To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2012-008
Document-ID : IM 2012-008
Case-ID : 15/07615-1 (17/02805)
Last modified : 12.07.2017
Documentdate : 07.02.2012
Receiver :

Region- og mottaksavdelingen

Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende RMAs arbeid med kontraktsoppfølging


1. Innledning

2. Definisjoner

3. Kontraktsoppfølgingsteam

4. Særskilte samarbeidspartnere

5. Oppgaver

5.1 Kontraktsoppfølging

5.2 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

5.3 Konsept for kontroll av asylmottak

5.4 Verktøy for kontroll av asylmottak

5.5 Annet

5.6 Særskilte oppdrag

6. Gjennomføringsansvar

1. Innledning

Dette mandatet definerer og avgrenser de oppgaver og det ansvar UDI Regionkontor Midt-Norge (RKM) har for faglig utvikling og koordinering av Region- og mottaksavdelingens (RMA) arbeid med kontraktsoppfølging, herunder kontroll, av driftsoperatører for asylmottak. Hensikten med mandatet er å tydeliggjøre ansvar og roller i UDIs kontraktsoppfølging av asylmottak.

2. Definisjoner

Kontraktsoppfølging er her å forstå som de aktiviteter og tiltak som har som hovedformål å kontrollere at leverandørene (driftsoperatørene) ivaretar sine forpliktelser i henhold til kontrakt og leverer den tjenesten de har forpliktet seg til. Ansvar og oppgaver fastsettes gjennom en egen intern melding (IM XXXX-XXX: Kontraktsoppfølging). (Red.anm. Internmeldingen om kontraktsoppfølging er under utarbeidelse)

Kontroll av asylmottak er en del av kontraktsoppfølgingen. Ansvar og oppgaver fastsettes gjennom en egen intern melding (IM 2012-007: Kontroll av asylmottak).

3. Kontraktsoppfølgingsteam

Alle regionkontorene skal ha en kontraktsoppfølgingsansvarlig som er kontaktperson for RKM. Fagstab og Administrasjonsstab skal også ha en kontraktsoppfølgingsansvarlig. Til sammen utgjør disse personene et Kontraktsoppfølgingsteam, som ledes av RKM.

Ved endring av kontraktsoppfølgingsansvarlig i enhetene skal dette meldes til RKM, for å sikre at informasjon sendes til rette vedkommende.

Det skal minimum gjennomføres halvårlige møter i kontraktsoppfølgingsteamet.

4. Særskilte samarbeidspartnere

Regionkontor Sør (RKS) har et særskilt ansvar for samordning av innkjøp av mottaksplasser og leder Innkjøpsteamet. Fordi kontraktsoppfølging er en fase i en offentlig anskaffelse skal RKM samarbeide med RKS om den faglige utviklingen og gjennomføringen av kontraktsoppfølging. Dette gjelder spesielt funn i kontraktsoppfølgingen som kan ha betydning for senere anskaffelser. Samarbeidet skal skje gjennom minimum halvårlige samarbeidsmøter.

Eventuell tvil eller uenighet om grensesnittet mellom innkjøp og kontraktsoppfølging avgjøres av avdelingsdirektør.

Det er fastsatt eierskap til RMAs styringsdokumenter på mottaksfeltet. RKM skal informere de ulike eierne ved behov for endringer og spesifiseringer av rundskriv.

5. Oppgaver

Nedenfor følger en omtale av det ansvaret som tilligger RKM og hvordan ulike saker skal behandles.

5.1 Kontraktsoppfølging

RKM har ansvar for en løpende vurdering av hvilke elementer som skal inngå i RMAs kontraktsoppfølging, herunder overvåkning av lov- og forskriftsendringer som kan ha betydning for arbeidet. Oppgaven skal utføres i samarbeid med RKS.

Endringer som har faglige eller økonomiske konsekvenser skal enten fremmes for ledermøtet i RMA i form av forslag til endring av konseptet for kontroll av asylmottak (se pkt. 5.3) eller som egen sak. Beslutning tas av avdelingsdirektør.

5.2 Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter

Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter er et særskilt og forskriftsfestet [1]ansvar UDI har som offentlig innkjøper. RKM skal sikre at UDI ivaretar dette ansvaret gjennom et hensiktsmessig kontrollnivå. Se IM 2012-006: Utlendingsdirektoratets ansvar for lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i asylmottak.

5.3 Konsept for kontroll av asylmottak

RKM har, i samarbeid med Kontraktsoppfølgingsteamet, ansvar for å utvikle og vedlikeholde retningslinjer for UDIs gjennomføring av kontroll av asylmottak.

Retningslinjene skal sikre samordning av måten RMA gjennomfører kontrollene på.

Retningslinjene skal ha form av en intern melding med nødvendige vedlegg. Den skal fremmes for ledermøtet i RMA og besluttes av avdelingsdirektør.

5.4 Verktøy for kontroll av asylmottak

RKM har ansvar for å utarbeide de verktøy som skal brukes innenfor det til enhver tid gjeldende konseptet for kontroll av asylmottak. Et hovedformål med verktøyene er å samordne og sikre enhetlig gjennomføring av kontrollene. Verktøyene skal sendes på høring til nasjonalt kontraktsoppfølgingsteam før ferdigstillelse.

Verktøyene består av:

Mal for protokoll for kontroll av asylmottak
Mal for protokoll angir hvilke områder av mottaksdriften som skal gjennomgås og hvilke kontroller som skal gjennomføres det enkelte år. Malen skal være ferdigstilt innen 15. februar.

Mal for rapport fra kontroll av asylmottak
Malen angir en felles standard for rapport til den enkelte driftsoperatør. Malen skal være ferdigstilt innen 15. februar.

Egenerklæring
RKM er ansvarlig for å utarbeide egenerklæringen innen 1. februar.

Skjema for plan og rapport
Skjemaet angir hvilke områder av mottaksdriften mottaket skal planlegge for og rapportere på. RKM er ansvarlig for å oppdatere skjema for plan og rapport innen 1. oktober.

Skjema for budsjett og regnskap
Skjemaet angir hvilke poster driftsoperatører skal budsjettere og regnskapsføre på.

Mal for tilstandsrapport
Malen angir en felles standard for en oppsummering av kontrollene som det enkelte regionkontoret har gjennomført. Malen skal være ferdigstilt innen 15. oktober.

5.5 Annet

RKM skal arrangere samling om kontroll av asylmottak hver vår for å tilrettelegge for samordning mellom regionkontorene.

RKM skal fremlegge en sak for ledermøte i RMA i november/desember hvert år hvor det på bakgrunn av en risikovurdering skal legges føringer for neste års kontroller. Saken skal resultere i en beslutning knyttet til omfang, metode, tema og eventuelle særskilte oppdrag (jamfør punkt 5.6).

RMA skal fremlegge en sak for direktørmøte i februar hvor det orienteres om resultat fra fjorårets kontroller og føringer for årets kontroller.

5.6 Særskilte oppdrag

Avdelingsdirektør kan gi RKM og andre enheter særskilte oppdrag om gjennomføring av spesielle kontrollhandlinger som et ledd i kontraktsoppfølgingen.

6. Gjennomføringsansvar

Alle regionkontor skal gjennomføre kontroller i samsvar med IM 2012-007 Kontroll av asylmottak og kontraktsoppfølging i samsvar med IM om Kontraktsoppfølging (Red.anm. Internmeldingen om kontraktsoppfølging er under utarbeidelse).

Alle enheter kan av regiondirektør ved RKM anmodes om å utføre oppgaver knyttet til kontroll av lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter og i samsvar med IM 2012-006 Utlendingsdirektoratets ansvar for lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i asylmottak.

Alle enheter kan av regiondirektør ved RKM anmodes om å utføre oppgaver etter pkt. 5.6 Særskilte oppdrag.

 

Christine Wilberg
avdelingsdirektør

Kontakt: Region- og mottaksavdelingen, Regionkontor Midt-Norge



[1] Forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

 

Latest changes
  • Endret: IM 2012-008 Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende RMAs arbeid med kontraktsoppfølging (7/12/2017)

    Internmeldingen er oppdatert i tråd med gjeldende begrepsbruk. Begrepene tilsyn og etterkontroll er erstattet med kontroll av asylmottak.

  • Endret: IM 2012-008 Mandat for faglige og koordinerende oppgaver vedrørende RMAs arbeid med kontraktsoppfølging (8/31/2015)

    Internmeldingen er endret med mindre oppdateringer for organisatoriske forhold, tilsynsverktøy og saksfremlegg til ledelsen.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo