Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

UDI internmeldinger

IM 2010-040
Dokument-ID : IM 2010-040
Saksnummer : 09/5368-8 (17/02805-3)
Sist endret : 13.07.2017
Dokumentdato : 30.04.2010
Mottakere :

Region- og mottaksavdelingen

Rutiner for anskaffelser av mottaksplasser


1. Innledning

2. Formål

3. Prosessbeskrivelse

4. Aktiviteter


1. Innledning

Det er Utlendingsdirektoratet (UDI) som har ansvar for å tilpasse mottakskapasiteten til det behovet som til enhver tid eksisterer. Oppgaven er lagt til Region- og mottaksavdelingen (RMA) og den praktiske gjennomføringen ivaretaes av avdelingen enheter.

Denne internmeldingen beskriver anskaffelsesprosessen for alle kategorier mottaksplasser. Den angir retningslinjer fra en eller flere operative enheter får et oppdrag, til kontrakt om drift av asylmottak er signert og registrert.

Internmeldingen er forankret i UDI og RMAs overordnede innkjøpsstrategi, innkjøpsteamets mandat og praksis, slik den har utviklet seg etter etablering.

Meldingen skal sees i sammenheng med avdelingsdirektørs forhandlingsfullmakt, samt IM 2010-038 UDIs rutiner for kommunikasjon og varsling ved kapasitetsutvidelse og –reduksjon i asylmottakssystemet.

Ved anskaffelser etter unntaksbestemmelser i regelverket for offentlige anskaffelser skal rutinene tilpasses prosedyren.

2. Formål

Formålet med internmeldingen er å

  • sikre at UDI følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser

  • styrke oversikten over de prosessuelle kravene tilknyttet lovgivers og avdelingens krav til anskaffelser

  • sikre best mulig kvalitet i vedtak og begrunnelser

  • bidra til et best mulig resultat for UDI

  • sikre god og samordnet praksis

  • være et styringsverktøy for avdelingsledelsen

  • være et pedagogisk verktøy og kontrollverktøy for ledelsen

  • sikre forutsigbarhet for tilbydere

3. Prosessbeskrivelse

Avdelingsledelsen vurderer og fastsetter behov for mottaksplasser. På bakgrunn av dette utarbeides oppdragsbrev til fullmaktshaverne.

Samtidige anskaffelsesprosesser i RMA skal som hovedregel samordnes. Det er innkjøpsteamet som står for samordningen.

Risikovurdering, kvalitetssikring av vedtak og praksissamordning gjøres for å oppnå best mulig kvalitet. Dette skal operasjonaliseres gjennom intern konsultasjon på visse stadier i anskaffelsesprosessen. I forbindelse med aktivitet 14, 20, 21 og 26 er det konsultasjonsplikt med innkjøpsteamet ved leder. Regionkontor Sør (RKS) konsulterer andre enheter i forbindelse med egne vedtak.

Ved spørsmål av felles interesse, tvil, vanskelige vurderinger og mulighet for klagesak er det også konsultasjonsplikt med innkjøpsteamet ved leder. Spørsmål om eskalering vurderes etter gjeldende rutine.

4. Aktiviteter

Nedenfor følger tabell over aktiviteter som kan inngå i en prosess for anskaffelse av mottaksplasser. Aktivitetene er ikke obligatoriske, og vil i noen tilfeller avhenge av om prosessen er samordnet eller ikke.

Avvisning av unormalt lave tilbud, jfr forskrift om offentlige anskaffelser § 11-12, eller avlysing av konkurranser, jfr § 13-1, vurderes fortløpende fra sak til sak.

 

Aktivitet

Henv.

1

Avdelingsdirektør RMA gir oppdrag i oppdragsbrev, i UdiSak

 

2

RK oppretter sak i UdiSak. Anskaffelsesprotokoll etableres, alle relevante dokumenter og korrespondanse registreres fortløpende

L §5

F §3-2

3

RK iverksetter rutiner for informasjon til vertskommuner m.m. – IM 2010-038

 

4

RKS tilpasser konkurransegrunnlaget og distribuerer det til øvrige enheter.

Ved enkeltkonkurranser hører enhetene sine konkurransegrunnlag med innkjøpsteamet v/leder

F kap 8

5

RK legger konkurransegrunnlaget på http://www.doffin.no/ og UDIs nettsider

 

6

RK mottar spørsmål til konkurransegrunnlaget innen angitt frist. Svar legges som tilleggsdokument på DOFFIN og UDIs nettsider.

 

7

RK registrerer innkomne tilbud. Tilbudene åpnes av minimum 2 personer etter tilbudsfristens utløp. Tilbudene registreres umiddelbart i UdiSak.

Bekreftelse på mottatt tilbud sendes tilbyderne.

F § 11-6

og 7

8

RK varsler potensielle vertskommuner v/ordfører og rådmann samme dag som tilbudsåpning, jfr. IM 2010-038

 

9

RK oversender tilbudsoversikt til Kommunikasjonsstaben samme dag for samordnet offentliggjøring på UDIs nettsider, etter vurdering av vår forhandlingsposisjon.

 

10

RK rapporterer

1) tilbudenes økonomiske krav og

2) antakelse om tallmessig resultat mm internt

Antakelse om resultat oppdateres ukentlig.

 

11

RK starter arbeidet med kvalifisering av tilbydere. Vurderingsskjema kvalifisering etableres og oppdateres etter evt tilleggsfrist, se pkt 13.

 

12

Innkjøpsteamet har koordineringsmøte pr telefon for gjennomgang av kvalifikasjonskrav og forberedelser til tilbudsevaluering.

F

kap 11

13

RK vurderer tilleggsfrist ved manglende kvalifikasjonsdokumentasjon (HMS, skatt og annen offentlig tilgjengelig informasjon). Koordineres i innkjøpsteamet.

F

§12-3

14

RK meddeler tilbydere resultat av kvalifiseringen, evt avviser ikkekvalifiserte tilbydere.

F

kap 11

15

Innkjøpsteamet v/leder skriver notat om aktuell forhandlingsstrategi på bakgrunn av krav og annet

 

16

RK gjennomgår tilbudenes innhold og forbereder forhandlinger

F kap 11 og

§ 13-2

17

RK gjennomfører forhandlinger med kvalifiserte tilbydere

 

18

RK fører referat som oversendes tilbyder for godkjenning før konkurransen sluttføres

L §3-1

19

RK evaluerer evt. reviderte tilbud, oppfølgende forhandlingsmøter, telefonsamtaler,

e-postutveksling etc. med tilbydere

F

§ 11-8

20

RK vurderer avvisning grunnet forbehold ved tilbudet

F § 11-11, 12 og 13

21

RK saksbehandler forhandlingsresultatene og begrunner valg av tilbud

F

§ 11-14

22

Regiondirektør beslutter tildeling

 

23

RK meddeler tilbydere resultat med ”- tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet-”, og klagefrist i brevs form

F § 11-14 og 13-3

24

RK formidler resultatet til Kommunikasjonsstaben (for offentliggjøring) og vertskommunene, jfr. IM 2010-038

 

25

RK rapporterer tilbudenes økonomiske resultat og endelig antall plasser internt

 

26

RK saksbehandler eventuell(e) klage(r)

F § 13-2 og 3

27

RK sender driftsavtale og databehandleravtale til tilbyder og påser at de underskrives innen vedståelsesfristen. Regiondirektør underskriver og avtalene sendes NOARK.

Ny UdiSak opprettes for hver av avtalene

 

28

RK publiserer resultat på http://www.doffin.no/

F

§ 9-2

29

RK fullfører anskaffelsesprotokoll og avslutter saken i UdiSak

 

30

Innkjøpsteamet v/leder oppsummerer konkurransens resultater og problemstillinger i internt notat

 

31

RK sender brev til vertskommunen om vertskommunetilskudd, tidspunkt for etablering av mottak med mer. RS 2010-088 legges ved brevet.

 

RK = regionkontoret. RKS = Regionkontor Sør

L = lov om offentlige anskaffelser    

F = forskrift om offentlige anskaffelser                                                                                                        

        


Anne Siri Rustad
avdelingsdirektør

Kontakt: Region- og mottaksavdelingen, Regionkontor Sør

Siste endringer
  • Opphevet: IM 2010-040 Rutiner for anskaffelser av mottaksplasser (20.02.2018)

    Internmeldingen oppheves da den ikke lenger inneholder gjeldende regelverk eller prosessrutiner for anskaffelse av mottaksplasser.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo