To start page
  • Use of cookies
  • Archive
  • Sitemap
  • Contact
  • Print
  • Print
  • Change text size
Norsk

UDI internal practices

IM 2019-004
Document-ID : IM 2019-004
Case-ID : 19/01044-8
Documentdate : 23.08.2019
Receiver :

Utlendingsdirektoratet

De registrertes rettigheter etter personvernlovgivningen


1 Innledning

2 Hvem har rettigheter etter personvernlovgivningen?

2.1 Kontroll av identiteten

3 Hvem skal behandle krav fra de registrerte?

4 Fristen for å behandle krav fra de registrerte

5 Klageadgang

6 Innsyn i personopplysninger

6.1 Hva har den registrerte rett til å få innsyn i?

6.2 Unntak fra innsynsretten

6.2.1 Kopi av personopplysninger som kan ha negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter

6.2.2 Opplysninger som har betydning for Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser

6.2.3 Opplysninger som er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger

6.2.4 Opplysninger som anses utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til hans eller hennes helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær

6.2.5 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

6.2.6 Opplysninger som utelukkende finnes i interne dokumenter eller merknader og det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser

6.2.7 Opplysninger som vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å informere om

6.2.8 Opplysninger som behandles for arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål og statistiske formål

7 Retting av personopplysninger

8 Sletting av personopplysninger

9 Begrensning

10 Protestere

1 Innledning

Denne internmeldingen gir retningslinjer for behandling av krav om innsyn, retting, sletting og begrensning etter reglene i personvernforordningen (forordningen) (lenke til lovdata.no) og personopplysningsloven (pol) (lenke til lovdata.no). Internmeldingen regulerer også tilfeller der den registrerte protesterer mot at UDI behandler personopplysninger om ham eller henne.

Retten til innsyn gir den registrerte adgang til å få informasjon om hvilke personopplysninger UDI behandler om ham eller henne for å kunne kontrollere at behandlingen er lovlig. Innsyn er også en forutsetning for at den registrerte skal kunne ivareta sin rett til retting, sletting, begrensning og å protestere i henhold til reglene i personvernlovgivningen.

Retten til informasjon etter forordningen artikkel 13 og 14 (lenke til lovdata.no) er ikke regulert i retningslinjen. UDIs forpliktelse etter disse bestemmelsene er ivaretatt gjennom informasjon på UDIs nettsider, i søknadsskjema mv.

2 Hvem har rettigheter etter personvernlovgivningen?

Alle enkeltpersoner som er registrert i UDIs systemer har rett til innsyn, retting, sletting, begrensing og å protestere i henhold til forordningen, med de unntak som følger av pol.

Foresatte til barn som er registrert kan fremsette krav på vegne av barnet hvis de har foreldreansvaret og barnet er under 12 år. Hvis barnet er mellom 12 og 15 år skal det innhentes samtykke fra barnet før krav fra foresatte på dens vegne behandles av UDI. Barn fra fylte 15 år skal fremsette krav selv.

Representanten eller vergen til enslige mindreårige asylsøkere under 12 år kan fremsette krav på vegne av barnet. Hvis den enslige mindreårige er mellom 12 og 15 år skal det innhentes samtykke fra barnet før krav fra representanten eller vergen på dens vegne behandles av UDI. Enslige mindreårige fra fylte 15 år skal fremsette krav selv.

2.1 Kontroll av identiteten

Hvis det hersker tvil om identiteten til personen som fremsetter krav, skal UDI anmode om ytterligere opplysninger som er nødvendige for å kunne bekrefte den registrertes identitet, jf. forordningen artikkel 12 nr. 6 (lenke til lovdata.no).

Saksbehandleren skal

  • kontrollere at krav etter personvernlovgivningen faktisk kommer fra samme person som er registrert i UDIs systemer

  • ved behov innhente mer informasjon fra personen som har fremmet kravet (for eksempel be om kopi av identitetsdokumenter eller stille kontrollspørsmål)

  • avslå kravet hvis identiteten ikke kan bekreftes

For nærmere rutiner, se vedlegg 1. (Red.anm.: vedlegget er under utarbeidelse per 23. august 2019).

3 Hvem skal behandle krav fra de registrerte?

Krav fra den registrerte skal behandles av

  • Asylavdelingen (ASA) hvis den registrerte sin første oppholdstillatelse ble behandlet av ASA.

  • Oppholdsavdelingen (OPA) hvis den registrerte sin første oppholdstillatelse ble behandlet av OPA.

  • Region- og mottaksavdelingen (RMA) hvis den registrerte ber om innsyn i mottaksopplysninger eller opplysninger i saker om assistert retur.

  • ASA og RMA sammen hvis den registrerte ber om innsyn i opplysninger som begge avdelingene har ansvar for.

Krav om innsyn, retting, sletting og begrensning, samt protester skal behandles i UdiSak av personvernrådgiverne i den aktuelle avdelingen. Ved behov skal personvernrådgiveren involvere andre relevante personer i egen avdeling.

For nærmere rutiner om behandlingen av kravene, se vedlegg 1.

4 Fristen for å behandle krav fra de registrerte

Saksbehandleren skal besvare kravene uten ugrunnet opphold og senest innen én måned etter at kravet er mottatt i UDI, jf. forordningen artikkel 12 nr. 3 (lenke til lovdata.no).

UDI behandler et stort antall utlendingssaker i løpet av året og sakene vil ofte inneholde mange personopplysninger og kan være omfattende. Dersom UDI ikke klarer å behandle kravet innen én måned kan fristen forlenges med ytterligere to måneder. Saksbehandleren skal i så fall informere den registrerte om forsinkelsen og begrunnelsen for dette senest én måned etter at kravet ble mottatt i UDI.

5 Klageadgang

Den registrerte kan klage til Datatilsynet direkte hvis UDI avslår krav etter personvernlovgivningen.

Saksbehandleren skal innen de fastsatte tidsfristene (én måned + eventuell forlengelse på to måneder) gi den registrerte skriftlig informasjon om

  • avslaget,

  • begrunnelsen for avslaget, og

  • adgangen til å klage til Datatilsynet.

Saksbehandleren skal benytte standardtekster. Se vedlegg 1 for nærmere rutiner.

6 Innsyn i personopplysninger

Den registrerte har rett til å få innsyn i sine personopplysninger som UDI behandler, jf. forordningen artikkel 15 (lenke til lovdata.no). Hvis kravet om innsyn fremsettes elektronisk, skal UDI også svare elektronisk, med mindre den registrerte ber om noe annet.

Det er som hovedregel gratis å be om innsyn. UDI kan imidlertid kreve et rimelig administrasjonsgebyr dersom den registrerte ber om å få flere kopier av de registrerte personopplysningene, jf. forordningen artikkel 15 nr. 5 bokstav a. Ved åpenbart grunnløse eller overdrevne krav, særlig dersom de gjentas, har UDI også adgang til å nekte å etterkomme anmodningen, jf. artikkel 15 nr. 5 bokstav b.

Innsynsretten etter personvernlovgivningen supplerer retten til partsinnsyn etter forvaltningsloven. Denne internmeldingen gjelder ikke for innsyn etter forvaltningsloven eller offentleglova. Se RS 2016-006 Rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova og RS 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven for nærmere retningslinjer om partsinnsyn og offentlig innsyn.

Saksbehandleren skal behandle krav om innsyn i henhold til rutinene i vedlegg 1.

6.1 Hva har den registrerte rett til å få innsyn i?

Den registrerte har rett til å få vite om UDI behandler personopplysninger om ham eller henne.

Hvis UDI behandler personopplysninger om vedkommende, har den registrerte rett til å få informasjon om

  • formålet med UDI sin behandling

  • hvilke kategorier av personopplysninger UDI behandler

  • mottakere eller kategorier av mottakere som UDI har utlevert eller skal utlevere personopplysningene til (særlig mottakere i tredjeland eller internasjonale organisasjoner)

  • forventet lagringstid for personopplysningene

  • rett til å anmode om retting, sletting eller begrensning

  • rett til å klage til Datatilsynet

  • tilgjengelig informasjon om hvor personopplysningene er innhentet fra hvis de ikke er innhentet fra den registrerte

  • forekomsten av automatiserte avgjørelser, relevant informasjon om den underliggende logikken og betydningen og de forventede konsekvensene av slik behandling for den registrerte

I tillegg har den registrerte rett til å få en kopi av sine personopplysninger som UDI behandler.

6.2 Unntak fra innsynsretten

Personvernlovgivningen inneholder flere unntak fra retten til innsyn.

Når UDI gjør unntak fra retten til innsyn med hjemmel i personopplysningsloven § 16 første ledd (lenke til lovdata.no) må saksbehandleren begrunne dette skriftlig og henvise til den konkrete unntakshjemmelen, jf. personopplysningsloven § 16 tredje ledd.

6.2.1 Kopi av personopplysninger som kan ha negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter

UDI skal ikke sende kopi av personopplysninger hvis opplysningene kan ha negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter, jf. forordningen artikkel 15 nr. 4 (lenke til lovdata.no).

Den registrerte har i utgangspunktet kun rett til å motta kopi av egne personopplysninger. Det kan imidlertid forekomme at en personopplysning er en opplysning om flere personer. I slike tilfeller må saksbehandleren konkret vurdere om det vil ha en «negativ innvirkning» på de(n) andre personen(e)s rettigheter og friheter hvis UDI sender kopi av opplysningen til én av de registrerte. For eksempel kan asylintervjurapporter inneholde informasjon om flere enn søkeren, slik som barn og foreldre.

6.2.2 Opplysninger som har betydning for Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser

UDI skal nekte innsyn i opplysninger som har betydning for Norges utenrikspolitiske interesser eller nasjonale forsvars- og sikkerhetsinteresser, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav a. Unntaket tilsvarer unntaksbestemmelsene i offentleglova §§ 20 eller 21, og disse er nærmere omtalt i rettleiar til offentleglova punkt 8.5 og 8.6 (lenke til regjeringen.no).

6.2.3 Opplysninger som er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger

UDI skal nekte innsyn i opplysninger som er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølging av straffbare handlinger, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav b.

Med etterforskning menes undersøkelser som foretas av politiet etter reglene i straffeprosessloven kapittel 18. Bestemmelsen omfatter også avsløring av straffbare forhold som ledd i andre kontrolletaters virksomhet, slik som hos toll- og skattemyndigheter.

6.2.4 Opplysninger som anses utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til hans eller hennes helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær

UDI kan nekte innsyn i opplysninger som anses utilrådelig at den registrerte får kjennskap til av hensyn til hans eller hennes helse eller forholdet til personer som står vedkommende nær, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav c. Opplysningene kan på anmodning likevel gjøres kjent for en representant for den registrerte når ikke særlige grunner taler mot det, jf. personopplysningsloven § 16 annet ledd. Bestemmelsen svarer til forvaltningsloven § 19 første ledd bokstav d.

UDI skal ikke utlevere opplysninger til foresatte hvis opplysningene fra barnet kan skape alvorlige vanskeligheter for barnets forhold til sine nærmeste. Dette kan for eksempel være opplysninger om kjønnslemlestelse, tvang og overgrep.

6.2.5 Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

UDI skal nekte innsyn i opplysninger som i lov eller med hjemmel i lov er underlagt taushetsplikt, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav d. Taushetsplikten i forvaltningsloven og andre særlover går følgelig foran personopplysningslovens bestemmelser om innsynsrett.

Taushetsplikten i forvaltningsloven er imidlertid ikke til hinder for at opplysningene gjøres kjent for den registrerte hvis de gjelder ham eller henne direkte, jf. forvaltningsloven § 13 a. Den registrerte har imidlertid ikke krav på innsyn i opplysninger som er omfattet av unntaksbestemmelsen i forvaltningsloven § 19 annet ledd b. Denne bestemmelsen gir hjemmel for å nekte innsyn i opplysninger som gjelder forhold som av «særlige grunner» ikke bør meddeles personen. Saksbehandleren kan for eksempel nekte innsyn i opplysninger som beskytter kilder eller som unntas på grunn av etterforsknings- eller kontrollhensyn.

For nærmere veiledning, se RS 2014-010 Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

6.2.6 Opplysninger som utelukkende finnes i interne dokumenter eller merknader og det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser

UDI kan nekte innsyn i opplysninger som utelukkende finnes i interne dokumenter eller merknader og det er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav e.

Med intern menes i denne sammenheng tekst som er utarbeidet for intern saksforberedelse, og som heller ikke er utlevert til andre. UDI kan i den forbindelse vektlegge både hensynet til den interne saksforberedelsen i den enkelte saken og hensynet til avgjørelsesprosessene i fremtidige saker.

Unntaket i bokstav e kan for eksempel benyttes for å unnta opplysninger om

  • at UDI har opprettet en utvisnings- eller tilbakekallssak og eventuell bakgrunnsinformasjon, som det er viktig at personen ikke får vite om før forhåndsvarselet sendes ut

6.2.7 Opplysninger som vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å informere om

UDI kan nekte innsyn i opplysninger som vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private eller offentlige interesser å informere om, jf. personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav f.

Selv om bestemmelsen kan favne over en rekke ulike hensyn, oppstiller den strenge vilkår for unntak (åpenbare og grunnleggende). Offentlighetsloven inneholder en rekke bestemmelser om unntak fra offentlighet på bakgrunn av offentlige og private interesser, se kapittel 3 i offentleglova. Disse unntakene kan være veiledende her, men i vurderingen må saksbehandleren ta hensyn til at retten til innsyn etter forordningen, i motsetning til innsyn etter offentleglova, knytter seg til opplysninger om den registrerte selv.

Unntaket retter seg mot opplysningenes art og konsekvensene av at den registrerte får kjennskap til dem. Retten til innsyn gjelder på vanlig måte for de øvrige opplysningene. Bare der det vil være i strid med åpenbare og grunnleggende interesser å gi opplysninger om at behandling i det hele tatt finner sted, vil det være aktuelt at den registrerte ikke har noen rett til informasjon og innsyn overhodet.

Unntaket i bokstav f kan for eksempel benyttes hvis

  • UDI har behov for å kunne holde tilbake persontilknyttede opplysninger som samles opp som ledd i den interne forberedelsen av eget forsvar i rettssaker, og det kan antas at utlevering av informasjonen vil skade ens stilling som part i rettssaken

  • innsynet i opplysninger om den registrerte vil kunne bringe andre personer (slik som kildene til opplysningene) i fare

Hvis innsyn nektes med hjemmel i bokstav f, skal saksbehandleren i begrunnelsen også angi nærmere hvilke hensyn/interesser som begrunner hemmelighold.

6.2.8 Opplysninger som behandles for arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål og statistiske formål

UDI kan gjøre unntak fra innsyn i opplysninger som behandles for arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelige eller historiske forskningsformål og statistiske formål, jf. personopplysningsloven § 17 (lenke til lovdata.no).

Unntaket kommer kun til anvendelse hvis opplysningene behandles utelukkende for disse formålene og så langt det vil:

  • kreve en uforholdsmessig stor innsats å gi innsyn, eller

  • innsynsretten sannsynligvis vil gjøre det umulig eller i alvorlig grad hindre at målene med behandlingen nås.

7 Retting av personopplysninger

Den registrerte har krav på å få rettet uriktige personopplysninger om seg selv i UDIs systemer uten ugrunnet opphold, jf. forordningen artikkel 16 (lenke til lovdata.no). Hvis det er nødvendig for formålet med behandlingen har den registrerte også rett til å få supplert ufullstendige personopplysninger om seg selv.

UDI har en generell utredningsplikt og kan registrere personopplysninger som er innhentet fra andre enn den registrerte selv. Ved krav om retting må saksbehandleren vurdere om opplysningene som er registrert i UDIs systemer er korrekte eller om de skal rettes eller suppleres.

Hvis UDI har fastsatt en annen identitet enn det den registrerte hevder er riktig, må saksbehandleren vurdere om den registrertes begjæring om retting skal tas til følge eller ikke. Saksbehandleren må i den forbindelse vurdere om den registrertes krav om retting skal behandles som en endring av personopplysninger.

Denne internmeldingen gjelder kun for retting av feilregistrerte personopplysninger og kommer ikke til anvendelse ved endring av personopplysninger i utlendings- og statsborgersaker. Endringer av personopplysninger skal skje i henhold til retningslinjene i RS 2012-009 Registrering, vurdering og endring av identitetsopplysninger i saker etter utlendingsloven.

For nærmere rutiner for behandling av krav om retting, se vedlegg 1.

8 Sletting av personopplysninger

Den registrerte har under visse vilkår rett til å få personopplysninger om seg selv slettet uten ugrunnet opphold, jf. forordningen artikkel 17 nr. 1 bokstav a til f (lenke til lovdata.no). Det finnes imidlertid flere unntak fra retten til sletting, jf. forordningen artikkel 17 nr. 3.

Personopplysninger som er lagret i UDIs systemer skal være nødvendige for at UDI kan utføre sine oppgaver. Saksbehandleren vil derfor ofte kunne avslå krav om sletting med hjemmel i forordningen artikkel 17 nr. 3 bokstav b, d og e.

Retten til å få slettet personopplysninger kommer ikke til anvendelse hvis behandlingen er nødvendig for å

  • oppfylle en rettslig forpliktelse, (bokstav b)

  • utføre en oppgave i allmennhetens interesse, (bokstav b)

  • utøve offentlig myndighet, (bokstav b)

  • fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, (bokstav e) eller

  • ivareta arkivformål i allmennhetens interesse, vitenskapelig eller historisk forskning og statistiske formål (bokstav d)

Saksbehandleren skal likevel alltid foreta en konkret vurdering av om slettekravet skal etterkommes eller ikke. I den forbindelse skal saksbehandleren vurdere om opplysningene som kreves slettet er uriktige, eller har blitt behandlet ulovlig. Det er kun i disse tilfellene den registrerte har rett til å få sine opplysninger slettet fra UDIs systemer.

Nærmere rutiner for saksgangen ved krav om sletting fremgår av vedlegg 1.

9 Begrensning

Den registrerte har under visse forhold rett til å kreve at UDI begrenser behandlingen av personopplysningene om ham eller henne, jf. forordningen artikkel 18 (lenke til lovdata.no). Begrensning er definert som merking av lagrede personopplysninger med det som mål å begrense behandlingen av disse i fremtiden, jf. forordningen artikkel 4 nr. 3. Opplysningene kan i slike tilfeller kun behandles for visse formål som er nærmere angitt i artikkel 18 nr. 2.

Retten til begrensning inntrer hvis

  • opplysningenes riktighet er omtvistet,

  • behandlingen er ulovlig og den registrerte motsetter seg sletting av personopplysningene og i stedet anmoder om begrensning,

  • behandling ikke lenger er nødvendig, men opplysningene trengs for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, eller

  • den registrerte har protestert mot behandling i henhold til artikkel 21 nr. 1 (lenke til lovdata.no) i påvente av en avgjørelse av om videre behandling kan skje.

Saksbehandleren skal vurdere om vilkårene for begrensing er til stede i den konkrete saken og kontakte AEF for videre oppfølging.

Nærmere rutiner for saksgangen ved krav om begrensning fremgår av vedlegg 1.

10 Protestere

Den registrerte har rett til å protestere mot behandling av personopplysninger, hvis behandlingen skjer på grunnlag av artikkel 6 nr. 1 bokstav e (offentlig myndighetsutøvelse) eller f (berettigede interesser), jf. artikkel 21.

Den registrerte har derimot ikke rett til å protestere mot behandling som er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse UDI har (dvs. hvis behandlingen skjer på grunnlag av artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

UDI sin behandling av personopplysninger vil i de fleste tilfellene være nødvendig for å utføre de oppgavene vi er pålagt gjennom utlendingsloven og statsborgerloven med tilhørende forskrifter. Slik behandling er hjemlet i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, og det vil derfor være sjeldent at de registrerte kan protestere mot behandlingen av personopplysninger i UDI.

 

Kontakt: Regelverksenheten, Analyse- og utviklingsavdelingen

Latest changes
  • Ny: IM 2019-004 De registrertes rettigheter etter personvernlovgivningen (8/23/2019)

    Nye retningslinjer omhandler hvilke rettigheter de registrerte i UDI sine systemer har etter personvernlovgivningen, hvordan UDI skal behandle krav om innsyn, retting, sletting, begrensning, og tilfeller der personen protesterer mot behandlingen av personopplysninger.

Norwegian Directorate
of Immigration
Utlendingsdirektoratet
P.O. box 2098 Vika
NO-0125 Oslo
Norway

Editor in Chief: Stephan Mo