UDI 2022-008 Gjennomføring av kontroller av akuttinnkvarteringer

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) skal sikre at akuttinnkvartering blir drevet i tråd med krav i kontrakt og styringsdokumenter. Vi gjør dette ved å følge opp mottakene, og ved å gjennomføre kontraktsoppfølging og kontroll. Det er UDIs regionale enheter som skal følge opp oppgavene på akuttinnkvarteringer i egne regioner.

Retningslinjen beskriver hvordan kontrollene av akuttinnkvarteringene skal bli gjennomført.  

Retningslinjen utdyper UDI 2022-002 Midlertidig retningslinje for oppfølging av akuttinnkvarteringer, punkt 4.2 om kontraktsoppfølgingsmøter og 4.3 om kontroll. I utgangspunktet legger retningslinjen opp til at det skal gjennomføres kontroll på samtlige akuttinnkvarteringer og har dermed slått sammen punktet om kontraktsoppfølgingsmøte og kontroll. Imidlertid er det de regionale risikovurderingene som er førende for omfanget av kontraktsoppfølgingen.

2. Organisering av arbeidet

2.1 Definisjon av kontraktsoppfølging

Kontraktsoppfølging er de aktiviteter og tiltak som har som hovedformål å kontrollere at driftsoperatørene ivaretar sine forplikter i henhold til kontrakt og leverer den tjenesten de har forpliktet seg til.

Vi gjennomfører dermed kontraktsoppfølging kontinuerlig.

Kontroll er ett av elementene i kontraktsoppfølgingen og er hovedtema for denne retningslinjen.

2.2 Kontraktsoppfølging av akuttinnkvarteringen

Det er de regionale enhetene som har ansvaret for å følge opp og kontrollere egne akuttinnkvarteringer.

Det er mulig å kontakte Leveranseteam Kontrakt, kontroll og MOT hvis det er behov for bistand til gjennomføringen.

2.3 Koordinering

Leveranseteam Kontrakt, kontroll og Mot har ansvaret for å utarbeide retningslinjer og verktøy for gjennomføringen av kontroller.

Andre leveranseteam skal få mulighet til å komme med innspill til tema, spørsmål og metoder i gjennomføringen av kontroller.

3. Risikovurdering

En risikovurdering innebærer å vurdere ved hvilke akuttinnkvarteringer det er størst risiko for å finne avvik mellom krav og leveranse.

Alle regionale enheter skal gjennomføre en risikovurdering for å vurdere:

• Hvilke mottak som skal prioriteres for kontroll (rekkefølgen på gjennomføringen), og om det eventuelt er noen akuttinnkvarteringer som skal nedprioriteres.
• Hvilken metode og hvilke tema, i tillegg til tema som er fastsatt, og som kontrollen på den enkelte akuttinnkvartering skal inneholde.

Elementer i en slik risikovurdering kan være

• erfaringer fra kontakt med akuttinnkvarteringen
• innsendt dokumentasjon fra akuttinnkvarteringen
• innspill fra samarbeidspartnere
• innspill fra beboere
• driftsoperatørens/ansattes erfaring med mottaksdrift
• annet, som for eksempel klager eller tilbakemeldinger fra LT logistikk om utfordringer

De regionale enhetene skal dokumentere risikovurderingene.

4. Kontroll

De regionale enhetene skal gjennomføre kontroll. Eventuelle nyansatte skal gjennomføre sin første kontroll med egne representanter fra Leveranseteam Kontrakt og kontroll eller andre fra regional enhet med erfaring med å gjennomføre kontroller. Hvis det ikke er mulig, så kan regional enhet spørre Leveranseteam Kontrakt og Kontroll om andre representanter fra leveransteamet kan bidra.

4.1 Forberedelse

• Fastsette egne tema/metoder (se foregående punkt) og tilpasse verktøyene til hver enkelt kontroll.
• Vurdere følgende:
  • Hvem skal delta fra UDI?
  • Skal det gjennomføres meldt eller uanmeldt kontraktsoppfølgingsmøte?
• Sende brev til driftsoperatør/akuttinnkvartering om at det skal gjennomføres kontroll (så fremt det ikke vurderes å gjennomføre kontrollen uanmeldt)
• Innhente innspill – minimum fra vertskommune (se vedlagte brevmal)
• Vurdere å innhente innspill fra:
  • Leveranseteam Mottaksoppfølging
  • Leveranseteam Særskilte tiltak
  • Leveranseteam Ytelser
  • Leveranseteam Logistikk
• Vurdere å gjennomgå MOT:
  • Registrereringer på beboernivå
  • Eventuelle ekstraordinære tiltak
• Gjennomgå grunnlagsdokumentene på den spesifikke akuttinnkvarteringen, det vil si:
  • Kontraktsdokumentene med vedlegg
  • Eventuelle klager/korrespondanse i Udisak (se kontraktsoppfølgingssaken)

4.2 Kontrollmøte eventuelt kombinert med oppfølging av vertskommune/samarbeidspartnere

Møtet skal minimum inneholde en  

• befaring (se befaringsnotat)
• samtale med beboere (se vedlagte spørsmål)
• gjennomgang av krav innenfor (se vedlagte spørsmål):
  • Trygghet og sikkerhet, inkludert brannsikkerhet
  • Informasjon
  • Arbeid med barn
  • Bosettingsforberedende arbeid
• innhenting av innspill eller møte med vertskommune (se vedlagte brevmal)
• kontroll av eventuelle tilleggsavtaler (for eksempel aktivitetsmidler)
• kontroll av eventuelt tilbud (leverandørens beskrivelse eller bemanning)

4.3 Oppfølging av kontroll

Regional enhet skal føre referat eller protokoll fra kontrollen og pålegg om retting skal gis.

Ved funn av alvorlige feil eller mangler, skal det vurderes å gi sanksjoner. Det skal i så fall diskuteres i Leveranseteam Kontrakt, kontroll og MOT.

De regionale enhetene kan også vurdere å gjennomføre ytterligere kontraktsoppfølging eller kontroll.

5. Dokumentasjon

Regional enhet skal dokumentere de gjennomførte aktivitetene i Udisak.

Følgende dokumenter skal unntas fra offentligheten:

• Risikovurderinger skal arkiveres unntatt offentlighet § 24 første ledd
• Referat/protokoll fra kontroller skal arkiveres unntatt offentlighet § 14

Brevet som går til driftsoperatør/akuttinnkvartering med oppsummering av kontraktsoppfølgingsmøte skal i utgangspunktet ikke unntas offentlighet.

Pålegg skal gis i Mot, og skal ikke unntas offentlighet. Dette vil automatisk bli arkivert i Udisak. Det samme gjelder dersom det gis sanksjoner.

I tillegg skal gjennomført kontroll og eventuelle funn dokumenteres på en felles oversikt i arbeidsrommet til Leveransteam Kontrakt, kontroll og MOT. Dette for å sikre en samlet og helhetlig oversikt over status for dette arbeidet.