Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2011-013
Dokument-ID : IM 2011-013
Saksnummer : 10/4296-30
Sist endret : 20.06.2011
Dokumentdato : 27.06.2011
Mottakere :

Alle i UDI

Organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid


Red.anm.: Internmeldingen er under revidering som følge av overgang til nytt saksbehandlingssystem for generelle saker.

1. Innledning

2. Forankring og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid

2.1 Forankring i UDIs ledelse

2.2 Tverretatlig samarbeid og forankring i politisk ledelse

2.3 Koordineringsansvar

3. Forutsigbar og kompetent deltakelse i internasjonale fora

3.1 Planlegging av deltakelse

3.2 Tilrettelegging for strategisk deltakelse

4. Rutiner for intern informasjonshåndtering

4.1 Rapportering fra møter i internasjonale fora

4.2 Kunnskapsbase

4.3 Område på UDIs intranett

4.4 Kompetanseheving om internasjonale prosesser

1. Innledning

For å oppnå målene i strategien for UDIs internasjonale arbeid, er det avgjørende å organisere arbeidet på en effektiv måte. Medarbeidernes kunnskap om internasjonale prosesser og deltakelse i internasjonale fora skal tilbakeføres til organisasjonen, følges opp og brukes av UDI i ulike sammenhenger. Internasjonal deltakelse skal komme hele organisasjonen til gode, ikke bare den enkelte medarbeider. Det er et mål at kontakter, kilder og kompetanse spres internt i organisasjonen og eksternt ved at UDI profilerer seg som et fagorgan på feltet.

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) har det overordnede ansvaret for at UDIs samlede aktiviteter er i tråd med målene som angis i denne strategien. Internasjonal enhet i AUA er kontaktpunkt. Nedenfor gis retningslinjer for organiseringen av arbeidet og den enkelte deltakers ansvar ved forberedelse og oppfølging. Organiseringen skal legge til rette for strategisk deltakelse i internasjonale fora, og en spisset kompetanseutvikling om internasjonale forhold på utlendingsfeltet.

2. Forankring og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid

2.1 Forankring i UDIs ledelse

  • Direktørmøtet behandler sak om UDIs internasjonale arbeid én gang i året.
  • AUA tar løpende initiativ til møter med aktuelle avdelinger for gjensidig utveksling av informasjon om internasjonale prosesser og samordning av posisjoner ved deltakelse i internasjonale fora.

2.2 Tverretatlig samarbeid og forankring i politisk ledelse

Vi er avhengig av et godt samarbeid med tverretatlige samarbeidspartnere og ansvarlig departement for å oppnå de strategiske målene i UDIs internasjonale arbeid. Vi skal ha faste møtepunkter og gode kommunikasjonsrutiner med sentrale aktører.

  • Vi skal ha halvårlige møter med Justisdepartementet om Norges prioriteringer knyttet til det internasjonale arbeidet på utlendingsfeltet, særlig om EU-samarbeidet.
  • Vi skal ha halvårlige møter med Utenriksdepartementet (UD) om prioriteringer og utenrikspolitiske forhold som berører utlendingsfeltet. Vi skal særskilt samarbeid med UD om tilbaketakelsesavtaler og spesialutsendinger.
  • Vi skal sikre gode rutiner for informasjonsutveksling med spesialutsendingene på utlendingsfeltet, IMDIs integreringsrådgivere, migrasjons- og justisrådene i EU-delegasjonen, den norske FN-delegasjonen i Genève, flyktningrådgiver i UD, og Landinfo.

2.3 Koordineringsansvar

Det er etablerert funksjoner som koordinator for sentrale fagområder og internasjonale fora. I tillegg til de koordinatorfunksjoner på internasjonale fora/fagfelt som er nevnt i vedlegg 2, har UDI ved AUA koordinatorer for barnefaglige spørsmål, internasjonale menneskerettigheter og problemstillinger om identitet. Koordinatorene har følgende ansvar knyttet til det internasjonale arbeidet:

  • koordinere UDIs deltakelse i internasjonale aktiviteter på feltet, og sikre god informasjonsflyt mellom berørte avdelinger
  • opprettholde en god dialog med ansvarlig saksbehandler i overordnet departement, og etablere og utvikle et nasjonalt og internasjonalt nettverk på feltet
  • etablere og vedlikeholde en base for informasjon om sitt felt, se punkt 4.2
  • vedlikeholde oversikt over temaer for informasjonsutveksling om praksis mellom land eller til internasjonale organisasjoner, se punkt 4.2, og bidra til å etablere et effektivt samarbeid mellom saksbehandlere som koordinerer slik informasjonsutveksling
  • bidra til kompetanseheving og informasjonsutveksling overfor fagavdelingene, og vurdere kompetansehevingstiltak i samarbeid med UDI-skolen, se punkt 4.2
  • påse at internasjonale rettskilder i Regelverksportalen (RVP) er oppdatert på feltet
  • skrive korte årlige rapporteringer eller analysenotater på feltet som legges i WebSak for orientering til ledelsen (innen 1. mai). Notatene skal gi grunnlag for en samlet redegjørelse for UDIs internasjonale arbeid i direktørmøtet og til departementet (første tertialrapport)
  • informere UDIs analysegruppe om forhold av betydning for deres arbeid og aktuelle punkter til analysegruppas nyhetsbrev
  • vurdere aktuelle områder for forskning i samråd med UDIs FoU-koordinator i AUA

3. Forutsigbar og kompetent deltakelse i internasjonale fora

3.1 Planlegging av deltakelse

  • I vedlegg 2 gis oversikt over internasjonale fora UDI deltar i og ressursbruk, slik at personell og ressurser kan planlegges i forkant.
  • AUA skal orienteres når avdelingene får henvendelser om å bidra internasjonalt. AUA skal orientere fagavdelingene ved henvendelser om internasjonal deltakelse som berører deres arbeid.
  • Deltakelse i internasjonale fora skal vurderes konkret ut i fra hva som skal diskuteres eller avgjøres. Som utgangspunkt deltar AUA i fora der temaer er på overordnet, strategisk nivå. Fagavdelingene/-enhetene (ASA, OPA, RMA mv.) deltar på grunn av sitt operative ansvar for spørsmål som skal diskuteres, særlig i fora der tolkning av regelverk og/eller praksis diskuteres.
  • Deltakelse på internasjonale møter klareres av aktuell fagavdeling i samråd med AUA ved Internasjonal enhet. UDIs deltakelse på internasjonale møter vurderes ut fra kostnader ved deltakelse og forventet gevinst for virksomheten, blant annet ut fra agendaens innhold. Det bidrag som UDIs deltakelse kan gi til å oppnå formålet med aktiviteten skal også vektlegges.
  • Ved utvelgelse av møtedeltager, skal både kompetanse og kontinuitet vurderes.

3.2 Tilrettelegging for strategisk deltakelse

  • For å sikre en tilstrekkelig forankring av UDIs standpunkter og oppfølging i etterkant av møter, skal deltakelse på internasjonale møter som hovedregel være på ledernivå. Hvis ledelsen ikke deltar, skal tilstrekkelig forankring sikres ved at deltaker, internt eller med departementet, avklarer hva vi skal mene og gi uttrykk for.
  • AUA skal kontaktes når UDIs bidrag krever prinsipielle og strategiske avklaringer.
  • Sentrale fagenheter og -personer skal bli involvert tidlig i pågående internasjonale prosesser, og særlig i forkant av lovendringer/direktiver innenfor EU og Schengen-området som har betydning for regelverk og oppgaveløsning. Dette er nødvendig for at avdelingene skal kunne gjøre nødvendige tilpasninger i egne retningslinjer og praksis innen gitte frister, samt for å kunne vurdere behovet for nye/endrede systemløsninger som følge av endringene. Tidlig involvering i prosessen er også viktig for at UDI skal fremstå som et sterkt fagorgan og premissleverandør.
  • Behovet for interne formøter for å kartlegge status og UDIs strategiske posisjoner skal vurderes. Det skal også vurderes om det er behov for å legge opp et veivalgsnotat til ledelsen.
  • Dersom det i innkallinger til møter i internasjonale fora der UDI deltar alene, indikeres at det vil bli tatt opp saker som vil kunne medføre lovendringer i Norge, ha budsjettmessige konsekvenser, eller for øvrig er politisk sensitive, skal departementet konsulteres i forkant av møtet, slik at UDIs representant er kjent med eget handlingsrom i møtet.
  • Deltakeren skal være bevisst at hun eller han gjennom sin deltakelse skal bygge og vedlikeholde verdifulle nettverk.

4. Rutiner for intern informasjonshåndtering

4.1 Rapportering fra møter i internasjonale fora

For å sikre at informasjonen om internasjonale prosesser og deltakelse i internasjonale fora tilbakeføres til organisasjonen, skal medarbeidere som deltar på slike møter være proaktive og vurdere hvem i organisasjonen som kan ha nytte av informasjonen. Det skal skrives en kort rapportering. Møtedeltakere skal i tillegg vurdere å informere i form av egne møter.

Frist for rapportering er to uker etter at møtet er avholdt, eventuelt når offisielt referat foreligger fra organisasjonens sekretariat mv. (innen rimelig tid). Rapporteringen er standardisert ved egen mal i WebSak:

  • Rapporteringen opprettes som egen journalpost i WebSak i den arkivsaken der den naturlig hører hjemme og merkes ”Intern rapportering fra møte – (fora) – (tema for møtet)”.
  • Malen ”Intern rapportering fra møte – internasjonale fora” anvendes. Malen hentes opp ved valg av dokumenttypen ”Internt notat (X)” i WebSak.
  • Rapporteringen sendes i WebSak til AUA ved Internasjonal enhet (”IGS” i WebSak) i tillegg til aktuell fagavdeling. Aktuelle fagpersoner skal settes som kopiadressat.
  • Dersom det utarbeides et offisielt referat fra organisasjonens sekretariat mv., skal dette legges som vedlegg til det interne notatet.

Referater fra møter i regi av Schengen, EASO, EMN, GDISC (ledernivå) og NU (ledernivå), der Justisdepartementet ikke deltar, skal i tillegg sendes departementet innen to uker etter at møtet er avholdt, eventuelt når offisielt referat foreligger fra organisasjonens sekretariat mv. (innen rimelig tid). Utover dette, skal UDI oversende referater fra møter der spørsmål av prinsipiell karakter er blitt drøftet. Rapporteringen er standardisert ved egen mal i WebSak:

  • Referatet skal sendes i WebSak som ”Brev ut”. Malen ”UDIs rapportering fra møte – internasjonale fora” skal anvendes.
  • Brevet skal gå fra avdelingsdirektør og sendes i kopi til AUA ved Internasjonal enhet (”IGS” i WebSak). Eventuelt offisielt referat fra organisasjonens sekretariat mv., skal legges som vedlegg til brevet.

4.2 Kunnskapsbase

Koordinator har ansvar for å etablere og vedlikeholde en base for informasjon om sitt felt.

  • Det er opprettet egne mapper for sentrale fagområder og internasjonale fora på F-disk/AUA/Kunnskapsbase. Her kan presentasjoner, relevante dokumenter mv. som ikke er i WebSak lagres på en oversiktlig måte. I en undermappe med navn ”Dokumenter i WebSak” skal det ligge en oversikt over aktuelle arkivsaker. Mappen skal være organisert slik at det er enkelt for ansatte å finne informasjon om fagområdet eller forumet.

4.3 Område på UDIs intranett

Det er opprettet et område på intranett for UDIs internasjonalt arbeid som vedlikeholdes av AUA ved Internasjonal enhet. Området hører under menypunktet Kunnskapsbasen/Internasjonalt arbeid. Området inneholder blant annet:

  • strategidokument for UDIs internasjonale arbeid.
  • nyhetssaker som knyttes til UDIs internasjonale arbeid.

4.4 Kompetanseheving om internasjonale prosesser

  • Koordinatorene skal samarbeide med UDI-skolen om kompetansehevningstiltak overfor saksbehandlere i UDI om internasjonale prosesser og fagfelt.

 

 

Frode Mortensen
avdelingsdirektør

Tor-Magne Hovland
underdirektør

 

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Internasjonal enhet

Siste endringer
  • Endret: IM 2011-013 Organisering og oppfølging av UDIs internasjonale arbeid (11.03.2013)

    Internmeldingen er revidert etter behandling av ny strategi for perioden 2013-2015. Strategien er vedlagt.

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo