Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

UDI rundskriv

RS 2009-020
Dokument-ID : RS 2009-020
Saksnummer : 09/355-33
Sist endret : 21.09.2015
Dokumentdato : 02.07.2009
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Retningslinjer om rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova


Red.anm.: Rundskrivet er under revidering som følge av overgang til nytt saksbehandlingssystem for generelle saker.

1. Innleiing

2. Hovudprinsippa om innsyn etter offentleglova

3. Utlendingsdirektoratet sin strategi om offentlegheit

4. Nærare om vurderinga av innsynskrav – unntaksheimler

4.1 Unntak fra hovudregelen om innsyn – rett og plikt til å nekte innsyn

4.2 Unntakseining

4.3 Unntak for interne dokument – kort om offentleglova §§ 14 og 15

4.3.1 Unntaket for organinterne dokument

4.3.2 Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebuing

4.4 Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd

4.5 Førehandsklassifisering av dokument

4.6 Vurdering av innsynskrav

5. Saksbehandling av innsynskrav i UDI

5.1 Mottak og registrering

5.2 Frist for å avgjere innsynskrav

5.3 Saksbehandling av innsynskrav

5.4 Rutinar når det gis innsyn i dokument

5.5 Rutinar ved avslag på krav om innsyn

5.6 Krav om nærare grunngiving for avslag

5.7 Klagesaksbehandling

5.7.1 Omgjering etter klage

5.7.2 Oversending til departementet

1. Innleiing

Dette rundskrivet inneheld retningslinjer om behandling av krav om innsyn i Utlendingsdirektoratet (UDI). Rundskrivet inneheld også ein kort presentasjon av hovudinnhaldet i reglene om innsyn i offentleg verksemd, og UDI sitt prinsipielle utgangspunkt for praktiseringa av føresegnene.

Det vert elles vist til Justis- og politidepartementet sin Rettleiar til offentleglova for ei grundigare, generell innføring i gjeldande regelverk. Dette rundskrivet bør brukast som eit supplement til rettleiaren.

Rundskrivet gjeld ikkje behandling av partsinnsynskrav etter forvaltningslova. Det er utarbeida særskilte retningslinjer om dette i RS 2014-010 «Partsinnsyn - partens rett til å gjøre seg kjent med opplysninger i egen sak etter forvaltningsloven §§ 17 – 21».

2. Hovudprinsippa om innsyn etter offentleglova

Offentleglova (lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) tok til å gjelde 1. januar 2009. Lova avløyste lov 19. juni 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltninga (offentlighetsloven 1970). Utfyllande føresegner er gitt i forskrift 17. oktober 2008 nr. 1119 til offentleglova (offentlegforskrifta).

Det mest sentrale føremålet med den nye lova er å styrke retten til innsyn i saksdokument i forvaltninga. Dette er uttrykk for eit grunnleggjande demokratisk prinsipp som også er forankra i Grunnlova § 100 femte ledd. Dei sentrale omsyna bak prinsippet går tydeleg fram av offentleglova § 1. Den nye offentleglova utvidar på fleire område retten til innsyn samanlikna med offentlighetsloven 1970.

Hovudprinsippa frå tidlegare lov er vidareført i den nye lova. Den klare hovudregelen er fortsett at einkvar har rett til å gjere seg kjent med saksdokumenta i offentleg verksemd, jf. offentleglova § 3. Unntak frå denne hovudregelen krev grunnlag i føresegner i lova sjølv, anna lovverk eller i forskrift gitt med grunnlag i lov. Dersom eit dokument ikkje er omfatta av eit slikt lovforankra unntak, kan det ikkje nektast innsyn i det.

Etter offentleglova § 3 andre punktum kan ”alle (…) krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ”. At ”alle” kan krevje innsyn, er meint bokstaveleg. Dette inneber at kven som helst kan krevje innsyn i dokument hos verksemder som er omfatta av lova, anten det gjeld journalistar eller andre enkeltindivid, selskap eller organisasjonar, norske statsborgarar eller utlendingar, anten dei krev innsyn på eigne eller andre sine vegne. Føremålet med å krevje innsyn har ingenting å seie for retten til å sjå dokumentet. Krav om innsyn må ikkje grunngiast.

Kva som er omfatta av omgrepet ”saksdokument”, er definert i § 4.

Ei viktig endring med den nye lova, er at organet i visse tilfelle kan ha plikt til å lage eit nytt dokument (samanstilling av opplysningar). Slik plikt ligg berre føre når vilkåra i § 9 er oppfylt.

3. Utlendingsdirektoratet sin strategi om offentlegheit

Det er eit sentralt mål for UDI å vere ei open og tilgjengeleg forvaltningsverksemd. Det er slått fast i strategiplanen 2007-2010 at størst mulig grad av openheit er en hovudstrategi for direktoratet. Openheit er ikkje berre sjølvsagt fordi det i stor grad er eit lovpålagt krav, men fordi det er tillitsskapande, er openheit også i direktoratet si eiga interesse.

Dei tilsette i UDI skal derfor ha god forståing av hovudprinsippa i offentleglova, og leggje betydeleg vekt på dei omsyna som talar for innsyn ved si vurdering av krav om innsyn.

4. Nærare om vurderinga av innsynskrav – unntaksheimler

4.1 Unntak fra hovudregelen om innsyn – rett og plikt til å nekte innsyn

Offentleglova inneheld to typar unntak frå hovudregelen om at saksdokument for eit forvaltningsorgan er offentlege:

  • Forbod mot å gi ut opplysningar som er underlagde teieplikt.
    Eit forvaltingsorgan skal nekte innsyn i opplysningar som er underlagde teieplikt etter lov eller forskrift, jf. offentleglova § 13. UDI har plikt til å avslå innsyn i slike opplysningar. Brot på teieplikta kan medføre straffansvar. Lovpålagd teieplikt når det gjeld personopplysningar kan i visse tilfelle opphevast ved samtykke, jf. offentleglova § 13 tredje ledd.
  • Høve til å gjere unntak for visse typar av opplysningar og dokument
    Eit forvaltingsorgan kan etter omstenda nekte innsyn i enkelte typar av opplysningar eller dokument etter føresegnene i §§ 14 til 26 i lova. Etter desse unntaksføresegnene har organet rett, men inga plikt, til å unnta visse opplysningar eller dokument. Organet har alltid plikt til å vurdere om ein likevel bør gje heilt eller delvis innsyn, såkalla meirinnsyn, jf. offentleglova § 11.

4.2 Unntakseining

Offentleglova inneheld to unntakseiningar; opplysning og dokument. Dei fleste av unntaksføresegnene gir høve til å nekte innsyn i opplysningar i dokumentet, medan nokre av føresegnene gir høve til nekte innsyn i heile dokumentet.

Dersom det berre er grunnlag for å nekte innsyn i enkelte opplysningar i eit dokument, er hovudregelen at dokumentet elles er offentleg, jf. offentleglova § 3. Dersom vilkåra i offentleglova § 12 er oppfylt kan innsyn likevel nektast i heile dokumentet.

4.3 Unntak for interne dokument – kort om offentleglova §§ 14 og 15

Føresegnene i offentleglova §§ 14 og 15 ivaretek omsynet til å kunne utveksle fortruleg og uformell informasjon internt i forvaltninga. Dette er unntaksføresegner av stor praktisk betyding.

Dei to føresegnene gir rett, men ikkje plikt, til å nekte innsyn. Meirinnsyn skal alltid vurderast. Føresegnene er grundig behandla i Justis- og politidepartementet sin rettleiar. Her skal det bare kort pekast på nokre sentrale vurderingstema.

4.3.1 Unntaket for organinterne dokument

Offentleglova § 14 gjeld for dokument som eit organ har utarbeidet for si eiga interne saksførebuing. Ei problemstilling er kva som utgjør eitt og same organ.

Det er ikkje tvil om at direktoratet sentralt og direktoratet sine regionkontor, er eitt og same organ.

Sjølv om UDI er underlagd Justis- og politidepartementet, er direktoratet og departementet å rekne som to forskjellige organ. Føresegna i § 14 gjeld derfor ikkje for dokument som utvekslast mellom direktoratet og departementet.

Sjølv om utgangspunkta for kva som utgjør eitt organ og kva som er ulike organ er rimeleg klare, vil dette i nokre tilfelle by på tvilsspørsmål. Eksempel er ulike typar av arbeidsgrupper og utval. Desse kan for eksempel gjelde samarbeid mellom fleire sjølvstendige organ. I slike tilfelle må det foretas ei konkret vurdering. Nokre generelle utgangspunkt for vurderinga er nemnt i Justis- og politidepartementets rettleiar kapittel 7.2.2.4.

Elles er offentleglova § 14 i all hovudsak ei rein vidareføring av føresegnene om organinterne dokument i offentlighetsloven 1970 § 5.

4.3.2 Unntaket for dokument innhenta utanfrå for intern saksførebuing

Offentleglova § 15 gjeld dokument som eit organ har innhenta utanfrå til bruk for si interne saksførebuing. Føresegna inneber ei vesentleg innsnevring i forhold til offentlighetsloven 1970 § 5 andre ledd. Høvet til å gjere unntak for dokument som utvekslast mellom ulike organ er snevrare enn unntaket for organinterne dokumenter etter offentleglova § 14.

Føresegna i § 15 første ledd gjeld dokument som innhentast frå eit underordna organ, eller som innhentast frå eit departement til eit anna. For UDI er offentleglova § 15 første ledd aktuell for dokument som sendes til Justis- og beredskapsdepartementet og som er innhenta av departementet. Det er m.a.o. hjemmel for å unnta innsyn for korrespondanse mellom overordnet og underordnet organ etter § 15 første ledd og tredje ledd. Korrespondanse mellom underliggende organer (for eksempel mellom UDI og Politidirektoratet) omfattes ikke språkleg av § 15, men Justis- og beredskapsdepartementet meiner det likevel er rom for å nytte § 15 første ledd jf. også tredje ledd som unntakshjemmel for korrespondanse mellom dei underordna organene, når korrespondansen er ein føresetnad for å kunne svare på ei bestilling frå departementet. Det er vidare eit vilkår at unntak er nødvendig for å sikre ei forsvarlig saksbehandling internt. Det generelle skadekravet som gjeld for å unnta dokumenter frå offentlegheit kjem dermed til uttrykk i føresegna. Dersom vilkåra for unntak er oppfylt, kan det også gjeres unntak for disse dokumenta hos direktoratet.

Føresegna i § 15 andre ledd gjeld utan omsyn til kven som er avsendar av dokumentet. Det avgjerande er om dokumentet inneheld råd og vurderingar, og om det vil vere påkravd av omsyn til ei forsvarlig ivaretaking av det offentliges interesser i saken å gjere unntak frå innsyn. Det sistnemnte vilkåret er ei streng formulering av det generelle skadekravet.

Offentleglova § 15 tredje ledd inneheld to alternative kategoriar av dokument som kan unntakas. Det fyrste alternativet gjeld dokument om innhenting av dokument som nemnt i fyrste og anna ledd. Det andre alternativet gir åtgang til å unnta visse typar møtereferat.

Alle de tre alternativa i offentleglova § 15 vil etter omstenda kunne reise ei rekkje problemstillingar. For nærare oversikt visast det til Justis- og politidepartementets rettleiar kapittel 7.3.

4.4 Innsyn i enkeltsaker - nærare om offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd

I offentlegforskrifta § 9 er det, med heimel i offentleglova § 27, fastsett nokre unntak frå

innsynsretten ut over dei som er følgjer av sjølve lova. Offentlegforskrifta § 9 fjerde ledd inneheld ei generell unntaksføresegn for saksdokument og journal i enkeltsakar etter utlendingslova og statsborgarlova. Føresegna er ei vidareføring av det generelle unntaket for framandsaker i forskrifta til offentlighetsloven av 1970.

Hovudomsynet bak unntaksføresegna er at det vil kunne vere svært arbeidskrevjande å vurdere alle krav om innsyn i desse enkeltsakene konkret. Enkeltsaker på utlendingsfeltet inneheld i så stor grad teiepliktbelagde opplysningar om personlige forhold at det av praktiske grunnar vil vere vanskeleg og tidskrevjande å skilje ut dei enkelte opplysningane som det kan gis innsyn i (jf. offentleglova § 12 bokstav b).

UDI skal derfor som hovudregel avslå krav om innsyn i enkeltsaker med tilvisning til § 9 fjerde ledd i offentlegforskrifta. Meirinnsyn skal likevel vurderast dersom det er openbart at saksdokumenta i ein bestemt sak inneheld opplysningar som ikkje er teiepliktbelagde, og desse er av eit visst omfang og enkelt kan skiljast frå resten av dokumenta.

4.5 Førehandsklassifisering av dokument

Førehandsklassifisering betyr i denne samanhengen at ein påfører eit dokument ein merknad/heimel om at det unntakas frå offentlegheit. Slik merknad/heimel vert påført dokumentet utan at det ligg føre eit innsynskrav, typisk ved utarbeiding av dokumentet. Rettsleg sett inneber ikkje førehandsklassifisering noko meir enn eit signal til mottakaren av dokumentet, slik at vedkommande blir gjort oppmerksam på at dokumentet inneheld opplysningar som det kan eller skal gjerast unntak frå innsyn i.

Førehandsklassifisering av dokument vil særleg være aktuelt der det openbart ikkje er aktuelt å vurdere meirinnsyn. Dette gjelder for eksempel dersom dokumentet inneheld teiepliktbelagde opplysningar. Ut over desse tilfella bør vi førehandsklassifisere minst mogleg. Ved førehandsklassifisering av eit dokument må det gå klart fram kva unntaksføresegn som er aktuell.

Dersom nokon krev innsyn i eit dokument som er førehandsklassifisert, skal det likevel foretas ei konkret vurdering av om innsyn skal gis. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til at dokumentet er førehandsklassifisert, uavhengig av kven som har påført klassifiseringa. Dette inneber at direktoratet alltid må gjere ei konkret og sjølvstendig vurdering av innsynskravet, sjølv om for eksempel Justis- og politidepartementet har meint at innsyn ikkje bør gis i det aktuelle dokumentet.

4.6 Vurdering av innsynskrav

Saksbehandlaren skal foreta ei konkret vurdering når nokon krev innsyn i eit dokument. Som utgangspunkt bør følgjande punkter vurderast:

1. Teieplikt. Saksbehandlaren må undersøkje om dokumentet inneheld opplysningar som kan være underlade teieplikt i love eller i medhald av lov. Dersom opplysningane er belagde med slik teieplikt, for eksempel etter forvaltningsloven (fvl.) § 13 fyrste ledd, skal innsyn i opplysningane ikkje under noko omstende gis.

2. Behov for å nekte innsyn. Sjølv om opplysningane ikkje er underlagde teieplikt, kan det likevel vere behov for å nekte innsyn i opplysningane. Det må ligge føre ein legitim grunn for å unnta opplysningane frå offentlegheit. Her gjeld eit generelt krav om at innsyn må antakast å kunne ha skadelige konsekvensar. Dersom saksbehandlar ikkje kan sjå noko behov for unntak, skal innsyn gis.

3. Heimel. Dersom saksbehandlaren ser at det kan være behov for å nekte innsyn i heile eller delar av eit dokument, må han/ho undersøkje om det finst ein heimel som gir høve til dette.

4. Meirinnsyn. Dersom ein må anta at ei eller fleire av føresegnene i offentleglova kapittel 3 gir heimel for å nekte innsyn, skal saksbehandlaren vurdere om heilt eller delvis innsyn likevel bør gis. Etter offentleglova § 11 skal det foretas ei interesseavveging, der dei omsyna som taler for unntak frå offentligheit må veges opp mot omsynet til innsynsretten. Dei enkelte unntaksføresegnene gir ein indikasjon om kva omsyn som er relevante, avhengig av kva som er aktuell heimel for unntak.

5. Grunngiving. Dersom saksbehandlaren går inn for at innsyn i et dokument, eller visse opplysningar i et dokument skal nektast, må dette grunngiast, jf. offentleglova § 31. Det visast elles til punkt. 5.5 om kva form og innhald avslag på krav om innsyn skal ha.

5. Saksbehandling av innsynskrav i UDI

Alle avdelingar må sørgje for at dei er i stand til å behandle innsynskrav på ein forsvarleg måte. Dette har som følgje at kvar avdeling må ha ressurspersonar med god kunnskap om offentleglova. Saksbehandlarar skal kontakte ressurspersonane i si eiga avdeling dersom vurderinga av eit innsynskrav byr på tvil. Regelverksenheten (RVE) i Analyse- og utviklingsavdelinga (AUA) kan òg kontaktast ved tvil. Kvar avdeling må også sørgje for at ein av ressurspersonane har oversikt over avdelinga sine klagesaker, det vil seie saker som er sendt vidare til departementet for avgjerd etter klage på avslag om innsyn. Dokumentsenteret ved noarkarkivet (noark) har ansvaret for å halde oversikt over alle klagesakene som er sende til departementet. Sjå punkt 5.7 for retningslinjer i klagesaker.

5.1 Mottak og registrering

Krav om innsyn skal rettast til noark. Dersom ein saksbehandlar mottek eit innsynskrav direkte, skal dette sendast til noark. Innsynskrav sendast noark per e-post til udi@udi.no.

Noark tar imot og registrerar desse. Når Noark mottek eit innsynskrav skal det snarast sende kravet til avdelingsdirektør for aktuell avdeling. Avdelinga bestemmer sjølv korleis dei løyser oppgåva i praksis.

Saksbehandlar i denne samanheng er den person som er ansvarleg for å behandla innsynskravet.

Kravet skal registrerast i innsynsklienten i WebSak saman med dei aktuelle dokumenta (hovuddokument og eventuelle vedlegg). Innsynskrav distribuerast deretter til den som er saksbehandlar for journalposten det bes innsyn i. Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.2 Frist for å avgjere innsynskrav

Krav om innsyn som UDI tek imot skal avgjørast utan ugrunna opphald, jf. offentleglova § 29. Kravet skal seinast avgjerast innan tre arbeidsdagar etter at kravet kom inn.

I særlige tilfelle kan det gjerast unntak frå fristen på tre dagar. Dette gjeld til dømes dersom det er behov for å foreta undersøkingar eller dersom kravet omfattar ei betydelig mengde dokument. I så fall skal saksbehandlaren gi eit foreløpig svar til den som har sett fram innsynskravet. Kravet skal uansett avgjerast så snart det er praktisk mogleg.

5.3 Saksbehandling av innsynskrav

Krav om innsyn skal i utgangspunktet behandlast av ein saksbehandlar og godkjennast i linja. Eskaleringsreglene (IM 2010-012) gjeld også ved behandlinga av innsynskrav.

Kurante innsynskrav kan avgjerast av saksbehandlaren åleine. Med kurante krav meines tilfelle der det er klårt at innsyn skal gis, fordi det ikkje er heimel for å nekte innsyn. Dette vil typisk gjelde dokument om generelle retningslinjer for saksbehandlinga i UDI eller dokument som er utarbeida i forbinding med offentleg høyring i ei sak.

Dersom innsynskravet gjeld eit dokument som direktøren har vore saksbehandlar for, skal kravet sendast til kommunikasjonsdirektøren for behandling.

Ved krav om innsyn i dokument som inneheld materiale som er påført gradering etter sikkerheitslova eller beskyttelsesinstruksen gjeld det særlege rutinar, sjå offentlegforskrifta § 10.

Når UDI mottek krav om innsyn i dokument som direktoratet har fått tilsendt frå andre organ, bør saksbehandlaren kontakte avsendarorganet for å forhøre seg om organet sitt syn på innsynsspørsmålet. Sjå punkt 4.5 om førehandsklassifisering.

Dersom vurderinga av innsynsspørsmålet byr på tvil, kan avdelinga sine ressursperson(ar) kontaktast. Regelverksenheten i AUA kan òg kontaktast.

5.4 Rutinar når det gis innsyn i dokument

Når saksbehandlaren kjem til at innsyn kan gis i eit heilt dokument, skal vedkommande snarast behandle kravet. Noark skal deretter oversende ein kopi av dokumentet til den som har satt fram kravet. Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.5 Rutinar ved avslag på krav om innsyn

Eit avslag på krav om innsyn skal være skriftleg, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd. Avslaget skal dessutan innehelde følgjande opplysningar:

  • Presis heimelstilvisning, jf. offentleglova § 31 fyrste ledd, fyrste punktum. Det er ikkje tilstrekkeleg å vise til kva paragraf i lova som er grunnlaget for avslaget; det må òg visast til kva ledd, bokstav eller nummer i føresegna som er brukt.
  • Dersom grunnlaget for avslag er offentleglova § 13 om opplysningar underlagt teieplikt, må det i avslaget visast til den føresegna som pålegg teieplikta, jf. offentleglova § 31 første ledd, andre punktum. Eksempel: Offentleglova § 13 jf. forvaltingsloven § 13 fyrste ledd nr. 1.
  • Informasjon om at meirinnsyn er vurdert i dei tilfelle det er plikt til å foreta ei slik vurdering, jf. offentleglova § 11.
  • Opplysningar om høvet til å klage og om klagefristen, jf. offentleglova § 31 siste punktum. Det skal også gå fram av avslaget at klaga settes fram for UDI.

Dersom det ikkje skal gis innsyn (heilt eller delvis) i dokumentet, skal saksbehandlaren registrere dette. Avslag på krav om innsyn skal alltid godkjennast i linja.

Ved delvis avslag skal saksbehandlaren sladde dei aktuelle delane av dokumentet og oversende dette i ferdig sladda form til noark. Det skal gå tydeleg fram av avslaget at innsyn er avslått for delar av dokumentet og kva deler dette er. Det er ikkje åtgang til å redigere dokumentet slik at det framstår som eit fullstendig dokument, ein skal vise at det er gjort unntak.

Vedlegg 2 til rundskrivet inneheld eksempel på tekstar som kan nyttast ved utforming av vedtaket. Vi gjer merksam på at dette er standardtekstar og at vi alltid må gjere ei konkret vurdering.

Noark sender avslaget til den som har sett fram kravet, og er ansvarleg for at Kommunikasjonsstaben får kopi av avslaget som ei orientering.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.6 Krav om nærare grunngiving for avslag

Den som har fått avslag, kan innan tre veker frå avslaget er motteke, krevje ei nærare grunngiving for avslaget, jf. offentleglova § 31. Krav om nærare grunngiving skal gis snarast råd og seinast innan ti arbeidsdagar etter at kravet vart motteke.

Når Noark mottar slikt krav skal dette snarast sendast til avdelinga som har behandla innsynskravet for handsaming. Kravet journalførast i WebSak i eiga arkivsak og saksbehandlaren svarar med utgåande brev i WebSak.

Saksbehandlaren skal snarast utarbeide ei skriftleg grunngiving for avslaget, der dei hovudomsyna som har vore avgjerande for avslaget skal nemnast. Svar på krav om nærmare grunngiving skal godkjennast i linja.

Saksbehandlaren sender nærare grunngiving til den som har sett fram kravet, og er ansvarleg for at Kommunikasjonsstaben mottek kopi av avslaget.

Dersom saksbehandlar her omgjer avslag til delvis innsyn eller fullt innsyn, skal saksbehandlar sende ei melding i WebSak til Noark. Noark endrar status i innsynsklienten i WebSak og ekspederar svaret til den som har bedt om innsyn. Skal saksbehandlar gje delvis innsyn, følg rutina i vedlegg 1.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

5.7 Klagesaksbehandling

Dersom UDI har avslått eit krav om innsyn kan avgjerda påklagast til overordna organ, jf. offentleglova § 32 tredje ledd annet punktum jf. forvaltningslova § 29 første ledd. Klageinstansen er Justis- og politidepartementet.

Noark tar imot og registrerer klager over avslag på krav om innsyn. Noark skal snarast sende saken til avdelinga som har behandla innsynskravet og kravet om nærare grunngiving (utvidet begrunnelse) for klagesaksbehandling.

Saksbehandlaren skal førebu og avgjere klaga utan ugrunna opphald, jf. offentleglova § 32 tredje leddet. Det skal igjen foretas ei konkret og sjølvstendig vurdering av innsynskravet.

5.7.1 Omgjering etter klage

Omgjering av eit avslag på innsynskrav skal godkjennast i linja. Dette gjeld også delvis omgjering.

Dersom saksbehandlaren omgjer avslag til delvis innsyn eller fullt innsyn i klageomganga, skal saksbehandlaren sende ei melding via WebSak til Noark, etter at omgjeringa er godkjent i linja. Noark endrar status i innsynsklienten i WebSak og ekspederar svaret til den som har bedt om innsyn. Skal saksbehandler gje delvis innsyn, følg rutine i vedlegg 1.

Er resultatet av klagesaksbehandlinga fullt eller delvis innsyn, skal saksbehandlaren ikkje sende innstilling til departementet.

Noark informerer UDI si interne pressegruppe i Kommunikasjonsstaben om alle ekspedisjonar.

5.7.2 Oversending til departementet

Dersom saksbehandlaren kjem til at avslaget ikkje skal omgjerast, skal vedkommande utarbeide ei innstilling til departementet, der det gjeres greie for dei vurderingar som ligg til grunn for avslaget. Innstillinga skal behandlast i linja og deretter oversendast til departementet, med kopi til klagaren. Kommunikasjonsstaben skal alltid ha kopi av innstillinga.

Sjå vedlegg 1 for nærare rettleiing.

Frode Mortensen
avdelingsdirektør


Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten (RVE)

Siste endringer
  • Opphevet: RS 2009-020 Retningslinjer om rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova (24.06.2016)

    Som følge av overgangen til nytt saksbehandlingssystem for generelle saker, er rundskrivet er opphevet og erstattet av RS 2016-006.

  • Endret: RS 2009-020 Retningslinjer om rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova (21.09.2015)

    Rettelse av inkurie: Punkt 4.3.2 er oppdatert ved at ordet felles er fjernet fra setningen "Korrespondanse mellom underliggende organer (for eksempel mellom UDI og Politidirektoratet) omfattes ikke språkleg av § 15, men Justis- og beredskapsdepartementet meiner det likevel er rom for å nytte § 15 første ledd jf. også tredje ledd som unntakshjemmel for korrespondanse mellom dei underordna organene, når korrespondansen er ein føresetnad for å kunne svare på ei felles bestilling frå departementet". Det er altså ikke et vilkår at det er snakk om en felles bestilling.

  • Endret: RS 2009-020 Retningslinjer om rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova (08.05.2015)

    Rundskrivet er oppdatert med en presisering om at offentleglova hjemler unntak fra offenlighet for brev mellom etater som er nødvendig for å besvare en bestilling fra departementet, se punkt 4.3.2.

  • Endret: RS 2009-020 Retningslinjer om rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova (30.09.2014)

    Rundskrivet som gjelder innsyn etter offentleglova er oppdatert. Endringene gjelder hovedsakelig kapittel 5 om saksbehandling av innsynskrav, ettersom det nå er avdelingsdirektørene som er ansvarlige for at kravene blir behandlet innen tre arbeidsdager. Vedlegg 1 som angir de praktiske rutinene og fremgangsmåte for behandling av innsynsbegjæringer er også oppdatert.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo