Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

UDI internmeldinger

IM 2016-005
Dokument-ID : IM 2016-005
Saksnummer : 17/00421-5
Sist endret : 03.03.2017
Dokumentdato : 13.07.2016
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Fremgangsmåte ved opprettelse og endring av retningslinjer i UDI


1. Innledning

1.1 Formål

1.2 UDIs kompetanse til å gi retningslinjer

1.3 Gyldigheten av UDIs retningslinjer

2. Ulike typer retningslinjer

2.1 Rundskriv

2.2 Internmelding

2.3 Praksisnotat

2.4 Om vedlegg

3. Oppdatering av UDIs retningslinjer

3.1 Når må retningslinjer oppdateres?

3.1.1 Markering av retningslinjer som er under revidering i Regelverksportalen

3.2 Ansvarsfordeling

3.3. Analyse- og utviklingsavdelingens (AUAs) rolle

4. Fremgangsmåte

4.1 Språk og målform

4.2 Oversettelser

4.3 Høring

4.3.1 Brukertesting av retningslinjer

4.4 Publisering av retningslinjer i UDIs regelverksportaler

4.5 Offentlighet

4.5.1 Rutiner for offentliggjøring av UDIs praksisnotater

4.6 Forenklet rutine ved mindre endringer

1. Innledning

1.1 Formål

Formålet med internmeldingen er å sikre at Utlendingsdirektoratets (UDIs) retningslinjer alltid er nedfelt skriftlig, og at de til enhver tid er oppdaterte og tilgjengelige gjennom UDIs regelverksportaler.

UDIs retningslinjer skal gi veiledning om skjønnsutøvelse og tolkning av rettsregler, og etablere hensiktsmessige arbeidsrutiner. De skal sikre likebehandling, forsvarlig lovtolkning og effektiv saksbehandling i utlendingsforvaltningen.

1.2 UDIs kompetanse til å gi retningslinjer

UDIs kompetanse til å gi retningslinjer følger av bestemmelser i utlendingsforskriften, rundskriv og instrukser fra overordnede departement og alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper.

UDI har instruksjonsmyndighet overfor egne ansatte og ansatte i samarbeidende etater på utlendingsfeltet. UDI instruerer også driftsoperatører for asylmottak og mottakenes ansatte. I den grad UDI har myndighet overfor andre etater eller private rettssubjekter, kan også disse instrueres ved retningslinjer. Utlendingsnemnda (UNE) kan ikke instrueres av UDI.

1.3 Gyldigheten av UDIs retningslinjer

Alle UDIs retningslinjer er bindende for UDIs ansatte. UDIs retningslinjer trer i kraft ved publisering i Regelverksportalen (RVP). Alle UDIs ansatte, og andre som kan instrueres gjennom UDIs retningslinjer, har plikt til å holde seg oppdatert ved å følge med på informasjon om retningslinjer i UDIs regelverksportaler.

2. Ulike typer retningslinjer

UDI har tre typer retningslinjer. Skillet mellom disse tre er ikke alltid like tydelig, men utgangspunktet er følgende:

2.1 Rundskriv

UDIs rundskriv (RS) er instrukser til ansatte i UDI, og til øvrige deler av utlendingsforvaltningen som de er rettet til. Rundskriv brukes også til å instruere driftsoperatører for asylmottak og mottakenes ansatte. Rundskrivene inneholder gjerne retningslinjer for hvordan regelverket skal forstås, men kan også inneholde saksbehandlingsrutiner. Når direktoratet skal instruere politiet eller utenriksstasjonene, skal alltid rundskrivsformen brukes.

2.2 Internmelding

UDIs internmeldinger (IM) er instrukser som gjelder internt. Internmeldingene inneholder i hovedsak saksbehandlingsrutiner, men kan også inneholde retningslinjer for tolkning av regelverket.

2.3 Praksisnotat

UDIs praksisnotater (PN) er instrukser om praksis på avgrensede saksområder, eksempelvis landspesifikke retningslinjer for asyl eller visum.

2.4 Om vedlegg

Alle opplysninger om foranderlige størrelser skal som hovedregel legges i vedlegg til retningslinjen. Dette vil gjøre det enklere å utarbeide, endre eller oppheve slik informasjon uten å måtte gjøre endringer i hoveddokumentet. Eksempler er skjemaer, organisatoriske forhold, satser, gebyrer og telefonnummer. Vedlegg brukes også i noen grad til publisering av rutiner og veiledere for det statlige mottakssystemet.

Vedlegg kan enten utarbeides sammen med tilhørende retningslinje eller separat. Der vedlegg behandles sammen med tilhørende retningslinje, følges fremgangsmåten i punkt 4. Dersom et vedlegg skal oppdateres separat legges dette som hoveddokument og behandles deretter på vanlig måte.

Ansvarlig avdeling kan delegere myndighet til å foreta endringer i vedlegg til bestemte stillinger/funksjoner i avdelingen, se vedlegg 2.

3. Oppdatering av UDIs retningslinjer

3.1 Når må retningslinjer oppdateres?

UDIs retningslinjer skal oppdateres i tråd med både normative og faktiske endringer på UDIs arbeidsfelt.

Normative endringer vil først og fremst være endrede eller nye lover, forskrifter, instrukser og oppdragsbrev fra Justisdepartementet. Men også andre endringer kan føre til at UDIs retningslinjer må oppdateres, for eksempel internasjonale avtaler, uttalelser fra Sivilombudsmannen, vedtak i Utlendingsnemnda (UNE) eller dommer.

Faktiske endringer vil typisk være hendelser i samfunnet, Norge eller verden for øvrig, som endrer betingelsene for UDIs arbeid. Det kan også være endringer i egen organisasjon.

3.1.1 Markering av retningslinjer som er under revidering i Regelverksportalen

Fagavdelingene kan ved behov be RVP-redaksjonen påtegne en såkalt redaksjonell anmerkning på retningslinjer som er under revidering, slik at lesere blir klar over at retningslinjen ikke er oppdatert. Bruk av slik redaksjonell anmerkning bør benyttes i situasjoner der fagavdelingene ser at det vil ta noe tid å oppdatere en retningslinje, for eksempel hvis det er behov for omfattende utredninger, eller der det er kapasitetsutfordringer. Det er kun nødvendig å benytte en redaksjonell anmerkning der det er klart at retningslinjen vil inneholde normative eller faktiske feil frem til den blir oppdatert.

Dersom en retningslinje har fått påtegnet en redaksjonell anmerkning, må den aktuelle retningslinjen være oppdatert innen 6 måneder. Det er fagavdelingene som er ansvarlige for å sørge for at denne fristen overholdes. RVP-redaksjonen kontakter den aktuelle fagavdelingen og ber om at retningslinjen oppdateres, dersom fristen ikke overholdes. Fagavdelingene bør selv vurdere om 6 måneder er tilstrekkelig tid i hvert enkelt tilfelle. Dersom fagavdelingen kommer frem til at 6 måneder er en for kort frist, bør dette begrunnes i henvendelsen til RVP-redaksjonen.

For å be om en redaksjonell anmerkning på en retningslinje, kontakt RVP- redaksjonen på rvp@udi.no.

3.2 Ansvarsfordeling

Det klare utgangspunktet er at avdelingene skal sørge for at det foreligger oppdaterte retningslinjer på deres fagområde. Dette innebærer også ansvar for å melde fra til Regelverksenheten (RVE) om at utdaterte retningslinjer skal oppheves. Avdelingenes egne rutiner for å sikre gjennomføring av dette er beskrevet i vedlegg 3, 4 og 5. Når det gjelder hvilke fagområder og saksfelt de ulike avdelingene har ansvaret for, se vedlegg 1.

Enkelte retningslinjer gjelder flere avdelingers arbeidsfelt. Noen ganger vil det være hensiktsmessig at berørte avdelinger samarbeider om å utarbeide disse. Men det skal alltid være kun én avdeling som har det formelle ansvaret og som skal stå som eier av dokumentet.

3.3. Analyse- og utviklingsavdelingens (AUAs) rolle

AUA har i tillegg til å ha ansvar for egen portefølje av fagområder, også en rolle som pådriver og kvalitetssikrer av arbeidet med retningslinjer i UDI. Dette endrer ikke på de øvrige avdelingenes ansvar for å oppdatere retningslinjer på eget arbeidsfelt, men AUA skal være en støttespiller. Avdelingene kan be om bistand fra AUA ved behov. Dette er særlig aktuelt for å avklare spørsmål der AUA har særlig kompetanse.

AUA, ved RVE, skal være en pådriver i arbeidet med å sikre at UDIs retningslinjer er oppdatert som følge av at rettskildebildet endres, se rutine i vedlegg 6.

AUA har ansvaret for å gjennomgå alle retningslinjer før de publiseres i RVP. RVE kan oppfordre fagavdelingene om å gjøre endringer i nye retningslinjer hvis de fremstår som uklare eller ikke er i samsvar med gjeldende regler og retningslinjer.

RVE har myndighet til å foreta mindre endringer i alle UDIs retningslinjer. RVE skal i slike tilfeller underrette avdelingen som eier retningslinjen om hva som er endret og hvorfor.

4. Fremgangsmåte

4.1 Språk og målform

Retningslinjer skal skrives i tråd med til UDIs språkprofil.

Som hovedregel skal retningslinjer utformes på samme målform som den loven retningslinjen omhandler. Samtidig må avdelingene ta hensyn til kravene i mållova § 8 om at 25 prosent av alle UDIs rundskriv, kunngjøringer og informasjonsmateriell skal utformes på nynorsk.

4.2 Oversettelser

Rundskriv som er adressert til utenriksstasjonene skal publiseres i norsk og engelsk versjon, eventuelt på andre språk ved behov. Ansvarlig avdeling skal sørge for at rundskriv blir oversatt der dette er nødvendig.

Når det gjelder fremgangsmåte ved oversettelse, følges Sentral oversettertjenestes rutiner, se vedlegg 7.

4.3 Høring

Utkast til nye og endrede retningslinjer skal på høring til berørte avdelinger. Retningslinjer som har generell interesse skal på høring i samtlige avdelinger. Retningslinjer skal alltid på høring til AUA.

Retningslinjer som berører andre etater, og retningslinjer som gjelder et område der andre etater har særlig kompetanse, skal som hovedregel også på høring til disse etatene. Før vi sender på ekstern høring skal saken være linjebehandlet i UDI og prinsipielle spørsmål og problemstillinger være avklart internt, se IM 2011-018.

Forslag om endringer, opphevelse eller utarbeidelse av nye vedlegg sendes ikke på høring, med mindre det dreier seg om søknadsskjemaer eller DUF-rutiner. I så fall må vedlegget sendes på høring til AUA ved Enhet for statistikk og analyse og Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) ved Enhet for applikasjonsforvaltning.

Normal høringsfrist er tre uker. Fristen kan settes lenger hvis det er behov for en særlig grundig behandling, for eksempel fordi saken anses som krevende og/eller kontroversiell. Fristen kan også settes kortere hvis saken vurderes som ukomplisert eller det haster å få retningslinjen på plass.

Se IM 2010-028 vedlegg 3 for rutiner for høringer i UdiSak.

4.3.1 Brukertesting av retningslinjer

Dersom en ny eller endret retningslinje inneholder praktiske rutinebeskrivelser som saksbehandlerne skal følge for å gjøre konkrete oppgaver, kan det være lurt å brukerteste disse rutinene på én eller flere av de som skal benytte dem, for eksempel saksbehandlere i UDI på fagområdet eller førstelinjen i politiet, utenriksstasjon eller noen som arbeider på mottak. Dette er et valgfritt steg og trenger ikke følge prosessen til den formelle høringen. Strategi- og utviklingsenheten (SUE) i AUA har erfaring med brukertesting og kan bistå ved behov.

4.4 Publisering av retningslinjer i UDIs regelverksportaler

Saksbehandleren oppretter et nytt dokument på retningslinjens sak i UdiSak og velger malen «Bestillingsskjema for publisering og oppheving av retningslinjer» (Internt notat med oppfølging).

Under fanen "Generelt" fyller saksbehandleren ut relevant informasjon om dokumentet. Tittel på dokumentet skal være «Bestilling av ny/endret/opphevet + RS/IM/PN + nummeret og navnet på retningslinjen», f.eks. «Bestilling av endret RS 2012-009 Registrering, vurdering og endring av ID-opplysninger i saker etter utlendingsloven». Husk å sette på tilgangskode dersom dokumentet eller deler av det er unntatt offentlighet.

Mottaker skal være AUA Regelverksenheten (RVE).

Importer selve retningslinjen og eventuelle vedlegg til retningslinjen som vedlegg til bestillingsskjemaet, eller importer filene etter at bestillingsskjemaet er utfylt og lagret.

Gi beskjed om publiseringen av retningslinjen innebærer at en annen retningslinje skal oppheves.

Dersom høring har vært vurdert som åpenbart unødvendig, må dette presiseres og begrunnes i bestillingsskjemaet (i siste merknadsfelt).

Saksbehandleren sender bestillingen til godkjenning i linjen. Se vedlegg 2 for hvem som har endelig godkjenningsmyndighet i hver avdeling. Merk at det er forskjell på hvem som kan godkjenne endringer med/uten materiell betydning, og vedlegg til retningslinjer.

Saksbehandleren ekspederer bestillingen etter at den er godkjent av avdelingsledelsen. Leder i RVE mottar notatet og fordeler det til RVP-redaksjonen.

RVP-redaksjonen publiserer retningslinjen i portalene, samt importerer den publiserte versjonen av retningslinjen i UdiSak

4.5 Offentlighet

Hovedregelen er at alle retningslinjer skal være offentlig tilgjengelig, jf. offentleglova §§ 1 og 3. I enkelte tilfeller vil det likevel være aktuelt å unnta opplysninger i retningslinjene fra offentlighet. Slike unntak innebærer en form for forhåndsklassifisering som det bør vises tilbakeholdenhet med. Bestemmelsene i offentleglova gjelder kun der noen krever innsyn i et dokument. Vurderingsmomentene som ligger til grunn for innsyn vil likevel være retningsgivende for vurderingen av hva som skal publiseres på UDIregelverk. Se for øvrig RS 2016-006 «Rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova».

4.5.1 Rutiner for offentliggjøring av UDIs praksisnotater

Følgende rutine skal følges i forbindelse med offentliggjøring av UDIs praksisnotater:

Når Regelverksenheten (RVE) har mottatt et godkjent praksisnotat, publiseres dette internt på Regelverksportalen (RVP).

Før offentliggjøring sender RVE praksisnotatene rutinemessig til UD, som skal gi en anbefaling om vurdering av unntak fra offentlighet i henhold til offentleglova § 20. Praksisnotatet sendes pr. e-post til Seksjon for utlendingsfeltet (Seksjon.for.utlendingsfeltet@mfa.no). UDI vurderer i den enkelte sak om Justis- og politidepartementet skal involveres.

Utenriksdepartementet har frist på ti dager for tilbakemelding med begrunnelse for hvorfor det eventuelt anbefales å unnta hele eller deler av praksisnotatet fra offentlighet. Kortere frist kan settes ved behov. I denne perioden er Seksjon for utlendingsfeltet ansvarlig for å koordinere foreleggelse mellom ambassaden og den aktuelle desken i UD. Manglende tilbakemelding innen fristen regnes som samtykke.

Utenriksdepartementets synspunkter er rådgivende. UDI har det formelle og reelle ansvaret for praksisnotaters innhold, forholdet til offentleglova og offentliggjøring.

Etter at UD har kommet med tilbakemelding, eller svarfristen er oversittet, har RVE ansvaret for å lage et endelig utkast som så skal sendes til godkjenning hos ansvarlig fagavdeling. RVE skal tydelig markere eventuelle endringer før notatet oversendes for godkjenning.

UDI skal innen ti dager, etter mottatt tilbakemelding fra UD, publisere en offentlig versjon av praksisnotatet på UDIregelverk.

4.6 Forenklet rutine ved mindre endringer

Ved mindre endringer, ta kontakt med RVP-redaksjonen på rvp@udi.no for å finne frem til en hensiktsmessig fremgangsmåte for bestilling av endringer.

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

Siste endringer
  • Opphevet: IM 2016-005 Fremgangsmåte ved opprettelse og endring av retningslinjer i UDI (02.07.2018)

    Opphevet og erstattet av IM 2018-009.

  • Endret: IM 2016-005 Fremgangsmåte ved opprettelse og endring av retningslinjer i UDI (03.03.2017)

    Internmeldingen er oppdatert med et nytt punkt 3.1.1. Punktet gir retningslinjer for bruk av såkalte redaksjonelle anmerkinger i regelverksportalen. Disse anmerkningene skal markere at en retningslinje er til revidering. Som hovedregel er det satt en frist på 6 måneder for å gjennomføre revidering av retninglinjer.

  • Ny: IM 2016-005 Fremgangsmåte ved opprettelse og endring av retningslinjer i UDI (13.07.2016)

    Ny internmelding hvor fremgangsmåten ved opprettelse og endring av UDIs retningslinjer er beskrevet. Internmeldingen er en sammenslåing av IM 2011-033, IM 2011-023 og vedlegg 5 til IM 2010-028. Disse oppheves som følge av sammenslåingen. Det er gjort noen språklige endringer og rettet mindre feil fra tidligere internmeldinger, samt lagt til et frivillig steg om brukertesting i høringsprosessen. Vedleggene fra opphevet IM 2011-033 er videreført som vedlegg til IM 2016-005. Sammenslåingen har bakgrunn i Saneringsprosjektet, jf. UdiSak 16/02288.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo