To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2011-006
Document-ID : IM 2011-006
Case-ID : 2011/000615-1
Documentdate : 04.03.2011
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

Instruks for FoU-koordinator i UDI


1. Innledning

2. Generelt om koordinatorrollen

3. Koordinatorens oppgaver

3.1. Utvikling av prosjekter og utvikling av FoU-program

3.2. God gjennomføring av enkeltprosjekter

3.3. Formidling og bruk av resultater

3.4. Kontakt med forskningsmiljøer

3.5. Ryddig økonomi og god prosjektstyring

4. Ressurser

5. Rapportering

1. Innledning

Direktøren besluttet den 14. oktober 2009 (DM-254/09) at ansvaret for å koordinere direktoratets arbeid med forskning og utvikling(FoU) skulle legges til Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) gjennom opprettelse av en funksjon som FoU-koordinator. Denne instruksen definerer FoU -koordinatorens ansvar og oppgaver og angir mål og prioriteringer for arbeidet.

2. Generelt om koordinatorrollen

Direktørmøtet (DM-254/09) har besluttet å opprette koordinatorfunksjoner i Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) på områder med behov for koordinering på UDI-nivå.

AUAs koordineringsansvar innebærer en faglig og administrativ samordning av sentrale oppgaver og fagområder som flere avdelinger har et ansvar for. Hensikten er å sikre helhetlige løsninger og god samhandling. Koordinatoren skal ikke overta avdelingenes oppgaver eller fagansvar, men trekkes inn i prosesser hvor prinsipielle spørsmål og policy skal avklares eller ivaretas. Koordinatoren skal ha et faglig ansvar på UDI-nivå for det aktuelle fagområdet, og bidra til kvalitetssikring og utvikling av fagområdet. Videre skal koordinatoren foreslå strategier og prioriteringer, ta initiativ til prosesser og være en pådriver i arbeidet med å avklare UDIs posisjon som fagorgan. Dette skal sikre at ulike avdelinger har lik policy for sammenlignbare problemstillinger og at UDI opptrer enhetlig utad.

3. Koordinatorens oppgaver

FoU-koordinatorens oppgave er å legge til rette for god bruk av forsknings- og utviklingsprosjekter for å nå UDIs strategiske målsetninger. Dette kan deles opp i fem komponenter. FoU-koordinatoren har ansvar for:

  1. utvikling og gjennomføring av UDIs FoU-program

  2. koordinering av de ulike enkeltprosjektene

  3. sikre formidling av resultater og utarbeiding av oppfølgingsplaner

  4. kontakt med eksterne forskningsmiljøer

  5. at dette arbeidet forvaltes på en ryddig måte.

Til å støtte seg i arbeidet har FoU-koordinatoren et team som består av en saksbehandler fra hver enhet i AUA og økonomiansvarlig i AUA stab. UDIs FoU-koordinator leder FoU-teamet, og har ansvar for at dette teamet fungerer. FoU-koordinatoren er kontaktperson for FoU-ansvarlig i overordnet departement. All postutveksling mellom departementet og UDI skal kopieres til direktør i UDI og ekspedisjonssjef i relevant avdeling i overordnet departement i tråd med retningslinjene for kommunikasjon mellom UDI og overordnet departement (IM 2010-048). I tillegg har ASA, HR, OPA, RMA og kommunikasjonsstaben kontaktpersoner for FoU. Disse skal koordinere avdelingenes innspill til FoU-program og prosjekter, identifisere kontaktpersoner og koordinere sin avdelings enkeltprosjekter der det er aktuelt.

3.1. Utvikling av prosjekter og utvikling av FoU-program

FoU-koordinatoren skal sammen med FoU-teamet sørge for at:

  • det utarbeides forslag til et årlig FoU-program for UDI, som etter diskusjon i direktørmøtet og godkjenning av Direktøren, danner grunnlaget for utforming og tildeling av konkrete prosjekter

  • det foreslås tiltak og prosjekter i tråd med prioriteringene fra UDIs ledelse og overordnet departement

  • det er god dialog med avdelingene slik at det utvikles et FoU-program med veldefinerte målsetninger

  • sikre at det settes i gang prosesser i avdelingene for å identifisere viktige problemstillinger og kunnskapsbehov

  • det utarbeides behovsnotater om de enkelte prosjektene som danner et godt grunnlag for å gjennomføre prosjektene og som setter klare tids- og ressursrammer

3.2. God gjennomføring av enkeltprosjekter

FoU-koordinatoren skal sørge for at:

  • aktuell enhetsleder utpeker en prosjektansvarlig for hvert prosjekt

  • det er effektiv prosjektstyring av UDIs FoU-prosjekter og at prosjektene gjennomføres i tråd med forventninger hos overordnet departement og god forskningsetikk

  • det er gode rutiner for mål- og resultatrapportering, status- og avviksrapportering og tertialrapportering, inkludert økonomi- og statusrapportering, identifisering av utfordringer, forslag til oppfølging av tiltaksplaner og nye tiltak

  • at avdelingenes ressursbruk på FoU er innenfor rammene av det som er planlagt

  • UDIs ledelse og overordnet departement er tilstrekkelig orientert om de enkelte prosjektene

  • prosjektansvarlig :

    • lager behovsnotat som gir et godt beslutningsgrunnlag

    • sørger for gjennomføring i henhold til de tids- og ressursrammene som er satt

    • overholder anbudsregler og kontraktsregler

    • har god kommunikasjon med avdelingene i det enkelte prosjekt

    • har god kommunikasjon med oppdragstaker

    • holder berørte avdelinger godt informert om de prosjekter som angår dem

    • dokumenterer prosjektene tilstrekkelig i UdiSak

3.3. Formidling og bruk av resultater

FoU-koordinatoren skal sørge for at:

  • det foreligger en tilgjengelig oversikt over UDIs FoU-prosjekter, funn og konklusjoner

  • UDIs FoU-arbeid blir formidlet utad, blant annet gjennom oppdaterte nettsider og lett tilgang til FoU-rapporter elektronisk

  • UDIs FoU-arbeid blir formidlet internt, på intranett, og eventuelt ved presentasjon for aktuelle enheter i avdelingene eller i Faglig forum

  • avsluttede prosjekter raskt oversendes overordnet departement med et notat hvor funn og forslag framkommer

  • berørt avdeling utarbeider et notat for UDIs ledelse hvor konklusjoner og anbefalinger mer inngående vurderes og hvor konkrete forslag til videre oppfølging kommer fram

3.4. Kontakt med forskningsmiljøer

FoU-koordinatoren skal sørge for at:

  • det etableres et godt samarbeid med forskningsinstituttene i Norge, Norges Forskningsråd og andre samarbeidspartnere i Norge og i utlandet

  • erfaringer fra UDIs forskningsarbeid bidrar til gode komparative studier, og et godt samarbeid med flernasjonale organer som IGC og GDISC om forskning og utredninger

  • UDIs eget arbeid med aktuelle utredninger og annen kunnskapsutvikling henger sammen.

  • UDI er representert i forskjellige fora, inkludert relevante programmer under Norsk Forskningsråd og departementets forskningsforum

  • UDI legger til rette for forskning på utlendingsfeltet generelt med særlig vekt på innvandringsrelaterte problemstillinger, blant annet gjennom å koordinere henvendelser om bistand fra studenter og forskere

3.5. Ryddig økonomi og god prosjektstyring

FoU-koordinatoren skal, i samarbeid med økonomiansvarlig i AUA stab, sørge for god administrative gjennomføring og oppfølging av UDIs FoU-program ved at:

  • det til enhver tid er god styring og oversikt over anvendelsen av FoU-midler

  • en oppdatert oversikt over framdrift i aktive og vedtatte prosjekt alltid er tilgjengelig

  • alle involverte i UDIs FoU-arbeid får nødvendig veiledning i bestillerkompetanse, metodeforståelse, konkurranseprosesser, anbudsrunder, kontraktskriving, prosjektstyring, arkivering, krav om personvern, offentliggjøring, forankring/oppfølging av funn og forslag, eventuelt formidling utad

  • UDIs forskningsmidler forvaltes i tråd med krav fra Riksrevisjonen

  • det er godt samarbeid med de innkjøpsansvarlige i UDI om rutiner for konkurranseutsetting og kontraktskriving

  • kommunikasjon og prosesser knyttet til arbeidet er godt dokumentert i form av registrering i UdiSak

Sammen med FoU-teamet og kontaktpersonene i avdelingene skal koordinatoren:

  • gjennomføre fortløpende evaluering av UDIs FoU-arbeid for å identifisere utfordringer, forbedringsmomenter, flaskehalser, og for å bidra til best mulig resultater

4. Ressurser

Funksjonen som koordinator anslås til ett årsverk.

5. Rapportering

Prosjektansvarlige rapporterer til FoU-koordinator om det enkelte prosjekt. FoU-koordinatoren rapporterer til enhetsleder i Enhet for statistikk og analyse, og møter i ledermøtet i AUA ved behov. FoU-koordinator bør ha direkte kontakt med personvernkoordinator og innkjøpsfaglig kompetanse.

FoU-koordinatoren har ansvar for å utarbeide innspill til virksomhetsrapportering på feltet til overordnet departement.

 

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Enhet for statistikk og analyse

 

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo