Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

Departementenes rundskriv og instrukser

2007-06-21-AID
Dokument-ID : 2007-06-21-AID
Saksnummer : 200700254-/SSL
Dokumentdato : 21.06.2007
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Om Utlendingsdirektoratets plikt til å ha internkontroll og innholdet i denne

Med bakgrunn i NOU 2006:14 Gransking av Utlendingsdirektoratet og oppfølgingen av denne, ser departementet behov for å gi en nærmere angivelse av innholdet i plikten til internkontroll slik den fremgår av Reglement for økonomistyring i staten av 12. desember 2003, samt instruks fra AID overfor underliggende virksomheter av 15. juni 2006.  

Det vises til at det i tildelingsbrevet for 2006 og 2007 er satt krav til Utlendingsdirektoratet om å etablere et system for internkontroll. Departementet er kjent med at arbeidet med dette allerede er godt i gang i direktoratet, og at systemet forventes å være på plass i løpet av 2007. Formålet med denne instruksen er derfor å presisere nærmere departementets krav til internkontrollen i UDI og gi en nærmere angivelse av hvordan disse som ledd i departementets tilsyn med UDI, skal følges opp i styringsdialogen.   

Ansvar og oppgaver i forhold til plikten til internkontroll

Bestemmelser om økonomistyring i staten av 12. desember 2003, gir departementet ansvar for at ”det gjennomføres kontroll med virksomheten og at virksomheten har forsvarlig intern kontroll” (jf. pkt. 1.2 e). Det presiseres at departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styringen og oppfølgingen av virksomheten. Videre fremgår det at alle virksomheter har en plikt til å etablere internkontroll (jf. pkt 2.4).  

Departementets rolle og oppgaver i forhold til internkontrollen i direktoratet kan beskrives som en tilsynsrolle, hvor departementet skal påse at forsvarlig internkontroll er etablert og at svikt rettes opp. Tilsynet og kontrollen med direktoratet skal som det fremgår av økonomiregelverket, inngå i den ordinære styringen og oppfølgingen av virksomheten. I styringen av UDI vil departementet sette mål for og krav til virksomheten, og etterspørre hvordan disse målene og kravene blir oppfylt og etterlevd. Direktoratet har ansvar for å vurdere eventuelle avvik og gjennomføre, eventuelt foreslå, korrigerende tiltak. Rapportering om, og eventuell drøfting av avvik og korrigerende tiltak, vil være en viktig del av styringsdialogen mellom departementet og direktoratet.   

Reglementet for økonomistyring i staten forutsetter at styringen av virksomheten skal legges opp slik at det sikres at:

  • Virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler herunder krav til god forvaltningsskikk, habilitet og etisk atferd. 
  • Fastsatte mål og resultatkrav oppnås. 
  • Ressursbruken er effektiv. 

Sentrale deler av disse målene og kravene er allerede en del av departementets kontroll med virksomheten gjennom den årlige fastsatte styringsdialogen. Oppfølgingen av NOU 2006: 14 tilsier imidlertid at mål og krav knyttet til kvalitet i saksbehandling, herunder hvordan lov og regelverk praktiseres i den løpende saksbehandlingen, bør gis større oppmerksomhet i styringen av UDI og i styringsdialogen mellom departementet og direktoratet.  

Internkontroll med tilhørende risikostyring skal være et verktøy som bidrar til at en i styringen av virksomheten på en systematisk måte forhindrer styringssvikt, feil og mangler og gir oversikt over hvor det er behov for korrigerende tiltak for å sikre måloppnåelse og forsvarlig drift.  

Det er direktoratet, ved direktøren, som har ansvar for at det er etablert en forsvarlig internkontroll basert på en vurdering av aktuelle risikoer og de krav departementet setter til virksomheten. Direktøren har videre en plikt til å følge opp at sviktende forhold blir rettet opp.  

Innholdet i internkontrollen i UDI

Internkontrollen skal tilpasses UDIs størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve og oppfylle de mål og krav som er satt til virksomheten.  

UDIs internkontroll må oppfylle de grunnleggende krav til intern kontroll som framgår av bestemmelser om økonomistyring i staten pkt 2.4[1].

Departementet tar sikte på at kvalitet i saksbehandlingen skal tydeliggjøres som et mål for UDIs virksomhet og følges tettere i styringen av UDI. UDIs internkontroll må legges opp i lys av dette.  

På enkelte områder kan det som et ledd i en effektiv intern kontroll, være nødvendig å kontrollere endelige resultater gjennom periodemessige eller ad hoc stikkprøvekontroller. Dette vil blant annet være aktuelt i forbindelse med sikring av krav til kvalitet i saksbehandlingen. Departementet forutsetter at UDI ved utformingen av et samlet system for internkontroll også vurderer om slik kontroll av endelig resultat er nødvendig eller hensiktsmessig.  

Det nærmere innholdet i internkontrollen i UDI defineres i en intern instruks i UDI. Instruksen skal gi overordnede rammer og føringer for internkontrollsystemet, beskrive innholdet i internkontrollen og definere ledernes oppgaver og ansvar i forbindelse med internkontrollsystemet.  

UDIs dokumentasjon og rapportering om internkontrollen

Prinsipp- og rammedokumenter som beskriver internkontrollsystemets formål, omfang og aktiviteter skal være offentlig tilgjengelige. Det skal også til enhver tid foreligge oppdatert og tilgjengelig dokumentasjon for departementet om internkontrollen og hvilke kontrolltiltak som er etablert på sentrale risikoområder for virksomheten.  

Rapportering om internkontrollen i UDI skal inngå i den ordinære styringsdialogen:  

  • Ved rapportering til første tertial skal UDI forelegge for departementet oppdatert informasjon om internkontrollsystemet, risikokartlegging med opplisting av hvilke risikoer som er de viktigste for UDI, og tiltaksplaner i forhold til risikoene, med tidsfrister. Risikovurderingen skal ta utgangspunkt i de mål og krav som følger av tildelingsbrevet og omfatte UDIs totale virksomhet.  
  • Ved rapportering til andre tertial skal UDI forelegge for departementet en status- og avviksrapportering som beskriver avvik i forhold til målsettingene, og oppdatert informasjon om tiltakene som er iverksatt i forhold til risikoene, samt eventuelle endringer i risikobildet.  
  • Ved rapportering til tredje tertial (årsrapportering) skal UDI forelegge for departementet en rapport som beskriver status for internkontrollsystemet i UDI og gjennomførte tiltak i løpet av året.  

Ved etablering av UDIs internkontrollsystem, innen utgangen av 2007, skal UDI i tillegg fremlegge en rapport som dokumenterer systemets formål, aktiviteter og omfang. Denne skal inneholde en instruks om innholdet i internkontrollen som nevnt over. Rapporten skal gi en god oversikt og forståelse av hva de ulike elementene i systemet innebærer.  

Departementets oppfølging og evaluering av internkontrollen

Departementet vil føre et generelt tilsyn med UDIs internkontrollsystem og følge opp områder hvor internkontrollen ikke fungerer tilfredsstillende gjennom den ordinære styringsdialogen. Tilsynet og oppfølgingen vil i hovedsak basere seg på UDIs rapporteringer og vil gjelde både kontroll med det etablerte systemet og kontroll med gjennomføringen av systemet.  

Departementet vil også føre tilsyn med UDIs interne kontrollsystemer ved bruk av eksterne evalueringer. I første omgang ønsker departementet å foreta en evaluering av UDIs internkontrollsystem når dette ansees etablert og gjennomført. En slik evaluering vil finne sted i løpet av 2008. Øvrige evalueringer og/eller systemrevisjoner vil bli gjennomført ved behov. 

 

Med hilsen 

Thor Arne Aass (e.f.)
ekspedisjonssjef
Gina Lund 
avdelingsdirektør
[1] Bestemmelser om økonomistyring i staten. Fastsatt av Finansdepartementet 12.desember 2003.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo