Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2010-039
Dokument-ID : IM 2010-039
Saksnummer : 16/03170-16
Sist endret : 28.09.2016
Dokumentdato : 03.05.2010
Mottakere :

Region- og mottaksavdelingen

Rutiner for nedbygging av mottakskapasitet

1. Innledning

Utlendingsdirektoratet (UDI) har ansvar for å tilpasse mottakskapasiteten til det behovet som til enhver tid eksisterer. Oppgaven er lagt til Region- og mottaksavdelingen (RMA) og avdelingens enheter ivaretar den praktiske gjennomføringen.

Denne internmeldingen beskriver retningslinjer og prosess ved nedbygging av kapasitet for ordinære mottak og mottak for enslige mindreårige asylsøkere. Den angir retningslinjer fra en eller flere enheter får i oppdrag å gjennomføre en reduksjon i antall plasser frem til prosessen er avsluttet.

Internmeldingen skal ses i sammenheng med IM 2010-038 Rutiner for UDIs kommunikasjon og varsling ved kapasitetsutvidelse og – reduksjon i det statlige mottakssystemet.

2. Formål

Formålet for internmeldingen er at UDI ved nedbygging av mottakskapasitet skal opptre i samsvar med god forretningsskikk i privatrettslige avtaler. UDI ønsker i størst mulig grad å utvise åpenhet, forutsigbarhet og etterrettelighet overfor kontraktspartnere, samarbeidspartnere og offentligheten.

Internmeldingen skal innenfor disse rammene bidra til at UDI oppnår et best mulig resultat, økonomisk, kvalitativt og strukturmessig, og at prosessen blir dokumentert på en tilfredsstillende måte.

Prosessbeskrivelsen skal, så langt som mulig, sikre at regionkontorene utfører sine oppdrag på en enhetlig måte.

3. Saksgang og samordning

Regionkontor Sør (RKS) har ansvar for å samordne nedbyggingsprosesser og skal ivareta dette ansvaret gjennom å lede et innkjøpsteam med deltakere fra alle regionkontor.

Når nedbygging skjer etter oppdrag til flere regionkontor samtidig, skal framdrift og rapportering samordnes av RKS. Hvis oppdrag gis enkeltvis, skal rapportering skje gjennom RKS.

4. Føringer

UDI skal opprettholde en mottaksstruktur med mottak spredt over hele landet.

Ulike kategorier driftsoperatører skal være representert, og kommunale driftsoperatører skal utgjøre en hensiktsmessig andel.

Avdelingsdirektør kan i tillegg gi overordnede føringer for nedbygging både på landsbasis og i den enkelte region. Slike føringer kan for eksempel gjelde:

  • Budsjettmessige føringer der priskriteriet vektlegges eksklusivt

  • Bevare mottak med spesialfunksjoner og/eller spesielle oppgaver.

Avdelingsdirektørs overordnede føringer skal gjøres kjent for driftsoperatørene og offentligheten.

5. Kriterier ved utvelgelse av mottak

Avdelingsdirektør vil gi en eller flere regioner i oppdrag å redusere mottakskapasiteten gjennom et måltall for antall plasser i hver region. Oppdraget kan inneholde spesielle føringer (se punkt 4). Reduksjonen vil skje ved oppsigelse av opsjonsplasser, tilleggsavtaler og mottaksavtaler.

Regionene rangerer egne mottak for å identifisere hvor mange og hvilke avtaler som må sies opp for å oppnå oppdragets måltall.  Rangeringen skal skje etter følgende prinsipper:

  1. Mottakene rangeres etter pris per plass per år, beregnet på det tidspunkt oppdrag om nedbygging ble mottatt. Rangeringen justeres for eventuelle føringer gitt i oppdraget, se punkt 4.

  2. Denne rangeringen kan fravikes i følgende tilfeller:

    a) Dersom enkelte mottak vurderes som kvalitativt dårligere enn andre

    b) Dersom enkelte mottak vurderes som kvalitativt bedre enn andre

    Vurdert kvalitetsforskjell skal stå i forhold til prisforskjell når rangering etter pris fravikes.

    c) Dersom det vurderes klart mer hensiktsmessig å beholde enkelte mottak. Disse vurderingene skal basere seg på ett eller flere av følgende kriterier:
  • Driftsoperatørs tjenesteleveranse

    • Kvalitet på drift (beboerrettet arbeid og organisatorisk / administrative forhold)

    • Sikkerhet for beboere og ansatte (bygningsmessig og organisatorisk sikkerhet for beboere, mottakets HMS-arbeid )

    • Bokvalitet og fleksibilitet (standard og egnethet av bygningsmasse og omgivelser)

  • Mottakets beliggenhet (nærhet til offentlige tjenester, aktivitets- og fritidstilbud, UDI’s beboerlogistikk)

  • Vertskommune (omfang av tjenestetilbud, belastning for kommunens tjenesteapparat, samarbeid mottak-kommune)

  • Annet (mottak med spesielle funksjoner, opsjoner/utvidelsesmuligheter)

Ved vurdering av mottak for enslige mindreårige er det større anledning til å fravike priskriteriet, og mottakets omsorgsarbeid og lokalt tjenestetilbud skal tillegges stor vekt.

Regionene skal benytte en egen mal for å dokumentere alle vurderinger og beslutninger som er gjort i rangeringen av mottakene. Malen er tilgjengelig for UDIs saksbehandlere på Innkjøpsteamets fellesområde.

Ved oppdrag som omfatter flere regioner, skal endelig rangeringsliste sendes RKS før oppsigelser av driftsavtaler iverksettes, for en gjennomgang av akkumulerte, utilsiktede konsekvenser i forhold til føringer gitt i oppdraget, eller gjeldende retningslinjer og beslutninger. Eventuelle problemstillinger avklares med avdelingsledelsen før oppsigelser iverksettes.

Når oppsigelser er sendt ut, og driftsoperatører og andre berørte parter er varslet i henhold til IM 2010-038, rapporterer regionen dette til RKS. RKS rapporterer gjennomføringen av oppdraget til avdelingsledelse og stab.

 

Kontakt: Regionkontor Sør, Region - og mottaksavdelingen

Siste endringer
  • Endret: IM 2010-039 Rutiner for nedbygging av mottakskapasitet (28.09.2016)

    Den interne meldingen er oppdatert. Hovedendringen gjelder metoden for rangering av mottak ved nedbygging. UDI går fra en matematisk modell der et antall kriterier og underkriterier er vektet, til en modell der pris er hovedkriteriet for rangering og prisrekkefølgen kan fravikes ut fra kvalitative kriterier.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo