To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2016-003
Document-ID : IM 2016-003
Case-ID : 16/02035-7 (18/00276-1)
Last modified : 16.01.2018
Documentdate : 11.05.2016
Receiver :

Asylavdelingen

Retningslinjer for deling av porteføljer i Asylavdelingen


1. Innledning

2. Hvorfor fordeling av porteføljer

3. Standarden tar utgangspunkt i sentrale prinsipper

4. Ansvarsfordeling - sjekkliste

4.1 ASA ledelse

4.2 Fagansvarlig enhet

4.3 Bistandsenhet

4.4 Intervjufaglig nettverk

4.5 Fagsystemgruppen

5. Beredskap – oppdatert praksis og informasjon

6. Fagansvarlig enhets ansvar og arbeidsoppgaver

6.1 Redusert produksjonskrav for fagansvarlig enhet

7. Differensiering og fordeling

8. Opplæring før oppstart

9. Praksis – sikre oppdatering og likebehandling

10. Linjebehandling

1. Innledning

Innholdet i denne interne meldingen har tidligere ligget tilgjengelig på UDISIA. Formålet med meldingen er å klargjøre hva avdelingsledelsen, områdene, enhetene og medarbeiderne skal gjøre når en portefølje skal deles mellom flere enheter. Asylavdelingen skal være i forkant av behovet som følger av varierende ankomsttall, og vi skal ha en helhetlig oppgaveløsning i avdelingen på tvers av organisatoriske skiller. Klare retningslinjer for deling av porteføljer skal bidra til likebehandling, god saksflyt, tilstrekkelig kvalitet og forutsigbarhet

2. Hvorfor fordeling av porteføljer

Ankomstene varierer mer enn organisasjonsstrukturen. Vi trenger verktøy for å utjevne arbeidsmengden og sikre at nødvendig kompetanse følger fordelingen av oppgaver.

For å oppnå en helhetlig oppgaveløsning trenger vi standarder og utveksling av kompetanse.

Når porteføljer blir delt mellom flere enheter kan det bidra til harmonisering av praksis og en bedre kvalitet i saksbehandlingen. Ved deling av portefølje må ASA legge til rette for samarbeid om praksisutvikling og kontinuerlig forbedring.

3. Standarden tar utgangspunkt i sentrale prinsipper

4. Ansvarsfordeling - sjekkliste

4.1 ASA ledelse

  • Overvåke ankomster og internasjonale trender i asylstrømmen for å være forberedt på fremtidige økninger

  • Sørge for løpende oppdatering av praksisnotater på fem største ankomstland og land man har grunn til å tro vil få en sterk økning i ankomstene

  • Ansvar for at praksisnotater ol. blir ferdigstilt og publisert i tide

  • Gi fagansvarlig enhet tid og redusert produksjonskrav før deling iverksettes

4.2 Fagansvarlig enhet

  • Dokumentere og oppdatere praksis, intervjuguide, vedtaksbank osv

  • Definere kriterier for kategorisering som muliggjør hensiktsmessig differensiering

  • Samarbeide med KOR og PU om kategoriseringen

  • Opplæringsopplegg for enhetene som deltar

  • Etablere fora for avklaringer og kontinuerlig forbedring av saksflyt

4.3 Bistandsenhet

  • Utnevne landpraksiskontakter

  • Sette seg inn i landkunnskap, praksis osv.

  • Delta i opplæringsopplegget

  • Bidra til kontinuerlig forbedring for å sikre likebehandling av sakene og tilstrekkelig kvalitet i saksbehandlingen

4.4 Intervjufaglig nettverk

  • Kvalitetssikre intervjuguide

  • Tilby generell og landspesifikk intervjuveiledning

  • Bidra til å sikre landspesifikk intervjustrategi

4.5 Fagsystemgruppen

  • Opprette merkingskoder i DUF for differensiering av saker

  • Supervilkår og vedtaksmal for like sakstyper

  • Støtte til massebehandling av like saker

  • eDiff

  • Statistikkmuligheter basert på registreringer i fagsystemene

5. Beredskap – oppdatert praksis og informasjon

For å være forberedt skal det til enhver tid foreligge oppdatert dokumentasjon på praksis/saksbehandling om de fem største ankomstlandene.

  • Praksisnotat

  • Intervjuguide med oversikt/linker til nyttig informasjon

  • Favorittekster/nick

Slik dokumentasjon gjøres også klar for land der utviklingen i landet og i asylstrømmen internasjonalt gir grunn til å tro at det kan bli høye ankomster i Norge.

ASA fagstab må prioritere ferdigstilling av praksisnotater og praksisavklaringer for de fem største ankomstlandene slik at dette foreligger i tide for alle som deltar i saksbehandlingen.

6. Fagansvarlig enhets ansvar og arbeidsoppgaver

  • Bistå med oppdatering av praksisnotater

  • Gjøre tilgjengelig gode eksempelvedtak

  • Planlegge og gjennomføre opplæring

  • Varsle og involvere Landinfo, BFE og F1

  • Lage kategorier for differensiering

  • Evt. bistå KOR ved innføring av kategoriene

  • Vurdere behovet for deling av sidesakene og differensiering av disse

Det bør vurderes å gi fagansvarlig enhet en periode med intervjufri i tilretteleggingsfasen for å gjøre alle forberedelsene og ta unna mest mulig av ventende oppgaver enheten allerede har. Dette for å opprettholde god saksflyt og unngå merarbeidet de gamle sakene medfører på toppen av tilleggsoppgavene saksansvarlig enhet får i forbindelse med deling.

6.1 Redusert produksjonskrav for fagansvarlig enhet

Produksjonskravet for fagansvarlig enhet må nedjusteres i forberedelsesfasen, men også under ordinær drift, fordi den vil ha de vanskeligste sakene og en del ekstra arbeid med å støtte de andre enhetene, oppdatere intervjuguide osv.

7. Differensiering og fordeling

Differensiering av sakene er en god måte å fordele på i oppstartsfasen, gir oversikt over porteføljen og gjør det enklere å fordele.

Differensieringen må ta hensyn til sakens kompleksitet og kompetansebehov når det gjelder risikovurderinger. Det kan være hensiktsmessig å differensiere slik at de ulike enhetene som deltar får sjansen til å opparbeide seg kompetanse på et avgrenset felt i begynnelsen. Enhetene som deltar må etter hvert opparbeide kompetanse til å ta alle kategorier.

Fagansvarlig enhet bør ikke bli sittende med bare de vanskeligste sakene over for lang tid da det tærer på arbeidslysten og produktiviteten. Fagansvarlig enhet bør også få en andel av de enkle sakene fra begynnelsen.

Silingen skjer i KOR eller fagansvarlig enhet basert på informasjonen som foreligger i ankomstregistreringen fra PU. Fagansvarlig enhet må være forberedt på å bistå KOR i differensieringen i startfasen.

Kategoriseringen må legges fram for PU for å sikre godt informasjonsgrunnlag for silingen og avtale rutiner for å synliggjøre mulige avvik på grunn av troverdighet osv.

8. Opplæring før oppstart

Godt opplegg før oppstart er viktig for kompetansen og for at bistandsenhetene skal få et eierskap til porteføljen.

  • Innføring hos Landinfo

  • Gjennomgang av praksis (vurderinger, rutiner, saksbehandling) v/fagansvarlig enhet

  • Gjennomgang av intervjuguide v/fagansvarlig enhet/intervjufaglig koordinator

  • Gjennomgang av praksis for gjennomføring av intervju og oppæring i landspesifikk intervjustrategi

BFE og F1 inviteres til opplæringen da de behandler saker fra alle land.

9. Praksis – sikre oppdatering og likebehandling

Tiltak som er aktuelle ved deling av portefølje:

  • Landpraksiskontakter og intervjufaglige koordinatorer:
    • Alle bistandsenheter utnevner egne landpraksiskontakter i sin enhet som får et særskilt ansvar for å holde seg oppdatert i den perioden delingen pågår.
    • Hver enhet som deltar bør ha to landpraksiskontakter (unngå sårbarheten ved å bare ha en). Intervjufaglig koordinator må være aktivt med og kan være den ene landpraksiskontakten.

  • Praksisforum
    • Forum der alle landpraksiskontaktene deltar, oppdatering på landinformasjon og praksis/vurderinger, avtale oppfølging av oppdateringsbehov (f.eks. i intervjuguide)

  • Løsningskrok
    • Åpent forum for drøfting av enkeltsaker

  • Vedtaksbank
    • Fagansvarlig enhet etablerer en vedtaksbank der interessante saker fra alle kategorier legges inn og kan gi eksempler og inspirasjon
    • Vedtaksbanken bør inneholde mange saker
    • Alle saksbehandlere må være klar over at enkeltvedtakene ikke nødvendigvis gir et fullstendig korrekt bilde av dagens praksis
    • Fagansvarlig enhet sørger for at enkeltvedtak som ikke lenger stemmer med gjeldende praksis fjernes eller merkes med forklaring
    • Mal for vedtaksbank

  • Intervjufaglig nettverk
    • Bidrar i kvalitetssikring av intervjuguide
    • Faglig ansvar for intervjukvaliteten

  • Fagsystemgruppen
    • Faglig ansvar for tilrettelagt systemstøtte sammen med superbrukere på området

10. Linjebehandling

Utgangspunktet er at enhetene selv har ansvaret for å intervjue og fatte vedtak i de sakene den får tildelt. 2.- og 3.-håndsbehandling skal normalt skje i enhetens egen linje.

 

Hanne Jendal
avdelingsdirektør

Kontakt: Asylavdelingen, Fagstab

Latest changes
  • Endret: IM 2016-003 Retningslinjer for deling av porteføljer i Asylavdelingen (1/16/2018)

    Henvisninger i teksten er endret i tråd med at Ankomstenheten (ANK) har byttet navn til Koordineringsenheten (KOR).

  • Ny: IM 2016-003 Retningslinjer for deling av porteføljer i Asylavdelingen (5/11/2016)

    Ny internmelding som nedfeller rutinene for deling av porteføljer i Asylavdelingen. Meldingen skal klargjøre hva avdelingsledelsen, områdene, enhetene og medarbeiderne skal gjøre når en portefølje skal deles mellom flere enheter.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo