UDI 2019-008 Bruk av Meklings- og konflikthåndteringsteam i asylmottak

1. Innledning

Meklings- og konflikthåndteringstemaet er et konfliktforebyggende tiltak som skal bidra til trygge mottak og sikkerheten for beboerne. Teamet består av eksterne konsulenter som har ekspertise på mekling og konflikthåndtering.

Denne retningslinjen gir retningslinjer for:

• hvordan mottakene / driftsoperatørene skal gå frem dersom de ønsker å benytte seg av teamet
  
  
• hvilke typer av konflikter som er aktuelle for å benytte teamet
  
  
• regionkontorenes saksbehandling ved forespørsler om å benytte teamet
  
  
• bruk av tolk når teamet bistår et mottak
  
  
• rapportering i etterkant av et tiltak
  
  
• oppfølging av rammeavtalen med de eksterne konsulentene

2. Meklings- og konflikthåndteringsteamets oppgaver og arbeidsform

Meklings- og konflikthåndteringsteamet skal:

• kartlegge konkrete konflikter i mottak,
  
  
• bistå mottaksansatte med håndtering av konkrete eller potensielle konflikter i mottak,
  
  
• gjennomføre mekling og konflikthåndtering i alle typer asylmottak, og
  
  
• gjennomføre opplæring av mottaksansatte i mekling, konflikthåndtering og forebygging av konflikter.

Rene basis-opplæringstiltak i mottak for enslige mindreårige og interne konflikter mellom ansatte faller ikke innenfor bruksområdet for teamet.

3. Tilfeller der Meklings- og konflikthåndteringsteamet kan benyttes

Meklings- og konflikthåndteringsteamet kan bistå en driftsoperatør både i begynnelsen av en konflikt og i tilfeller hvor konflikten har blitt så alvorlig, eller så langvarig, at det er hensiktsmessig med ekstern bistand for å løse situasjonen. Behovet for bistand kan omfatte følgende:

• konflikter mellom beboere eller grupper av beboere,
  
  
• konflikter mellom beboere og ansatte på mottaket,
  
  
• konflikter mellom beboere og lokalsamfunnet rundt mottaket,
  
  
• protesthandlinger blant beboerne, herunder sultestreiker eller andre stille protester,
  
  
• sosiale konflikter som misnøye, utfrysing, mobbing mm,
  
  
• beboere som oppfører seg slik at de oppfattes truende, enten verbalt, eller ved bruk av våpen ol, og faktisk bruker makt mot andre beboere eller ansatte, eller
  
  
• andre konflikter, etter en konkret vurdering.

4. Fremgangsmåte og rutiner for bruk av Meklings- og konflikthåndteringsteamet

Driftsoperatøren må fylle ut behovsnotatet (se vedlegg I) og sende det til det aktuelle regionkontoret på e-post via asylmottak.no

• Regionkontoret skal behandle behovsnotatet fra driftsoperatøren og på bakgrunn av dette skal regiondirektøren godkjenne eller eventuelt avslå behovet om bistand fra Meklings- og konflikthåndteringsteam.
  
  
• Regionkontoret har ansvaret for å fylle ut bestillingsskjema (se vedlegg II) og dermed gjøre avrop på avtalen med Meklings- og konflikthåndteringsteamet.
  
  
• Regionkontoret må ha kontakt med både driftsoperatøren og Mekling- og konflikthåndteringsteamet både før og etter intervensjonen, for å følge opp behovsnotatet og avropet.
  
  
• Når opplæringen eller konflikthåndteringen i mottaket er begynt, kan ikke mottaket avslutte prosessen uten at dette er avklart med regionkontoret. Dette er viktig for å sikre at konflikter ikke blir stående uløst.
  
  
• Regionkontorene skal håndtere avrop på rammeavtalen med Meklings- og konflikthåndteringsteam, men kan be om bistand fra Fagstab i Region- og mottaksavdelingen ved behov.

5. Behov for tolketjenester

Mottaket skal bruke tolk i tråd med UDI 2008-002 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i asylmottak (Red.anm: Retningslinjen er arkivert 09.01.2024). Når oppdraget eller deler av oppdraget er opplæring kan det brukes språkassistent.

Det er driftsoperatøren/mottaket som har ansvaret for å bestille tolk. Driftsoperatøren dekker utgifter knyttet til bruk av tolk i forbindelse med samtaler med beboere, ansatte og teamet i henhold til UDI 2008-002 (Red.Anm: Retningslinjen er arkivert 09.01.2024).

6. Rapportering

For å oppnå målsetningen med Meklings- og konflikthåndteringsteamet skal både teamet og driftsoperatøren ved endt opplæring eller konflikthåndtering rapportere til regionkontoret.

Meklings- og konflikthåndteringsteamet skal utarbeide en rapport innen 3 uker etter avsluttet oppdrag. Rapporten skal sendes både til driftsoperatør og regionkontoret. Rapporten skal inneholde:

• en beskrivelse av bistanden
  
  
• gjennomføring og håndteringen av konflikten/situasjonen
  
  
• punkter for forbedring og læring for mottaksansatte
  
  
• grunnlag for kompetanseoverføring
  
  
• konkrete forbedringstiltak og anbefalinger

Driftsoperatøren skal i samarbeid med mottaket lage en kort rapport om hva de har lært av Meklings- og konflikthåndtingsteamet, og hvordan de mener at dette vil bidra i deres videre arbeid i mottaket og forbedringspunkter knyttet til prosessen. Rapporten sendes til regionkontoret innen 3 uker etter avsluttet oppdrag.

7. Oppfølging av avtalen med Meklings- og konflikthåndteringsteamet

UDI ved Fagstab i Region- og mottaksavdelingen følger opp og forvalter selve rammeavtalen med Meklings- og konflikthåndteringsteam.

Fagstab skal ha minst to årlige møter med leverandøren, som et ledd i kontraktsoppfølgingen.

Fagstab skal ha kvartalsvise gjennomganger av alle rapporteringer fra de oppdragene som er gjennomført og innhente tilbakemeldinger fra de regionkontorene som har brukt teamet. Første gjennomgang skal gjøres med frist 1. april i kort rapportform.

8. Økonomioppfølging i RMA

Økonomioppfølginger er organisert ved at:

• Regionkontoret dekker utgiftene knyttet til bruk av Meklings- og konflikthåndteringsteamet. Regionkontoret skal benytte:
  
  
  • Kap/post 049021
    
    
  • Konto 6789 Ekstra ordinær drift
    
    
  • Prosjekt INNSATS
    
    
  • Eksternt M-nummer
    
    
• Administrativ stab i Region- og mottaksavdelingen har det overordnete ansvaret for økonomisk rapportering på avtalen.