To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2015-005
Document-ID : IM 2015-005
Case-ID : 17/01629-7
Last modified : 23.07.2018
Documentdate : 04.06.2015
Receiver :

Region- og mottaksavdelingen

Retningslinjer for tildeling av aktivitetsmidler for barn i mottak (post 71)


1. Innledning

2. Utlysning av midler

2.1 Publisering av regelverk og utlysning

2.2 Informasjon om tilskuddsordningen

2.3 Frister

3. Ansvarsdeling i RMA

3.1 Administrativ stab

3.2 Fagstab

3.3 Regionkontorenes ansvar

4. Hvem kan motta tilskudd?

4.1 Frivillige organisasjoner

4.2 Ikke-fortjenestebasert virksomhet

4.3 Enkeltpersoner

4.4 Om enkeltpersonforetak

5. Saksbehandling i UDI

5.1 Mottak av søknader

5.2 Fordeling av søknader

5.3 Habilitetsspørsmål

5.4 Vurdering av søknader

5.5 Regnskap

5.6 Lønnsutgifter

5.7 Administrasjonsutgifter

5.8 Støtte til anskaffelse av utstyr

5.9 Oversendelse av vedtak

5.10 Avslag og klageadgang

5.11 Utenlandsk politiattest

6. Akseptbrev og utbetaling

6.1 Akseptbrev

6.2 Rutiner for utbetaling av tilskuddet

6.3 Utbetaling i flere terminer

7. Oversikt over tildelte midler

8. Ubenyttede midler

8.1 Bruk av ubenyttede midler

9. Endrede forutsetninger for tildelingen av tilskudd

9.1 Endringer i grunnlaget for tilskuddet

9.2 Bruk av midler utover tilskuddsåret

10. Oppfølging og kontroll

10.1 Gjennomgang av rapporter

10.2 Kontroll av tilbakebetaling av ubenyttede midler

10.3 Krav om tilbakebetaling

10.4 Spesielt om revisor

11. Arkivering av saksdokumenter

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) forvalter en tilskuddsordning for aktiviteter til barn i mottak på oppdrag fra Justis- og beredskapsdepartementet (JD). Tilskuddsordningen er regulert i 2018-12-14 JD.

Denne internmeldingen gjelder for saksbehandlere i UDI som jobber med denne tilskuddsordningen, og beskriver praksis og rutiner for saksbehandlingen, innenfor rammene av nevnte rundskriv.

Hensikten er å sikre en enhetlig praktisering av ordningen og felles forståelse for regelverket internt i Region- og mottaksavdelingen (RMA).

Målgruppen for ordningen er barn som bor på asylmottak. Barn som er blitt bosatt, eller som bor på omsorgssenter for enslige mindreårige, omfattes ikke av ordningen.

Rettslige rammer for tilskuddsordningen for øvrig er regelverk om offentlig støtte og Statens økonomireglement.

2. Utlysning av midler

2.1 Publisering av regelverk og utlysning

Rundskrivet oversendes fra JD i løpet av desember, og offentligjøres på http://www.regjeringen.no/  RMA Fagstab har ansvar for å sørge for publisering på http://www.udiregelverk.no/ og http://www.udi.no/ snarest mulig etter at det er mottatt av UDI.

2.2 Informasjon om tilskuddsordningen

Ifølge Finansdepartementets veileder «Om etablering og forvaltning av tilskuddsordninger i staten» pkt. 5.2 må UDI som tilskuddsforvalter «vurdere på hvilken måte kunngjøring bør skje for å kunne nå den aktuelle målgruppen», innenfor rammene av Stortingets vedtak, tildelingsbrev/oppdragsbrev og regelverket for ordningen.

Utlysningen legges på udi.no av RMA Fagstab. Regionkontorene som skal behandle søknadene har ansvar for å gjøre ordningen kjent for flest mulig i målgruppen lokalt. Når det gjelder annonsering, kan Regionkontorene bruke inntil 0,75 prosent av beløpet som er regionkontorets andel av posten til annonsering i lokale aviser ol. Selve belastningen skal føres på post 21 – «spesielle driftsutgifter asylmottak».

Det er viktig at alle potensielle søkere får informasjon om ordningen på like vilkår og på en måte som ikke gir fordeler til noen. Dersom UDI i henhold til veiledningsplikten i særskilte tilfeller velger å ha møter med enkelte søkere, kan UDI gi generell informasjon om tilskuddsordningen. UDI kan i slike tilfeller ikke gi informasjon som kan medføre at noen får et særskilt fortrinn i søknadsprosessen, for eksempel veiledning om hvordan søknaden bør utformes for å bli innvilget.

2.3 Frister

UDI fastsetter søknadsfristen i forbindelse med kunngjøringen. UDI vil prioritere søknader vi mottar innen fristen. UDI kan i henhold til rundskrivet velge å ta til behandling også søknader som kommer inn etter fristen dersom det fortsatt er midler på posten, men er ikke forpliktet til dette.

Ved tildeling av tilskudd skal UDI samtidig sette en frist for rapportering tilbake til UDI.

3. Ansvarsdeling i RMA

3.1 Administrativ stab

Beløpet som er bevilget til ordningen blir fordelt av administrativ stab til de behandlingsansvarlige regionkontorene i RMA. Fordelingen skal i hovedsak være basert på en beregning av antall barn og/eller mottak på det tidspunktet midlene blir fordelt. Fordelingen vil fremgå av disponeringsskrivet fra avdelingsdirektør, som foreligger i løpet av januar. Se ellers pkt. 5.2 om fordeling av søknader mellom regionkontorene.

3.2 Fagstab

RMA Fagstab har overordnet ansvar for å koordinere arbeidet med tilskuddsordningen. herunder å formidle informasjon til andre enheter og avdelinger i UDI, ivareta styringsdialogen med JD, oppdatere maler og sikre at saksbehandlerne har oppdatert kunnskap og kompetanse.

Fagstab utarbeider og oppdaterer felles maler til bruk i saksbehandlingen. Oppdaterte maler skal være klare i løpet av januar, og lagres på RMAs fellesområde.

3.3 Regionkontorenes ansvar

De regionkontorene som er blitt tildelt oppgaven, mottar og behandler enkeltsøknader i henhold til kap. 5 i denne IM i tråd med vanlige rutiner for linjebehandling, se IM 2011-009.

4. Hvem kan motta tilskudd?

4.1 Frivillige organisasjoner

Frivillige organisasjoner må være registrert i Frivillighetsregisteret for å motta tilskudd. Dette kan kontrolleres ved å søke på http://www.brreg.no/ eller http://www.proff.no/.

4.2 Ikke-fortjenestebasert virksomhet

Dersom en søker ikke er registrert i Frivillighetsregisteret, må vi vurdere konkret om den oppfyller kriteriet «ikke-fortjenestebasert virksomhet». Med dette menes virksomheter som ikke er egnet til å generere overskudd, eller som genererer overskudd som i sin helhet blir ført tilbake til den frivillige virksomheten.

En søker skal legge organisasjonens vedtekter ved søknaden. Vi skal kontrollere disse vedtektene for å sjekke om en søker som ikke er registrert i Frivillighetsregisteret, driver ikke-fortjenestebasert virksomhet. I vedtektene vil det for eksempel stå at virksomheten er ikke-fortjenestebasert eller at et eventuelt overskudd i sin helhet blir ført tilbake til den frivillige virksomheten.

Enkelte virksomheter viser i vedtektene til at de er medlem av landsdekkende virksomheter. I slike tilfeller kan ofte «morvirksomhetens» vedtekter finnes på virksomhetens nettsider. Disse vedtektene kan ved behov brukes til å kontrollere om virksomheten som helhet er ikke-fortjenestebasert.

4.3 Enkeltpersoner

Privatpersoner og enkeltpersoner skal forstås på samme måte i regelverket. Disse har adgang til å motta midler til dekning av sine utgifter til å gjennomføre aktiviteten, men ikke til dekning av egne eller andres lønnsmidler. Enkeltpersoner som driver aktiviteter som anses som rene engangshendelser eller hobbyvirksomhet defineres ikke som næringsdrivende, og kan derfor søke om tilskudd. Om en aktivitet skal anses som hobby- eller næringsvirksomhet, må vurderes konkret ut fra aktivitetens omfang, omsetning og varighet. 

4.4 Om enkeltpersonforetak

Enkeltpersonforetak er en selvstendig næringsvirksomhet som drives under fullt personlig ansvar av en person. For å registrere enkeltpersonforetaket, er personen nødt til å drive med næringsaktivitet. Dette innebærer at enkeltpersonforetak er utelukket fra å kunne motta tilskudd.

5. Saksbehandling i UDI

5.1 Mottak av søknader

Søknaden sendes elektronisk til udi@udi.no. Søknaden skal være merket med hvilke(t) fylke(r) aktiviteten skal foregå i.

Dersom en søknad kommer direkte til en saksbehandler i UDI, skal søknaden videresendes til udi@udi.no for registrering. Søknader som sendes per post vil ikke bli registrert.

Snarest mulig etter at en søknad er lagt inn i UdiSak, sender Noark en bekreftelse til søkeren om at søknaden er mottatt, med antatt saksbehandlingstid og saksansvarlig.

Dersom søknaden ikke vil bli ferdigbehandlet innen en måned etter at den kom til UDI, skal regionkontoret sende søkeren oppdatert informasjon om antatt saksbehandlingstid, jf. forvaltningsloven § 11 a.

5.2 Fordeling av søknader

RMA Fagstab fordeler saksporteføljen mellom Regionkontor Nord (RKN) og Sør (RKS).

Landsdekkende organisasjoner med aktiviteter som skal foregå i flere enn to fylker, betraktes som «nasjonale» søkere og behandles av særskilt utpekt regionkontor. Ved tvil om hvilken region som skal behandle en bestemt søknad, kan RMA Fagstab kontaktes.

5.3 Habilitetsspørsmål

Reglene om habilitet i forvaltningsloven kap. II gjelder fullt ut ved vurderingen av denne type søknader, se også IM 2010-043.

5.4 Vurdering av søknader

Ved vurdering av søknaden er det viktig å vurdere søknaden opp mot formålet med tilskuddsordningen. Saksbehandler skal fylle ut skjemaet «MAL aktivitetsmidler», og således dokumentere sine vurderinger og kontrollhandlinger.

Ved vurdering av søkerens budsjett er det videre relevant å kontrollere kostnad per barn sammenliknet med andre søknader, eventuelle lønnsutgifter og transportutgifter, herunder rimelige utgifter eller kilometergodtgjørelse sammenliknet med statens satser.

Beløpet som er til disposisjon for tilskuddsordningen er begrenset. Det innebærer at søkeren ikke har krav på tilskudd selv om alle forutsetninger for å få tilskudd er oppfylt.

5.5 Regnskap

Ifølge regelverkets pkt. 6.1 skal en søker vedlegge seneste årsregnskap og årsberetning. Kravet gjelder kun de av søkerne som er regnskapspliktige etter regnskapsloven § 1-2. Frist for å avlegge årsregnskap er 31. juli i påfølgende kalenderår. «Seneste årsregnskap» vil normalt derfor være årsregnskapet for to år tilbake.

5.6 Lønnsutgifter

I vurderingen av en søknads oppførte kostnader, må vi skille mellom lønnsutgifter og (øvrige) administrasjonsutgifter. Vi viser til at JD sitt rundskriv oppstiller høye administrasjonskostnader som avslagsgrunn. Lønnsutgifter kan godtas dersom lønnen er rimelig ut fra en normal årslønn for en tilsvarende stilling, det godtgjøres at lønnsmidlene har direkte betydning for å muliggjøre aktiviteten, og stillingen som lønnes brukes til aktiviteter sammen med barna.

Om en timelønn er rimelig beregnes ut fra yrkesgruppens normale årslønn (timelønn multiplisert med timer i et årsverk – 1.950 timer for en heltidsstilling jf. Statistisk Sentralbyrå),

5.7 Administrasjonsutgifter

Som administrasjonsutgifter regnes indirekte kostnader som er nødvendige for å gjennomføre aktivitetene, som for eksempel transport, materialkjøp, servering, husleie og strøm.

En søknads administrasjonsutgifter bør ikke overstige 15 % av søknadsbeløpet det er søkt om. Administrasjonsutgifter som overstiger 5 % av søknadsbeløpet skal spesifiseres så langt det er mulig. Administrasjonsutgifter må vurderes opp mot eventuelle lønnsutgifter, transportutgifter, uforutsette utgifter o.l. i budsjettet for tiltaket. Administrasjonsutgifter på over 15 prosent kan unntaksvis godtas dersom dette fører til et tiltak med god kvalitet og relevans opp mot formålet med ordningen.

5.8 Støtte til anskaffelse av utstyr

UDI gir ikke støtte til anskaffelse av kostbart utstyr som gir økonomisk gevinst for søkeren etter at aktivitetstilbudet er avsluttet. Anskaffelse av utstyr for å gjennomføre aktiviteter må vurderes konkret ut i fra om det er nødvendig for å gjennomføre tiltaket. Prosjektmidlene kan heller ikke brukes til investeringer og generell drift av organisasjonen.

5.9 Oversendelse av vedtak

Når søknaden er innvilget og ferdigbehandlet, sender regionkontoret ut vedtaksbrev til søkeren sammen med rapporteringsmaler og akseptbrev.

Det må i vedtaket settes en frist på 14 dager for retur av akseptbrev.

5.10 Avslag og klageadgang

Søknader som avslås eller innvilges delvis, må begrunnes i samsvar med forvaltningsloven, og det må vises til vurderingskriteriene i gjeldende regelverk. Det vil være klageadgang på et slikt (delvis) avslag. Klagefristen er tre uker.

Klagen skal fremsettes for regionkontoret som har behandlet saken. Dersom dette ikke finner grunn til å endre sitt vedtak, skal saken oversendes til Justisdepartementet for klagebehandling.

5.11 Utenlandsk politiattest

Politiattest utstedt i annet EØS-land likestilles med norsk politiattest, jf. politiregisterloven § 36.

6. Akseptbrev og utbetaling

6.1 Akseptbrev

Tilskuddsmottakeren aksepterer vilkårene i tilskuddet ved å signere på vedlegg til vedtaket og sende det tilbake til UDI. Saksbehandler registrerer aksepten i UdiSak. Ved delvis innvilgelse må søkeren ettersende revidert budsjett for det innvilgede beløpet.

Signaturen på akseptbrevet utløser utbetaling av tilskuddet. Det er derfor i mottakers interesse å sjekke at akseptbrevet sendes til riktig adresse og at tilskuddet kommer inn på konto. Dersom tilskuddet ikke aksepteres innen fristen som er satt i vedtaket, vil tilbudet normalt bortfalle.

Som ledd i god forvaltningsskikk skal UDI sjekke om vi har mottatt akseptbrev for alle vedtatte tilskudd, og om nødvendig avklare med tilskuddsmottaker dersom akseptbrev ikke er registrert mottatt hos UDI.

6.2 Rutiner for utbetaling av tilskuddet

Når underskrevet akseptbrev er mottatt og lagt inn i UdiSak, gir regionkontorets saksbehandler beskjed til økonomiansvarlig som lager et konteringsskjema. Konteringsskjema med vedlagt kopi av vedtak sendes i posten til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) på Hamar, og skannes innen tre virkedager.

Innskannet konteringsbilag med vedlegg blir fordelt fra DFØ/regnskap til den enkelte økonomiansvarlig på regionkontor. Utbetaling av tilskuddsmidlene kommer til behandling i direktoratets elektroniske fakturabehandlingssystem og attesteres og godkjennes av leder. Konteringsregler vil framgå av de årlige disponeringsskrivene. Regnskapskontoret kjører remitteringer/(bankoverføringer) på tilskudd som skal utbetales. UDI remitterer tirsdager og torsdager, og tilskuddet blir utbetalt til mottaker på den første mulige remitteringen etter at tilskuddet er ferdig godkjent i UDIs regnskapssystem.

Fra aksept til utbetaling vil det kunne gå inntil tre uker.

6.3 Utbetaling i flere terminer

UDI skal utbetale tilskuddsbeløp etter hvert som mottakeren har behov for å dekke de aktuelle utgiftene, jf. pkt. 6.3.5 i Bestemmelser om økonomistyring i Staten. Om tilskuddsbeløpet skal deles opp i én eller flere terminer, beror på tilskuddsbeløpets størrelse og aktivitetens varighet. Normalt skal tilskuddet utbetales etter følgende rutine:

  • Én utbetaling: Aktiviteter som løper under et halvt år hvor tilskuddet er under 500 000 kroner
  • To utbetalinger: Aktiviteter som løper over et halvt år hvor tilskuddet er under 500 000 kroner, eller aktiviteter som løper under et halvt år hvor tilskuddet er over 500 000 kroner
  • Fire utbetalinger:        Aktiviteter som løper over et halvt år hvor tilskuddet er over 500 000 kroner

Når tilskuddsbeløpet deles opp i flere terminer, skal det sendes melding til regnskapskontoret, som registrerer dette i regnskapssystemet og i banken. I slike tilfeller utarbeides to utbetalingsbilag– ett med forfallsdato som i dag og et med forfallsdato om seks måneder.

Tilskuddsmottakere som har en vesentlig andel av utgiftene ved oppstart av tiltaket kan etter en konkret vurdering få mer av tilskuddsbeløpet ved første utbetaling.

7. Oversikt over tildelte midler

Så snart alle tilskudd er fordelt, skal regionkontorene ferdigstille oversikt over innvilgede søknader. RMA Fagstab utarbeider en felles mal i Excel («MAL aktivitetsmidler») til bruk for dette formålet.

Når oversikten er klar, ber RMA Fagstab kommunikasjonsstaben om å publisere oversikten på www.udi.no/. RMA Fagstab orienterer JD når denne oversikten er publisert.

8. Ubenyttede midler

8.1 Bruk av ubenyttede midler

Midler som ikke brukes opp etter første utlysning, kan lyses ut på nytt med ny frist senere samme år. Midler som ikke brukes opp i en region, kan overføres til en annen region. Regionkontoret varsler RMA Fagstab dersom de ikke benytter alle midlene. Fagstab fordeler eventuelt midlene videre til regioner som har søknader som ikke har fått tilskudd.

En eventuell ny søknadsrunde vil bli kunngjort og saksbehandlet på samme måte som den ordinære tildelingen, jf. kap. 2.

9. Endrede forutsetninger for tildelingen av tilskudd

9.1 Endringer i grunnlaget for tilskuddet

Dersom grunnlaget for tildeling av tilskuddet endrer seg, for eksempel på grunn av nedlegging av mottak, endringer i målgruppa eller andre uforutsette hendelser, skal stønadsmottaker sende en skriftlig henvendelse til UDI. Det er en forutsetning for at UDI skal kunne gi samtykke til endring i slike tilfeller at den aktuelle endringen ikke avviker vesentlig fra det opprinnelige grunnlaget for tilskuddet.

9.2 Bruk av midler utover tilskuddsåret

Tilskudd skal som hovedregel benyttes og regnskapsføres i tilskuddsåret. Etter søknad fra tilskuddsmottaker kan UDI innvilge at tilskuddsmidler benyttes i første kvartal i påfølgende år. Dette gjelder særlig dersom UDI gir tilskudd til typiske vinteraktiviteter som ikke blir gjennomført i løpet av tilskuddsåret.

10. Oppfølging og kontroll

10.1 Gjennomgang av rapporter

Tilskuddsmottakeren skal levere en prosjektrapport og en regnskapsrapport innen fristen satt av UDI. Nærmere rapporteringskrav vil fremgå av tilskuddsbrevet, herunder eventuelle krav om revisorplikt. UDI kan i tilskuddsbrevet åpne for at tilskuddsmidler kan benyttes til å dekke utgifter til revisjon. Tilskuddsmottakeren sender rapportene til udi@udi.no.

UDI skal gjennomgå rapportene i rimelig og nødvendig omfang, for å kontrollere at pengene er brukt i henhold til vedtaket og formålet med ordningen og i henhold til regler for tilskuddsforvaltning i Økonomiregelverket. Denne gjennomgangen må foretas før tildeling av eventuelt nytt tilskudd til samme tilskuddsmottaker. Ved vurdering av rapportene skal saksbehandler fylle ut skjemaet «MAL aktivitetsmidler», som ble påbegynt ved vurdering av søknaden, og således dokumentere sine vurderinger og kontrollhandlinger.

Dersom gjennomgangen gir grunn til å stille spørsmål ved om tilskuddet er brukt i henhold til formålet, og/eller det er avvik mellom budsjett i søknaden og regnskapet, skal UDI avklare med tilskuddsmottaker om dette kan skyldes endrede forutsetninger underveis. Det vil i den forbindelse ha betydning om tilskuddsmottaker kan sannsynliggjøre at de endrede forutsetningene likevel har bidratt til gjennomføringen av aktiviteten. Se ellers pkt. 9.1.

Dersom vi kommer til at vilkårene for tildeling av tilskudd er brutt, skal tilskuddet tilbakebetales helt eller delvis. Alvorlige brudd på slike vilkår kan også tillegges vekt ved behandling av ny søknad fra samme tilskuddsmottaker.

10.2 Kontroll av tilbakebetaling av ubenyttede midler

Dersom ikke hele tilskuddet er brukt opp, eller tilskuddet er brukt i strid med vilkårene, er mottaker forpliktet til å tilbakebetale midler til UDI på kontonummer. 7694.05.10712. Tilbakebetalingen merkes med tilskuddsmottakers navn, saksnummer og «retur av midler post 71 20xx (aktuelt år)».

Alle som har tilgang til Agresso vil kunne kontrollere om en slik tilbakebetaling er kommet inn til UDI. Saksbehandler eller økonomimedarbeider ved regionkontoret kan også sjekke økonomirapport som sendes ut jevnlig fra administrativ stab.

Alternativt, hvis innbetalingen ikke gjenfinnes i Agresso, kan RMA be om bistand fra Regnskapsenheten i AFT.

10.3 Krav om tilbakebetaling

En tilskuddsmottaker har ved å underskrive akseptbrevet akseptert at ubenyttede midler skal tilbakebetales til UDI. Dersom mottaker nekter å betale tilbake ubenyttet tilskudd, skal tilskuddet inndrives i samsvar med UDIs rutiner for øvrig.

Dersom UDI mener at et tilskudd er brukt på feil måte og i strid med forutsetningen for tilskuddet, skal UDI varsle tilskuddsmottaker og gi vedkommende mulighet til å forklare hva som har skjedd.

Hvis tilbakemeldingen fra tilskuddsmottaker ikke gir grunnlag for å endre vårt standpunkt, skal UDI fatte et enkeltvedtak om tilbakebetaling. Tilskuddsmottaker kan påklage et slikt vedtak i tråd med forvaltningsloven.

10.4 Spesielt om revisor

Virksomheter som er revisjonspliktige etter revisorloven § 2-1, skal ved rapportering legge ved revisjonsberetning. Fra slike virksomheter, og virksomheter som har valgt å få sitt årsregnskap revidert, krever UDI i tillegg å få tilsendt årsregnskap.

11. Arkivering av saksdokumenter

Alle dokumenter i saken skal lagres i UdiSak, i samsvar med IM 2012-016 (Arkivsaksstruktur for Region- og mottaksavdelingen).

Saken skal arkiveres på «mor-prosjektet» under de respektive årsmappene. Regionkontorene må selv koble sine UdiSaks-nummer.

 

Christine Wilberg
avdelingsdirektør

Kontakt: Region- og mottaksavdelingen

Latest changes
  • Endret: IM 2015-005 Retningslinjer for tildeling av aktivitetsmidler for barn i mottak (post 71) (7/23/2018)

    Mindre skrivefeil er rettet og lenker oppdatert. Innholdet er uendret.

  • Endret: IM 2015-005 Retningslinjer for tildeling av aktivitetsmidler for barn i mottak (post 71) (6/19/2018)

    Internmeldingen er revidert for å bedre reflektere Justis- og beredskapsdepartementets nye regler fra 2017.

  • Ny: IM 2015-005 Retningslinjer for tildeling av aktivitetsmidler for barn i mottak (post 71) (6/4/2015)

    Ny internmelding til Region- og mottaksavdelingen med retningslinjer til bruk i saksbehandlingen for tilskuddsordningen.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo