Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English
Attention Opphevede og utdaterte dokumenter

RS 2012-009

RS 2012-009V2
Dokument-ID : RS 2012-009V2
Saksnummer : 15/07015-2
Sist endret : 16.06.2015
Dokumentdato : 26.05.2015

Faglig veiledning for endring av personopplysninger i DUF og DSF


Red. anm: Vedlegget er under revisjon. Ved ny folkeregisterlovgivning som ble iverksatt 2. oktober 2017 har UDI overtatt ansvaret for endringer av fødselsdato, fødested og statsborgerskap for utenlandske personer med oppholdstillatelse. I den forbindelse vil det bli utarbeidet nye rutiner for endringer i slike personopplysninger. Informasjon om midlertidige rutiner finnes på: https://www.udi.no/ord-og-begreper/endring-av-folkeregistrerte-opplysninger-for-utenlandske-statsborgere/.

1. Innledning

Veiledningen forutsetter at man er kjent med innholdet i UDIs identitetsrundskriv. Det er en helt avgjørende forutsetning for identitetsvurderingen og registrering av personopplysninger at man leser ID-rundskrivet nøye. Rundskrivet redegjør bl.a. for hvilke kompetanse- og myndighetsforhold som eksisterer på området (kap. 2.2). Se ellers spesielt kap. 11 Endring av registrerte identitetsopplysninger, og kap.12 Konsekvenser av å oppgi uriktige identitetsopplysninger. Rundskrivet definerer identitetsbegrepet og gjør rede for hvilke elementer av søkerens identitet som er relevante i en utlendingsrettslig sammenheng. Se også utlendingsforskriften § 17-7.

Som det fremgår av ID-rundskrivet, er det Skatteetaten (skattekontoret for den kommune der vedkommende er bosatt) som har ansvaret for registreringen av personopplysninger. I enkelte tilfeller skal imidlertid saksbehandler i UDI registrere endring av personopplysninger. Dette gjøres for å oppnå samsvar med Det sentrale folkeregister (DSF) eller for å registrere relevante personopplysninger i DUF som ikke er blitt foretatt tidligere.

Vær oppmerksom på følgende: Det henvises i ID-rundskrivet til at overføringen av opplysninger fra DSF blir overført elektronisk til DUF (f.eks. når utlendinger får innvilget navneendring). Dette stemmer, men pga. en feil ved overføringen så blir registreringen ofte ikke markert som gjeldende i DUF. Den blir i stedet liggende i boksen under navn i ”personopplysninger” i DUF. De utdaterte personopplysningene i DUF blir dermed flettet inn i vedtakene vi fatter, dersom man ikke endrer personopplysningene først.

Den saksbehandleren som har en søknad til behandling er ansvarlig for at samtlige
personopplysninger i DUF er registrert. Videre at de er registrert på korrekt måte og i samsvar med registreringene i DSF.

2. Informasjon om saksbehandlers identitetsvurdering / inndeling i kategorier:

  • sjekk først om opplysningene om identitet (personopplysningene) i DUF og DSF samsvarer
  • sjekk også om adressen til søkeren i DUF korresponderer med adresse i DSF
  • hvis opplysningene er identiske, foretar man en sjekk av søkerens identitet på vanlig måte
  • hvis opplysningene ikke samsvarer i DUF og DSF, eller dersom det foreligger ny dokumentasjon eller nye opplysninger om identiteten, må man vurdere korrekt oppfølging

Oppfølging av identitetsspørsmålet kan få helt ulike ”løp”, eller deles inn i tre hovedkategorier (to av dem gjøres det rede for her; A og B). Den tredje hovedkategorien er endring av registrert identitet, se nærmere veiledning for dette i vedlegg 3 til rundskrivet.

2.1 Kategori A: Endring av personopplysninger i DUF for å oppnå samsvar med registreringen i DSF (ikke tvil om identitet)

Dersom det ikke er samsvar mellom personopplysningene i DUF og DSF, skal saksbehandler korrigere personopplysningene i DUF for å oppnå samsvar. Det forutsettes at saksbehandler har foretatt en vurdering av identiteten, og konkludert med at det manglende samsvaret ikke indikerer identitetstvil.

Manglende samsvar kan være pga. feilstaving av navn (pga. transkriberingsfeil eller annet), feil navnerekkefølge, ”legitim” navneendring (dvs. som ikke indikerer ID-tvil) etc. Det kan også være at hele eller deler av navnet er skrevet med store bokstaver i DUF. Navn skrevet med store bokstaver skal erstattes med vanlig skrivemåte (stor forbokstav i for-, mellom- og etternavn). Det kan også være forkortede for- eller mellomnavn i DUF.

UDI skal aldri endre personopplysninger i DUF slik at de avviker fra DSF. Se forklaring under for hvordan man korrigerer personopplysninger i DUF.

2.2 Kategori B: Uriktige personopplysninger i DSF som ikke indikerer tvil om identitet

Dersom det foreligger dokumentasjon eller opplysninger i saken som tilsier at personopplysningene i DSF er feil, og feilen ikke fører til ID-tvil, må UDI eller utlendingen selv underrette skattekontoret.

Dersom UDI er ansvarlig for manglende eller feilaktig registrering, så underretter vi folkeregisteret. Dersom utlendingen selv må sies å bære ansvaret for feilregistrering, henviser vi vedkommende til å søke om endring hos skattekontoret.

Når UDI underretter skattemyndighetene, skal vi legge ved kopi av dokumentasjon som viser hva som ikke er korrekt registrert, samt vår vurdering/redegjørelse for bakgrunnen for feilregistreringen og hva vi anser som korrekt (feilen kan også være overført til DUF). Inntil feilregistreringen er rettet i DSF, og deretter overført til DUF, skal det ikke fattes vedtak etter utlendings- eller statsborgerloven.

Eksempel: Registrert statsborgerskap er feil (kan gjelde både i DUF og DSF). Dette skyldes ofte tilblivelsen av nye nasjonalstater (f.eks. Jugoslavia – Serbia – Kroatia – Bosnia – Montenegro – Kosovo etc.), Etiopia/Eritrea-problematikken, Rep. Kongo / Dem. rep. Kongo, Sovjet / Russland / nye republikker fra tidligere Sovjet osv. Det kan også være andre grunner, f.eks. at utlendingen har flere statsborgerskap, at hun har hatt flere statsborgerskap tidligere, men har sagt fra seg et av dem etc.

Et annet eksempel kan være irakere som har fått nytt pass med et slekts-/klansnavn som de ikke har vært registrert med tidligere. Det har blitt mer vanlig ved utstedelse av irakiske pass å inkludere slikt slektsnavn. For å oppnå samsvar mellom passet og DSF, må utlendingen henvises til å endre navn i folkeregisteret. Etter at navnet er endret i DSF, sendes opplysningene elektronisk til DUF, men det kan være nødvendig å markere det som ”gjeldende” ved en manuell operasjon i DUF. Se mer om dette i veiledningen under. Det kan også være at f.eks. kosovo-albanere, som står registrert med serbisk statsborgerskap i DUF og DSF, har registrert seg som borgere av Kosovo, og således fått et nytt statsborgerskap. De må henvises til folkeregisteret for å dokumentere nytt statsborgerskap, og søke om endring.

Nasjonalitetspass er hovedkilden for å fastslå og registrere statsborgerskapsforhold.

Vær oppmerksom på de tilfellene der utlendingen opplyser å ha et annet statsborgerskap enn det vedkommende har vært registrert med i Norge tidligere, og dette ikke skyldes forhold som nevnt ovenfor. I slike tilfeller må saken vurderes på bakgrunn av nye opplysninger som kan føre til ID-tvil. Et typisk eksempel på slike tilfeller er asylsøkere som har fått oppholdstillatelse i Norge som borger av land X, så kommer det fram at de egentlig er borger av land Y. I slike tilfeller kan det ha hatt avgjørende betydning for vedtaket at utlendingsmyndighetene la til grunn at søkeren opplyste at han var fra land X.

Spesielt om endringer for borgere av Kosovo/Serbia

Ettersom vi ikke skal slette statsborgerskap som har vært riktige i DUF, må vi sette inn fra- og til-datoer for at kun det gjeldende skal være synlig i statusfeltet. Dette er datoene som skal brukes:

Jugoslavia: (trenger ikke fra-dato) – utløpsdato 03.02.03
Serbia og Montenegro: fra-dato 04.02.03 – utløpsdato 15.06.06
Serbia: fra-dato 16.06.06 – (ingen utløpsdato)
Kosovo: fra-dato 17.02.08 – (ingen utløpsdato)

Dette er svært viktig ved innvilgelser. Dersom vi skal utstede et reisedokument, kan det bare stå ett statsborgerskap som gjeldende, hvis ikke får ikke politiet utstedt passet. Dersom man i innvilgelsesvedtak må sette Kosovo som statsborgerskap, skal man sette 17.02.08 som fra-dato. I avslagsvedtak trenger man ikke gjøre noe med de registrerte statsborgerskapene med mindre det står Jugoslavia eller Serbia & Montenegro. Dersom personen er registrert med feil statsborgerskap eller noe annet, skriver man dette i avslagsvedtaket og ber søkeren om å kontakte DSF for retting. Ved tilsagn om norsk statsborgerskap må alle gjeldende statsborgerskap registreres. Se for øvrig RS 2011-026 om utstedelse av reisedokumenter til borgere av Kosovo. Der står det om framgangsmåten for å få endret statsborgerskap.

Når det står statsborgerskapet er ”ukjent” for en person fra tidligere Jugoslavia i DSF, så er personen likevel registrert som borger av Jugoslavia hos DSF. Det kommer bare ikke frem på DSF-bildet vi ser. Borgere fra tidligere Jugoslavia trenger derfor ikke ta kontakt med DSF for å registrere statsborgerskap selv om det fremstår som ”ukjent”. Av og til står søkere fra tidligere Jugoslavia registrert med en kode. Koden 125 = Jugoslavia og koden 159 = Serbia.

3. Praktisk veiledning for endring av registrerte personopplysninger i DUF

3.1 Korrigering av navn i DUF for å oppnå samsvar med DSF

  • Velg ”Arbeidsprosesser / ASA-OPA enkeltsaker / Endre personopplysninger” fra verktøymenyen i DUF, trykk på eller bruk hurtigtast ”Alt + 7”. Velg ”Endre navn / Register flere navn”.
  • En dialogboks med utlendingens registrerte navn kommer opp automatisk. Sjekk om korrekt navn ligger i boksen, uten at det er markert som gjeldende (grønn hake). Dersom det riktige navnet ligger i boksen, skal dette markeres som gjeldende. Opplysninger som er overført fra DSF (f.eks. som følge av navneendring eller annet) har blå skrift. Dersom riktig navn ikke ligger i boksen, må man legge til nytt navn ved å klikke på ikonet for ”legg til”, og markere dette som gjeldende.
  • Scroll ned og avslutt oppgaven til slutt. ID-opplysningene oppdateres fortløpende ved endringsregistrering, men det er viktig at man avslutter oppgaven slik at den ikke blir stående som uavsluttet i DUF.

3.2 Korrigering/registrering av fødeland eller statsborgerskap i DUF

Sjekk på forhånd i DSF om fødeland/statsborgerskap er korrekt registrert der. Dersom statsborgerskap eller fødeland IKKE er korrekt i DSF, må vi enten underrette folkeregisteret eller be utlendingen om å ta kontakt med folkeregisteret for å få endret
fødeland/statsborgerskap. Se kategori B ovenfor.

Dersom korrekt fødeland og statsborgerskap fremgår av DSF, men ikke DUF, gjør vi følgende:

  • velg ”Arbeidsprosesser / ASA-OPA enkeltsaker / Endre personopplysninger” fra verktøymenyen i DUF, trykk på eller bruk hurtigtast ”Alt + 7”. Velg så ”Registrer generelle opplysninger”. En boks med personopplysninger kommer opp
  • sjekk om fødeland er fylt inn og at det er korrekt. Felt for fødeland er på venstre del av boksen, litt nedenfor midten
  • dersom fødeland ikke er fylt inn eller er feilregistrert, så velger man korrekt fødeland fra rullefeltet og haker av som gjeldende
  • avslutt oppgaven

Når det gjelder statsborgerskapsregistrering gjør man det på samme måten, men velger ”registrer flere statsborgerskap” istedenfor ”registrer generelle opplysninger”.

Dersom statsborgerskap eller fødeland er registrert feil i både DSF og DUF skal vi underrette Skatteetaten og vente til korrigering av statsborgerskap er foretatt i DSF. Dersom registreringen i DSF ikke automatisk kommer opp i DUF, må man registrere overført statsborgerskap fra DSF som gjeldende. Klikk på ”Registrer flere statsborgerskap” under ”Endre personopplysninger”. Registreringen fra DSF skal ligge i den boksen som kommer opp.

3.3 Annen aktuell funksjonalitet under ”Endre personopplysninger” i DUF

  • registrer alias-identitet(er), hvis saksdokumentene viser at søkeren har operert med annen identitet enn den registrerte (kan være mer enn én) i Norge eller andre land, og dette ikke er blitt registrert i DUF tidligere
  • registrer personlig dokument – nasjonalitetspass eller andre reisedokumenter. Dersom søkeren har lagt ved kopi av nytt pass, må det registreres i DUF dersom det ikke er gjort av andre instanser i utlendingsforvaltningen. Riktig passnummer kan være lagt inn, men varigheten/gyldigheten kan være forlenget. Da må man registrere ny varighet i DUF
  • registrer relevante familierelasjoner dersom dette ikke er blitt gjort tidligere

 

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo