Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2008-025
Dokument-ID : IM 2008-025
Saksnummer : 08/2303-13
Sist endret : 29.03.2017
Dokumentdato : 22.10.2008
Mottakere :

Asylavdelingen
Oppholdsavdelingen
Region- og mottaksavdelingen
Avdeling for elektronisk forvaltning

Mandat: Gruppe for koordinering av identitetsarbeid i UDI (ID-Gruppa)

1. ID-gruppas formål

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) har ansvar for at Utlendingsdirektoratet (UDI) har en ID-gruppe som er oppdatert på problemstillinger om identitet, og som kan vurdere og komme med innspill til videre arbeid med ID-spørsmål. Formålet med ID-gruppa er å sikre kontinuitet i arbeidet med ID-problematikk, herunder at rundskrivene om vurdering av identitet i saker etter utlendings- og statsborgerloven til enhver tid er oppdatert.

ID-gruppa skal være oppdatert på og vurdere generelle og overordnete problemstillinger om identitet, og komme med innspill til UDIs arbeid med ID-spørsmål.

Videre skal ID-gruppa bidra til å klarlegge, koordinere og utvikle regelverk og praksis i UDI. Gruppa vil også diskutere enkeltsaker som har prinsipiell betydning, gi anbefalinger til løsning, og bidra til å formidle informasjon om praksisendringer.

ID-gruppa må til enhver tid vurdere behovet for kontakt mellom de ulike myndighetene på området; Politidirektoratet, Politiets utlendingsenhet, Nasjonalt ID-senter, Kripos, Utlendingsnemnda, Justis- og beredskaps-departementet (JD), Barne- og likestillingsdepartementet (BLD), Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) og Skattedirektoratet, og hvilken form denne kontakten skal ha.

2. ID-gruppas sammensetning og organisering

ID-gruppa skal bestå av faste representanter fra AUA, Oppholdsavdelingen (OPA), Asylavdelingen (ASA) og Region- og mottaksavdelingen (RMA). AUA v/ ID-koordinator i Regelverksenheten har et overordnet ansvar for koordinering av arbeidet i gruppa. Fra AUA kan det møte inntil to personer, fra RMA en person, mens det fra OPA og ASA kan møte inntil seks personer. En av representantene fra OPA og ASA har et koordinerings-ansvar for sin avdeling. AUAs koordinator har ansvar for å kalle inn til møte, lage saksliste, lede møte, og sørge for at nødvendige forberedelser og oppfølgingsarbeid i forbindelse med møtene blir fordelt.

Ved behov kan gruppa i perioder suppleres med representanter fra Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) og AUA v/ Enhet for statistikk og analyse og Internasjonal enhet. Gruppa kan omdannes til en prosjektgruppe ved behandlingen av enkelte problemstillinger der det er hensiktsmessig. Ved omdannelse til prosjektgruppe kan også andre enn gruppas faste medlemmer delta. Gruppa kan vurdere samarbeid med andre relevante arbeidsgrupper der det er behov for det.

3. ID-gruppas arbeidsform

3.1 Behandling av enkeltsaker - praksis

ID-gruppa kan vurdere enkeltsaker av prinsipiell betydning som belyser problemstillinger om identitet av betydning for flere avdelinger og enheter. For at ID-gruppa skal kunne vurdere en enkeltsak, er det et krav at vurderingen av identitet kan få avgjørende betydning for utfallet av saken. Som eksempler på prinsipielle problemstillinger som kan tas opp i forbindelse med enkeltsaker er hvilke ID-dokumenter som kan forutsettes lagt fram, betydningen av at det er framlagt motstridende opplysninger om identitet, hvilke ID-undersøkelser som bør foretas, samt om det foreligger forhold som tilsier at tillatelse gis selv om søker ikke har fremlagt dokumentasjon på identitet eller identiteten ikke er sannsynliggjort.

Enkeltsaker må meldes til gruppa skriftlig i forkant av møtet. Gruppas medlemmer og saksbehandlere i enheter som ikke er representert i gruppa, melder inn saker skriftlig til OPA og ASAs koordinator på vegne av sin enhet. Problemstillingen skal være forberedt skriftlig med beskrivelse av sakens fakta, gjeldende regelverk og praksis, og forslag til løsning i forkant av møtet. Innmeldt enkeltsak skal inneholde DUF-nummer. Koordinatorene fra OPA og ASA skal foreta en vurdering av om saken skal legges frem for ID-gruppa. De sakene som ID-gruppa skal behandle, skal videresendes til ID-gruppas koordinator i AUA.

Enkeltsaken legges frem for ID-gruppa av enten en representant fra enheten som saken tilhører eller avdelingens ID-koordinator. Saksbehandler kan delta i det møtet saken blir behandlet. Gruppa skal diskutere saken og komme med en anbefaling til løsning av den. Gruppas konklusjoner må linjebehandles i fagenheten, og det endelige ansvaret ligger hos den aktuelle enhetsleder. Ved tvil eller uenighet i gruppa må dette fremgå av konklusjonene. Dersom en enhet ikke vil følge gruppas anbefaling i en sak bør de legge saken i linjen til avdelingsdirektør. Den enheten som er ansvarlig for saken skal gi tilbakemelding til ID-gruppa om utfallet av linjebehandlingen i saken. ID-gruppas koordinator skal skrive et sammendrag av gruppas vurderinger og konklusjon. Sammendraget skal gå fram av både møtereferatet og ett eget dokument med oversikt over enkeltsaker som er behandlet i gruppa som ligger på F-disk.

Representanten som har fremlagt saken har ansvaret for å videreformidle ID-gruppas kommentarer til enheten. Kommentarene bør følge saken, enten som et notat eller i merknadene. Dersom vedtaket i enkeltsaken etter linjebehandling publiseres på Regelverksportalen (RVP), skal gruppas vurderinger og konklusjon gå fram.

Der ID-gruppa ser at en sak uttrykker praksis som bør framgå av ID-rundskrivet, og/eller andre retningslinjer, skal ansvarlig enhet utarbeide et notat. Notatet bør forelegges gruppa som kan komme med innspill før det innarbeides i gjeldende retningslinjer eller utarbeides nye retningslinjer.  Dersom det er uenighet om notatets innhold og konklusjoner, skal problemstillingen utredes nærmere og avklares i linjen. Representanten fra AUA har et særskilt ansvar for å vurdere om resultatet i saken tilsier at UDI skal rapportere til overordnet departement (JD, ASD eller BLD)) iht GI-2010-023 og GI-2010-022 jf. IM 2011-008.

3.2 Arbeid med lov, forskrift, rundskriv/internmeldinger og andre generelle og overordnete problemstillinger om identitet

AUA innehar generell kompetanse og ansvar på ID-området, herunder når det gjelder UDIs kontakt med JD i forbindelse med generelle problemstillinger om identitet, samt oppdatering av ID-rundskrivet (RS 2012-009). OPA har et særlig ansvar for å følge opp arbeidet med vurderinger av identitet etter statsborgerloven og problematikk knyttet til endringer av identitet som ofte oppstår i forbindelse med de sakstyper avdelingen behandler. ID-gruppa skal holde seg løpende orientert om pågående arbeid med identitet av generell karakter i de respektive avdelinger og enheter, og representanter fra de ulike avdelingene og enhetene har ansvar for å orientere gruppa om dette. Dette ansvaret gjelder også orienteringer om andre myndighetsorganers arbeid med aktuelle problemstillinger.

AUA vil med bakgrunn i bl.a. orienteringene om generelt ID-arbeid tildele ID-gruppa oppgaver med å utrede særskilte problemstillinger. Problemstillinger andre avdelinger mener bør behandles i arbeidsgruppa må først avklares med AUA v/ID-koordinator før de kan tas til behandling. Problemstillinger som skal behandles i gruppa skal som hovedregel være forberedt skriftlig av den aktuelle avdelingen med forslag til løsning i forkant av møtet. I notatet skal det også fremgå om, og eventuelt hvordan, forholdet er regulert i lovgivning eller retningslinjer. Notatet skal utformes slik at det gir et grunnlag for å vurdere om regelverket, retningslinjene eller praksis bør endres. Avdelingsdirektøren for den avdeling som fremlegger problemstillingen har ansvar for oppfølging og avklaring av de framlagte notatene.

ID-gruppa skal ikke avgi egne høringsuttalelser i eksterne eller interne høringer som omhandler problemstillinger og/eller forslag til regelverksendringer knyttet til vurdering av identitet. Gruppa har videre ikke særskilt ansvar for:

  • intern og ekstern opplæring knyttet til ID-spørsmål
  • samordning av andre etaters arbeid med ID-spørsmål med utlendingsmyndighetene

3.3 Møter med eksterne samarbeidspartnere

Gruppa skal vurdere om de bør ha arbeidsmøter med aktuelle eksterne myndigheter for å vurdere behovet for videre regelverksutvikling og samarbeid. Møtene kan blant annet vurdere behovet for å klargjøre og utvikle retningslinjer for kompetansefordelingen mellom ulike offentlige myndigheter ved registrering, vurdering og endring av ID-opplysninger for utenlandske borgere.

4. Møter

ID-gruppas møtevirksomhet kan variere etter behov og aktuelle prosjekter i UDI. De bør imidlertid avholde enkelte faste møter for en generell oppdatering og informasjonsutveksling. Det legges opp til møte en gang i måneden.

AUAs ID-koordinator skal skrive referat fra hvert møte, og legge det ut på gruppas område på f-disken og i UdiSak. Saksframlegg ved enkeltsaker og prinsipielle problemstillinger legges også i UdiSak. Representanter fra ID-gruppa har ansvaret for å videreformidle saker og informasjon fra ID-gruppa til sin enhet/avdeling.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

 

Siste endringer
  • Endret: IM 2008-025 Mandat: Gruppe for koordinering av identitetsarbeid i UDI (ID-Gruppa) (25.06.2014)

    Mandatet for UDIs ID-gruppe er revidert i tråd med ny instruks for ID koordinator (IM 2014-006) og erfaringer med arbeidet i ID-gruppa.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo