UDI 2022-002 Midlertidig retningslinje for oppfølging av akuttinnkvarteringer

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) skal sikre at akuttinnkvartering blir drevet i tråd med krav i kontrakt og styringsdokumenter. Vi gjør dette ved å følge opp mottakene, gi informasjon og opplæring, og kontraktsoppfølging og kontroll. UDIs regionale enheter skal følge opp oppgavene på akuttinnkvarteringer i egne regioner.

Denne retningslinjen viser hvilke rutiner som gjelder for oppfølging av akuttinnkvartering.

Fasene i oppfølgingen er

• oppstartsfasen fra inngått kontrakt til drift i én måned
• driftsfasen fra første måned til det er én måned igjen av kontrakten (enten på grunn av oppsigelse eller på grunn av kontraktsslutt)
• avslutningsfasen som er siste måneden med drift

2. Organisering av arbeidet

2.1 Oppfølging av akuttinnkvarteringen

Det er de regionale enhetene som har ansvaret for å følge opp egne akuttinnkvarteringer.

Hver enhet bør opprette et akuttinnkvarteringsteam der én av deltakeren er tilknyttet leveranseteam (LT) Mottaksoppfølging.

Det er krevende for en akuttinnkvartering i oppstartsfasen, og henvendelser og bestillinger til akuttinnkvarteringene skal derfor gå gjennom regionale enheter med følgende unntak: 

• LT Logistikk kan ta direkte kontakt med akuttinnkvarteringene om ankomst, transport og så videre.
• LT Bosetting og integrering kan ta direkte kontakt med personen som er bosettingsansvarlig (se krav).
• LT kontroll, kontrakt og Mot kan ta direkte kontakt med akuttinnkvarteringer om tilganger, opplæring og så videre.

I driftsfasen kan informasjon og bestillinger/henvendelser sendes direkte til akuttinnkvarteringen, med regional enhet i kopi. 

2.2 Koordinering

Koordineringsansvaret er delt på ulike leveranseteam:

• LT Mottaksoppfølging har ansvaret for å koordinere oppfølging og veiledning av akuttinnkvarteringer. Det innebærer standardisering av oppfølgingen og dokumentasjon av spørsmål og svar.
• LT Informasjon og opplæring har ansvaret for å koordinere opplæringstiltak og informasjon i samarbeid med øvrige LT når det berører deres ansvarsområde.
• LT Kontrakt, kontroll og Mot har ansvaret for å opprette kontraktsoppfølgingssaker i Mot og koordinere kontrollene.
• LT Kontrakt, kontroll og Mot har ansvaret for å koordinere opplæring i, og oppfølging av, Mot-portal og Mot.
• LT Logistikk har ansvaret for å koordinere ankomster, transport og så videre.
• LT Bosetting og integrering har ansvar for overordnet koordinering av bosettingsforberedende arbeid og kontakt med Integrerings- og mangfoldsdirektoratat (IMDi).
• LT Særskilte tiltak har ansvar for vurdering av tiltak rundt beboere med særskilte behov, inkludert søknader og innvilgelse av plass på TA, særbol, særpleie og innvilgelse av ekstraordinære tiltak knyttet til helse, omsorg eller sikkerhet ihht eksisterende rutiner.

3. Oppfølging i oppstartsfasen

Når kontrakt om drift av akuttinnkvartering er signert, begynner oppstartfasen.

Umiddelbart etter signering av kontrakten skal den regionale enheten

• kontakte akuttinnkvarteringen og orientere om hvem som er ansvarlig i regional enhet
• sende den vedlagte oversikten over kontaktpunkter i UDI, til akuttinnkvarteringen
• sende informasjonsskriv til driftsoperatør med kopi til daglig leder
• besvare spørsmål fra akuttinnkvartering/driftsoperatører

Vi bør ha forståelse for at samtlige krav ikke kan bli oppfylt fra dag én, men det er viktig å ha god dialog internt og med driftsoperatør/akuttinnkvartering om hva som er ufravikelige krav som for eksempel trygghet og sikkerhet. 

3.1 Oppstartsmøter for nye driftsoperatører/ansatte

Oppstartsmøtene kan gjennomføres digitalt.

3.1.1 Møte 1

Møte 1 bør helst gjennomføres innen én uke etter tildelingen av kontrakten, og må inneholde

• en kort gjennomgang av kontraktsbestemmelser, særlig forpliktelser og sanksjoner
• en kort gjennomgang av krav til leveransen
• en samtale om eventuelle dispensasjoner
• en samtale om oppstart og eventuelle avtaler knyttet til opptrapping

Deltakere i møtet er representanter fra driftsoperatør og representanter fra regional enhet. Hvis det er ønskelig, kan LT Kontroll, Kontrakt og Mot bistå.

3.1.2 Møte 2

Møte 2 bør helst gjennomføres innen to uker etter oppstarten, og må inneholde

• en kort gjennomgang av status
• eventuelle oppstartsutfordringer
• innmeldte tema fra driftsoperatør/akuttinnkvarteringer

Deltakere i møtet er representanter fra driftsoperatør/akuttinnkvartering og representanter fra regionale enhet.

3.2 Oppstartsmøter for erfarne driftsoperatører/ansatte

Tilby oppstartsmøte og/eller oppstartsamtale med en kombinasjon av tema i punkt 3.1.1. og 3.1.2.

3.3 Kontakt med samarbeidspartnere

3.3.1 Kontakt med vertskommune

Regiondirektører/stedfortredere er ansvarlige for å orientere vertskommunen om den inngåtte avtalen.

Når vertskommunen er formelt orientert om opprettelsen av akuttinnkvarteringene, skal regional enhet:

• Sende informasjonsskriv til vertskommunen(e).
• I samarbeid med driftsoperatør/akuttinnkvartering invitere vertskommunen til informasjonsmøte, som kan gjennomføres på Teams. Dere kan gjennomføre møte med flere vertskommuner samtidig. Vertskommuner bør få anledning til å melde inn spørsmål/tema i forkant av møtet. Forslag til tema kan for eksempel være:
  • generelt om beboergruppen
  • oppstart og antall beboere
  • krav til akuttinnkvarteringen (vurder om regelverket skal sendes til vertskommunene)
  • beboernes rettigheter og vertskommunens tjenester (helse, skole og barnehage)
  • informasjon om vertskommunetilskudd (UDI 2011-025 Tilskudd til vertskommuner for asylmottak og omsorgssenter) og tilskuddsordninger (vurder om regelverket skal sendes til vertskommunene)

3.4 Opplæring av ansatte

LT Informasjon og opplæring oppretter et område med digital opplæring som samtlige akuttinnkvarteringer får tilgang til. De ansatte kan dermed gjennomføre opplæring på tidspunkt som passer for dem. Følgende tema skal som minimum omfattes av e-læringskurs og/eller videoer: 

• rolle, etiske retningslinjer, taushetsplikt, bruk av tolk og flerspråklige ansatte
• økonomi, hvilke ytelser skal beboerne ha
• beboerrettet arbeid
• samarbeid med frivillige organisasjoner
• arbeid med barn og unge
• bosettingsforberedende arbeid
• Mot-portal

Opplæringen bør differensieres i henhold til om driftsoperatøren har lite eller mye erfaring. Regional enhet vurderer i samråd med driftsoperatør og LT Informasjon og opplæring, om det er behov for ytterligere opplæringstiltak. 

4. Driftsfasen

4.1 Informasjon og rådgiving

Regional enhet skal gi løpende informasjon og rådgivning til akuttinnkvarteringen.

4.2 Kontraktsoppfølgingsmøte kombinert med oppfølging av vertskommune/samarbeidspartnere

Regional enhet bør gjennomføre kontraktsoppfølgingsmøte med akuttinnkvarteringen, og møtet bør inneholde en  

• status på leveransen
• gjennomgang av krav
• gjennomstrømning: organisering av bosettingssamtaler for rask bosetting
• samtale med vertskommune/samarbeidspartnere

Hvis regional enhet gjennomfører fysisk kontraktsoppfølgingsmøte, så bør det i tillegg være en befaring og samtale med beboere.

4.3 Gjennomføring av kontroll

Hvis akuttinnkvarteringen har vært i drift i mer enn seks måneder, skal regional enhet vurdere å gjennomføre kontroll. Risikovurderinger knyttet til omfang/tema for kontrollene og prioritering av akuttinnkvarteringer gjennomføres sammen med ansvarlige i LT Mottaksoppfølging. Andre LT skal gis mulighet til å komme med innspill til prioritering av fokusområder for kontroll.

Det er regionale representanter fra LT Kontrakt og kontroll som skal gjennomføre kontrollen.  Hvis det ikke er mulig, så kan regional enhet spørre LT Kontrakt og Kontroll om mulighet for at andre representanter fra leveransteamet gjennomfører kontrollen. Representant fra regional enhet skal likevel delta på kontrollen.

Kontrollen bør inneholde en gjennomgang av

• tilbudet til beboerne
• gjennomstrømning
• krav
• samarbeid med vertskommune/samarbeidspartnere
• befaring (hvis ikke gjennomført tidligere)
• samtale med beboere (hvis ikke gjennomført tidligere)

5 Avslutningsfase

Avslutningsfasen begynner når det er én måned igjen av driften enten grunnet oppsigelse eller «ordinær» kontraktsslutt.

5.1 Avslutningsmøte

Regional enhet bør gjennomføre et avslutningsmøte med driftsoperatør/mottak for å innhente erfaringer med driften (læringspunkter) og for å takke for samarbeidet

Regional enhet kan også invitere vertskommune og andre samarbeidspartnere til møtet. Hvis de ikke kan eller ønsker å delta, bør det sendes en takk per e-post.

5.2 Sluttrapport

Det er krav om sluttrapport i kravspesifikasjonen, og der er det også angitt tema for rapporten.

Regional enhet går gjennom sluttrapporten.

5.3 Læringspunkter

Læringspunkter fra oppfølging og fra sluttrapport bør videreformidles til

• LT Kontrakt og kontroll når det gjelder kontrakt
• Kravspesifikasjonsteamet når det gjelder regelverk
• LT Mottaksoppfølging når det gjelder denne retningslinjen med vedlegg

6. Dokumentasjon

Regional enhet skal dokumentere de aktivitetene som er nevnt over i en egen logg (se vedlegg) i Udisak.

Dersom det blir gjennomført ordinær kontroll skal det dokumenteres i henhold til egne retningslinjer/rutiner.