To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2019-001
Document-ID : IM 2019-001
Case-ID : 18/03435-5
Documentdate : 08.01.2019
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

Behandling av høringssaker i Utlendingsdirektoratet


1. Innledning

2. Eksterne høringer

2.1. Registrering i UdiSak når UDI mottar høringsbrev

2.2. AUAs ansvar som koordinator for høringen

2.2.1. Avklaringer med direktøren

2.2.2. Hvem skal gi innspill til UDIs høringsuttalelse?

2.2.3. AUAs bestilling til avdelingene

2.2.4. Fremgangsmåte når UDI ikke har noen innspill til en høring

2.3. Avdelingenes innspill til høringen

2.3.1. Relevante innspill til høringsforslaget

2.3.2. Særlig om foreleggelser av utkast til høringsbrev

2.4. Fremgangsmåte ved uenighet om høringsinnspill

2.5. Journalføring i UdiSak

2.6. Hvem som skal stå som avsender av UDIs høringsuttalelser

2.6.1. Signatur og godkjenning

2.6.2. Oversendelse av UDIs høringsuttalelser

3. Interne høringer

3.1. Ansvaret for en intern høring

3.1.1. Hvilke saker skal sendes på intern høring

3.1.2. Hvem skal høres i en intern høring?

3.1.3. Ansvarlig avdelings bestilling til øvrige avdelinger

3.2. Krav til høringssvar fra den enkelte avdeling

3.3. Når skal saken også sendes på høring til eksterne organer/etater?

1. Innledning

Internmeldingen gir retningslinjer for behandlingen av eksterne og interne høringer i Utlendingsdirektoratet (UDI).

Retningslinjene skal legge til rette for best mulig kvalitet og effektivitet i UDIs arbeid med høringer. Retningslinjene skal sikre at UDIs høringsuttalelser er linjeforankret, bredt faglig forankret og ivaretar helheten i UDIs virksomhet.

Utredninger som overordnede departementer bestiller fra én avdeling i UDI, er ikke omfattet av disse retningslinjene. Avdelingen som har fått bestillingen skal likevel vurdere om andre avdelinger bør høres eller orienteres.

2. Eksterne høringer

Med eksterne høringer menes her høringsforslag og foreleggelser som kommer utenfra, for eksempel fra overordnede departementer eller andre offentlige etater. Slike høringer kan gjelde lov- eller forskriftsendringer, instrukser, eksterne rundskriv, rapporter eller annet.

2.1. Registrering i UdiSak når UDI mottar høringsbrev

Når UDI mottar høringsbrev, skal Dokumentsenteret registrere saken i UdiSak og deretter oversende høringssaken til Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA).

2.2. AUAs ansvar som koordinator for høringen

Hovedregelen er at AUA koordinerer eksterne høringer i UDI for å sikre at helhetsperspektivet blir ivaretatt i høringsuttalelsene.

Dersom andre avdelinger skal koordinere eksterne høringer, må dette skje i samråd med AUA. Retningslinjene her gjelder også dersom andre avdelinger enn AUA koordinerer eksterne høringer.

Avdelingen som koordinerer høringen, formulerer UDIs endelige høringsuttalelse.

2.2.1. Avklaringer med direktøren

Dersom høringssaken er av prinsipiell betydning for UDI, skal AUA avklare med direktøren hva UDI bør legge vekt på i vår høringsuttalelse.

2.2.2. Hvem skal gi innspill til UDIs høringsuttalelse?

Saksbehandler i AUA har ansvaret for å be om innspill til UDIs høringsuttalelse fra de øvrige avdelingene i UDI. Koordinerende enhet i AUA bør tidlig vurdere om Budsjett- og økonomienheten (BØE) og Enhet for statistikk og analyse (ESA) skal involveres i arbeidet med høringen.

Berører høringen åpenbart bare én eller få avdelingers fagområde og oppgaver, kan den sendes kun til disse avdelingene. AUA må likevel vurdere å sende høringen i kopi til de øvrige avdelingene for å avklare om de ønsker å gi innspill.

2.2.3. AUAs bestilling til avdelingene

AUA vurderer hvordan avdelingene skal involveres i hver enkelt sak, gjerne i samråd med avdelingene. Sakens tidsfrister, karakter og betydning for ulike avdelinger i UDI vil være styrende for prosessen.

I valg av prosess skal AUA legge vekt på hvilken fremgangsmåte som vil være mest effektiv for UDI som helhet og som sikrer god kvalitet i høringsarbeidet. I de fleste tilfeller vil dette innebære at AUA forbereder høringssaken, for eksempel gjennom å

  • identifisere problemstillingene og be avdelingene om innspill på konkrete punkter (bestillingen kan gjerne presisere hva de ulike avdelinger skal svare særskilt på)

  • utarbeide utkast til høringsuttalelse som sendes til avdelingene for innspill

  • innhente innspill fra de andre avdelingene i et møte

Bestillingen fra AUA skal inneholde

  • en kort redegjørelse for hva saken angår

  • avdelingenes frist for å komme med innspill, eventuelt supplert med framdriftsplan og/eller beskrivelse av høringsprosessen

  • henvisning til eventuelle tidligere, relevante UDI-uttalelser om temaet

Høringer med kort tidsfrist kan innebære at AUA fraviker rutinene ovenfor. I slike tilfeller bør AUA vurdere å varsle avdelingene om høringen i forkant av den formelle bestillingen.

2.2.4. Fremgangsmåte når UDI ikke har noen innspill til en høring

Når UDI mottar høringer fra eksterne aktører som ikke direkte angår UDIs virksomhetsområde, skal AUA vurdere hvorvidt UDI skal utarbeide en høringsuttalelse. Innspill innhentes fra øvrige avdelinger ved behov.

I de tilfellene AUA mener UDI ikke skal ha merknader til en høring, skal dette fremgå i UdiSak. Saksbehandler skal sende høringsdokumentet for gjennomgang til sin seksjonssjef/enhetsleder eller avdelingsdirektør med forslag om at UDI ikke besvarer høringsbrevet.

2.3. Avdelingenes innspill til høringen

Avdelingene skal sikre en forsvarlig intern saksbehandling av høringen. Avdelingene vurderer selv hvordan de skal organisere høringsarbeidet og med hvilke ressurser.

Innspill fra hver avdeling skal være samordnet og linjebehandlet/lederforankret på avdelingsnivå når de sendes AUA. Dersom det er ulike oppfatninger internt i en avdeling, kan det være hensiktsmessig å vise til ulike synspunkt og vurderinger i notatet. Avdelingen må likevel konkludere i notatet til AUA.

Avdelingene skal så langt som mulig oppsummere sine innspill som ferdig formulert tekst til UDIs endelige høringssvar. Formålet med denne fremgangsmåten er å sikre effektiv saksgang og unngå tidkrevende avklaring av avdelingenes innspill i etterkant.

Dersom en avdeling ikke har kommentarer til en høring, skal AUA gis beskjed om dette i UdiSak, enten ved å benytte funksjonen for å avskrive bestillingen fra AUA eller i et internt notat.

2.3.1. Relevante innspill til høringsforslaget

UDIs høringsuttalelser skal bidra til at myndighetene treffer beslutninger på godt grunnlag.

Momentene nedenfor vil ofte være sentrale i en høringsuttalelse. Avdelingene skal vurdere høringsforslaget opp mot disse og kommentere på momentene i sitt høringsinnspill der det er relevant.

  • Harmoniserer forslaget med annet regelverk og internasjonale forpliktelser?

  • Er forslaget lovteknisk godt?

  • Vil forslaget få den tilsiktede virkningen? Forslaget skal vurderes opp mot formålet slik det er beskrevet i høringen.

  • Vil forslaget få utilsiktede virkninger? Ser avdelingene relevante konsekvenser, som ikke er omtalt i høringsbrevet?

  • Vil forslaget bidra til et enklere regelverk og mer effektiv forvaltning?

  • Er forslaget digitaliseringsvennlig? Legger forslaget til rette for automatisert saksbehandling, gjenbruk av data og begreper på tvers av forvaltningen? Benytter lovgiver objektive vilkår der de kan og unntaksbestemmelser og skjønnsmessige vurderinger kun der de bør?

  • Vil forslaget støtte opp under en utlendingsforvaltning som er tilpasset våre brukeres behov (brukerrettet forvaltning)?

  • Har forslaget økonomiske eller administrative konsekvenser for UDI (evt. for førstelinjen)? Vil forslaget påvirke antall søknader, medføre større grad av utredning eller kontroll i saksbehandlingen, eller påvirke saksbehandlingstid, oppholdstid i mottak eller øvrig ressursbruk?

Følgende tema kan også være relevant for høringen:

  • Forvaltningspraksis: Å orientere om UDIs praksis på det aktuelle området kan være relevant.

  • Statistikk: Opplysninger om tall og statistikk er ofte relevant for høringen.

  • Tidligere uttalelser fra UDI: Avdelingen må undersøke om den har uttalt seg om aktuelle spørsmål i tidligere høringer, praksisrapporter eller lignende. Dersom avdelingen har endret syn, bør det kort redegjøres for dette.

  • Implementering: Fra hvilket tidspunkt vil UDI være i stand til å implementere forslagene? Er det behov for tilpasninger i saksbehandlingssystemet, må vi utarbeide nye retningslinjer, krever endringen informasjonsarbeid?

Punktlistene ovenfor er ikke uttømmende. Dersom avdelingene identifiserer andre problemstillinger som er relevant for høringen, bør avdelingenes høringsinnspill inkludere disse.

2.3.2. Særlig om foreleggelser av utkast til høringsbrev

Dersom bestillingen fra departementet er en foreleggelse av et utkast til et høringsbrev, skal avdelingene først og fremst gi innspill på om utkastet gir høringsinstanser et godt grunnlag for å ta stilling til høringsforslaget. Momentene og temaene i punktlista under 2.3.1 kan likevel inngå i UDIs kommentarer til utkastet til høringsbrevet når avdelingene mener det er nyttig for departementets videre lovarbeid.

2.4. Fremgangsmåte ved uenighet om høringsinnspill

Dersom høringsinnspillene fra avdelingene tyder på at avdelingene er uenige seg imellom om hvilke innspill UDIs høringsuttalelse kan inneholde, skal AUA kalle inn til møte for å avklare uenigheten.

Dersom avdelingene likevel ikke blir enige, kan AUA løfte saken til direktøren. AUA skal skriftlig redegjøre for de ulike avdelingenes synspunkter og utarbeidet et utkast til høringssvar fra UDI som direktøren kan ta stilling til.

AUA skal utforme det endelige høringssvaret i tråd med direktørens beslutning.

2.5. Journalføring i UdiSak

Alle arkivverdige dokumenter i høringssaken skal journalføres i UdiSak, se IM 2010-028 Full elektronisk saksbehandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet og IM 2010-028V3 Rutine for journalføring av høringssaker.

Avdelingen som utarbeider et høringsinnspill er selv ansvarlig for å journalføre dokumentet.

2.6. Hvem som skal stå som avsender av UDIs høringsuttalelser

2.6.1. Signatur og godkjenning

UDIs høringsuttalelser skal som hovedregel ha avdelingsdirektør i AUA og enhetsleder/seksjonssjef i AUA sin elektroniske signatur og godkjenning i UdiSak. Når en annen avdeling enn AUA er ansvarlig for koordineringen av en ekstern høring, skal høringsuttalelsen godkjennes av ansvarlig avdelingsdirektør eller dennes stedfortreder.

Det kan gjøres unntak fra det ovennevnte hovedregel dersom høringen antas å være av mindre prinsipiell karakter, eller dersom tidsfristen gjør det umulig.

Ansvarlig avdelingsdirektør skal vurdere om høringen er av en slik art at den bør godkjennes av direktøren.

2.6.2. Oversendelse av UDIs høringsuttalelser

Ansvarlig saksbehandler ekspederer UDIs høringsuttalelser i UdiSak og oversender dokumentet til departementet og ledere i UDI henhold til gjeldende rutiner.

Ansvarlig saksbehandler skal også sende en kort oppsummering av høringssvaret til RVP-redaksjonen (rvp@udi.no) som sørger for å publisere UDIs høringssvar på UDIs regelverksportaler.

3. Interne høringer

Med interne høringer menes høringer fra en avdeling i UDI til én eller flere andre avdelinger i UDI.

3.1. Ansvaret for en intern høring

Avdelingen som har ansvaret for fagområdet, styrende dokumenter eller retningslinjene som høringen handler om, skal koordinere høringen.

3.1.1. Hvilke saker skal sendes på intern høring

Rundskriv, internmeldinger og praksisnotater skal sendes på intern høring i UdiSak, se IM 2018-009 Hvordan skrive og endre retningslinjer i Utlendingsdirektoratet (UDI) pkt. 4.7. Øvrig saker som berører andre avdelinger eller som andre avdelinger har særlig kompetanse om eller interesse i, skal også på intern høring. Eksempler er utkast til praksisforeleggelser, lovtolkningsspørsmål, mandater, strategier og lignende.

Unntak fra utgangspunktet om høring gjelder der det er åpenbart unødvendig, for eksempel ved mindre justeringer av en retningslinje.

Før en avdeling sender en sak på høring til øvrige avdelinger, skal saken være tilstrekkelig forankret i egen avdeling.

3.1.2. Hvem skal høres i en intern høring?

Høringssaken skal sendes til berørte avdelinger. Med mindre det er åpenbart unødvendig, skal også AUA motta høringen, blant annet for å sikre at forslaget i høringen ivaretar helhetsperspektivet for UDIs virksomhet.

3.1.3. Ansvarlig avdelings bestilling til øvrige avdelinger

Fremgangsmåten som beskrevet under pkt. 2.2.3. AUAs bestilling til avdelingene, gjelder så langt det er hensiktsmessig også for interne høringer.

Normal høringsfrist er tre uker.

3.2. Krav til høringssvar fra den enkelte avdeling

Høringssvarene skal representere den enkelte avdelingens syn og være samordnet og linjebehandlet/lederforankret på avdelingsnivå. Avdelingene som høres har ansvar for å innhente innspill internt fra egne enheter i avdelingen.

Dersom en avdeling ikke har kommentarer til en intern høring, sender avdelingen en melding om dette i UdiSak.

3.3. Når skal saken også sendes på høring til eksterne organer/etater?

Dersom et rundskriv eller annet dokument berører andre etater enn UDI, bør dokumentet normalt sendes til disse på høring. Intern høring i UDI skal være gjennomført før saken sendes på høring til eksterne etater. Med mindre annet er avtalt med AUA, skal AUA høres før en sak sendes på høring til eksterne etater.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

Latest changes
  • Ny: IM 2019-001 Behandling av høringssaker i Utlendingsdirektoratet (1/8/2019)

    Ny IM 2019-001 erstatter IM 2011-018. Internmeldingens struktur og innhold er endret fra tidligere versjon. Retningslinjene om hvilke momenter UDI skal vurdere høringsforslaget opp mot, er utvidet. Regelverksenheten gis tydeligere ansvar for å involvere Enhet for statistikk og analyse (ESA) og Budsjett- og økonomienheten (BØE). Vedlegg 1 er en ny mal som AUA eller den avdelingen som har ansvaret for høringen, kan benytte for å bestille høringsinnspill fra de øvrige avdelingene.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo