Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

IM 2010-040

IM 2010-040V
Dokument-ID : IM 2010-040V
Saksnummer : 09/5368-8
Sist endret : 01.06.2015
Dokumentdato : 30.04.2010

Sjekkliste

UdiSaknr________ Doffinreferanse_________

Dato for kunngjøring________ Vedståelsesfrist_____________

 

Aktivitet

Henv.

Ved-legg

Utført

dato

1

Avdelingsdirektør RMA gir oppdrag i oppdragsbrev, i UdiSak

     

2

RK oppretter sak i UdiSak. Anskaffelsesprotokoll etableres, alle relevante dokumenter og korrespondanse registreres fortløpende

L §5

F §3-2

1

 

3

RK iverksetter rutiner for informasjon til vertskommuner m.m. – IM 2009-002

     

4

RKS tilpasser konkurransegrunnlaget og distribuerer det til øvrige kontor. Ved enkeltkonkurranser hører enhetene sine konkurransegrunnlag med Innkjøpsteamet v/leder

F kap 8

3

 

5

RK legger konkurransegrunnlaget på http://www.doffin.no/ og UDIs nettsider

     

6

RK mottar spørsmål til konkurransegrunnlaget innen angitt frist. Svar legges som tilleggsdokument på DOFFIN og UDIs nettsider.

     

7

RK registrerer innkomne tilbud. Tilbudene åpnes av minimum 2 personer etter tilbudsfristens utløp. Tilbudene registreres umiddelbart i UdiSak.

Bekreftelse på mottatt tilbud sendes tilbyderne.

Foa

F § 11-6

og 7

4

 

 

8

RK varsler potensielle vertskommuner v/ordfører og rådmann samme dag som tilbudsåpning, jfr. IM 2009-002

     

9

RK oversender tilbudsoversikt til Kommunikasjonsstaben samme dag for samordnet offentliggjøring på UDIs nettsider, etter vurdering av vår forhandlingsposisjon.

     

10

RK rapporterer 1)tilbudenes økonomiske krav og 2)antakelse om tallmessig resultat mm internt. Antakelse om resultat oppdateres ukentlig.

 

5

 

11

RK starter arbeidet med kvalifisering av tilbydere. Vurderingsskjema kvalifisering etableres og oppdateres etter evt tilleggsfrist, se pkt 13.

 

6

 

12

Innkjøpsteamet har koordineringsmøte pr telefon for gjennomgang av kvalifikasjonskrav og forberedelser til tilbudsevaluering.

F

kap 11

   

13

RK vurderer tilleggsfrist ved manglende kvalifikasjonsdokumentasjon (HMS, skatt og annen offentlig tilgjengelig informasjon). Koordineres i innkjøpsteamet.

F

§12-3

7

 

14

RK meddeler tilbydere resultat av kvalifiseringen, evt avviser ikkekvalifiserte tilbydere.

F

kap 11

9

 

15

Innkjøpsteamet v/leder skriver notat om aktuell forhandlingsstrategi på bakgrunn av krav og annet

     

16

RK gjennomgår tilbudenes innhold og forbereder forhandlinger

F kap 11 og

§ 13-2

   

17

RK gjennomfører forhandlinger med kvalifiserte tilbydere

     

18

RK fører referat som oversendes tilbyder for godkjenning før konkurransen sluttføres

L §3-1

12

 
   

F

§ 11-8

   

19

RK evaluerer evt. reviderte tilbud, oppfølgende forhandlingsmøter, telefonsamtaler, e-postutveksling etc. med tilbydere

   

20

RK vurderer avvisning grunnet forbehold ved tilbudet

F § 11-11, 12 og 13

   

21

RK saksbehandler forhandlingsresultatene og begrunner valg av tilbud

F

§ 11-14

11

 

22

Regiondirektør beslutter tildeling

     

23

RK meddeler tilbydere resultat med ”- tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet-”, og klagefrist i brevs form

F § 11-14 og 13-3

13

 

24

RK formidler resultatet til Kommunikasjonsstaben (for offentliggjøring) og vertskommunene, jfr. IM 2009-002.

     

25

RK rapporterer tilbudenes økonomiske resultat og endelig antall plasser internt

     

26

RK saksbehandler evt klage.

F § 13-2 og 3

   

27

RK sender driftsavtale og databehandleravtale til tilbyder og påser at de underskrives innen vedståelsesfristen. Regiondirektør underskriver og avtalene sendes NOARK.

Ny UdiSak opprettes for hver av avtalene.

 

14,

15

 

28

RK publiserer resultat på http://www.doffin.no/

F

§ 9-2

   

29

RK fullfører anskaffelsesprotokoll og avslutter saken i UdiSak

 

1

 

30

Innkjøpsteamet v/leder oppsummerer konkurransens resultater og problemstillinger i internt notat

     

31

RK sender brev til vertskommunen om vertskommunetilskudd, tidspunkt for etablering av mottak med mer. RS 2010-088 legges ved brevet.

 

16

 

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo