Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2010-028
Dokument-ID : IM 2010-028
Saksnummer : 18/03455-15
Sist endret : 19.02.2019
Dokumentdato : 13.01.2010
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Behandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet


1. Innledning

2. Hva skal arkiveres og journalføres?

3. Hvordan registrere og behandle generelle saker

3.1 Håndtering av e-post

3.2 Interne notater

3.3 Høringer

3.4 Retningslinjer

3.5 Møtedokumenter

4. Anskaffelser og kontrakter 

1. Innledning

Denne internmeldingen gir retningslinjer for journalføring, elektronisk saksbehandling og arkivering av generelle saker i UdiSak (enkeltsaker etter utlendings- og statsborgerloven registreres i DUF).

Generelle saker innebærer; høringer og bestillinger fra utlendingsforvaltningen eller andre offentlige virksomheter, samarbeid med andre offentlige virksomheter, innsynsforespørsler som går generelt på UDIs arbeid, mottaksdrift, kontraktssaker, prosjekter, generelle henvendelser fra brukere/søkere/studenter etc.

Noark-arkivet ved AFT er hovedansvarlig for generelle saker i UdiSak. Noark er ansvarlig for journalføring og registrering av all innkommen post til UDI sentralt.

Regionkontorene har egne arkivansvarlige som registrerer innkommet post lokalt.

2. Hva skal arkiveres og journalføres?

UDI har plikt til å arkivere og journalføre dokumenter i de sakene vi oppretter, jf. arkivforskriften § 9 Journalføring. UDI sin behandling av generelle saker skal dokumenteres i UdiSak.

Saksbehandlere skal sørge for at dokumenter registreres i UdiSak hvis dokumentet regnes som et saksdokument for UDI etter offentliglova § 4, har kommet inn til eller blitt sendt ut fra UDI, og er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon

  • inngående og utgående

  • interne dokumenter/e-post

Saksbehandler skal forhåndsklassifisere (påføre unntakshjemmel) dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger og om nødvendig også skjerme (deler av) tittel, avsender eller mottaker.

HR-enheten skal registrere personalmappen og dokumenter i personalsaker i UdiSak. Noark-arkivet bistår med registrering av innkommen post i personalsaker.

Graderte dokumenter skal ikke registreres i UdiSak, denne type dokumenter journalføres av Noark-arkivet i lukket journal.

For nærmere retningslinjer om arkivering og hva som skal registreres, se vedlegg 1 Rutine for arkivering i UdiSak .

Nærmere retningslinjer om innsyn finnes i RS 2016-006 Rett til innsyn i dokumenter i Utlendingsdirektoratet etter offentleglova .

3. Hvordan registrere og behandle generelle saker

Saksbehandler skal fullføre fordelte oppgaver, besvare/avskrive dokumenter, avslutte åpne saker. Saksbehandler er selv ansvarlig for å fullføre restansen sin i UdiSak.

Saksbehandler har ansvaret for å ferdigstille og ekspedere dokumenter (og oppgaver). Ferdigstillelse innebærer at saksbehandler må avskrive alle fordelte (innkommende) dokumenter (og oppgaver) enten med en besvarelse eller med melding (TLF – Besvart pr telefon, TE – tatt til etterretning, TO – tatt til orientering).

Saker som er besvart kan avsluttes. Status på saken skal endres til “avsluttet av saksbehandler”.

For nærmere retningslinjer om elektronisk saksbehandling se vedlegg 2 Rutine for elektronisk saksbehandling i UdiSak .

3.1 Håndtering av e-post

Dokumenter som sendes som e-post, må journalføres dersom det foreligger plikt til å journalføre et tilsvarende papirbasert dokument. Det samme prinsippet gjelder for journalføring av dokumenter som mottas på e-post. E-post som inneholder opplysninger av betydning for en forvaltningssak, skal journalføres med saksnummer som andre saksdokumenter. Når e-post sendes eller mottas, lagres det automatisk opplysninger i e-postsystemet om blant annet tidspunkt for når meldingen kom inn eller ble sendt ut, hvem som er mottaker og avsender og stikkord om meldingens innhold. Denne informasjonen skal også journalføres i forbindelse med at en arkivverdig e-post overføres til arkivet. Ved bruk av «drag and drop» metoden (pga. integrasjon mellom Outlook og UdiSak) blir denne informasjonen fylt ut automatisk.

3.2 Interne notater

Riksarkivet legger til grunn en bred tolkning av arkivloven i forhold til hva som skal arkiveres i statsforvaltningen. «Et organs arkivdokumenter er de dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet organet utøver i form av vedtak, avtaler, dokumenter til orientering samt andre handlinger som har gitt seg utslag i skriftfestet informasjon».

Har man mottatt eller produsert et dokument som ledd i den aktivitet organet utøver, så er det et arkivdokument. Alle interne notater knyttet til generelle saker skal lagres på den aktuelle sak i arkivet.

  • Med interne notater menes både dokumenter hvor det klart fremkommer at det er et internt notat, men også e-poster og andre dokumenter som viser vurderinger eller beslutninger som er gjort i UDI.

  • Interne arkivverdige e-poster som belyser saksgangen gjennom vurderinger eller beslutninger som er gjort skal betraktes som interne notater.

  • Generelt gjelder det at avsendende enhet eller avdeling har ansvaret for at et notat lagres på korrekt sak.

  • Notater deles i to kategorier - Internt notat med oppfølging og internt notat uten oppfølging.

3.3 Høringer

Det er utarbeidet en egen rutine for både registrering og besvarelse av interne og eksterne høringer.

For nærmere retningslinjer om høringssaker se vedlegg 3 Rutine for journalføring av høringssaker .

3.4 Retningslinjer

Internmeldinger (IM), rundskriv (RS) og praksisnotater (PN) skal produseres gjennom UdiSak og godkjennes elektronisk av avdelingsdirektør før Regelverksenheten (RVE) kvalitetssikrer og publiserer på regelverksportalen.

Bestillingskjema for publisering av retningslinjer ligger i UdiSak som mal.

For publisering av retningslinjer se IM 2018-009 Hvordan skrive og endre retningslinjer i Utlendingsdirektoratet (UDI), pkt. 5.

3.5 Møtedokumenter

Det er utarbeidet egne retningslinjer for håndtering av møtedokumenter til faste møter med beslutningsmyndighet på øverste nivå i UDI. Disse gjelder for Direktørmøte, Samarbeidsutvalget, Inkluderende arbeidsliv, Arbeidsmiljøutvalget og AKAN-utvalget.

For nærmere retningslinjer om møtedokumenter se vedlegg 5 Rutine for håndtering av møtedokumenter.

4. Anskaffelser og kontrakter

UDI bruker Udisak som er godkjent sak- og arkivsystem etter NOARK-standard. En elektronisk versjon av en kontrakt eller avtale vil regnes som skriftlig i denne sammenhengen. Med original kontrakt menes kontrakter (i papirversjon eller elektronisk versjon) signert av UDI representant og annen part som UDI har inngått avtale med.

Elektronisk signatur er også gjeldende. Med elektronisk signatur menes en elektronisk autentiseringsmetode der en person som har fullmakt til å inngå juridisk bindende avtaler godkjenner inngåelse. Godkjenningen foregår ved at personen benytter sine krypterte nøkler og godkjenner avtaledokumentene i den angitt portalen.

Kontrakter og avtaler ivaretas og kvalitetsikres av Noark-arkivet. Papirkontrakter skannes og lagres elektronisk i UdiSak. Papirversjonen oppbevares av Noark i tre måneder før makulering.

Mottar saksbehandler kontrakt i papirversjon kan denne sendes til Noark for registrering, dette gjelder også kontrakter mottatt på regionkontor.

For nærmere retningslinjer om kontrakter se vedlegg 4 Rutine for arkivering av anskaffelses- og kontraktsdokumenter.

 

Kontakt: Administrative Fellestjenester, Dokumentsenteret v/ Noark

Siste endringer
  • Endret: IM 2010-028 Full elektronisk saksbehandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet (19.02.2019)

    Internmeldingen og vedleggene er oppdatert i samsvar med arkiveringsendringer og endringer i saksbehandlingsrutiner. Vedlegg 6 oppheves.

  • Endret: IM 2010-028 Full elektronisk saksbehandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet (13.07.2016)

    Tidligere vedlegg 5 er opphevet og informasjonen er nå inkorporert i ny IM 2016-005. Som følge av dette har tidligere vedlegg 6 og 7 blitt vedlegg 5 og 6. Henvisningene i internmeldingen er rettet som følge av endringen.

  • Endret: IM 2010-028 Full elektronisk saksbehandling av generelle saker i Utlendingsdirektoratet (13.01.2014)

    Internmeldingen og vedleggene er oppdatert i samsvar med organisasjonsendringer og endringer i saksbehandlingsrutiner. Det er lagt til et vedlegg (nr. 7) om ekspedering av elektroniske dokumenter til statlig forvaltning.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo