Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2011-013
Dokument-ID : IM 2011-013
Saksnummer : 16/03961-13
Sist endret : 16.08.2019
Dokumentdato : 27.06.2011
Mottakere :

Utlendingsdirektoratet

Organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid



1. Innledning

Formålet med internmeldingen er å bidra til at UDI har en koordinert deltakelse i internasjonale møter og fora. Internmeldingen gir retningslinjer for organiseringen av arbeidet og den enkelte deltakers ansvar ved forberedelse og oppfølging. Organiseringen skal legge til rette for strategisk deltakelse i internasjonale fora. Den har også som formål å gi en helhetlig oversikt over UDIs internasjonale arbeid, se vedlegg 1.
UDI har et omfattende internasjonalt arbeid. Norges avtaler med EU og Norges tilknytning til internasjonale konvensjoner legger forpliktelser og føringer for dette internasjonale arbeidet. Tildelingsbrevet fra Justis- og beredskapsdepartementet og Regjeringens strategi for samarbeidet med Europa gir også føringer for arbeidet.

Direktoratets internasjonale arbeid omfatter fag, systemer og praktisk samarbeid, se vedlegg 1. Det er direktøren som beslutter hvordan UDI skal prioritere aktivitetene i det internasjonale arbeidet.
Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) har det overordnede ansvaret for at UDIs samlede internasjonale aktiviteter er i tråd med målene i tildelingsbrevet og prioriteringene besluttet av direktøren. Aktiviteter inngår i avdelingenes virksomhetsplaner. Internasjonal enhet (INE) i AUA er kontaktpunkt. Der internmeldingen viser til AUA betyr det AUA v/INE med mindre det er sagt noe annet.

2. Forankring og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid

2.1 Forankring i UDIs ledelse

AUA skal i forbindelse med årlig virksomhetsplanlegging legge frem forslag til prioriteringer for UDIs internasjonale arbeid og anbefalinger om hvilke aktiviteter som skal prioriteres i det kommende året. 

  • Avdelingens virksomhetsplaner skal gjenspeile prioriteringene som er godkjent av direktøren.
  • AUA tar løpende initiativ til møter med aktuelle avdelinger for: 
    • gjensidig utveksling av informasjon om internasjonale prosesser,
    • utvikling av mer detaljerte planer for deltakelse og
    • samordning av posisjoner ved deltakelse i internasjonale fora.
  • Avdelingene har ansvar for å involvere AUA hvis de blir koblet på internasjonale prosesser.

2.2 Tverretatlig samarbeid og forankring i politisk ledelse

UDI er avhengig av et godt samarbeid med partnere i andre etater og ansvarlig departementer for å følge opp det internasjonale arbeidet. AUA organiserer:

  • Halvårlige møter med Justis- og beredskapsdepartementet om Norges prioriteringer knyttet til det internasjonale arbeidet på utlendingsfeltet, særlig om EU-samarbeidet.
  • Halvårlige møter med Utenriksdepartementet (UD) om prioriteringer og utenrikspolitiske forhold som berører utlendingsfeltet.
  • Rutiner for informasjonsutveksling med spesialutsendingene på utlendingsfeltet, IMDIs integreringsrådgivere, migrasjons- og justisrådene i EU-delegasjonen, den norske FN-delegasjonen i Genève, UD, og Landinfo.

2.3 Koordineringsansvar

AUA har det koordinerende ansvaret for UDIs internasjonale arbeid, som består av å:

  • Koordinere UDIs deltakelse i internasjonale aktiviteter på feltet, og sikre god informasjonsflyt mellom berørte avdelinger.
  • Gi veiledning til avdelingene om prioritering av oppgaver knyttet til internasjonale organisasjoner og nettverk.
  • Være faglig oppdatert på den internasjonale utviklingen av relevante saksfelt.
  • Følge opp dialog med overordnet departement og ansvarlig saksbehandler.
  • Etablere og utvikle et nasjonalt og internasjonalt nettverk.
  • Bidra til kompetanseheving og informasjonsutveksling i UDI.
  • Påse at internasjonale rettskilder i Regelverksportalen (RVP) er oppdatert.
  • Vurdere aktuelle områder for forskning i samråd med UDIs FoU-koordinator i AUA v/Enhet for statistikk og analyse.

3. Deltakelse i internasjonale fora

I internasjonale møter representerer møtedeltakeren UDI, og internasjonal deltakelse skal komme hele organisasjonen til gode. Informasjon og kompetanse skal spres internt i organisasjonen og eksternt ved at UDI profilerer seg som fagorgan på feltet.

3.1 Planlegging av deltakelse

I vedlegg 1 gis oversikt over internasjonale fora UDI deltar i og tilknyttede ressurser. AUA skal orienteres når avdelingene får henvendelser om å bidra internasjonalt. AUA skal orientere fagavdelingene ved henvendelser om internasjonal deltakelse som berører deres arbeid.

  • Deltakelse på internasjonale møter koordineres med Internasjonal enhet. Spørsmål om deltakelse i internasjonale fora skal vurderes konkret ut i fra formål, ressursbruk og gjeldende prioriteringer. Som utgangspunkt deltar AUA i fora der temaene er på overordnet, strategisk nivå. Avdelingene deltar når temaene i møtet er mer praktiske og operative.
  • Ved utvelgelse av møtedeltaker, skal både kompetanse og kontinuitet vurderes.

3.2 Tilrettelegging for strategisk deltakelse

Regjeringen har som mål å ivareta norske interesser ved å medvirke tidlig i prosesser og politikkutforming i EU. Når UDIs medarbeidere deltar i møter er det viktig at vedkommende er kjent med hva som er de overordnede norske interessene og posisjonene.

  • UDIs medarbeidere som skal representere Norge på internasjonale møter, må være kjent med relevante norske posisjoner og sikre at norske innspill under møtet er i tråd med norske posisjoner. AUA skal kontaktes i saker der det er uklart hva som er norske posisjoner.
  • AUA har ansvar for å sikre at relevante avdelinger/enheter i UDI blir involvert tidlig i pågående internasjonale prosesser, og særlig i forkant av lovendringer innenfor EU og Schengen-området som har betydning for nasjonalt regelverk og oppgaveløsning. Dette er nødvendig for at UDI:
    • kan gi gode faglige innspill,
    • kan vurdere behov for endringer i regelverk,
    • skal kunne gjøre nødvendige tilpasninger i egne retningslinjer og praksis innen gitte frister,
    • kan vurdere behovet for nye/endrede systemløsninger som følge av endringene.
  • Avdelingene har ansvar for å informere AUA om internasjonale prosesser de kobles direkte på, slik at AUA har en helhetlig oversikt over UDIs deltakelse.
  • Dersom det i innkallinger til møter i internasjonale fora der UDI deltar alene kan bli tatt opp saker som vil kunne medføre lovendringer i Norge, ha budsjettmessige konsekvenser, eller for øvrig er politisk sensitive, skal departementet konsulteres i forkant av møtet, slik at UDIs representant er kjent med eget handlingsrom i møtet.

4. Informasjonshåndtering

AUA har hovedansvar for å formidle informasjon fra internasjonale prosesser, møter og rettsavgjørelser, innad i UDI og til overordnet departement. Medarbeidere fra andre avdelinger i UDI som deltar på internasjonale møter har et eget ansvar for å formidle informasjon fra møtet, slik at relevant informasjon tilbakeføres til UDI eller oversendes overordnet departement.

4.1 Rapportering fra internasjonale fora

Deltagere skriver referat der oppfølgingspunkter kommer klart fram. Referatet distribueres til aktuelle interessenter og ansvarlige for oppfølging på saksområdet.
Det kan gjøres unntak fra regelen om å skrive møtereferat. Møtedeltaker kan ta kontakt med INE i forkant og/eller etterkant av møtet for å avklare hvordan det skal rapporteres. Møtedeltakere skal i tillegg vurdere å informere i egne møter.

Alle referater (med agenda og posisjoner) arkiveres i UdiSak.

4.2 Informasjonsflater

Informasjon om UDIs internasjonale arbeid og informasjon fra møter deles flere ulike kanaler.

4.2.1 Arbeidsrom

Internasjonal enhet har et arbeidsrom med lenker til aktuelle fagområder.
Oversikt over eksisterende fagfelt og grupper som har egne arbeidsrom finnes på UDI sin sharepoint.

4.2.2 UDI sitt intranett

Deltaker på internasjonale møter eller i en internasjonal prosess, skal vurdere om det er saker av interesse for hele organisasjonen, slik at det kan legges ut en nyhetssak på UDI sitt intranett.

4.2.3 Regelverksportalen

I regelverksportalen finnes:

  • internmeldingen om organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid
  • instruksene som definerer ansvar, oppgaver og målsettinger for arbeidet til koordinatorene i internasjonal enhet
  • internmelding for organisering av arbeidet med andre lands praksis (IM 2018-007)
  • oppdaterte internasjonale rettsakter
  • oppsummeringer av relevante dommer fra Den europeiske menneskerettighetsdomstolen (EMD), EU-domstolen og komitéavgjørelser

4.2.4 UDI sin hjemmeside

UDI sin hjemmeside er det et eget område for internasjonalt arbeid. Her omtales fire av de mest sentrale områdene hvor UDI arbeider internasjonalt; EØS-midlene, GDISC, EASO og EMN. AUA har ansvaret for å oppdatere informasjonen på disse sidene.

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Internasjonal enhet

Siste endringer
  • Endret: IM 2011-013 Organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid (16.08.2019)

    Retningslinjen er forenklet og oppdatert slik at innholdet bedre beskriver og regulerer organiseringen og oppfølgingen av det internasjonale arbeidet i UDI.

  • Endret: IM 2011-013 Organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid (11.03.2013)

    Internmeldingen er revidert etter behandling av ny strategi for perioden 2013-2015. Strategien er vedlagt.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo