UDI 2016-018 Mandat for intervjufaglig nettverk i Asylavdelingen

1. Innledning

Denne retningslinjen gir retningslinjer for organiseringen av det intervjufaglige arbeidet i Asylavdelingen (ASA).

Det intervjufaglige arbeidet skal koordineres og kvalitetssikres av et intervjufaglig nettverk (IFN).

Det intervjufaglige nettverket skal legge til rette for at:

• asylintervjuene gjennomføres i tråd med anerkjente prinsipper for pålitelig informasjonsinnhenting, gjeldende retningslinjer og avdelingens prioriteringer

• informasjonen som innhentes under asylintervjuene er relevant forbehandlingen av søknaden om beskyttelse

2. Hvordan er intervjufaglig nettverk organisert?

2.1. Deltakere i det intervjufaglige nettverket

Intervjufaglig nettverk består av:

• en intervjufaglig koordinator i alle enheter som intervjuer, med unntak av Koordineringsenheten og Dublinenhetene

• en barnefaglig intervjukoordinator plassert i barnefaglig enhet

• to intervjufaglige rådgivere i Asylavdelingens fagstab

Intervjufaglige koordinatorer skal kunne benytte inntil 30 prosent av sin stilling til intervjufaglig arbeid.

Barnefaglig intervjukoordinator skal kunne benytte inntil 80 prosent, og intervjufaglige rådgivere i Asylavdelingens fagstab skal kunne benytte inntil 75 prosent av sin stilling til intervjufaglig arbeid.

2.2 Hvem skal gjøre hva i intervjufaglig nettverk

2.2.1 Intervjufaglig koordinator

Intervjufaglige koordinatorer skal blant annet:

• bisitte og gjennomføre veiledningssamtaler

• gjennomføre tiltak som skal bidra til kvalitet og effektivitet i intervjuet

• utarbeide landspesifikke intervjustrategier og bidra til å holde landspesifikke intervjuveiledninger oppdatert

• bidra til kontinuerlig forbedring av intervjuarbeidet

• evaluere og rapportere på kvaliteten i intervjuene til enhetsleder og intervjufaglige rådgivere

• rapportere til intervjufaglige rådgivere på hvilke tiltak som er gjennomført i enheten

2.2.2 Barnefaglig intervjukoordinator

Barnefaglig intervjukoordinator har særskilt ansvar for informasjonsinnhenting fra barn, både intervjuer med enslige mindreårige asylsøkere og samtaler med medfølgende barn.

Barnefaglig intervjukoordinator skal blant annet:

• bisitte og gjennomføre veiledningssamtaler

• utarbeide intervjustrategier som er tilpasset barn

• bidra til at hensynet til barnet beste ivaretas i gjennomføringen av intervjuer/samtaler

• bidra til kontinuerlig forbedring av arbeidet med intervju/samtaler med barn

• evaluere og rapportere på kvaliteten i intervjuene til enhetsleder og intervjufaglige rådgivere

• gjennomføre tiltak som skal bidra til kontinuerlig forbedring av gjennomføringen av intervjuer med barn

• rapportere til intervjufaglige rådgivere på hvilke tiltak som er gjennomført

2.2.3 Intervjufaglige rådgivere

Intervjufaglige rådgivere i fagstab skal blant annet:

• koordinere arbeidet i intervjufaglig nettverk

• utarbeide og forankre planer for arbeid i intervjufaglig nettverk

• avklare generelle intervjufaglige problemstillinger i linje

• utarbeide retningslinjer, rutiner og opplæringsmateriell

• samarbeide med relevante fagmiljøer

• bidra til kontinuerlig forbedring av intervjuarbeidet

• rapportere på kvaliteten i intervjuene til avdelingsledelsen

• rapportere til avdelingsledelsen på hvilke tiltak som er gjennomført i avdelingen

• sikre at referat fra møter og arbeids- og strategiplaner, er tilgjengelig for avdelingen

2.3. Arbeidsformer og ansvar

Fagsjefen har det overordnede faglige ansvaret for intervjuarbeidet i avdelingen.

Intervjufaglige rådgivere i fagstab har et overordnet ansvar for å koordinere arbeidet i intervjufaglig nettverk.

2.3.1 Planer

Intervjufaglige rådgivere skal i samarbeid med nettverket utvikle planer for nettverkets arbeid. Planene skal godkjennes av asylavdelingens ledelse.

2.3.2 Organisering av intervjuarbeidet i enhetene

Intervjufaglig koordinator skal i samarbeid med enhetsleder, organisere det intervjufaglige arbeidet i enheten i tråd med enhetens behov.

Enhetsledere skal tilrettelegge for at intervjufaglig koordinator får anledning til å ivareta det intervjufaglige arbeidet i enheten, og for at intervjufaglig koordinator får anledning til å prioritere relevante møter og aktiviteter.

Enhetsleder har ansvaret for at intervjufaglig koordinator erstattes ved fravær over lengre perioder.

2.3.3 Møter

Intervjufaglig nettverk skal ha jevnlige møter for å sikre kontinuitet i det intervjufaglige arbeidet. Møtene er obligatoriske og skal som hovedregel avholdes en gang i måneden.

Intervjufaglig rådgiver har ansvar for å innkalle til møtene.

Intervjufaglige rådgivere skal skrives referat fra møtene, og referatene skal være tilgjengelig for ansatte og ledere i Asylavdelingen.

2.3.4 Rapportering

Intervjufaglig nettverk skal rapportere på kvaliteten på intervjuer, og på tiltak som er gjennomført i enheten for å bedre kvaliteten eller effektiveten på intervjuer.

Intervjufaglige koordinatorer rapporterer til enhetsleder og intervjufaglig rådgiver.

Intervjufaglige rådgivere rapporterer til avdelingsledelsen.

2.3.5 Linjebehandling

Enheten/området behandler enkeltsaker i linje.

Fagsjefen behandler generelle og områdeovergripende problemstillinger i linje.

Se også UDI 2011-033: Linjebehandling i Utlendingsdirektoratet.

3. Hva skal intervjufaglig nettverk gjøre?

Intervjufaglig nettverk skal samordne, evaluere og utvikle det faglige arbeidet knyttet til gjennomføring av intervjuer.

Nettverket skal blant annet:

• bidra til enhetlig forståelse av sentrale kriterier for kvalitet og prinsipper for pålitelig informasjonsinnhenting

• foreslå tiltak som skal bidra til kontinuerlig forbedring av intervjuarbeidet

3.1 Veilede

Intervjufaglige koordinatorer og rådgivere skal veilede intervjuere.

Som hovedregel er den enkelte intervjufaglige koordinator ansvarlig for å veilede i egen enhet.

Intervjufaglige rådgivere i fagstab har ansvaret for å veilede saksbehandlere i Koordineringsenheten og skal bistå enhetene med veiledning av saksbehandlere ved behov.

3.2 Bisitte

Intervjufaglig koordinator skal bisitte alle intervjuere i egen enhet i løpet av et kalenderår.

Ut over dette skal intervjufaglige koordinatorer og rådgivere tilby bisitting etter behov.

Bisittingen skal gi intervjufaglig koordinator grunnlag for å:

• gi individuell oppfølging og veiledning

• evaluere kvaliteten på intervjuer i enheten

• igangsette tiltak som kan øke kvalitet og effektivitet i gjennomføringen av intervjuer

3.3 Gi tilbakemelding på asylintervjurapporter eller lydopptak av intervjuet

Intervjufaglig koordinatorer og rådgivere kan etter behov gi veiledning til intervjuere på bakgrunn av asylintervjurapporter eller lydopptak av asylintervjuet.

Intervjuer eller enhetsleder kan melde behov direkte til intervjufaglig koordinator.

3.4 Tilby veiledning i grupper

Intervjufaglige koordinatorer og rådgivere kan tilby veiledning i grupper etter behov.

Intervjuer eller enhetsleder kan melde behov direkte til intervjufaglig koordinator.

3.5 Gi opplæring

Intervjufaglig nettverk er ansvarlig for å gjennomføre opplæring i intervju i trinn 1. Intervjufaglig rådgiver koordinerer arbeidet med opplæring.

Intervjufaglige koordinatorer er ansvarlig for å følge opp nye intervjuere i enheten.

3.6 Bistå i kvalitetsmålinger

Intervjufaglig koordinatorer og rådgivere skal bistå i forbindelse med evalueringer av asylintervjurapporten under den årlige kvalitetsgjennomgangen og ved kvalitetsmålinger ved behov.

3.7 Rapportere på intervjukvalitet

Intervjufaglige koordinatorer og rådgivere skal rapportere på intervjukvalitet i forbindelse med ASAs årlige kvalitetsgjennomgang.

Intervjufaglige koordinatorer rapporterer til enhetsleder og intervjufaglige rådgivere.

Intervjufaglige rådgivere rapporterer til asylavdelingens ledelse.