To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2016-007
Document-ID : IM 2016-007
Case-ID : 16/03447-1
Documentdate : 30.09.2016
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

Instruks for Lean-koordinator i UDI


1. Innledning

2. Generelt om koordinatorrollen

3. Lean-koordinatorens oppgaver

3.1 Mål

4. Organisering

5. Ressurser

1. Innledning

Direktøren har bestemt at UDI skal jobbe Lean og kontinuerlig forbedre arbeidsprosessene. Direktøren har det overordnede ansvaret for at UDI som organisasjon jobber med Lean og kontinuerlig forbedring, og utvikler seg i riktig retning. 

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) har ansvaret for å koordinere arbeidet med Lean og kontinuerlig forbedring i UDI gjennom en funksjon som Lean-koordinator. Lean-koordinatoren skal drive det strategiske arbeidet med Lean i UDI, og bidra til en helhetlig innføring og utvikling av Lean og kontinuerlig forbedring i organisasjonen.

For å kunne bidra til å innføre Lean helhetlig er det en forutsetning at Lean-koordinatoren er tett på og har god kjennskap til øvrig utviklingsarbeid i avdelingene. Lean-koordinatoren får denne kunnskapen gjennom samarbeid med UDIs forbedringskonsulenter, og ved aktivt å oppsøke avdelingene.

Det at vi jobber Lean i organisasjonen betyr at vi har fokus på brukerne våre, at vi er opptatt av flyt i prosessene, at vi er opptatt av helheten og at vi kontinuerlig forbedrer arbeidsprosessene våre. Dette betyr at prinsippene om respekt for mennesker, flyteffektivitet, helhet og kontinuerlig forbedring er til stede i vårt arbeid.

Denne instruksen definerer Lean-koordinatorens ansvar og oppgaver, og angir målsetninger for arbeidet.

2. Generelt om koordinatorrollen

Det er avdelingene selv som driver Lean-arbeidet i egen avdeling. AUA har ikke mandat til å instruere avdelingene i dette arbeidet. Lean-koordinatoren skal være en veileder, rådgiver og støtte for avdelingene i Lean-arbeidet. Lean-koordinatoren kan bidra inn i prosjekter med Lean-metodikk og Lean-verktøy, og gjennom denne type operativ arbeid bidra til kompetanse­overføring. Koordinatoren skal være orientert om arbeidet med Lean og kontinuerlig forbedring i avdelingene, men også en pådriver for dette arbeidet i organisasjonen. Koordinatoren kan ta initiativ til møter for å få oppdateringer om status på arbeidet med Lean og kontinuerlig forbedring i de ulike avdelingene.

3. Lean-koordinatorens oppgaver

Lean-koordinatoren i AUA skal gjennom sine aktiviteter og oppgaver jobbe for at UDI blir en selvforbedrende organisasjon med fokus på brukeren og flyteffektivitet. Koordinatoren skal jobbe både på strategisk og operativt nivå. Det strategiske arbeidet innebærer å legge planer og foreslå aktiviteter for hvordan UDI skal bli en selvforbedrende organisasjon; hva skal gjøres for at vi når og videreutvikler dette. Koordinatoren jobber operativt ved å være oppsøkende og aktiv i andre avdelinger med å utvikle, veilede og støtte deres arbeid med Lean og kontinuerlig forbedring.

Lederne er viktig i Lean-arbeid og forankring på ledernivå er en viktig faktor for å sikre kontinuerlig forbedring i drift. Lederopplæring er HR-enheten sitt ansvar.

Koordinatoren leder forbedringsforumet i UDI. Koordinatoren er UDIs kontaktpunkt i nettverk for Lean i offentlig sektor og representerer AUA i nettverket.

Lean-koordinatoren bidrar til helhetlig innføring og utvikling av Lean ved å:

  • være involvert i arbeidet med virksomhetsstyring, styringsinformasjon, strategi- og planarbeid

  •  være en veileder og rådgiver for Lean-arbeidet i avdelingene

  • gi ledere praktisk bistand/lederstøtte i Lean-arbeidet

  • samarbeide med HR

  • samarbeide med AEF om utvikling og forbedringsarbeid

  • samarbeide med andre offentlige instanser som jobber med Lean, for eksempel gjennom deltakelse i nettverk for Lean i offentlig sektor og Lean-forum Norge

  • ha oversikt over prosjekter i UDI for å sikre at de rette ressursene blir trukket inn, for å sikre at helheten blir ivaretatt; Lean, brukerorientering, IKT

  • bruke UDI-skolen for å spre kunnskap om Lean i organisasjonen ved å lage og utvikle materiale som er tilgjengelig for alle medarbeidere i UDI

3.1 Mål

Lean-koordinatoren har som mål å bidra til:

  • at UDI i sitt utviklingsarbeid har fokus på brukerne, flyt i prosessene, helhet og kontinuerlig forbedring

  • at lederopplæring og kompetanseutvikling ivaretar Lean-kompetanse gjennom samarbeid med HR

  • å sikre erfarings- og kompetanseoverføring, koordinering og videreutvikling av beste praksis mellom de ulike avdelingene i UDI

  • at UDI utvikler seg i retning av å bli en lærende organisasjon og at kontinuerlig forbedring blir en naturlig del av vår virksomhet

4. Organisering

Stillingen er plassert i AUA. Koordinatoren møter i ledermøtet i AUA ved behov. All disponering av ressurser skal gå i linjen.

Lean-koordinatoren leder forbedringsforumet som består av forbedringskonsulentene i UDI. Forumet skal være en arena for læring og sikre kompetanseoverføring mellom de interne forbedringskonsulentene.

For AUA er dette en arena for å få en oversikt over hvilke aktiviteter de ulike avdelingene gjør og hva som er status på Lean-arbeidet. Forbedringsforumet er en viktig kilde til hvordan Lean-koordinatoren kan bidra i avdelingene.

5. Ressurser

Det skal være minimum én ressurs i fulltidsstilling.  

 

Aleksander Åsheim
fungerende avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Strategi- og utviklingsenheten

Latest changes
  • Ny: IM 2016-007 Instruks for Lean-koordinator (9/30/2016)

    Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) har ansvaret for å koordinere arbeidet med Lean og kontinuerlig forbedring i UDI gjennom en funksjon som Lean-koordinator. Lean-koordinatoren skal drive det strategiske arbeidet med Lean i UDI, og bidra til en helhetlig innføring og utvikling av Lean og kontinuerlig forbedring i organisasjonen. Her er Lean-koordinatorens instruks.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo