Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2010-038
Dokument-ID : IM 2010-038
Saksnummer : 10/1356 (17/02805-3)
Sist endret : 13.07.2017
Dokumentdato : 23.04.2010
Mottakere :

Region- og mottaksavdelingen
Kommunikasjonsstaben

Rutiner for Utlendingsdirektoratets kommunikasjon og varsling ved kapasitetsutvidelse og -reduksjon i asylmottaksapparatet


1. Innledning

1.1. Ansvar

2. Målsettinger

3. Loggføring

4. Kommunikasjon og varsling ved økende kapasitetsbehov

4.1. Tiltak

4.2. Informasjon på UDIs nettsider

5. Rutiner ved utlysing av konkurranse om mottaksetablering

5.1. Før tilbud er mottatt

5.2. Når tilbud er mottatt

5.3. Mens forhandlingene pågår

5.4. Når forhandlingene er avsluttet

6. Rutiner for etablering ved unntak

7. Kommunikasjon og varsling ved redusert kapasitetsbehov

7.1. rutiner ved nedbygging av mottakskapaistet

 

1. Innledning

Det er Utlendingsdirektoratet (UDI) som har ansvar for å tilpasse mottakskapasiteten til det behovet som til enhver tid eksisterer. Oppgaven er lagt til Region- og mottaksavdelingen (RMA) og den praktiske gjennomføringen ivaretas av avdelingens enheter.

Denne interne meldingen gjelder UDIs kommunikasjon med, og varsling av, kommunene og andre berørte aktører ved endring av kapasitet i mottaksapparatet.

1.1. Ansvar

RMA har ansvar for å vurdere kapasitetsbehovet i mottaksapparatet, og å avgjøre når kapasitetsendringer er nødvendig. RMA formulerer også oppdrag om etablering og avvikling av kapasitet.

RMAs operative enheter har ansvar for informasjon og varsling lokalt, men skal løpende vurdere behovet for eskalering ihht IM 2010-012 UDIs eskaleringspyramide.

Kommmunikasjonsstaben (KOMstab) har ansvar for pressemeldinger, og er RMAs samarbeidpartner i informasjonsarbeidet.

2. Målsettinger

UDI skal være en offensiv informasjonsformidler til kommunene og andre berørte parter når det er aktuelt å endre kapasiteten i asylmottaksapparatet. Kommunikasjonen skal håndteres på en profesjonell og troverdig måte.

Rutinene skal sikre kommunikasjon og varsling under prosessen, i den hensikt å legge et godt grunnlag for samarbeidet med eksisterende og fremtidige vertskommuner. De skal også bidra til økt forståelse i befolkningen for behovet for mottaksplasser, og hvordan arbeidet rundt dette er organisert.

3. Loggføring

De operative enhetene skal loggføre all kontakt med (potensiell) vertskommune ifm både oppbygging og avvikling av mottakskapasitet. Se vedlegg 1 for mal.

Følgende informasjon skal alltid loggføres:

  • dato, hvem som var ansvarlig for kontakten

  • hvem som fikk informasjon, og om hva

  • hvilken oppfølging som er avtalt

  • annen relevant informasjon

4. Kommunikasjon og varsling ved økende kapasitetsbehov

Kommuner og fylker som kan bli berørt skal få informasjon om ankomstbildet og om UDIs strategi for å møte situasjonen straks det er klart at kapasitetsbehovet øker vesentlig. Kommunenes sentralforbund (KS) og aktuelle direktorat skal også informeres.

Ved vesentlig endring av ankomstbildet bør UDI vurdere egen kommunikasjonsplan tilpasset situasjonen. Denne må bygge på gjeldende rutiner.

4.1. Tiltak

a) Hvis kapasitetsutvidelsen involverer mer enn èn region (samordnet utlysning), skal KOMstab, i samarbeid med RMA sende ut pressemelding med en beskrivelse av situasjonen og kapasitetsbehov. Pressemeldingen skal følges opp overfor regionale og lokale medier, i samarbeid med de aktuelle RMA-enheter.

b) Hvis kapasitetsutvidelsen involverer èn region (regional utlysing) skal KOMstab vurdere behov for pressemelding, i nært samarbeid med det aktuelle regionkontoret.

c) Regionkontorene skal informere kommuner, fylkesmenn og KS` fylkesavdelinger per e-post.

4.2. Informasjon på UDIs nettsider

KOMstab skal publisere relevant informasjon om ankomstsituasjonen og kapasitetsbehov på www.udi.no

Informasjonen skal være godt synlig og oppdateres løpende.

5. Rutiner ved utlysing av konkurranse om mottaksetablering

I konkurransegrunnlaget stiller UDI krav om at en tilbyder skal opprette kontakt med den potensielle vertskommunen på et så tidlig tidspunkt som mulig.

RMA på sin side har et særlig ansvar for å sikre at politisk ledelse og administrasjon blir holdt løpende orientert om prosessen frem til en eventuell mottaksetablering.

5.1. Før tilbud er mottatt

Dersom UDI mottar informasjon om mulig tilbud før tilbudsfrist, skal potensiell vertskommune varsles.

5.2. Når tilbud er mottatt

a) Straks tilbud er mottatt skal ansvarlig enhet informere aktuelle vertskommuner ved ordfører og rådmann per telefon. Det skal informeres om status og videre prosess.

b) RMAs ledelse og KOMstab skal offentliggjøre navn på tilbyder(e), potensiell(e) vertskommune(r) og det totale antall plasser på www.udi.no . Dersom offentliggjøring anstas å svekke UDis forhandlingsposisjon, skal tilbudene vurderes unntatt offentlighet, jfr. offentlighetslovens § 23 Unntak av omsyn til det offentliges forhandlingsposisjon m.m.

c) Kvalifiserte tilbud skal følges opp med orientering til

  • potensielle vertskommuner

  • berørte fylkesmenn

d) Når kommuneledelsen er orientert, bør ansvarlig enhet, i samråd med aktuell kommune og KOMstab, kontakte lokale og regionale medier.

e) Kommunen skal få tilbud om informasjonsmøte med den aktuelle enheten, dersom slikt ikke allerede har funnet sted.

f) Dersom tilbudet er kvalifisert, og situasjonen tilsier det, kan det arrangeres informasjonsmøte for lokalbefolkningen, i samarbeid med kommunen og driftsoperatør (DRO).

g) Dersom det viser seg at et tilbud ikke er kvalifisert, skal den aktuelle kommunen få melding om dette.

5.3. Mens forhandlingene pågår

Dersom RMA-enheter får henvendelse fra media skal det informeres om

  • tidsperspektiv/behandlingstid

  • prosessen fra et tilbud er akseptert frem til mottaket/plassene er etablert

  • dialogen med kommunen

5.4. Når forhandlingene er avsluttet

a) Når forhandlingsresultatet foreligger skal ansvarlig enhet meddele dette per telefon til aktuelle vertskommune ved ordfører og rådmann.

b) Når DRO og vertskommune er orientert, bør ansvarlig enhet, i samråd med disse, kontakte lokale og regionale medier. KOMstab bistår ved behov.

c) Følgende etater skal varsles per e-post ifm etablering av mottak:

  • politi

  • fylkeskommune

  • fylkesmann

  • BUFetat

  • KS lokalt

  • International organization for migration (IOM)

  • Regionalt ressurssenter for vold, traumatis stress og selvmordsforebygging (RVTS)

d) Ansvarlig enhet skal, i nært samarbeid med kommune og DRO, vurdere behovet for informasjonsmøte for lokalbefolkningen. Dette kun dersom slikt møte ikke allerede er avholdt. Følgende bør inviteres til møtet og/eller inviteres til å samarbeide om møtet:

  • politi

  • lokale velforeninger

  • lokale representanter for humanitære organisasjoner

6. Rutiner for etablering ved unntak

Ved anskaffelser etter forskrift om offentlige anskaffelser (foa) § 2-1 andre ledd bokstav e, alternativt c, skal rutinene i punkt 4 følges.

7. Kommunikasjon og varsling ved redusert kapasitetsbehov

Ihht driftsavtalen kan UDI si denne opp med det formålet å til enhver tid ha en tilpasset mottakskapasitet.

Ved vesentlig endring i ankomstbilet bør UDI vurdere en egen informasjonsstrategi tilpasset situasjonen. Denne skal bygges på gjeldende rutiner.

RMAs operative enheter har ansvar for at vertskommune, ved ordfører og rådmann, blir gitt nødvendig informasjon i avviklingsprosessen.

7.1. rutiner ved nedbygging av mottakskapaistet

a) Når det er besluttet hvilken driftsavtale som skal sies opp, skal ansvarlig enhet meddele dette per telefon til aktuell vertskommune ved ordfører og rådmann.

b) KOMstab skal offentliggjøre oppdragets størrelse per region på www.udi.no

c) Når vertskommune er orientert bør ansvarlig enhet, i samråd med denne og DRO, kontakte lokale og regionale medier per e-post eller telefon. KOMstab birstår ved behov.

d) Ensvarlig enhet skal sende felles e-post om avvikling av kapasitet til

  • politi

  • fylkeskommune

  • fylkesmann

  • BUFetat

  • KS lokalt

  • IOM

  • RVTS

e) RMAs ledelse skal informere KS, aktuelle direktorater og andre aktører.


Anne Siri Rustad
avdelingsdirektør

Kontakt: Region og -mottaksavdelingen

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo