To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2016-009
Document-ID : IM 2016-009
Case-ID : 16/05472
Documentdate : 21.12.2016
Receiver :

Asylavdelingen
Oppholdsavdelingen
Region- og mottaksavdelingen
Øvrige avdelinger og enheter i UDI
Landinfo
 

Retningslinjer for registrering i tidsfordelingssystemet

1.    Bakgrunn for at vi registrerer i tidsfordelingssystemet

Direktøren har besluttet at alle ansatte skal fordele tiden de arbeider på ulike aktiviteter i tidsfordelingssystemet. Bakgrunnen for dette er at tidsfordelingsdataene brukes i vår dialog med Justis- og beredskapsdepartementet (JD) for å rapportere kostnader og produktivitet for saksbehandlingen og tjenestene våre. Dataene brukes til å

  • utarbeide innspill til fremtidige budsjetter

  • beregne konsekvenser av ulike endringer

  • beregne saksbehandlingsgebyrer

Dataene er videre tenkt å danne utgangspunkt for å fordele budsjettrammen internt mellom avdelingene.

Registreringen har foregått siden 2003. Fra 2017 er antall aktiviteter redusert betydelig. Dette er dels gjort for å lette registreringen slik at flest mulig foretar fullstendig registrering og mest mulig ensartet registrering og dels gjort fordi det ikke er nødvendig å foreta så spesifikk registrering, som det er lagt opp til tidligere, for å beregne kostnader og produktivitet for UDIs saksbehandling og tjenesteproduksjon. For å få best mulig grunnlag for beregningene er det viktig at alle ansatte fordeler hele sin arbeidstid og gjør dette i samsvar med veiledningen.

2.    Slik fordeler du arbeidstimene i tidsfordelingssystemet

Når du stempler ut i tidsregistreringssystemet (MinTid) blir arbeidstimene dine overført til tidsfordelingssystemet (TID). Når du logger deg inn på UDIs system neste dag finner du timene du jobbet dagen før i TID. Du skal fordele arbeidstimene på ulike aktiviteter hver dag.

Lurer du på hvordan du skal fordele tiden?

  • Ta kontakt med din nærmeste leder eller superbrukeren i enheten/avdelingen din for å få hjelp.

  • Er du leder kan du be dine respektive administrasjonsstaber eller nærmeste overordnet linjeleder om hjelp.

  • Jobber du i avdelingsledelse og administrasjonsstab kan du få hjelp i Analyse- og utviklingsavdelingen/Budsjett- og økonomienheten.

I vedlegg 1 finner du en detaljert oversikt over hvordan du skal registrere de ulike aktivitetene.

3.    Retningslinjer for oppfølging av tidsfordelingssystemet og håndtering av avvik

3.1. Hvem skal registrere i TID?

  • Alle ansatte som registrer arbeidstiden sin i tidsregistreringssystemet MinTid, uavhengig av ansettelsesstatus og funksjon.

  • Det gjelder også sommervikarer.

  • Praktikanter registrerer ikke arbeidstid.

Det er nærmeste leders ansvar å sørge for at medarbeiderne blir kjent med retningslinjene.

Analyse- og utviklingsavdelingen gir representantene i avdelingene opplæring. Avdelingene skal sørge for at hver enkelt ansatt får tilstrekkelig opplæring slik at de registrerer og fordeler all tiden sin korrekt. Da får vi både en kvantitativ og en kvalitativ tidsfordeling.

3.2. Oppfølging av avvik

Avdelingene skal følge opp avvik i registreringene. Avvik tas opp med den enkelte ansatte, men systematiske avvik i enheter eller områder bør følges opp på for eksempel enhetsmøter eller områdemøter.

Oppfølgingsansvaret ligger hos linjeleder, men lederne kan få hjelp hos administrasjonsstabene/avdelingsledelsen.

Analyse- og utviklingsavdelingen ved Budsjett- og økonomienheten følger opp avdelingene. Det er viktig at linjelederne følger opp nye ansatte helt fra tiltredelsen av. Videre oppfølging kan skje individuelt eller på enhetsmøter, på epost eller via avdelingenes intranettsider. Det bør alltid henvises til disse retningslinjene.

3.3. Retningslinjer

Oppdaterte retningslinjer skal til enhver tid være tilgjengelige på udisia (intranett). I tillegg får alle ledere rapporter som viser tidsfordelingen for alle medarbeiderne hver måned. Alle ansatte som fordeler tid får også en rapport som viser egen tidsfordeling. Rapportene genereres i Qlik og distribueres automatisk via e-post. Rapportene er i pdf-format, slik at alle skal kunne lese dem. Det er naturlig at linjelederne følger spesielt opp i forbindelse med gjennomgang av disse rapportene.

3.4. Møter, seminarer og samlinger

Alle som kaller inn til møter, seminarer eller andre samlinger skal gi informasjon om hvordan møtet skal registreres i tidsfordelingssystemet. Hvis den som kaller inn til møtet er usikker på hvilken aktivitet det skal registreres på , skal han/hun be om hjelp hos nærmeste leder.

På faste møter er det nok å gi informasjonen en gang til hver møtedeltager, men den som kaller inn til møtet er ansvarlig for å gi informasjonen til nye møtedeltagere. Annen oppfølging er linjeleders ansvar.

Analyse- og utviklingsavdelingen går igjennom retningslinjer og kodeverk en gang i året for å sørge for nødvendige tilpasninger og tilstrekkelig kvantitet og kvalitet på tidsregistreringen.

3.5. Gamle veiledere

Avdelinger som tidligere har laget egne veiledere (i mangel av en felles veileder) må erstatte disse med denne veiledningen og informere alle ansatte om at det er denne som gjelder.


Aleksander Åsheim
fungerende avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA), Budsjett- og økonomienheten (BØE)

Latest changes
  • Ny: IM 2016-009 Retningslinjer for registrering i tidsfordelingssystemet (12/21/2016)

    Retningslinjene forklarer bakgrunnen for at vi registrerer i tidsfordelingssystemet (TID), veileder i hvordan arbeidstimer skal fordeles i tidsfordelingssystemet og forklarer hvordan tidsfordelingssystemet skal følges opp og hvordan avvik skal håndteres.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo