To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2007-016
Document-ID : IM 2007-016
Case-ID : 16/03990-15
Last modified : 05.01.2017
Documentdate : 26.06.2007
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

Utredning og behandling av mislige forhold internt i UDI

 
1. Formål og virkeområde

2. Hjemmelsgrunnlag

3. Sentrale begreper

3.1. Mislig forhold

3.2. Kriminelt forhold

3.3. Kontradiksjon

4. Roller og ansvar

4.1. Internrevisjon

4.2. HR-direktør

4.3. Økonomidirektør

4.4. Sikkerhetssjef

4.5. Den tilsattes avdeling

4.6. Direktøren

5. Utredning ved mistanke om mislig forhold

5.1. Grunnlag for å åpne utredning

5.2. Fortrolig behandling

5.3. Intervju av den tilsatte

5.4. Rapportering og videre oppfølging

6. Personalmessig behandling av sak om mislig forhold

6.1. Suspensjon og vurdering av tilganger

6.2. Disiplinærsak for tilsettingsrådet

6.3. Avklaring av erstatningsansvar

1. Formål og virkeområde

Denne internmeldingen gir rutiner for utredning og behandling av mislige forhold begått av tilsatte i direktoratet, her under mislige forhold som også er kriminelle. For ansatte hos UDIs underleverandører eller andre virksomheter som utfører oppgaver på direktoratets vegne, gjelder disse virksomhetenes egne rutiner.

For mislige forhold av økonomisk art gjelder også de retningslinjer som er fastsatt i Statens personalhåndbok for behandling av saker om underslag, korrupsjon, tyveri, bedrageri og utroskap i statstjenesten.

Om varsling av kritikkverdige, herunder mislige, forhold i UDI, se IM 2015-003 Varsling av kritikkverdige forhold i Utlendingsdirektoratet.

2. Hjemmelsgrunnlag

Utlendingsdirektoratet skal ha etablert systemer og rutiner som har innebygd intern kontroll for å sikre at mislige forhold og økonomisk kriminalitet avdekkes, jamfør Reglement for økonomistyring i staten § 14 bokstav g). Den personalmessige behandlingen av saker om mislige forhold er regulert i tjenestemannsloven, annet kapittel.

3. Sentrale begreper

3.1. Mislig forhold

Med et mislig forhold menes en handling eller unnlatelse begått i den hensikt å oppnå en urettmessig fordel, av økonomisk eller annen art, for seg selv eller andre.

3.2. Kriminelt forhold

Med et kriminelt forhold menes en handling eller unnlatelse som er straffbar i henhold til straffelovens bestemmelser eller straffebestemmelser i andre lover.

3.3. Kontradiksjon

Med kontradiksjon menes her prinsippet om at ingen skal ilegges en negativ reaksjon fra arbeids-giver uten først å ha blitt gitt mulighet til å svare på beskyldningene som er rettet mot dem.

4. Roller og ansvar

4.1. Internrevisjon

Ved begrunnet mistanke om at det foreligger et mislig forhold internt i UDI, skal utredningen av dette som hovedregel legges til direktoratets internrevisjon. Utredning av kritikkverdige forhold der det ikke er grunn til mistanke om noe mislig, kan legges til linjeledelsen eller støttefunksjoner.

4.2. HR-direktør

Der internrevisjonen har konkludert med at det foreligger et mislig forhold internt i UDI, skal HR-direktøren i samråd med linjeledelsen avklare de tjenestemannsrettslige og personalmessige konsekvenser av forholdet, herunder spørsmål om suspensjon.

4.3. Økonomidirektør

Økonomidirektøren skal snarest orienteres ved mislige forhold av økonomisk art. All kommunikasjon med departementet, Riksrevisjonen og relevante tilsynsmyndigheter om slike saker skal gå gjennom økonomidirektøren.

4.4. Sikkerhetssjef

Direktoratets sikkerhetssjef skal utrede spørsmål om politianmeldelse, avklare om direktoratet har plikt til å politianmelde etter straffeloven § 196, og formulere utkast til anmeldelse der direktøren beslutter dette. Sikkerhetssjefen skal videre vurdere om et mislig forhold har betydning for eventuell klarering av den tilsatte. All kommunikasjon med politidistriktene, Politiets Sikkerhetstjeneste og Nasjonal Sikkerhetsmyndighet knyttet til slike saker skal gå gjennom sikkerhetssjefen.

4.5. Den tilsattes avdeling

Den tilsattes avdeling har ansvar for, i samråd med HR, å sørge for at den tilsatte blir tilstrekkelig ivaretatt gjennom prosessen.

4.6. Direktøren

Direktøren beslutter om forholdet skal anmeldes til politiet. I saker som haster, kan direktøren fatte administrativt vedtak om suspensjon. På et senere tidspunkt kan direktøren fremme en innstilling for tilsettingsrådet om ordensstraff, oppsigelse eller avskjed, der det er aktuelt.

5. Utredning ved mistanke om mislig forhold

5.1. Grunnlag for å åpne utredning

Beslutning om å åpne utredning ved mistanke om mislig forhold skal fattes av internrevisjonen og krever et saklig grunnlag. Internrevisjonen kan bruke alle de kilder til informasjon som arbeids¬giver rettslig og praktisk har til rådighet for kontroll av de tilsatte. Dette kan eksempelvis gjelde logg av bruk av saksbehandlingssystemer, logg av bruk av administrative systemer, logg av bruk av adgangskort, innhold i tjenesteepost og innhold på UDIs disker (herunder hjemmeområde). Internrevisjonens bruk av disse informasjonskildene er nærmere regulert i andre interne retnings¬linjer, som IM 2008-029 Instruks for personvern, IKT og sikkerhet, IM 2009-007 Innsyn i ansattes e-post og hjemmeområde (H-disk) mv og internmelding om kontroll av tilsattes bruk av UDB-baserte fagsystemer.

Der internrevisjonen åpner utredning, skal direktøren, avdelingsdirektøren i den tilsattes avdeling, HR-direktøren og sikkerhetssjefen snarest orienteres om dette. I saker som gjelder mislige forhold av økonomisk art, skal også økonomidirektøren orienteres om forholdet, og sørge for at departementet, riksrevisjonen og relevante tilsynsmyndigheter underrettes, jamfør Statens personalhåndboks retningslinjer om dette.

5.2. Fortrolig behandling

Mulige mislige forhold skal behandles fortrolig. Dette innebærer at forholdet kun skal gjøres kjent for dem som ut fra hensynet til behandlingen har behov for denne informasjonen. Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt gjelder også i mislighetssaker.

5.3. Intervju av den tilsatte

Ved mistanke om et mislig forhold skal den tilsatte gis anledning til å forklare seg i en samtale med internrevisjonen. En representant for HR kan delta som observatør i intervjuet, for å styrke HRs grunnlag for eventuelle tjenestemannsrettslige vurderinger. Den tilsatte skal gis anledning til å stille med en representant for sin fagforening eller med en annen støtteperson.

Internrevisjonen skal føre protokoll fra møtet, som skal inngå i internrevisjonens utrednings-rapport. Protokollen skal forelegges den tilsatte for oppklaring av feil og mangler. Den tilsatte skal også gis anledning til å legge sine kommentarer til utredningsrapporten, på en måte som tilfredsstiller den tilsattes rett til kontradiksjon. Den tilsattes kommentarer skal følge rapporten i den videre behandlingen av forholdet.

Internrevisjonen skal foreta en vurdering av om utredningen av det mislige forholdet har identifi¬sert svakheter av mer generell eller strukturell karakter. Der slike svakheter blir identifisert, skal internrevisjonen om mulig anbefale tiltak for å redusere risikoen for nye mislige forhold i UDI. Dette skal da rapporteres separat til den avdelingen som har ansvar for den aktuelle prosessen.

5.4. Rapportering og videre oppfølging

Internrevisjonens endelige rapport overleveres HR-direktøren for videre oppfølging av eventuelle tjenestemannsrettslige og andre personalmessige konsekvenser av forholdet. HR orienterer snarest direktøren, avdelingsdirektøren i den tilsattes avdeling, sikkerhetssjefen og, i saker der det er relevant, økonomidirektøren om rapporten.

I saker der det avdekkes kriminelle forhold skal sikkerhetssjefen, etter samråd med HR-direktøren, utrede behovet for å politianmelde forholdet. Beslutning om politianmeldelse fattes av direktøren.

Dersom politiet anmoder direktoratet om bistand til deres etterforskning i saken, jamfør gjeldende bestemmelse i Statens personalhåndbok (SPH-2016 punkt 10.19), skal denne bistanden koordineres av sikkerhetssjefen.

6. Personalmessig behandling av sak om mislig forhold

6.1. Suspensjon og vurdering av tilganger

HR-direktøren skal, i samråd med avdelingsdirektøren i den tilsattes avdeling, vurdere om det kan det være behov for å suspendere arbeidstaker, jamfør tjenestemannsloven § 16. Før arbeidsgiver går til suspensjon av en arbeidstaker, skal HR-direktøren kvalitetssikre at vilkårene i denne bestemmelsen er oppfylt og reglene i forvaltningsloven fulgt.

Suspensjon kan besluttes så snart det foreligger grunnlag for det, enten det er før eller etter at internrevisjonens rapport med utredning av forholdet foreligger. Ved beslutning om suspensjon skal sikkerhetssjefen informeres.

Som hovedregel skal sak om suspensjon fremmes for tilsettingsrådet, etter innstilling fra direktør¬en. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon fattes administrativt av direktøren eller unntaksvis av linjeledelsen i den tilsattes avdeling. I så fall plikter arbeidsgiver å snarest legge saken frem for tilsettingsrådet, som kan velge å omgjøre vedtaket eller la det stå.

Ved suspensjon utestenges den tilsatte fra arbeidsplassen med øyeblikkelig virkning. Ansvarlig leder skal sørge for at arbeidstakeren leverer nøkler og adgangskort, og eventuelle fullmakter og elektroniske tilganger inndras.

Også i saker der det ikke blir suspensjon kan arbeidsgiver ut fra saken beslutte å inndra tilgang til UDIs saksbehandlingssystemer og lokaler. I så fall skal det foreligge et saklig grunnlag for dette. Den tilsatte skal da gis anledning til å uttale seg, i tråd med prinsippet om kontradiksjon.

6.2. Disiplinærsak for tilsettingsrådet

Når internrevisjonens utredning foreligger, skal avdelingsdirektøren i den tilsattes avdeling i samråd med HR-direktøren, vurdere om det skal fremmes disiplinærsak for tilsettingsrådet, jamfør tjenestemannsloven §§ 9, 14 og 15. Dersom arbeidstaker er suspendert, plikter UDI å vurdere kontinuerlig om vilkårene for suspensjon fortsatt er oppfylt. Blir disiplinærsak fremmet, skal HR-direktøren kvalitetssikre at vilkårene for ordensstraff, suspensjon, avskjed eller oppsigelse er vurdert, og at reglene i forvaltningsloven er fulgt.

6.3. Avklaring av erstatningsansvar

Der vedkommende har påført staten erstatningsansvar eller skade skal HR, etter samråd med økonomidirektøren, foreta en vurdering av økonomisk ansvar for den tilsatte, jamfør gjeldende bestemmelse i Statens personalhåndbok (SPH-2016 punkt 10.20).

Latest changes
  • Endret: IM 2007-016 Retningslinjer for behandling av interne misligheter i Utlendingsdirektoratet (UDI) (1/5/2017)

    Det er foretatt en gjennomgripende oppdatering av internmeldingen. Meldingen har blant annet fått ny struktur. Endringene i meldingen skal gi tilsatte og deres ledere oversikt og forutsigbarhet over saksgangen i saker om mislige forhold internt i UDI, og bringe rutinen i tråd med den praksis som arbeidsgiver i samråd med detilsattes representanter har etablert.

  • Endret: IM 2007-016 Retningslinjer for behandling av interne misligheter i Utlendingsdirektoratet (UDI) (3/6/2015)

    Internmeldingens kapittel 7 Varslingsordning ved mulige misligheter i UDI er opphevet og fjernet. Kapittelet erstattes av de nye varslingsrutinene i IM 2015-003.

  • Changed: IM 2007-016 Retningslinjer for behandling av interne misligheter i Utlendingsdirektoratet (UDI) (11/1/2012)

    Link to Etiske retningslinjer i Utlendingsdirektoratet is updated.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep
N-0032 Oslo
Phone: + 47 23 35 15 00

Editor in Chief: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen