To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2014-011
Document-ID : IM 2014-011
Case-ID : 2014/00481-13
Documentdate : 26.06.2014
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

Arbeidet med forsknings- og utviklingsprosjekter (FOU) i UDI


Red.anm.: Internmeldingen er ikke oppdatert som følge av overgang til nytt saksbehandlingssystem for generelle saker (9. juli 2015).


1 Innledning

1.1 Formål og innhold

2 Strategisk arbeid med FoU

2.1 Årsplan for FoU-arbeidet

2.2 FoU-programmet

3 Roller og ansvar i FoU-arbeidet

3.1 Avdelingene

3.2 Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)

3.3 Direktøren og direktørgruppen

3.4 Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)

3.5 Enhetslederen i Enhet for statistikk og analyse (ESA)

3.6 FoU-koordinatoren

3.7 Prosjektansvarlig

3.8 FoU-gruppa

3.9 Referansegruppe

4 Prosjektforslag

4.1 Hvordan fremme forslag

4.2 Innledende bearbeiding av forslag

4.3 Prioritering av forslagene

5 Behovsnotat

5.1 Ressurspersoner til arbeidet

5.2 Linjebehandling og godkjenning

5.3 Veiledende kunngjøring

5.4 Behovsnotater som ikke blir godkjent

6 Konkurransegrunnlag og utlysning

6.1 Sjekkliste for FoU-anskaffelser

6.2 Beløpsgrenser og utlysning

6.3 Hvordan utforme konkurransegrunnlag

6.4 Dialog med Justis- og beredskapsdepartementet

6.5 Høring

6.6 Godkjenning

6.7 Prosjektnummer

6.8 Publisering på Doffin.no og TED

6.9 Ansvar for å besvare spørsmål

7 Anskaffelsesprosessen

7.1 Arbeidet med å vurdere tilbudene

7.2 Tilbudsåpning og vurdering av tilbudene

7.3 Noark registrerer tilbudet i WebSak

7.4 Forhandlinger

7.5 Innstilling og valg av leverandør

7.6 Kontrakt

7.7 Anskaffelsesprotokoll

7.8 Noark registrerer kontrakten og protokollen i WebSak

7.9 Behandling av innsynskrav

8 Gjennomføring av prosjektet

8.1 Etablere referansegruppe

8.2 Kvalitetssikring av rapporten

8.3 Endelig godkjenning av rapporten

8.4 Planlegge offentliggjøring

8.5 Oversendelse til Justis- og beredskapsdepartementet

8.6 Registrering på Evalueringsportalen

9 Arbeidet med oppfølging av prosjektets resultater og anbefalinger

9.1 Oppfølgingsnotat

9.2 Evalueringsnotat

9.3 Videre oppfølging

1 Innledning

1.1 Formål og innhold

Formålet med internmeldingen er å gi veiledning til de som utfører arbeid i forbindelse med forsknings- og utviklingsprosjekter (FoU-prosjekter) i Utlendingsdirektoratet (UDI). Meldingen tar for seg arbeidet med FoU i UDI og gir en beskrivelse av roller og ansvar i arbeidet og av rutinene som skal følges av de som har de beskrevne oppgavene.

Internmeldingen gjelder for alle i UDI som jobber med FoU-prosjekter.

2 Strategisk arbeid med FoU

2.1 Årsplan for FoU-arbeidet

Under dette punktet fremgår interne rutiner for arbeidet med FoU gjennom året. I tillegg til punktene under, kommer den faste rapporteringen til og møter med departementet og det løpende arbeidet med utvikling og oppfølging av enkeltprosjekter. 

Mars-april

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) ber om innspill fra avdelingene om satsingsområder og prosjektforslag for det påfølgende året.
 

April

FoU-koordinatoren har møter med avdelingene for å få innspill til og diskutere satsingsområder og prosjekter.
 

Mai

Direktøren beslutter program for FoU for de påfølgende årene.

FoU-programmet oversendes departementet.
 

September

AUA beslutter foreløpig prosjektplan.

Direktørgruppen diskuterer prosjektforslagene.

 

2.2 FoU-programmet

FoU-programmet er et treårig rullerende program, som vedtas av direktøren hver vår. Programmet danner grunnlaget for FoU-arbeidet og valg av de konkrete prosjektene. Programmet definerer de forskingsområdene UDIs ledelse ønsker å satse på i de påfølgende årene. UDI sender programmet til overordnet departement.

FoU-programmet skal etterstrebe en god balanse mellom de ulike delene av UDIs virksomhet, mellom juridiske og samfunnsvitenskapelige problemstillinger og mellom migrasjonsfaglige spørsmål og spørsmål knyttet til effektivitet, måloppnåelse og virkemiddelbruk i utlendingsforvaltningen.

3 Roller og ansvar i FoU-arbeidet

3.1 Avdelingene

Alle avdelingene i UDI har ansvar for å bidra til FoU-arbeidet gjennom å identifisere kunnskapsbehov, gi innspill til FoU-programmet og til konkrete prosjektforslag. AUA (ved FoU-koordinatoren) skal også ta initiativ til dette ved å invitere avdelingene til å komme med slike innspill. Avdelingene har videre ansvar for å sette av tid og ressurser til å bidra inn i arbeidet med prosjektutforming og -gjennomføring, blant annet ved å delta i referansegruppen.

3.2 Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)

Hovedansvaret for UDIs FoU-arbeid ligger i AUA. Avdelingen har ansvaret for både det strategiske og operative FoU-arbeidet.

Beslutningene om hvilke prosjekter som skal gjennomføres, tas i AUA.

Avdelingen skal ha prosjektansvaret for alle prosjekter, men i samråd med øvrige avdelinger, kan AUA legge ansvaret for enkelte prosjekter der.

3.3 Direktøren og direktørgruppen

FoU-programmet behandles i direktørmøtet og besluttes av direktøren. Minst én gang i året skal forslag til prosjekter diskuteres i direktørgruppen. Gjennom disse to prosessene gir direktøren og direktørgruppen innspill til prioriteringer, satsinger og prosjekter. Den endelige beslutningen om hvilke prosjekter som skal gjennomføres, ligger i AUA.

3.4 Avdelingsdirektøren i Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA)

Avdelingsdirektøren i AUA har det overordnede strategiske ansvaret for FoU. Avdelingsdirektøren godkjenner behovsnotater, konkurransegrunnlag og oppfølgingsnotater og signerer kontrakter. Avdelingsdirektøren skal også godkjenne den årlige oppdateringen av FoU-programmet før direktørmøtet tar stilling til det.

3.5 Enhetslederen i Enhet for statistikk og analyse (ESA)

Enhetslederen i ESA har linjeansvar for FoU-arbeidet og skal godkjenne blant annet behovsnotat, konkurransegrunnlag og kontrakt før det sendes avdelingsdirektøren. Enhetslederen i ESA skal også godkjenne og signere tilsagns- og avslagsbrev til deltakerne i anbudskonkurransen og oversendelsesbrevet til departementet med den endelige rapporten. Enhetslederen i ESA godkjenner den endelige FoU-rapporten.

3.6 FoU-koordinatoren

FoU-koordinatoren har det løpende ansvaret for FoU-arbeidet i UDI og leder arbeidet i FoU-gruppa.

Koordinatoren skal gi nødvendig opplæring og veiledning til prosjektansvarlig under hele prosessen og skal ha jevnlige møter med den enkelte prosjektansvarlige for å bli orientert om gjennomføringen av prosjektet.

FoU-koordinatoren er kontaktperson for den FoU-ansvarlige i det overordnede departementet og har ansvar for at kommunikasjonen med departementet er god. Når andre i UDI kommuniserer med departementet om FoU, skal de alltid sette FoU-koordinatoren i kopi.

En mer utfyllende beskrivelse av FoU-koordinatorens oppgaver står i IM 2011-006.

3.7 Prosjektansvarlig

Prosjektansvarlig er UDIs kontaktperson for det enkelte FoU-prosjektet. Merk at denne rollen er en annen enn prosjektlederen, som jobber for oppdragstakeren. Enhetslederen i ESA, i samråd med FoU-koordinatoren og den aktuelle enheten i AUA eller fagavdelingen, velger en prosjektansvarlig for hvert enkeltprosjekt.

Prosjektansvarlig har hovedansvaret for kontakten med oppdragstaker og alle administrative oppgaver i den forbindelse. Personen har også ansvar for å foreta eventuelle interne avklaringer og orientere internt om viktige endringer i prosjektet. Prosjektansvarlig har ansvaret for å koordinere tilbakemeldingene fra UDI til oppdragstakeren, for eksempel i forbindelse med rapportutkast.

Prosjektansvarlig skal som hovedregel være fra AUA. Prosjektansvarlig skal holde FoU-koordinatoren orientert om arbeidet i prosjektet. FoU-koordinatoren innkaller prosjektansvarlig til møter ved behov. Prosjektansvarlig skal foreta formelle avklaringer med enhetslederen i ESA, men alltid slik at FoU-koordinatoren er orientert.

En prosjektansvarlig bør pekes ut før arbeidet med konkurransegrunnlaget starter. Prosjektansvarlig bør ha hovedansvaret for å utarbeide konkurransegrunnlaget i samarbeid med ressurspersoner fra avdelingene.

3.8 FoU-gruppa

FoU-gruppa ledes av FoU-koordinatoren og består av personer utpekt fra hver av enhetene i AUA og fra de fleste avdelingene i UDI. Kommunikasjonsstaben har også en representant i gruppa. I tillegg sitter økonomiansvarlig i AUAs stab i gruppa.

FoU-gruppa har en rådgivende funksjon i arbeidet med FoU og skal blant annet sikre relevante faglige innspill, bidra til formidling intern og eksternt, og til å følge opp enkeltprosjekter på sitt område.

Se for øvrig punkt 3.1 og 3.5 i IM 2011-006.

3.9 Referansegruppe

Prosjektansvarlig (fra UDI) skal etablere en referansegruppe for prosjektet etter at kontrakten er signert. Gruppen skal bestå av personer som kan gi faglige innspill til prosjektet. Medlemmene skal komme fra UDI, fra berørte etater og eventuelle andre instanser som kan bidra faglig. Justis- og beredskapsdepartementet skal alltid bli invitert til å delta med en representant. Prosjektansvarlig skal i dialog med oppdragstakeren finne frem til eventuelle andre deltakere i gruppa.

Prosjektleder (fra oppdragstaker) innkaller til møter i referansegruppen. Referansegruppen har en rådgivende rolle og møtes normalt tre til fire ganger i prosjektperioden. Referansegruppen skal komme med innspill til prosjektplan, fremdriften i prosjektet og funn eller delrapporter underveis i prosjektet. Gruppen skal også kommentere utkast til sluttrapport.

4 Prosjektforslag

4.1 Hvordan fremme forslag

Prosjektforslag fremmes enten

  1. som svar fra avdelingene på bestillingen fra AUA hver vår eller

  2. direkte fra enheter eller enkeltpersoner som har identifisert et kunnskapsbehov

Enkeltpersoner eller enheter fremmer forslagene overfor FoU-koordinatoren i kortfattet form, fortrinnsvis i malen for behovsnotat (vedlegg 2).

4.2 Innledende bearbeiding av forslag

FoU-koordinatoren diskuterer forslagene med aktuelle ressurspersoner internt og eksternt, med aktuell avdeling/forslagsstiller og med enhetslederen i ESA. FoU-koordinatoren skal påse at forslagene tilfredsstiller UDIs strategiske kunnskapsbehov.

4.3 Prioritering av forslagene

FoU-koordinator og enhetslederen i ESA gjør en første prioritering av forslagene.

Følgende er forutsetninger for at et prosjekt skal kunne prioriteres:

  • Det finnes tilgjengelige FoU-midler for å gjennomføre prosjektet

  • UDI mangler nødvendig kompetanse og/eller kapasitet til å gjennomføre prosjektet selv, eller det er mest hensiktsmessig at eksterne gjennomfører prosjektet.

  • Det er passende tidspunkt for prosjektet, både med hensyn til gjennomføring av prosjektet og bruk av resultatene

En utvidet FoU-gruppe, der alle relevante avdelinger møter, skal deretter vurdere prosjektforslagene og gi innspill til prioritering med utgangspunkt i følgende kriterier:

  • Prosjektet vil gi UDI og/eller etater vi samarbeider med, ny og nyttig kunnskap

  • Prosjektet er gjennomførbart, forslaget er godt begrunnet og har et klart mål

  • Prosjektet ligger innenfor FoU-programmets prioriteringer

  • Prosjektet er i tråd med kravene til FoU-prosjekter fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD) og samsvarer med den avtalte arbeidsdelingen mellom UDI og JD om slike prosjekter

Prioriteringen av forslagene som finner sted på høsten, går i linjen i ESA. Det kan imidlertid gjøres endringer i denne i løpet av året; prosjekter kan gå ut og nye prosjekter kan komme til.

5 Behovsnotat

Behovsnotat er et internt beslutningsdokument. Det skal gi en forholdsvis kortfattet beskrivelse av prosjektet og angi tids- og ressursrammer. Mal for notatet finnes som vedlegg 2 til denne internmeldingen. Notatet skal gi AUAs ledelse informasjonen den trenger for å kunne ta stilling til om prosjektet bør gjennomføres.

5.1 Ressurspersoner til arbeidet

Hovedregelen er at enhetslederen i ESA, i samråd med FoU-koordinatoren og den aktuelle enheten i AUA eller den relevante avdelingen, finner frem til en hovedansvarlig for behovsnotatet. I utgangspunktet skal hovedansvaret for arbeidet ligge i AUA. Ressurspersoner fra AUA og den relevante avdelingen skal bidra i arbeidet.

I kontakten med avdelingene må FoU-koordinatoren tydeliggjøre hva ressursbehovet i løpet av prosjektperioden er. Avdelingene plikter å bidra til FoU-arbeidet ved å stille fagpersoner til disposisjon, jf. punkt 3.1.

5.2 Linjebehandling og godkjenning

Personen som har hovedansvaret for behovsnotatet, skal sikre tilstrekkelig linjebehandling for prosjektforslaget og behovsnotatet i relevante avdelinger.

Notatet sendes som x-notat i WebSak til enhetslederen i ESA med kopi til FoU-koordinatoren. Avdelingsdirektøren i AUA skal godkjenne notatet.

5.3 Veiledende kunngjøring

Når behovsnotatet er godkjent, skal FoU-koordinatoren og prosjektansvarlig vurdere om vi skal publisere en veiledende kunngjøring om oppdraget på www.doffin.no. En slik kunngjøring er uforpliktende, men forbereder aktuelle miljøer på at en utlysning kan komme.

5.4 Behovsnotater som ikke blir godkjent

AUAs avdelingsledelse skal gi en tydelig begrunnelse for hvorfor notatet ikke ble godkjent, jf. kriteriene som er angitt i punkt 2.3. Behovsnotater som ikke godkjennes må enten revideres, utsettes eller forkastes.

6 Konkurransegrunnlag og utlysning

Konkurransegrunnlaget med vedlegg er UDIs beskrivelse av oppdraget og av vårt kunnskapsbehov. Mulige oppdragstakere tar utgangspunkt i denne beskrivelsen når de skriver sine tilbud. Vedleggene til konkurransegrunnlaget er vedlegg til kontrakten når denne skal signeres.

6.1 Sjekkliste for FoU-anskaffelser

Prosjektansvarlig skal bruke sjekklisten (vedlegg 1) for å sikre at FoU-anskaffelsene inneholder den nødvendige dokumentasjonen. Sjekklisten angir hvilke dokumenter som skal lagres i WebSak når vi gjennomfører anskaffelser.

6.2 Beløpsgrenser og utlysning

Et FoU-prosjekt på over 500.000 (eksklusive moms) skal lyses ut på Database for offentlige innkjøp, www.doffin.no. Anskaffelser under 500.000 (eksklusive moms) skal vi som hovedregel lyse ut som en frivillig kunngjøring på Doffin.

Er prosjektets pris på over 1.600.000 (eksklusive moms), blir det også lyst ut på Tenders Electronic Daily, EUs portal for offentlige anskaffelser, Ted.europa.eu. Doffin videreformidler utlysningen til TED. For denne type utlysninger gjelder andre bestemmelser. Innkjøpsansvarlig i Admistrative fellestjenester (AFT) kan gi veiledning i slike tilfeller.

Se også kapittel 7 i Veileder til reglene for offentlige anskaffelser fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet.

6.3 Hvordan utforme konkurransegrunnlag

Mal og veileder for konkurransegrunnlaget finner du i vedlegg 3 og 4 til denne internmeldingen. Se ellers kapittel 9 i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, særlig punkt 9.2 og 9.3. Prosjektansvarlig skal også benytte sjekklisten (vedlegg 1), for å sikre at alle nødvendige dokumenter er fylt ut og lagt ved saken i WebSak.

6.4 Dialog med Justis- og beredskapsdepartementet

Prosjektansvarlig skal, i dialog med FoU-koordinatoren, sikre at Justis- og beredskapsdepartementet har fått informasjon om prosjektforslaget. Se også punkt 6.5.

6.5 Høring

Prosjektansvarlig skal sende konkurransegrunnlaget på høring til relevante bidragsytere internt og eksternt. Overordnet departement skal alltid være høringsinstans. Hovedregelen er at enhetslederen i ESA har godkjent konkurransegrunnlaget før det sendes på høring.

6.6 Godkjenning

Prosjektansvarlig sender konkurransegrunnlaget som x-notat i WebSak til enhetslederen i ESA med kopi til FoU-koordinatoren. Konkurranse-grunnlaget skal ved behov linjebehandles i fagavdelingen før det sendes til AUA.

Ved behov skal avdelingsdirektøren i AUA godkjenne notatet.

6.7 Prosjektnummer

Prosjektansvarlig må sende en e-post til Administrative fellestjenester (AFT) og be om at de oppretter et prosjektnummer, som blant annet benyttes i forbindelse med fakturering. Prosjektnummeret kan ha inntil 8 tegn og skal begynne på FOU. Den tilhørende beskrivelsen av prosjektet kan ha inntil 50 tegn.

6.8 Publisering på Doffin.no og TED

FoU-koordinatoren, eller en annen i UDI med publiseringsrettigheter, publiserer det godkjente konkurransegrunnlaget med vedlegg på www.doffin.no. Standardavtalen for forsknings- og utviklingsoppdrag (vedlegg 5) skal alltid følge utlysningen på Doffin/Ted.

Prosjektansvarlig skal, i samråd med FoU-koordinatoren, vurdere om vi også skal informere relevante fagmiljøer om utlysningen per e-post.

6.9 Ansvar for å besvare spørsmål

I konkurransegrunnlaget oppgir vi en kontaktperson og setter en frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. Vi skal besvare eventuelle spørsmål innen rimelig tid. Dersom prosjektansvarlig selv ikke er til stede i utlysningsperioden, må han eller hun påse at en annen person kan påta seg oppgaven. FoU-koordinatoren, eller en annen i UDI med publiserings-rettigheter på Doffin.no, skal publisere svarene på Doffin.no.

Under anbudskonkurransen skal det ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiveren enn kontaktpersonen. Dette er av hensyn til krav om god forretningsskikk og likebehandling slik det fremgår av § 5 i lov om offentlige anskaffelser. Ved tvil, kan innkjøpsansvarlig i AFT gi veiledning.

7 Anskaffelsesprosessen

Veileder til reglene for offentlige anskaffelser (heretter Veilederen) fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet bør brukes i arbeidet med anskaffelsen.

7.1 Arbeidet med å vurdere tilbudene

Prosjektansvarlig skal finne frem til minst en, helst to, personer, som kan bidra i arbeidet med å vurdere tilbudene så snart fristen er ute. Prosjektansvarlig har ansvar for så tidlig som mulig å sikre at de som skal delta i anskaffelsesprosessen, setter av tid til arbeidet i ukene rett etter fristens utløp slik at anskaffelsesprosessen kan gå så raskt og smidig som mulig.

I tillegg til FoU-koordinatoren, kan innkjøpsansvarlig i Administrative fellestjenester (AFT) svare på spørsmål og gi veiledning i anskaffelsesprosessen.

7.2 Tilbudsåpning og vurdering av tilbudene

Minst to personer må være til stede når tilbudene åpnes. Prosjektansvarlig skal påse at åpningen skjer på forskriftsmessig måte.

De som åpner, må gå gjennom tilbudet og påse at alle kvalifikasjonskrav, slik de fremgår av punkt 3 i konkurransegrunnlaget, er oppfylt. For sent innkomne tilbud eller tilbud som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget, skal normalt avvises. I noen tilfeller kan vi gi en utvidet frist til å ettersende visse dokumenter. Se blant annet punkt 12.5.3 i Veilederen.

Åpningsprotokollen (vedlegg 6) skal fylles ut og signeres av de som deltar i åpningen.

7.3 Noark registrerer tilbudet i WebSak

Etter at åpningsprotokollen er signert, skal prosjektansvarlig levere de skriftlige tilbudene, minnepinnen (som vi mottar sammen med tilbudet) og åpningsprotokollen til Noark, som har ansvaret for å legge alle dokumentene med vedlegg inn i prosjektets sak i WebSak.

Journalposten de oppretter, gir Noark tittelen Tilbud. Vedleggene legges på samme journalpost. Kommer det inn vedlegg til tilbudene etter at tilbudet er scannet og journalført, skal Noark opprette nye journalposter. Noark skriver i linje 2 at det er vedlegg til tilbudet. Dersom vi skal motta vedlegg fra tilbydere etter at tilbudsfristen er utløpt, må dette være hjemlet i forskrift om offentlige anskaffelser.

7.4 Forhandlinger

Som hovedregel har vi konkurranse om prosjekter med forhandlinger. Etter å ha lest tilbudene skal arbeidsgruppen møtes for å gjøre en samlet og innledende vurdering av tilbudene. Mal for vurderingsnotat (vedlegg 7) inneholder også en vektingstabell som kan brukes i dette arbeidet. Punkt 14.4 i Veilederen omhandler denne delen av konkurransen.

Dersom vi har gjort oppmerksom på det i utlysningen, kan vi velge å gjennomføre forhandlinger kun med de tre mest aktuelle tilbyderne (i tilfeller der vi mottar flere enn tre tilbud).

Prosjektansvarlig avtaler forhandlingsmøter med tilbyderne. Det skal settes av lik tid til forhandlinger med hver av tilbyderne. Dersom vi under forhandlingene ber om reviderte tilbud, må alle tilbyderne få like lang leveringsfrist. Vi skal skrive referat fra forhandlingsmøtene. Prosjektansvarlig skal sende referatet til tilbyderen for godkjenning.

Etter forhandlingene, og eventuelt etter at tilbyderne har levert reviderte tilbud, skal arbeidsgruppen bli enige om en endelig rangering av tilbudene. Vurderingsmalen som ble brukt i forkant av forhandlingene, bør også brukes i denne delen av prosessen.

7.5 Innstilling og valg av leverandør

Prosjektansvarlig skal skrive innstilling til valg av leverandør (internt notat) og deretter brev til tilbyderne i WebSak og sende dokumentene til enhetslederen i ESA med kopi til FoU-koordinatoren. Enhetslederen i ESA godkjenner innstillingen og brevene. Brevet til tilbyderne om tildelingsbeslutningen skal inneholde en begrunnelse for valget av leverandør. Se også punkt 16.4 i Veilederen.

Prosjektansvarlig skal informere alle de berørte leverandører om beslutningen samtidig, jf. punkt 16 i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser.

Når vi informerer om kontraktstildelingen elektronisk, er karensperioden, ventetiden mellom tildelingen og kontraktsignering, 10 hele kalenderdager, jf. punkt 16.3 i Veilederen. Nøyaktig tidspunkt for når karensperioden utløper, skal fremgå av brevene til tilbyderne.

7.6 Kontrakt

Prosjektansvarlig utarbeider forslag til kontrakt og setter den tilhørende teksten fra tilbudet inn i kontraktens bilag, samt vår beskrivelse av oppdraget fra konkurransegrunnlaget (Bilag 1).

Prosjektansvarlig sender kontrakten til enhetslederen i ESA (med kopi til FoU-koordinatoren) som godkjenner kontrakten per e-post.

Så snart karensperioden er utløpt, og dersom vi ikke har mottatt innsigelser til tildelingen, skal partene signere kontrakten. Prosjektansvarlig kan sende kontrakten med vedlegg til oppdragstakeren per e-post. Oppdragstakeren skriver ut kontrakten, signerer og returnerer deretter begge eksemplarene av kontrakten til UDI. AUAs leder signerer kontrakten for UDI. Prosjektansvarlig skal sende et ferdig signert eksemplar av kontrakten til oppdragstakeren.

Kontrakten kan også signeres under et kontraktsmøte.

7.7 Anskaffelsesprotokoll

Prosjektansvarlig skal føre anskaffelsesprotokoll under hele prosessen. Protokollen må senest ferdigstilles samtidig som vi sender melding om valg av leverandør. Protokollen skal legges ved saken i WebSak. Mal for protokoll finnes som vedlegg 8 og 9 til denne internmeldingen.

Vi skal skrive anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over 100.000,- (eksklusive moms), både direkteanskaffelser og konkurranseutsatte anskaffelser, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser § 3-2. Leverandøren må i slike tilfeller fremlegge både HMS-erklæring og skatteattester.

7.8 Noark registrerer kontrakten og protokollen i WebSak

Prosjektansvarlig skal levere anskaffelsesprotokollen og senere den signerte kontrakten til Noark. Kontrakten skal lagres i en egen kontraktsak. Noark lager en kobling mellom de to sakene og trenger derfor nummeret til anskaffelsessaken.

7.9 Behandling av innsynskrav

Før kontraktstildeling kan vi unnta flere av dokumentene i anskaffelsessaken fra offentlighet. Sjekklisten angir hvilke hjemler i offentleglova som omhandler innsyn i de ulike dokumentene. Etter kontraktstildeling er hovedregelen at vi skal gi innsyn i dokumentene. Forretningshemmeligheter kan fremkomme i tilbudene og kan være taushetsbelagte, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr.2. Se også Veilederens punkt 5.5.3.

8 Gjennomføring av prosjektet

8.1 Etablere referansegruppe

Prosjektansvarlig har ansvar for å invitere interne og eksterne ressurser til en referansegruppe, helst i forkant av oppstartsmøtet. Se ellers punkt 3.9.

8.2 Kvalitetssikring av rapporten

Referansegruppen gir innspill til rapportutkast og utkast til sluttrapport. I noen tilfeller kan det være aktuelt at prosjektansvarlig ber personer utenfor prosjektets referansegruppe om å lese og kommentere rapportutkast.

Dersom ett eller flere medlemmer av referansegruppen har vesentlige innvendinger mot den endelige rapporten, må prosjektansvarlig involvere enhetslederen i ESA.

Når rapporten fra prosjektet er godkjent av oppdragstakers prosjektleder og UDIs prosjektansvarlig mener at prosjektet er gjennomført i samsvar med kravene i kontrakten, skal prosjektansvarlig i UDI oversende rapporten til enhetslederen i ESA og til FoU-koordinatoren.

8.3 Endelig godkjenning av rapporten

Enhetslederen i ESA er ansvarlig for å gi en endelig godkjenning av rapporten. Det innebærer at vi mener at prosjektet er gjennomført i samsvar med kontrakten, slik at oppdragstaker kan sende faktura på sluttbeløpet.

8.4 Planlegge offentliggjøring

I sluttfasen av prosjektperioden kaller prosjektansvarlig inn FoU-koordinatoren, en representant fra kommunikasjonsstaben og eventuelt representanter fra referansegruppa til et møte for å diskutere tidspunkt for oversendelsen til Justis- og beredskapsdepartementet, offentliggjøring og formidling av rapporten, internt og eksternt.

8.5 Oversendelse til Justis- og beredskapsdepartementet

Prosjektansvarlig skal sende den ferdige rapporten til Justis- og beredskapsdepartementet sammen med et oversendelsesbrev senest to uker før offentliggjøring (veiledende mal i vedlegg 10). Oversendelsesbrevet skal gi en oversikt over hovedresultatene fra prosjektet og eventuelle anbefalinger, samt gi en vurdering av kvaliteten av det arbeidet som er utført. Enhetslederen i ESA skal godkjenne oversendelsesbrevet i WebSak.

8.6 Registrering på Evalueringsportalen

FoU-koordinatoren registrerer den ferdige rapporten på Evalueringsportalen, www.evalueringsportalen.no.

9 Arbeidet med oppfølging av prosjektets resultater og anbefalinger

Enhetslederen i ESA, prosjektansvarlig og FoU-koordinatoren skal vurdere om rapportens anbefalinger og konklusjoner bør tas inn i direktørmøtet enten som diskusjonssak eller beslutningssak.

AUA sender bestilling til den aktuelle fagavdelingen om å planlegge oppfølging av rapporten og skrive oppfølgingsnotat.

9.1 Oppfølgingsnotat

Fagavdelingen har, i samarbeid prosjektansvarlig, ansvar for å utarbeide et oppfølgingsnotat som beskriver UDIs arbeid med å følge opp resultater og anbefalinger i rapporten. Notatet sendes i WebSak fra fagavdelingen til prosjektansvarlig i AUA eller FoU-koordinator som ferdigstiller notatet og oversender det til Justis- og beredskapsdepartementet. I henhold til Justis- og beredskapsdepartementets Retningslinjer for godt FoU-samarbeid (tilgjengelig på UDISIAs FoU-sider) skal notatet oversendes departementet innen tre måneder etter at rapporten ble offentliggjort.

9.2 Evalueringsnotat

Avslutningsvis skal prosjektansvarlig fylle ut det interne notatet Skjema for avsluttende evaluering (vedlegg 11). Formålet med evalueringsnotatet, er å bidra til en erfaringsbasert utvikling av FoU-arbeidet. Dokumentet anses som et organinternt dokument og kan vurderes unntatt offentlighet jf. offentleglova § 14.

9.3 Videre oppfølging

12 måneder etter at rapporten er ferdigstilt, skal FoU-koordinatoren ta kontakt med avdelingen(e) som har ansvar for oppfølgingen av rapporten og be om en kort statusrapport for arbeidet. Svaret fra avdelingen(e) skal bidra til å utvikle arbeidet med FoU og inngår dessuten i vår rapportering til departementet.

 

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Enhet for statistikk og analyse

Latest changes
  • Ny: IM 2014-011 Arbeidet med forsknings- og utviklingsprosjekter i UDI (6/26/2014)

    Ny internmelding for UDI som gir veiledning til de som arbeider med forsknings- og utviklingsprosjekter (FoU-prosjekter) i UDI. Den beskriver roller og ansvar i arbeidet og gir rutiner for hvordan arbeidet skal gjøres. Internmeldingen har 11 vedlegg med flere maler for blant annet behovsnotat, konkurransegrunnlag og anskaffelsesprotokoll.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo