Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2008-022
Dokument-ID : IM 2008-022
Saksnummer : 08/3989 (17/02805-3)
Sist endret : 13.07.2017
Dokumentdato : 07.08.2008

Rutiner for håndtering av akuttsituasjoner i asylmottak

Innhold

1. Innledning

1.1 Målsetting

1.2 Ansvar

2. Rutiner

2.1 Informasjon

2.2 Avklaring

2.3 Oppfølging

2.3.1 Særlig kompliserte og/eller alvorlige saker

2.3.2 Personulykker

2.3.3 Drap

2.3.4 Omsorgssvikt

2.3.5 Vold og overgrep

2.3.6 Trusler, trakassering og hærverk

2.3.7 Konflikter

2.3.8 Kriminalitet

2.3.9 Brann

2.3.10 Trakassering, trusler og vold overfor ansatte

2.3.11 Uetisk atferd overfor beboere

2.4 Etterarbeid

1. Innledning

Det oppstår fra tid til annen akutte situasjoner i mottak som kan defineres som kriser, eller som kan utvikle seg til å bli det. Utlendingsdirektoratet (UDI) ved de regionale enhetene (regionkontorene) har et overordnet ansvar for at slike saker håndteres på best mulig måte.

Denne interne meldingen inneholder UDIs rutiner for regionkontorenes håndtering i slike saker. Lederne har ansvar for at innholdet er kjent og at dokumentet er lett tilgjengelig.

1.1 Målsetting

Den interne meldingen skal sikre korrekt, effektiv og forsvarlig håndtering i den første og avgjørende fasen av en akuttsituasjon eller krise. Den skal bidra til å minimere mulige skadevirkninger og legge et godt grunnlag for mottakets videre oppfølging.

1.2 Ansvar

Ansvaret for kontorets håndtering av kriser og akuttsituasjoner ligger hos ledelsen, men selve oppgaven vil det som regel være naturlig å delegere til en saksbehandler som

  • ­ivaretar kontakten med mottaket

  • gir informasjon til og samarbeider med aktuelle instanser utenfor mottaket

  • ivaretar informasjon og samarbeid internt på kontoret

  • har løpende oversikt over tiltak

Driftsoperatør har arbeidsgiveransvaret for mottakspersonalet. Regionkontoret kan gå inn i saker som angår ansatte når de påvirker mottaksdriften og/eller beboernes situasjon. Kontorets oppfølging skal da være rettet mot driftsoperatør/mottaksleder, ikke den ansatte.

Det utøvende ansvar for saker som gjelder beboere ligger hos driftsoperatør og mottak. Regionkontorets primære rolle er å bidra med råd og veiledning. Kun i særlige kriser kan det være aktuelt å instruere mottak eller driftsoperatør.

Samarbeidsrådet/beboerrådet representerer beboergruppas interesser og skal involveres i saker som rammer beboerne som gruppe.

2. Rutiner

2.1 Informasjon

Et godt utfall er avhengig av tilstrekkelig og korrekt informasjon til alle involverte parter. Regionkontoret skal

  1. informere direktørene i Region og mottaksavdelingen (RMA) og Informasjonsstaben (Info-stab) om saker som er, eller kan tenkes å bli, kritiske

  2. sikre intern informasjonsflyt, nødvendig informasjon til og fra mottak og aktuelle samarbeidspartnere

Når media viser interesse for en sak skal regionkontoret

  1. avklare rollefordelingen mellom regionkontoret, ledelsen i RMA/Info-stab og mottaket med hensyn til hvem som uttaler seg om hva

  2. føre logg over mediakontakten

  3. sørge for å få eventuelle intervjuer til gjennomlesning

2.2 Avklaring

Ikke alle saker som blir meldt til regionkontoret som alvorlige, er akutte eller krisepregede. Samtidig kan tilsynelatende enkle saker være mer problematiske enn antatt. Avklaringsfasen er derfor viktig for å avgjøre hva slags sak vi har med å gjøre. Skal tiltakene bli treffsikre, må saken belyses i sin fulle bredde, og ulike hensyn må balansere mot hverandre. Regionkontoret skal

  1. ta alle bekymrings- eller krisemeldinger seriøst, også de som ikke kommer fra mottak/driftsoperatør

  2. bruke nødvendig tid på å innhente opplysninger og foreta vurderinger

  3. gjøre notater under avklaringsprosessen for eventuell dokumentasjon

2.3 Oppfølging

Iverksetting av tiltak vil avhenge av sakens art og omfang. Dersom det blir nødvendig å gå inn saken skal regionkontoret

  1. sørge for at mottak/driftsoperatør beholder ansvar og oversikt og sikre deres samarbeid og forståelse

  2. ta notater underveis og innhent rapporter fra mottaket og/eller andre aktuelle instanser for å sikre håndteringen og gjøre det mulig å rekonstruere saken i ettertid

2.3.1 Særlig kompliserte og/eller alvorlige saker

I særlig kompliserte og/eller alvorlige saker skal regionkontoret

  1. gi løpende informasjon til ledelsen i RMA og Info-stab

  2. sjekke om media har vist interesse for ulykken

  3. be mottaket om å opprette en ansvarsgruppe med involverte sektormyndigheter, og der regionkontoret deltar ved behov

  4. etablere en ansvarsgruppe på kontoret for å
    - ivareta informasjonen til RMA og Info-stab samt Asylavdelingen og/eller Oppholdsavdelingen 
    - avklare håndtering av riksmedia

  5. sende en representant til mottaket for å
    - sikre løpende informasjon til regionkontoret
    - sikre at pårørende blir varslet
    - vurdere behovet for ekstraordinære driftstilskudd
    - og en avsluttende ”debrifing” for personalet
    - ta initiativ til å møte politiet, politisk og administrativ ledelse i kommunen og berørte instanser i lokalsamfunnet
    - bistå med informasjon til beboerne, mediakontakt, å skaffe tilveie tolk og innhente kompetanse fra kriseteam eller annen ekspertise

2.3.2 Personulykker

Regionkontoret skal

  1. avklare
    - hendelsesforløpet
    - skadens art og omfang
    - hva som er gjort og av hvem
    - ansvars- og oppgavefordeling mellom mottaket, regionkontoret og aktuelle eksterne instanser

  2. undersøke
    - om den skaddes behandling dekkes gjennom folketrygden
    - mottakets eventuelle forsikringsansvar

2.3.3 Drap

Regionkontoret skal

  1. skaffe oversikt over hendelsesforløpet, innta en aktiv rolle under håndteringen og ta notater

  2. sjekke
    - de involvertes personalia, inkl. DUF-nummer følgende og hva mottaket har av informasjon om dem
    - om kontoret har dokumentasjon som kan kaste lys over saken

2.3.4 Omsorgssvikt

Ved melding om konkret eller antatt omsorgssvikt skal regionkontoret

  1. avklare ansvars- og oppgavefordeling mellom mottaket, regionkontoret og aktuelle eksterne instanser og bidra til at barnevernet kan ta kvalifiserte avgjørelser

  2. vurdere tiltak og graden av inngripen i familien opp mot familiens oppholdsstatus og hva som er til barnets beste på kort og lengre sikt

  3. vurdere eventuelle avlastningstiltak, så som
    - medbeboere som støttespillere for familien
    - støttekontakt for barnet og/eller foreldrene
    - barnepass

2.3.5 Vold og overgrep

Ved melding om konkret eller antatt vold eller overgrep skal regionkontoret

  1. skaffe oversikt over
    - hva slags overgrep er det snakk om og omstendighetene omkring overgrepet
    - hvor offeret befinner seg
    - om overgriper er kjent og om lege/politi er kontaktet

  2. sjekke om forholdet anmeldt, og om nødvendig anspore til at dette blir gjort

  3. sende melding til ASA om forhold som kan ha betydning for asylsaken til offer eller gjerningsmann (når denne er en beboer)

  4. drøfte med mottaket behovet for
    - å flytte offeret til krisesenter eller til et annet mottak, ev. med skjermet adresse
    - å flytte overgriper til et annet mottak

  5. forsikre seg om at saker der barn er innblandet meldes til barnevernet

  6. forsikre seg om at voksne beboere er innforstått med de tiltak som blir valgt

2.3.6 Trusler, trakassering og hærverk

Ved melding om trusler, trakassering eller hærverk skal regionkontoret

  1. skaffe oversikt over
    - Er forholdet anmeldt, og er eventuelt Melding om straffbare forhold sendt til UDI?
    - Hva bør gjøres for offeret?
    - Hvordan skal mottaket forholde seg til gjerningspersonen?
    - Hvordan reagerer beboere/personale/lokalsamfunn på hendelsen?

  2. I tilfeller av trusler/trakasserkring:
    - Er det aktuelt å bruke mekling?
    - Bør beboerrådet involveres?

  3. I tilfeller av vold:
    - Får offeret legebehandling eller psykologbistand?

  4. I tilfeller av hærverk:
    - Hvor foregikk hærverket? Er det anmeldt?
    - Minn eventuelt om at hærverk på mottaket alltid skal anmeldes.
    - Be eventuelt mottaket om å bidra til at hærverk utenfor mottaket blir anmeldt

Hvis meldingen gjelder bombetrusler skal regionkontoret

  1. sjekke at mottaket evakueres og politiet varsles

  2. forsikre seg om at mottaket følger politiets råd og anvisninger

  3. undersøke når og hvordan ble trusselen framsatt

  4. varsle ledelsen RMA og Info-stab

  5. samarbeide med mottak/driftsoperatør og politi om midlertidig oppholdssted for beboere og personale

  6. sende en representant fra regionkontoret til mottaket som kan bistå i
    - kontakten med politiet
    - håndtering av media
    - informasjon til og oppfølging av ansatte og beboerne
    - kontakt med kommunen

2.3.7 Konflikter

Ved melding om alvorlige konflikter skal regionkontoret

  1. innhente en beskrivelse av konfliktens årsak/motiver, varighet og hva som har vært gjort

  2. søke løsninger som ivaretar begge partene i konflikten når det er mulig/rimelig

  3. vurdere oppfølgingstiltak, så som
    - mekling
    - ekstern veiledning
    - omplassering/permisjon for involverte mottaksansatte
    - flytting til annet mottak av involverte beboere
    - involvering av beboerråd

  4. sikre at mottaket har fokus på hvordan andre beboere opplever konflikten, særlig barn

2.3.8 Kriminalitet

  1. Ved melding om alvorlig kriminalitet skal regionkontoret undersøke
    - Er politiet varslet og forholdet anmeldt?
    - Er Melding om straffbare forhold sendt til ASA?
    - Hvordan opplever andre beboerne situasjonen?
    - Er det særlige forhold som gjør det nødvendig med fokus på barna?
    - Hvordan reagerer lokalsamfunnet?
    - Hva må gjøres for å følge opp offeret?
    - Hva bør gjøres i forhold til gjerningspersonen?

  2. Når kriminaliteten er rettet mot beboere:
    - Hva vet mottaket om bakgrunnen?
    - Hvor befinner gjerningspersonen seg?

  3. Når kriminaliteten er begått av beboere:
    - Hva bør gjøres i forhold til beboergruppen?
    - Hva bør gjøres i forhold til lokalsamfunnet?

  4. Hvis kriminaliteten kan være rasistisk motivert:
    - Hvordan påvirkes beboerne/mottaket/lokalsamfunnet?
    - Er det særlige forhold som gjør det nødvendig med fokus på barna?
    - Hvordan kan mottaket samarbeide med nøkkelinstitusjoner i lokalsamfunnet?

2.3.9 Brann

Ved melding om branner med personskade og/eller alvorlig skade på bygninger, innbo og eiendeler skal regionkontoret

  1. bistå driftsoperatør med å finne nye boligløsninger hvis det er nødvendig

  2. sjekke behovet for ekstraordinær utbetaling/forskottering av basisutbetaling til beboere

  3. vurdere flyttebehov og/eller behov for midlertidig inntaksstopp av nye beboere

  4. vurdere beboeres tap av eiendeler og behandle søknader

2.3.10 Trakassering, trusler og vold overfor ansatte

Ved melding om trakassering, trusler og vold overfor ansatte skal regionkontoret

  1. innhente en mest mulig konkret beskrivelse av forholdenes art og omfang

  2. sjekke om forholdet er, eller bør bli, anmeldt

  3. drøfte oppfølging av den ansatte, så som
    - samtale/mekling eller ekstern veiledning/psykologbistand
    - omplassering/permisjon

  4. drøft oppfølging av beboeren, så som
    - samtale/mekling eller oppfølging av lege/psykolog
    - møte med politiet
    - flytting til annet mottak

2.3.11 Uetisk atferd overfor beboere

Ansattes atferd overfor beboere er regulert gjennom følgende dokumenter:

RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak

RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak

Uetisk atferd overfor beboere kan f.eks. være

  • ­brudd på taushetsplikten

  • utilbørlig opptreden

  • seksuelle forhold/tilnærmelser/overgrep

Ved melding om uetisk atferd, eller mistanke slik atferd, skal regionkontoret

  1. innhente en mest mulig konkret beskrivelse av
    - sakens innhold og involverte parter
    - varighet og hva som har vært gjort

  2. drøfte tiltak med mottaksledelse og driftsoperatør, så som
    - en formell beklagelse fra den ansatte
    - samtale med mottaksleder eller oppfølging av lege/psykolog
    - flytting til annet mottak
    - hjelp til å anmelde saken

2.4 Etterarbeid

Et godt etterarbeid sikrer erfaringsformidling og kompetansebygging i mottaksapparatet og i RMA med hensyn til håndtering av fremtidige akuttsituasjoner og kriser. Regionkontoret skal

  1. sikre at alle involverte personer/instanser er kjent med sakens utfall

  2. evaluere håndteringen i form av et oppsummeringsnotat eller en rapport

  3. sørge for arkivering av relevante dokumenter

  4. innhente en skriftlig rapport eller oppsummering fra mottak/driftsoperatør om saken og måten den ble håndtert på

  5. anbefale at driftsoperatør samler personalet til en ”debrifing” i etterkant av alvorlige hendelser

 


Anne Siri Rustad
avdelingsdirektør

 

Kontakt:
Region- og mottaksavdelingen
Regionkontorene

Siste endringer
  • Endret: IM 2008-022 Rutiner for håndtering av akuttsituasjoner i asylmottak (13.07.2017)

    Internmeldingen har fått ny tittel i tråd med gjeldende begrepsbruk. Statlige mottak er erstattet med asylmottak.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen