Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

Dette rundskrivet med flere er erstattet av RS 2019-001 Forberedelse, behandling og utstedelse av reisebevis for flyktninger og utlendingspass.

UDI rundskriv

RS 2010-038
Dokument-ID : RS 2010-038
Saksnummer : 09/4919
Sist endret : 04.02.2010
Dokumentdato : 01.01.2010
Mottakere :

Politimestrene
Utenriksstasjonene

Retningslinjer for forberedelse av søknad om reisedokument etter utlendingsloven § 64 første og annet ledd


1. Innledning

2. Søknadsskjema

3. Saksforberedelse

3.1. Personopplysninger

3.1.1. Statsborgerskap

3.1.2. Endring av navn

3.2. Nåværende reisedokument

3.3. Dersom søkeren ikke har reisedokument

3.4. Søknad om fornyelse av reisedokument grunnet tap eller skade

3.5. Søknad om fornyelse av reisedokumentet etter brudd på reiserestriksjonene

3.6. Samtykke til søknad om reisedokument for barn

3.6.1 Samtykke ved felles foreldreansvar

3.6.2. Samtykke for barn der barneverntjenesten har overtatt omsorgen for barnet i medhold av lov om barnverntjenester § 4-8, jf. § 4-12

3.6.3. Samtykke for enslig mindreårige

4. Utlendingspass for enkeltreise

5. Søknad om passérbrev for innreise til Norge ved tap av reisedokument i utlandet

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) skal iverksette flyktning- og innvandringspolitikken i samhandling med de øvrige deler av utlendingsforvaltningen. For å sikre god kvalitet i saksbehandlingen setter dette rundskrivet opp minimumskrav til politiets og utenriksstasjonenes saksforberedelse av søknader om reisebevis for flyktning eller utlendingspass.

Formålet med rundskrivet er å synliggjøre politiets og utenriksstasjonenes rolle i saksbehandlingen, samt å sikre at søknadene er tilfredsstillende utfylt og at all nødvendig dokumentasjon er framlagt før søknadene oversendes UDI. Målsetningen er at det i minst mulig grad skal være nødvendig å innhente manglende opplysninger og dokumentasjon etter at søknaden er oversendt UDI.

2. Søknadsskjema

Ved søknad om reisedokument etter utlendingsloven § 64 skal søknadsskjema om reisedokumenter (GP-7037) benyttes. Søknadsskjemaet er tilgjengelig på UDIs hjemmeside. Skjemaet gir opplysninger om hvilken dokumentasjon som kan være relevant for søknaden.

3. Saksforberedelse

Det skal krysses av for hvilken type reisedokument det søkes om, og politiet skal forsikre seg om at alle aktuelle punkter i søknadsskjemaet er fylt ut så nøyaktig som mulig.

Politiet skal opprette sak og registrere søknadsopplysningene i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF).

3.1. Personopplysninger

Dette avsnittet omhandler punkt 1 i søknadsskjemaet.

Politiet skal kontrollere at personopplysningene i søknadsskjemaet samsvarer med opplysningene i folkeregisteret, DUF og i søkerens reisedokument.

3.1.1. Statsborgerskap

Politiet skal informere foreldre med barn født i Norge der foreldrene har forskjellig statsborgerskap, om at de foresatte har et ansvar for at barnets statsborgerskap er korrekt registrert i Det sentrale Folkeregisteret. De foresatte må henvises til Skattekontoret for endring av registrerte opplysninger.

3.1.2. Endring av navn

Dersom søkeren har endret navn i Det sentrale Folkeregisteret skal følgende vedlegges søknaden:

  • Bekreftelse på navnemelding fra Skattekontoret.
  • Forklaring på navneendringen fra søkeren. Politiet skal innhente slik forklaring. I forklaringen bør det framgå hvorfor søkeren har endret navn, hvorfor navneendringen ble foretatt nettopp på det tidspunktet, og hvorfor det nye navnet ble valgt. Annen relevant informasjon er opplysninger om navn til slektninger som far, farfar og mor.

3.2. Nåværende reisedokument

Dette punktet omhandler punkt 2 i søknadsskjemaet. Søkeren skal krysse av for om han eller hun allerede har reisedokument. Pass eller annet reisedokument søkeren er i besittelse av, må innleveres sammen med søknaden, jf. forskriften § 12-11 tredje ledd.

Politiet skal også ta kopi av alle brukte sider i utlendingspass eller reisebevis og vedlegge søknaden. Gammelt utlendingspass eller reisebevis skal inndras når nytt utstedes, jf. forskriften § 12-12 femte ledd.

Politiet skal registrere når reisedokumentet er innlevert til politiet i DUF under punktet om ”personlig dokument.”

3.3. Dersom søkeren ikke har reisedokument

Dersom søkeren har forsøkt å skaffe reisedokument fra sitt hjemland, skal dette dokumenteres.

I tilfeller hvor det ikke framlegges dokumentasjon, bes politiet vurdere om det bør innhentes opplysninger om hvorfor søkeren ikke har tatt kontakt med hjemlandets myndigheter.

Dersom søkeren har fått avslag på søknad om hjemlandets reisedokument, skal dette dokumenteres. I tilfeller hvor søkeren ikke framlegger slik dokumentasjon, skal søkerens begrunnelse av hvorfor avslaget ikke er dokumentert og hvorfor han eller hun ikke får utstedt hjemlandets pass, innhentes.

3.4. Søknad om fornyelse av reisedokument grunnet tap eller skade

Ved tap av reisedokument, skal følgende vedlegges søknad om fornyelse:

  • Tapsmelding til politiet.
  • Skriftlig, detaljert forklaring om når, hvor og hvordan reisedokumentet er tapt eller på annen måte kommet bort, jf. forskriften § 12-13 annet ledd.

UDI ber politiet innhente detaljert forklaring, jf. forskriften § 12-13 annet ledd, der søkeren blant annet uttaler seg om:

  • når reisedokumentet sist ble benyttet ved grensepassering
  • når søkeren sist så reisedokumentet
  • når søkeren oppdaget at reisedokumentet var tapt
  • tid, sted og situasjon for selve tapshendelsen
  • bakgrunnen for at innehaveren hadde med seg passet i den aktuelle situasjonen

Vi viser for øvrig til rutiner beskrevet i RS 2010-156 Behandling av søknad om fornyelse av reisebevis og utlendingspass i tvils- og tapssaker.

Tilsvarende skal politiet innhente forklaring dersom reisedokumentet er skadet.

Politiet skal registrere tap av reisedokumentet i DUF under punktet ”personlig dokument”.

3.5. Søknad om fornyelse av reisedokumentet etter brudd på reiserestriksjonene

I tilfeller hvor politiet ved søknad om fornyelse av reisedokumentet avdekker at søkeren har brutt reiserestriksjonene i reisedokumentet, skal det innehentes forklaring fra søkeren på hva som er bakgrunnen for at søkeren har reist i strid med begrensningene i passet.

3.6. Samtykke til søknad om reisedokument for barn

Før det utstedes reisebevis eller utlendingspass til søker under 18 år, skal det foreligge samtykke fra foreldre eller andre som utøver foreldreansvar for søkeren, jf. forskriften § 12-12 første ledd.

3.6.1. Samtykke ved felles foreldreansvar

Har foreldrene felles foreldreansvar, må begge samtykke i at barnet får utstedt pass, jf. forskriften § 12-12 første ledd. Som hovedregel må minst én av foreldrene med foreldreansvar må møte opp sammen med barnet ved søknad om reisedokument. Den av foreldrene som møter opp sammen med barnet, må kunne legitimere seg. Dersom foreldreansvaret er felles, må den som møter opp ha med skriftlig samtykke og legitimasjon (evt. kopi av legitimasjon) fra den som ikke møter.

Dersom samtykke mangler fra en av foreldrene, må politiet forsøke å innhente dette. Dersom politiet ikke mottar samtykke fra den andre foresatte innen en frist politiet fastsetter i brev til den foresatte, oversendes saken til UDI. Vi ber politiet informere den foresatte om at UDI vil kunne avslå søknaden på bakgrunn av manglende samtykke, uten å vurdere om øvrige vilkår er oppfylt.

Dersom en av foreldrene kan dokumentere foreldreansvaret alene, er det tilstrekkelig at denne samtykker.

3.6.2. Samtykke for barn der barneverntjenesten har overtatt omsorgen for barnet i medhold av lov om barnverntjenester § 4-8, jf. § 4-12

Dersom barneverntjenesten har overtatt omsorgen for søkeren i medhold av lov om barneverntjenester § 4-8, jf. § 4-12 er det barneverntjenesten som skal samtykke til slik søknad, jf. forskriften § 12-12 første ledd. Dersom barnet bor hos fosterforeldre er det verken tilstrekkelig eller nødvendig med samtykke fra fosterforeldrene.

I slike saker skal politiet innhente:

  • samtykke fra barneverntjenesten til at det kan utstedes reisedokument til søkeren
  • dokumentasjon på at omsorgen er overtatt i medhold av ovennevnte hjemler

Dersom barneverntjenesten har satt inn tiltak i medhold av andre hjemler i lov om barneverntjenester enn § 4-8, jf. § 4-12, gjelder hovedregelen om at de med foreldreansvar samtykker som omtalt i pkt 3.5 og 3.5.1.

3.6.3. Samtykke for enslig mindreårige

Ved søknader fra enslig mindreårige skal samtykke innhentes fra søkerens representant/verge.

4. Utlendingspass for enkeltreise

Ved søknad om utlendingspass for enkeltreise, skal søkeren krysse av for dette på skjemaets forside. Politiet skal informere søkeren om at UDI kun vil utstede utlendingspass for enkeltreise dersom det foreligger særlige grunner som tilsier at søkeren ikke kan vente med å reise. Behovet for utlendingspass for enkeltreise skal dokumenteres, og dokumentasjonen danner grunnlaget for UDIs vurdering av om det foreligger særlige grunner, jf. forskriften § 12-5 fjerde ledd.

Politiet skal be søkeren framskaffe den dokumentasjon som er aktuell for søknaden:

  • Dersom det anføres behov for reise grunnet akutt, alvorlig sykdom i nær familie i utlandet, skal det vedlegges legeattest som dokumenterer dette for familiemedlemmet. Pasientens diagnose, tilstand og behandling bør framgå av slik legeattest. Søkeren må selv få oversatt legeattesten til norsk eller engelsk av autorisert tolk. For veiledning og informasjon om utforming av legeattester kan politiet henvise til Sosial- og helsedepartementets rundskriv, SHDIR IS-2006/09.
  • Ved søknad om reisedokument for deltakelse på skoletur skal det vedlegges dokumentasjon fra skolen.
  • Ved søknad om utlendingspass for enkeltreise for å anskaffe hjemlandets pass ved nærmeste hjemlandets representasjon i utlandet, skal det i utgangspunktet framlegges dokumentasjon på timeavtale ved ambassaden.

Politiet kan sette en frist for innsendelse av slik dokumentasjon. Politiet skal opplyse søkeren om slik frist for innsendelse av dokumentasjon, og om at dersom dokumentasjonen ikke er innsendt innen fristen, vil saken oversendes til UDI, som da kan avslå søknaden fordi den ikke er tilstrekkelig opplyst.

5. Søknad om passérbrev for innreise til Norge ved tap av reisedokument i utlandet

Når norsk utenriksstasjon mottar søknad om reisedokument etter tap av utlendingspass eller reisebevis i utlandet, kan stasjonen utstede passérbrev for reise til Norge etter samtykke fra UDI, jf. forskriften § 12-9. UDIs beslutning om slikt samtykke skal være skriftlig, jf RS 2010-067.

Utenriksstasjonen skal snarest oppta detaljert forklaring fra søkeren vedrørende tapet, jf. forskriften § 12-13 annet ledd. Se også under pkt 3.4 vedrørende tap. Forklaringen underskrives av søker og sendes Oppholdsavdelingen, Reisedokumentenheten, per e-post, sammen med eventuell tapsmelding til politiet i det land hvor søkeren har tapt sitt reisedokument.

Når politidistriktet der personen er hjemmehørende mottar melding om tap av reisedokument i utlandet, skal politiet snarest registrere tapet i DUF.

 

Kontakt: Asylavdelingen fagstab

For engelsk versjon, trykk på flagget.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo