra til barnevernet lokalt der barnet bor hvis

  1. det er grunn til å tro at det foreligger forhold som utløser varslingsplikten. Varslingsplikten innebærer at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan uten hinder av taushetsplikt skal melde fra til barnevernstjenesten uten ugrunnet opphold i følgende tilfeller som vedrører barn, jf. Lov om barnevern (barnevernsloven) § 13-2 første ledd (ekstern lenke):

    1. når det er grunn til å tro at et barn blir eller vil bli mishandlet, utsatt for alvorlige mangler ved den daglige omsorgen eller utsatt for annen alvorlig omsorgssvikt

    2. når det er grunn til å tro at et barn har en livstruende eller annen alvorlig sykdom eller skade og ikke kommer til undersøkelse eller behandling

    3. når det er grunn til å tro at et barn med nedsatt funksjonsevne eller et spesielt hjelpetrengende barn ikke får dekket sitt særlige behov for behandling eller opplæring

    4. når et barn har vist alvorlige atferdsvansker ved å begå alvorlige eller gjentatte lovbrudd, ved problematisk bruk av rusmidler, eller ved å ha vist annen form for utpreget normløs atferd

    5. når det er grunn til å tro at et barn blir eller vil bli utnyttet til menneskehandel

      og

  2. asylmottaket ikke har meldt fra om saken til barnevernet. Du kan lese om når og hvordan du skal melde fra til barnevernet i UDI 2014-015 Opplysningsplikt til barnevernet.

3.6 Tilrettelegge botilbudet

Når det er avklart at beboeren er sårbar og/eller har spesielle behov for tilrettelegging, skal du veilede og bistå asylmottaket i å tilrettelegge botilbudet og oppfølge opp videre. Du skal også ha oversikt over hvor mange beboere med spesielle behov som bor på asylmottaket. Oppgaven er særlig viktig overfor akuttinnkvarteringer som ikke har de samme ressursene og kompetansen som andre typer asylmottak har.

Som en del av oppfølgingen skal du avklare med asylmottaket hvilke tiltak som er aktuelle. Se Rutinebeskrivelsen for generelle krav til drift av mottak (ekstern lenke til PDF på udi.no) og tiltakskortene for aktuelle tiltak.

Eksempler på tiltak er

  • forsterket bemanning på mottaket

  • flytting til et annet botilbud, eksempelvis tilrettelagt avdeling, særskilt pleie- og omsorgsløsning, særskilt bo- og omsorgsløsning eller botilbud utenfor mottakssystemet som for eksempel et krisesenter eller alternativt mottaksplass

  • tilpasning eller skjerming av bolig

  • hjelpemidler

Hvis tilretteleggingsbehovene er store og det ikke kan forventes at de blir dekket av kontrakten, skal du varsle Leveranseteam særskilte tiltak (spesiellebe_mottak@udi.no) og be mottaket sende en søknad om ekstraordinære tiltak i tråd med rutiner i UDI 2010-187 Dekning av kostnader til ekstraordinære tiltak i asylmottak.

Hvis det er behov for å flytte beboeren til et særskilt botilbud, skal saken behandles i henhold til søknadsrutiner i UDI 2011-043 Bruk av plasser i tilrettelagte avdelinger slik at beboeren får et tilrettelagt botilbud og UDI 2014-016 Rutiner for bruk og oppfølging av rammeavtale for Særskilt bo- og omsorgsløsning.

Mulige ofre for menneskehandel, som tidligere har hatt refleksjonsperiode eller midlertidig oppholdstillatelse, jf. utlendingsforskriften (utf) § 8-3, og dermed har bodd midlertidig i en kommune, kan få innvilget alternativ mottaksplass slik at bistandsløpet ikke avbrytes, jf. UDI 2020-005 Alternativ mottaksplass. Du må påse at beboeren får informasjon og veiledning fra mottaket for å søke om denne ordningen.

Du skal påse at asylmottaket registrerer opplysninger om beboerens behov for tilrettelegging og/eller oppfølging, igangsatte tiltak, eventuell omsorgsovertakelse og/eller adresseendring) i Mot-portalen i tråd med Rutinebeskrivelse for generelle krav til drift av asylmottak (ekstern lenke til PDF på udi.no) og Rutinebeskrivelse for drift av akuttinnkvarteringer (ekstern lenke til PDF på udi.no.

Søk veiledning i enheten din og i Leveranseteam særskilte tiltak (e-post: Spesiellebe_mottak@udi.no) for veiledning og bistand.

3.7 Botilbud for enslige mindreårige ektefeller (barneekteskap)

Hvis det er en begrunnet mistanke om at beboeren er utsatt for barneekteskap, skal du sikre at beboeren får botilbud i tråd med retningslinjer for enslige mindreårige ektefeller, se vedlegg 1, i tillegg til å sende et notat i DUF i tråd med punkt 4.

3.8 Rapportering i menneskehandelsaker

Som saksbehandler skal du rapportere på menneskehandelsaker i tråd med UDI 2018-015V1 Rapporteringsrutiner i menneskehandelsaker. Se Tiltakskort – menneskehandel vedlagt Rutinebeskrivelsen for generelle krav for drift av asylmottak for hvilke opplysninger asylmottaket skal gi deg.

3.9 Ved varsel om vold, kriminalitet eller alvorlige hendelser

Hvis asylmottaket har sendt varsel om vold, kriminalitet eller andre alvorlige hendelser, skal du følge det opp ved å opprette et notat om hendelsen i Mot. I tillegg skal du sende et varslingsnotat i DUF til aktuell vedtaksenhet i UDI, UNE eller PU for å varsle om hendelsen i tråd med rutiner i UDI 2017-014 Varsling fra asylmottak til UDI ved kriminalitet, uro og alvorlige hendelser. Dokumenter fra Mot skal kopieres over til notatet i DUF.

Hvis Beskyttelse har sendt varsel om vold, kriminalitet eller andre alvorlige hendelser i DUF, skal du følge det opp ved å sende et varsel til asylmottaket i Mot i tråd med rutiner i UDI 2017-005 Varsling mellom UDI og asylmottak ved alvorlige hendelser. Hvis beboeren har fått opphold og skal bosettes, skal du be mottaket om å varsle IMDi i IMDinett.

3.10 Assistert retur

Når en beboer med spesielle behov får avslag, skal du påse at mottaket følger opp beboeren med tanke på retur. Når beboeren har søkt om tilskudd til retur skal du samarbeide med Leveranseteam retur, og bidra med informasjon om spesielle behov slik at leveranseteamet kan tilrettelegge for returen.

4. Registrering av opplysninger i DUF

I oppfølgingen av saken skal du registrere opplysninger i Datasystemet for utlending- og flyktningesaker (DUF) slik at relevant informasjon blir formidlet til Beskyttelsesprosessen og er mulig å spore i etterkant.

Opplysninger som skal registreres i DUF er

  • opplysninger om beboeren som er nødvendige for å tilrettelegge asylprosedyre og opplyse asylsaken

    • Mottaket/UDI kan for eksempel ha rimelig grunn til å tro at søkeren er utsatt/sårbar eller/og ha kjennskap til at søkeren har spesielle tilretteleggingsbehov eller at det har skjedd en vesentlig endring i søkerens helsesituasjon på bakgrunn av det søkeren selv har opplyst, opplysninger som andre har gitt eller indikatorer på menneskehandel, vold i nære relasjoner, barneekteskap, osv.

    • Send opplysningene i et forvaltningsinternt notat i postklienten i DUF til Beskyttelsesprosessen, DUF boks “BESKYTTELSE (UDI)”.

  • kopi av bekymringsmelding fra mottak til barnevernstjenesten eller politiet. Bekymringsmeldingen skal registreres som korrespondanse i asylsaken (sensitivt dokument) med tittel «bekymringsmelding» i merknadsfeltet.

  • eventuelle nye opplysninger etter at bekymringsmeldingen til barnevernstjenesten ble registrert. Nye opplysninger skal registreres i mottaksmerknadsfeltet under integreringsfanen i DUF. Hvis opplysningene er relevante for asylsaksbehandlingen, skal UDIs regionale enhet sende et notat i DUF til den aktuelle vedtaksenheten i UDI, UNE eller til PU.

  • at barnevernstjenesten har overtatt omsorgen.

    • Påse at den nye adressen er registrert. I tillegg skal du sende et forvaltningsinternt notat i DUF med beskjed om omsorgsovertakelsen til Beskyttelsesprosessen i DUF boks “BESKYTTELSE (UDI)”, UNE eller PU hvis beboeren har fått endelig avslag og skal uttransporteres.

  • hvis adressen har endret seg.

    • Send et forvaltningsinternt notat i DUF om adresseendringen til Beskyttelsesprosessen i DUF boks “BESKYTTELSE (UDI)” hvis beboeren har fått innvilgelse, til UNE hvis saken er til klagebehandling der eller til PU hvis beboeren har fått endelig avslag og skal uttransporteres.

  • informasjon om barneekteskap.

    • Send et forvaltningsinternt notat i DUF til Beskyttelse (B2) som har ansvar for barnefaglige problemstillinger (DUF boks BESKYTTELSE (UDI)”) og be om å endre registreringen i DUF til enslig mindreårig asylsøker (EM eller ED).

5. Råd og veiledning

Søk veiledning i enheten du jobber i.

I komplekse saker der det er behov for tilrettelegging av botilbudet eller flytting til et bedre egnet botilbud kan du ta kontakt med Leveranseteam særskilte tiltak (e-post: spesiellebe_mottak@udi.no)

I saker der vi vurderer plass i et annet mottak kan du også ta kontakt med Leveranseteam logistikk som har oversikt over tildeling av plass i mottakssystemet.

I saker som handler om Lhbtiq kan du søke veiledning i Mottaksfaglig enhet og Leveranseteam særskilte tiltak.

I saker som gjelder menneskehandel kan saksbehandleren på regionkontorene/ATE få råd og veiledning fra

UDI har inngått avtale med ROSA-prosjektet, som tilbyr bistand til personer som kan være utsatt for menneskehandel. UDI dekker livsoppholdet til asylsøkerne som er bosatt via ROSA-prosjektet. Kommunen dekker livsopphold og bolig til personer med refleksjonsperiode eller begrenset oppholdstillatelse for ofre for menneskehandel etter utlendingsforskriften § 8-3.

I saker som dreier seg om vold i nære relasjoner, tvangsekteskap, kjønnslemlestelse, æresrelatert vold og negativ sosial kontroll kan regionkontorene/ATE ta kontakt med

For mer informasjon om vold i nære relasjoner og hvem som er kontaktpersoner i fagnettverket, se arbeidsrommet om vold i nære relasjoner (lenke til UDI sitt intranett, kun tilgjengelig for ansatte i UDI).

For kontaktinformasjon til helsetjenesten for jenter og kvinner som er kjønnslemlestet, se Helsedirektoratets informasjonsbrosjyre Helsekonsekvenser og helsehjelp etter kjønnslemlestelse (ekstern lenke).