Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

UDI interne meldinger

IM 2011-010
Dokument-ID : IM 2011-010
Saksnummer : 09/821-3
Dokumentdato : 08.04.2011
Mottakere :

Alle i UDI

Mandat for Analysegruppa i UDI

1. Bakgrunn og føremål

Det er eit ønskje frå toppleiinga i UDI at analysearbeidet vert styrka. I vid forstand er mykje av det daglege arbeidet i UDI analysearbeid i sin natur, men det som er meint her er dei oppgåvene kor ein må bryta opp ei problemstilling, samle inn faktainformasjon, vurdere han og trekke konklusjonar, ofte ved å dra vekslar på kompetanse frå fleire fagmiljø.

I UDI er det mange oppgåver kor det vil vere nyttig å ha ein struktur for å fordele ansvaret for konkrete analyseoppgåver, og så arbeide saman i fellesskap. Slikt arbeid har ofte vore prega av hastverk og ei ad hoc arbeidsform. Ved at UDI etablerer ei fastare ramme for analysearbeidet ønskjer vi å gi organisasjonen eit forum kor ein tydeleg og på eit tidleg tidspunkt kan få klarlagt behov for kompetanse og ressursar, og få formulert forslag til opplegg og ansvar for gjennomføring.

Det ligg klåre forventingar i UDI sitt strategidokument om at UDI skal utvikle og tydeliggjøre rollen som fagorgan. I tillegg til dei analysane som vert utførte som ein konsekvens av avdelingane sin daglege oppgåveportefølje, har AUA eit særleg ansvar for å ivareta UDI sin rolle som fagorgan for heile utlendingsforvaltninga.

2. Skildring av oppgåva

Organisering

Analysegruppas arbeid går på tvers av avdelingane i UDI. Gruppa er sett saman av personar frå dei ulike einingane i AUA og frå ASA, OPA og RMA. Gruppa har ein flat struktur og har sjølv ansvar for å prioritere oppgåvene sine. Ein koordinator har ansvar for å administrere gruppa og for framdrift i arbeidet. Koordinatoren rapporterer om framdrift, prioriteringar og andre problemstillingar til avdelingsleiinga i AUA, som har ansvaret for at gruppa fungerer og som vil avklare prioriteringsspørsmål ved behov.


Analysegruppa sine arbeidsoppgåver vert initiert av direktøren, direktørmøtet eller avdelingsleiinga i AUA [c1] eller i dei andre avdelingane. Dette skjer når ein ser at det er behov for å samarbeide på tvers i UDI for å løyse ei oppgåve. I tillegg skal gruppa sjølv kunne ta initiativ til analysar. Prioriteringar og avgrensing av oppgåver skal skje i samråd med avdelingsleiinga i AUA.

Medlemmene rapporterer til sin nærmaste leiar på vanleg måte, og er ansvarleg overfor sin leiar for analyseoppdrag dei tek med seg frå eller inn i gruppa (dei siste vil være de facto bestillingar frå leiarane til gruppa).

Gruppa som heilskap vil hovudsakleg vere involvert i startfasen av eit analyseoppdrag (utarbeiding av problemstillingar, kompetansebehov etc.) og i avslutningsfasen (horisontal kvalitetssikring før linjehandsaming), medan ein enkelt sakshandsamar vil ha ansvaret for kvart enkelt analyseprodukt, eventuelt i samarbeid med andre i gruppa.

Gruppa møtest i utgangspunktet annankvar veke for å løyse sine faste oppgåver. Gruppa møtest elles ved behov, det vil seie når det kjem bestillingar som må utgreiast raskt.

Analysegruppa sine oppgåver:

Faste oppgåver

  • På oppdrag frå strategiteamet legge til rette for gjennomføring av analysar til tertialrapporteringa. Dette arbeidet koordinerast med dei operative avdelingane og strategiteamet.
  • Analyse av den månadlege statistikkrapporten før denne skal presenterast i direktørmøtet, med eventuelle forslag til oppfølgingspunkt for handsaming i etterkant.
  • Skrive eit kortfatta månadleg nyheitsbrev frå gruppa for publisering på intranett med til dømes statistikk, analysar, rapportering frå aktuelle FOU-prosjekt og internasjonal utvikling på utlendingsfeltet.

Løpande oppgåver

  • Vere ressursgruppe for koordinering av analyseoppgåver på tvers av UDI. Særskilt:
    • o klargjere problemstillingar og operasjonaliseringar i bestillingar
    • identifisere ressursbehov og kompetansebehov i bestillingar
  • Etter bestilling bidra med analysar til foredrag og konferansar, jf. arbeidet med profesjonalisering av førebuing av foredrag for DIR.
  • Bidra med analysar til KOM-staben ved behov.
  • Utarbeide eigne forslag til analysar samt ta imot forslag til analysar frå andre og gjennomføre desse etter eit opplegg som er godkjent av dei involverte avdelingsleiingane.
  • Bidra med og førebu forslag til meir omfattande analyseprosjekt og ta opp utlendingsfaglege spørsmål av stor betyding til UDI si leiing når dei kjem opp i gruppa sitt arbeid.

Avgrensingar

Analysegruppa tek berre for seg utlendingsfaglege spørsmål, og vil ikkje gå inn i spørsmål om økonomi, sakshandsamingslogistikk med vidare.

Analysegruppa legg seg ikkje opp i fagleg arbeid og analyse kor ansvaret klårt ligg i ei bestemt avdeling eller eining, med mindre det kjem ei bestilling til analysegruppa frå den aktuelle avdelinga/eininga.

Analysegruppa sitt arbeid er avgrensa frå FOU-arbeidet, men det kan vise seg at enkelte forslag til analysar som dukkar opp kan gjere seg betre som forslag til FOU-prosjekt. Desse skal analysegruppa då spela inn til FOU-ansvarleg i AUA. Gruppa kan også støtte arbeidet med å utforme konkurransegrunnlag for FOU-prosjekt.

Tilhøve til andre avdelingar og grupper

Bestillingar frå dei avdelingane som er representert i gruppa, går via medlemmen. Dersom det oppstår behov for avklaringar om prioriteringar, ressursbruk eller anna, skjer denne avklaringa mellom avdelingsdirektør i AUA og avdelingsdirektør i den aktuelle avdelingar. Dersom andre avdelingar eller toppleiinga ønskjer å sende bestillingar til gruppa, skjer det gjennom avdelingsdirektør i AUA.

Strategiteamet vil òg kunne bestille analyseprodukt av gruppa gjennom avdelingsdirektør i AUA. Strategiteamet har ansvaret for planlegging og koordinering av oppgåvene som ligg innanfor teamet sitt mandat, men kan, når det er føremålsteneleg, be om innspel frå analysegruppa når det er naudsynt for å løyse analyseoppgåver som fell inn under strategiteamets ansvarsområde, til eksempel oppgåver knytt til verksemdrapporteringa.

3. Mål og resultat

Effektmål:

Analysegruppa skal bidra til å utvikle og tydeleggjere UDI sin rolle som fagorgan ved å

  • syte for betre koordinering og kvalitetssikring av tverrgåande analyseoppgåver
  • etablere eit rammeverk for analyseoppgåver på tvers av avdelingane
  • betre kommunisere analyseresultat internt (gjennom nyheitsbrev og på UDInett) og eksternt (gjennom bidrag til foredrag, verksemdrapport, kronikkar etc.)

Resultatmål:

Gruppa skal være i drift 01.10.2009 og fastset då datoar for møter. Ved utgangen av året rapporterar gruppekoordinator til avdelingsdirektør i AUA om korleis arbeidet fungerer.

4. Ressursar

Kvart av medlemmene i gruppa vil måtte sette av eit månadsverk på årsbasis til deltaking i gruppa. Avdelingane må også rekne med noe arbeid for å kunne gi analysegruppa eit faktagrunnlag for analysane.

5. Rapportering

Analysegruppa skal lage ein plan som viser analyser som er ferdige og dei oppgåvene som den til ein kvar tid arbeidar med eller planlegg. Planen skal gi ei frist for ferdiggjering.

Koordinatoren i analysegruppa møter ein gang i månaden i leiarmøtet i AUA for å informere om utført arbeid og framtidige planar. Prioriteringa av oppgåver og definering av problemstillingar skal også diskuterast.

AUA rapporterer om analysegruppa til direktøren v/direktørmøtet ved behov.

 

Frode Mortensen
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen / Regelverksenheten

 

Siste endringer
  • Opphevet: IM 2011-010 Mandat for Analysegruppa i UDI (09.10.2017)

    Internmeldingen er opphevet da analysegruppa ikke lenger eksisterer.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen