UDI 2024-002V5 Rutiner for opprettelse og håndtering av personmapper og beboermapper

1. Innledning 

Person- og beboermappene skal brukes til oppbevaring av ulike dokumenter, skjemaer, attester med mer. Personmappen skal følge beboeren under mottaksoppholdet (se punkt 2), og inneholder dokumentasjon UDI trenger. Beboermappen inneholder dokumenter beboeren ønsker hjelp til å oppbevare (se punkt 3).

2 Personmappe

Alle personer/familier som bor i asylmottak, skal ha en personmappe. Det er som hovedregel ankomstsenteret som oppretter personmappen, én mappe per økonomigruppe. Personmappen skal følge personen/familien gjennom hele oppholdet i asylmottak. Den skal være innelåst og brukes til å oppbevare følgende fem dokumenttyper i originalutgave

• UDIs informasjonsskriv om behandling av personopplysninger i asylmottak, signert og datert

• UDIs skjema for egenerklæring om inntekts- og formuesforhold, signert og datert

• UDIs skjema for kontroll av beboers inntekts- og formuesforhold, signert og datert

• Eventuell bakgrunnsinformasjon som er innhentet i forbindelse med kontroll av inntekt og formue (for eksempel utskrift fra skattemelding, NAV, bank og arbeidsgiver)

• UDIs skjema for transporterklæring for forskuttering av barnetrygd, signert og datert (original frem til søknad om barnetrygd er sendt, deretter kopi av skjemaet). Gjelder for enslige og par med barn under 18 år, og enslige mindreårige asylsøkere.

Det skal ikke være andre dokumenter i personmappen, med mindre den er for en enslig mindreårig asylsøker (se punkt 3).

3 Spesielt for enslige mindreårige asylsøkere

For enslige mindreårige skal også følgende dokumenter oppbevares i personmappen:

• kopi av melding til statsforvalteren og barnevernet

• UDIs skjema for melding til politi og barnevern om forsvunnet enslige mindreårige asylsøker

4 Håndtering av personmapper ved avreise fra asylmottaket

Hvis beboeren flytter til et annet asylmottak skal personmappen umiddelbart sendes til dette asylmottaket. Hvis det er en annen årsak til avreise, inkludert bosetting, skal personmappen sendes regional enhet så snart som mulig og senest innen tre måneder.

Ved bosetting av enslige mindreårige skal kommunen i tillegg ha tilsendt

• kopi av melding til statsforvalteren og barnevernet

• utskrift av individuell kartlegging og tiltaksplan

5 Beboermappe

Alle beboere skal få tilbud om å opprette en beboermappe for dokumenter som de ønsker hjelp til å oppbevare, som personlige dokumenter og dokumenter om helseopplysninger.

Mappen er beboerens eiendom, men skal bli oppbevart av asylmottaket hvis beboeren ønsker det.

6. Håndtering av beboermappe ved avreise fra asylmottak

Beboeren skal ta med seg beboermappen sin ved avreise fra asylmottaket. Dersom beboeren ikke ønsker det, eller forsvinner fra asylmottaket, skal asylmottaket makulere beboermappen etter tre måneder.