Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2011-018
Dokument-ID : IM 2011-018
Saksnummer : 08/2217-9
Sist endret : 12.10.2017
Dokumentdato : 30.08.2011

Behandling av høringssaker i Utlendingsdirektoratet


1. Innledning

2. Formål

3. Eksterne høringer

3.1. Koordinering av eksterne høringer

3.1.1. Rutiner når UDI mottar høringssaker

3.1.2. Avklaring med direktøren

3.1.3. Hvem skal ha høringen til uttalelse

3.1.4. AUAs høringsnotat/bestilling til avdelingene

3.1.5. Journalføring i UdiSak

3.2. Rutiner for innspill til AUA

3.2.1. Nærmere om hvordan innspillene fra avdelingene skal utarbeides

3.3. Sluttføring av eksterne høringer

3.3.1. Hvem som signerer høringsbrevet

3.3.2. Rutiner for registrering av høringssvar i RVP

4. Interne høringer

4.1. Hvilke saker skal sendes på intern høring

4.2. Interne høringer

4.3. Krav til høringssvar fra den enkelte avdeling

4.4. Når skal dokumentet sendes på ekstern høring?

1. Innledning

Internmeldingen gir retningslinjer for behandlingen av eksterne og interne høringer i Utlendingsdirektoratet.

Med eksterne høringer menes høringer og foreleggelser som kommer utenfra, for eksempel fra overordnede departementer eller andre offentlige etater. Slike høringer kan gjelde lov- eller forskriftsendringer, instrukser, eksterne rundskriv, rapporter eller annet.

Med interne høringer menes høringer fra en avdeling i direktoratet til en eller flere andre avdelinger. Rundskriv, interne meldinger og praksisnotater er eksempler på saker som skal sendes på intern høring, jf IM 2016-005. Den enkelte avdeling skal vurdere behovet for å sende øvrige saker på høring internt.

Utredninger som overordnede departementer bestiller fra en avdeling i UDI, omfattes ikke av disse retningslinjene. Avdelingen som har fått en bestilling eller utarbeider en redegjørelse skal likevel vurdere om andre avdelinger skal høres eller orienteres. Med mindre det anses åpenbart unødvendig skal Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) høres eller orienteres.

2. Formål

Retningslinjene skal sikre best mulig kvalitet og effektivitet i UDIs arbeid med høringer. Høringsuttalelser skal være lederforankret og bredt faglig forankret, samt ivareta helheten i direktoratets virksomhet.

3. Eksterne høringer

3.1. Koordinering av eksterne høringer

AUA koordinerer som hovedregel eksterne høringer i UDI for å sikre at helhetsperspektivet blir ivaretatt. Dersom andre avdelinger koordinerer eksterne høringer, gjelder retningslinjene så langt de passer.

3.1.1. Rutiner når UDI mottar høringssaker

Arkivet skal registrere høringer som sendes UDI og oversende dem til AUA. Ansvarlig saksbehandler skal sende en melding til Regelverksenheten (RVE), som skal vurdere om høringsbrevet skal legges inn i RVP.

3.1.2. Avklaring med direktøren

Ved særskilt behov skal AUA avklare med direktøren tidlig i høringsarbeidet hva UDI bør legge vekt på i en høringsuttalelse. Dette kan blant annet gjøres gjennom et veivalgsnotat eller et avklaringsmøte.

Når UDI mottar høringer fra eksterne aktører som ikke direkte angår UDIs virksomhetsområde, skal AUA vurdere om direktoratet skal utarbeide en høringsuttalelse. Dersom AUA mener UDI ikke skal ha merknader til en høring, skal dette avklares tidlig med direktøren.

3.1.3. Hvem skal ha høringen til uttalelse

Saksbehandler i AUA har ansvar for å sende eksterne høringer til de øvrige avdelingene i UDI. Berører høringen klart bare én eller få avdelingers fagområde og oppgaver, kan den sendes til de aktuelle avdelingene. AUA skal likevel vurdere å sende høringen i kopi til de øvrige avdelingene og avklare om de ønsker å gi innspill.

3.1.4. AUAs høringsnotat/bestilling til avdelingene

AUA vurderer hvordan de øvrige avdelingene skal involveres i hver enkelt sak, gjerne i samråd med avdelingene. Sakens karakter/betydning og tidsfrister vil styre prosessen. AUA skal legge opp til en effektiv prosess som sikrer involvering, men begrenser unødig tidsbruk i de øvrige avdelingene. For eksempel gjennom:

  • å utarbeide utkast til høringssvar som sendes til avdelingene for innspill
  • å bestille skriftlige innspill fra avdelingene, som så samordnes
  • å innhente innspill fra de andre avdelingene i et møte

 Notatet/høringsbestillingen fra AUA skal inneholde følgende:

  • En framdriftsplan for arbeidet med høringssaken med frister.
  • En kort redegjørelse for hva saken angår.
  • En kort oppsummering av eventuelle tidligere UDI-uttalelser om temaet.
  • Om mulig skal notatet presisere hva avdelingene/ulike avdelinger skal svare særskilt på.

3.1.5. Journalføring i UdiSak

Alle dokumenter som utarbeides i høringssaken skal journalføres i UdiSak. Avdelingen som utarbeider et høringsinnspill er ansvarlig for at dokumentet journalføres i UdiSak. AUA skal sikre at referater fra høringsmøter eller annen relevant dokumentasjon i arbeidet med høringen blir journalført, jf IM 2010-028.

3.2. Rutiner for innspill til AUA

Den enkelte avdeling skal sikre en forsvarlig intern saksbehandling av høringen. Avdelingen må selv vurdere hvordan arbeidet skal organiseres og hvor mye ressurser som skal brukes. Innspill fra hver avdeling skal være samordnet og linjebehandlet/lederforankret.

Avdelingene skal gi innspill til AUA innen den fastsatte fristen. Dersom en avdeling ikke har kommentarer til en høring, skal AUA ha en melding om dette i UdiSak.

3.2.1. Nærmere om hvordan innspillene fra avdelingene skal utarbeides

Avdelingene skal besvare alle spørsmål i bestillingen fra AUA. Dersom noe utelates, skal det knyttes en særskilt kommentar til hva som er utelatt og hvorfor.

Dersom det er ulike oppfatninger internt i en avdeling, kan det være hensiktsmessig å vise til ulike synspunkt og vurderinger i notatet. Avdelingen må likevel konkludere i notatet til AUA.

Følgende momenter bør som hovedregel vurderes når innspill/merknader utarbeides:

  • Vil forslaget få den tilsiktede virkningen. Forslaget skal vurderes opp mot formålet slik det er beskrevet i høringen.
  • Vil forslaget få utilsiktede virkninger. Ser avdelingene relevante konsekvenser, som ikke er omtalt i høringsbrevet, må disse bemerkes.
  • Økonomiske og administrative konsekvenser. Vil forslaget påvirke antall søknader eller medføre større grad av utredning eller kontroll i saksbehandlingen. Vil det påvirke saksbehandlingstid, oppholdstid i mottak eller øvrig ressursbruk.
  • Vil forslaget bidra til et enklere regelverk og mer effektiv forvaltning.
  • Orientering om praksis på det aktuelle området. Avdelingens koordinerte syn på hva som er praksis på området.
  • Tall- og faktaopplysninger. Avdelingen bør raskt ta stilling til om det er behov for bestilling av statistikk fra AUA ved Enhet for statistikk og analyse (ESA), assistanse fra økonomiansvarlig i egen avdelingen for utredning av økonomiske og administrative konsekvenser, eller innhenting av informasjon fra Landinfo.
  • Tidligere uttalelser. Avdelingen må undersøke om den har uttalt seg om aktuelle spørsmål i tidligere høringer, praksisrapporter eller lignende. Dersom avdelingen har endret syn må den redegjøre for dette.
  • Implementering: Avdelingen bør også vurdere på hvilket tidspunkt Utlendingsdirektoratet vil være i stand til å implementere forslagene, jf. behov for tilpasninger i saksbehandlingssystemet, utarbeidelse av retningslinjer, informasjonsarbeid mv. Det må derfor tidlig vurderes hvordan AEF skal involveres.

3.3. Sluttføring av eksterne høringer

Som hovedregel skal høringsuttalelser fra UDI til overordnet departementet behandles av direktøren. Tilsvarende gjelder for andre høringssaker som angår prinsipielle spørsmål.

Det kan gjøres unntak dersom høringen antas å være av mindre prinsipiell karakter, eller dersom tidsfristen gjør det umulig.

AUA har ansvar for å vurdere om en sak skal behandles i direktørmøtet. AUA skal i de aktuelle sakene redegjøre for de ulike avdelingenes synspunkt, og legge ved et utkast til høringssvar fra UDI i direktørmøtesaken. AUA skal utforme det endelige høringssvaret på bakgrunn beslutningene i direktørmøtet.

3.3.1. Hvem som signerer høringsbrevet

Direktøren og avdelingsdirektøren i AUA/den ansvarlige avdeling skal som hovedregel skrive under høringsbrev. For øvrig vises det til IM 2010-048: Retningslinjer for kommunikasjon mellom Justisdepartementet, Arbeidsdepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet og Utlendingsdirektoratet.

3.3.2. Rutiner for registrering av høringssvar i RVP

Når høringssvaret fra UDI sendes departementet, skal ansvarlig saksbehandler i AUA sende en kopi til RVE for vurdering av innlegging i RVP.

4. Interne høringer

4.1. Hvilke saker skal sendes på intern høring

Rundskriv, internmeldinger og praksisnotater skal som hovedregel sendes på intern høring til AUA for å sikre et helhetsperspektiv, jf. IM 2016-005. Unntak kan gjøres dersom det er åpenbart unødvendig, for eksempel ved mindre justeringer av en retningslinje. I utarbeidelsen av andre dokumenter, som mandater, strategier og lignende, skal ansvarlig avdeling vurdere behovet for en intern høring i UDI. Avdelingene som høres har ansvar for å innhente innspill internt fra aktuelle enheter.

4.2. Interne høringer

Interne høringer koordineres av avdelingen som har ansvar for saken. Saken skal sendes til øvrige berørte avdelinger i UDI.

Høringsnotatene skal sendes i UdiSak, oppgi en høringsfrist og hvem innspillet skal sendes til. Det skal fremgå av notatet hva høringen gjelder og om ulike avdelinger forventes å svare særskilt på bestemte spørsmål.

Hvis et rundskriv, en internmelding eller et praksisnotat innebærer en praksisendring, skal det opplyses i høringsnotatet om UDI har rapportert til departementet, jf. IM 2011-008: Foreleggelse av praksisendringer, praksisetableringer og generell lovtolkning for departementets godkjennelse.

4.3. Krav til høringssvar fra den enkelte avdeling

Høringssvarene skal representere den enkelte avdelings syn og være samordnet og linjebehandlet/lederforankret. Svar sendes i UdiSak til oppgitt saksbehandler i den avdelingen som koordinerer høringen. Svaret skal alltid utformes i notats form.

4.4. Når skal dokumentet sendes på ekstern høring?

Dersom et rundskriv eller annet dokument berører andre i utlendingsforvaltningen, eller andre etater, bør dokumentet normalt sendes til disse på høring. Saken skal som hovedregel være linjebehandlet før den sendes på ekstern høring. Ansvarlig enhet/avdeling må selv vurdere på hvilket nivå saken skal linjebehandles. Prinsipielle spørsmål og problemstillinger skal være avklart internt før vi ber om eksternes synspunkter.

 

Frode Mortensen
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

 

Siste endringer
  • Endret: IM 2011-018 Behandling av høringssaker i Utlendingsdirektoratet (12.10.2017)

    Internmeldingen er oppdatert med henvisning til UdiSak i stedet for WebSak.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen