Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2009-014
Dokument-ID : IM 2009-014
Saksnummer : 07/7139-12
Dokumentdato : 17.06.2009
Mottakere :

Alle i UDI

Superbrukerapparatet - beskrivelse av roller, omfang og ansvar

1. Innledning

2. Superbrukerens rolle

2.1. Krav til kompetanse og bemanning

2.2. Brukerstøtte

3. Lederens rolle

4. Fagsystemkontaktens rolle

5. Avdeling for elektronisk forvaltnings rolle

1. Innledning

Denne internmeldingen erstatter IM 2007-025.

Denne internmeldingen beskriver innholdet, krav om kompetanse, forventet omfang samt ansvarsområdene som er knyttet til superbrukerapparatet for fagsystemene i UDI. Med fagsystemer menes her fagsystemer knyttet til utlendingsdatabasen. Pr i dag inkluderer dette DUF, NORVIS, SESAM og KOST.

Hensikten med denne internmeldingen er å sikre at UDI har en klar og avdelingsovergripende enighet om hva det innebærer å være superbruker i UDI og hvilke oppgaver som følger rollen i avdelingene. Internmeldingen gir retningslinjer for utøvelse av superbrukerrollen og er ment for superbruker og enhetsleder/avdelingsledelse. Retningslinjene omhandler ikke rollen som konseptansvarlig.

Avdelingene er ansvarlige for at registreringene i fagsystemene er korrekte og fullstendige. Korrekte og fullstendige registreringer er nødvendig for effektiv gjennomføring av saksbehandlingen, effektivitet i etterfølgende saksbehandling (ved at man kan stole på at registrert informasjon fra og om tidligere saksbehandling er fullstendig og korrekt); og at saksbehandlingsprosessene, deres virkninger og hvem de berører kan dokumenteres, kontrolleres og rapporteres til overordnede organer og allmennheten. Feilregistreringer i fagsystemene er arbeidskrevende i den forstand at de må korrigeres i etterkant, og manglende registreringer kan få konsekvenser på ulike områder i saksbehandlingen. Gode rutiner, god opplæring og godt støtteapparat i avdelingene vil effektivisere tidsbruken som går med til oppgaver relatert til fagsystemene.

Avdelingene må ha superbrukere for alle fagsystemene de benytter seg av. Det vil for noen superbrukere bety at denne er superbruker i flere fagsystemer. Fagsystemene som brukes i saksbehandlingen i UDI baserer seg på samme datagrunnlag (Utlendingsdatabasen) og er derfor avhengige av hverandre.

Det foreligger særskilte regler for avlønning av superbrukere.

2. Superbrukerens rolle

Superbrukeren skal være kompetansebærer for korrekt bruk av fagsystemene og må ha kunnskap om de tilgrensende fagsystemene som brukes i enheten.

Superbrukeren skal ha en overordnet forståelse av hvordan de ulike komponentene i fagsystemene henger sammen som en helhet, hvilken type informasjon som må registreres og på hvilken måte. Superbrukeren skal videre ha god kunnskap om systemet fra et brukersynspunkt, og skal kunne gi lokal brukerveiledning og opplæring av brukerne. Superbrukeren er videre et bindeledd mellom brukerne og de som jobber med henholdsvis feilhåndtering og videreutvikling av fagsystemene.

Superbrukeren i Analyse- og utviklingsavdelingen har et særlig ansvar for å ivareta problemstillinger omkring de databasetekniske løsningene som endringer i saksbehandlingssystemene medfører og som får betydning for rapportering fra utlendingsdatabasen.

Det vil ofte være naturlig å bruke superbrukere i utviklingsarbeid. Dette skal ikke gå på bekostning av oppfølging og opplæring av brukerne og nødvendig testing ved oppdateringer av fagsystemene.

2.1. Krav til kompetanse og bemanning

For å bli superbruker i UDI må den tilsatte ha arbeidet med saksområdet i UDI i minst 1 år. Superbrukeren må ha kunnskap om saksgang og rutiner og vite noe om hvilke problemstillinger saksbehandlere og kontortilsatte i UDI kan stå overfor. Dersom det ikke er mulig å møte dette kravet må avdelingens ledelse i samarbeid med fagsystemkontakten avgjøre hvilke personer som er best egnet.

Omfanget av oppgavene knyttet til rollen som superbruker er estimert til 20 prosent av total arbeidstid for den tilsatte. Produksjonskravet til den som er superbruker reduseres følgelig tilsvarende. Arbeidsmengden vil kunne variere noe og avhenge av flere faktorer, som størrelse på enheten, om enheten benytter seg av flere fagsystemer, tilførselen av nye brukere og superbrukerens generelle kompetansenivå. Det er likevel et mål at superbrukeren bruker tid på utøvelse av rollen og sørger for at enheten til enhver tid opprettholder et akseptabelt nivå på bruken av datasystemene. Arbeidsmengden vil videre kunne variere gjennom året, med enkelte arbeidstopper, som ved innføring av nye versjoner av fagsystemene.

Tid som brukes på superbrukeroppgaver skal føres i UDIs tidfordelingssystem.

2.2. Brukerstøtte

Superbrukeren er første kontaktpunkt. Alle henvendelser knyttet til opplæring, feilsituasjoner, ytelse, endringsønsker og andre spørsmål knyttet til fagsystemene rettes til superbruker.

Dette medfører at superbrukeren i første hånd håndterer henvendelser vedrørende bruk av fagsystemene. De har videre ansvar for å koordinere, utdype og kvalitetssikre henvendelser og håndtere saker som er grunnet brukerfeil. Superbrukeren skal sikre at potensielle feilsituasjoner blir tilstrekkelig verifisert og dokumentert før oversendelse til AEF.

3. Lederens rolle

Med leder menes her leder som har personalansvar for superbrukere og for medarbeidere som bruker fagsystemene.

Lederen har ansvar for at de riktige personene blir oppnevnt som superbrukere og skal sikre at nye superbrukere er godt informert om oppgaver og forventninger til rollen. Lederen skal sørge for at kontortjenestens superbrukerbehov blir ivaretatt. Lederen er ansvarlig for at det er minst en superbruker tilgjengelig og at brukerne vet hvem dette er og hvordan vedkommende kan nås.

Lederen skal prioritere superbrukerarbeidet og sikre at superbrukere får tilstrekkelig tid og justerte produksjonskrav for å utføre sin rolle på best mulig måte.

Tett samarbeid mellom lederen og superbrukeren skal sikre at superbrukerens kompetanse benyttes på best mulig måte og at lederen blir raskt og tilstrekkelig oppdatert. Det er lederens ansvar å sikre helhetlig bruk av fagsystemene i.

4. Fagsystemkontaktens rolle

Avdelingens fagsystemkontakt har det overordnede ansvaret for at avdelingens superbrukerapparat er velfungerende og dekker avdelingens behov. Fagsystemkontakten skal ha den nødvendige kompetanse og fullmakt til å prioritere, og ta beslutninger på avdelingens vegne.

Fagsystemkontakten skal sørge for lederforankring i egen avdeling og at avdelingsledelsen prioriterer avdelingens krav og ønsker overfor AEF vedrørende den videre utviklingen av fagsystemene.

Fagsystemkontakten skal sikre at alle brukerne har tilgang til minimum 2 superbrukere, og at det er minst 1 superbruker pr. 20 brukere. Dersom en enhet eller avdeling har et særskilt behov for et annet antall superbrukere eller en høyere prosentandel av arbeidstiden skal dette vurderes individuelt for hver enhet og avklares på avdelingsnivå.

5. Avdeling for elektronisk forvaltnings rolle

Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) skal sørge for feilretting, sikre tilstrekkelig ytelse og kvalitet, følge opp endringsønsker fra avdelingene, opplæring av superbrukerne og øvrig utvikling av saksbehandlingssystemene.

Avdelingen er ansvarlig for raskt å avklare hvor alvorlige innrapporterte feil og ytelsesproblemer er, og å prioritere dem i henhold til hvordan de påvirker arbeidet i øvrige avdelinger i UDI. Dette arbeidet skal gjøres i tett samarbeid med avdelingenes fagsystemkontakter. Fagsystemkontaktene skal holdes oppdatert om status for feilrettingsarbeidet.

AEF har et særlig ansvar for å sikre at superbrukerne får tilbud om nødvendig opplæring i fagsystemene og korrekt feilhåndtering og at de i god tid før innføring blir raskt oppdatert på nye funksjoner og endringer i fagsystemene.

  

Rebekka Gundhus
Avdelingsdirektør

Robert Rødsten
Underdirektør

Kontakt:
Avdeling for elektronisk forvaltning v/ Enhet for applikasjonsforvaltning

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen