Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI internmeldinger

IM 2011-025
Dokument-ID : IM 2011-025
Saksnummer : 10/4246-27
Dokumentdato : 24.10.2011
Mottakere :

Alle i ASA

Rekruttering av tolk til søknad om beskyttelse (asyl)

1. Generelle bestemmelser

1.1 Formål

1.2 Anvendelsesområde

1.3 Klarering av tolker for oppdrag ved asylsaksbehandling

1.4 Bruk av statsautoriserte tolker med tolkeutdanning som hovedregel

1.5 Register over klarerte tolker

2. Generelle vilkår for å bli registrert i UDIs tolkedatabase

2.1 Vanlig prosedyre ved kartlegging av tolkefaglige kvalifikasjoner

2.2 Rekruttering av en tolk ved særskilt behov

2.3 Hurtig rekruttering av en tolk

3. Rekrutteringssamtale

3.1. Gjennomgang av retningslinjene for god tolkeskikk

3.1.1. Særskilt om integritet

3.1.2. Særskilt om personlig egnethet

3.2 Introduksjon til oppbyggingen av et asylintervju

4. Vilkår for aktivering av tolkekandidaten i UDIs tolkedatabase

4.1. Registrering

4.2. Hospitering

4.3. Sikkerhetssamtale

4.4. Aktivering av tolk for oppdrag hos UDI

4.5. Kvalitetssikring av tolking

1. Generelle bestemmelser

1.1 Formål

Overordnede retningslinjer for direktoratets bruk av tolk er fastsatt i RS 2011-039 ”Bruk av tolk i utlendingssaker”. Denne internmeldingen er underlagt dette rundskrivet.

Denne internmeldingen inneholder en oversikt over Språk – team for språktjenesters arbeid knyttet til rekruttering av tolker til bruk for Utlendingsdirektoratet (UDI). Internmeldingen skal sikre at personer som gis oppdrag som tolk ved asylsaksbehandling har de nødvendige tolkefaglige kvalifikasjonene, og er gjort kjent med sine plikter og rettigheter som tolk i slike saker.

1.2 Anvendelsesområde

Internmeldingen gjelder rekruttering av tolker til direktoratets tolkedatabase som er klarert for bruk ved intervju av asylsøkere.

1.3 Klarering av tolker for oppdrag ved asylsaksbehandling

Utlendingsdirektoratet forvalter en egen tolkedatabase hvor tolkene registreres etter å ha gjennomført vanlig rekrutteringsprosess og er klarert for oppdrag ved asylsaksbehandlingen.

Klareringen innebærer en kontroll av:

  • dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner,
  • kontroll av at tolken har gjort seg kjent med og forpliktet seg til å etterleve gjeldende Retningslinjer for god tolkeskikk jf. RS 2011-039 punkt 2.2,
  • kontroll av generelle forhold knyttet til habilitet og integritet jf. RS 2011-039 pkt. 2.7 og 2.8, og
  • en egnethetsvurdering.

Videre innebærer klareringen at tolken har gjennomført opplæring for oppdrag ved asylsaksbehandling inkludert hospitering ved et asylintervju og gjennomført sikkerhetssamtale med UDIs sikkerhetssjef.

Klareringen innebærer ingen form for sikkerhetsklarering eller kontroll av tolkens vandel.

1.4 Bruk av statsautoriserte tolker med tolkeutdanning som hovedregel

Til bruk ved asylsaksbehandling skal direktoratet benytte statsautorisert tolk med tolkeutdanning der slik tolk er tilgjengelig. Hvis slik tolk ikke er tilgjengelig, skal man benytte den best kvalifiserte tilgjengelige tolken, jf. RS 2011-039 pkt. 2.5 andre ledd.

1.5 Register over klarerte tolker

Tolker som er klarert for oppdrag ved asylsaksbehandling blir registrert i en egen tolkedatabase. Denne tolkedatabasen er etablert etter konsesjon fra Datatilsynet.

2. Generelle vilkår for å bli registrert i UDIs tolkedatabase

Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) har som nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor fastsatt et sett med fem kvalifikasjonsnivåer for tolker som ligger til grunn for kategoriseringen i Nasjonalt tolkeregister (se vedlegg 1). Utlendingsdirektoratet legger disse kategoriene til grunn for kategorisering og oppdragsfordeling ved oppdrag ved asylsaksbehandling.

2.1 Vanlig prosedyre ved kartlegging av tolkefaglige kvalifikasjoner

Når UDI mottar et registreringsskjema fra en tolk som ønsker å tolke for UDI, skal tolken kontaktes over telefon for å få bekreftelse på at vedkommende er aktuell for rekruttering og at vedkommende kan godta UDIs betingelser. (Registreringsskjemaet kan lastes ned fra UDIs hjemmeside på www.udi.no/tolking). Tolken får en standardinformasjon for UDIs tolker per e-post.

Direktoratet skal sjekke personopplysninger i Nasjonalt tolkeregister om vedkommendes tolkefaglige kvalifikasjoner.

Statsautoriserte tolker og kandidater med tolkeutdanning med bekreftet faglige kvalifikasjoner fra høyskole eller universitet innkalles til rekrutteringssamtale med personlig oppmøte.

Dersom en tolkekandidat ikke oppfyller minimumskravet om bestått Tospråklig sjekk for potensielle tolker (ToSPoT), som er en skriftlig opptaksprøve av kandidatens ordforråd på norsk og tolkespråket, skal UDI gi informasjon om prosedyren og avtale tidspunkt for gjennomføring av testen. ToSPoT test forvaltes og rekvireres hos IMDi. Ved bestått test innkalles tolken til rekrutteringssamtale.

2.2 Rekruttering av en tolk ved særskilt behov

I enkelte tilfeller vil man ikke ha tilgang på egnet tolk med dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner.

I tilfeller der forvaltningsorganet må benytte en person uten dokumenterte tolkefaglige kvalifikasjoner til å tolke, skal denne personen være myndig, habil, personlig egnet og for øvrig opptre i samsvar med det som er fastsatt under punkt 2.2 i rundskrivet om bruk av tolk i utlendingssaker (RS 2011-039). I slike tilfeller skal man vurdere kvaliteten på tolkingen særlig nøye, jf. punkt 3.4 i nevnte rundskriv og det skal gjøres lydopptak. .

2.3 Hurtig rekruttering av en tolk

Hvis UDI ikke har tilgjengelig en tolk for oppdrag på et gitt språk, skal direktoratet henvende seg til Tolkeportalen og følge prosedyren for en hurtigrekruttering. Tolken skal få en kort orientering om sin oppgave, skal undertegne tolkeavtale før oppdrag og skal etter tolkeoppdraget henvises til den i SPRÅK som er ansvarlig for gjennomføring av rekrutteringen. Vannlig rekrutteringsprosedyre følges deretter, jf pkt. 1.3 ovenfor.

3. Rekrutteringssamtale

I rekrutteringssamtalen skal UDI kartlegge mer inngående om kandidatens generelle bakgrunn og språklige ferdigheter. UDI skal introdusere retningslinjene for god tolkeskikk som tolkekandidaten er forventet å følge i oppdrag for utlendingsforvaltningen.

3.1. Gjennomgang av retningslinjene for god tolkeskikk

Følgende punkter plikter tolkekandidaten særskilt å gjøre seg kjent med og etterleve:

  • Habilitet
  • Nøytralitet og upartiskhet
  • Tolke alt
  • Taushetsplikt
  • Integritet
  • Tolkens ansvarsområde
  • Forsvarlig tolking

Vesentlige eller gjentatte brudd på disse retningslinjene skal meldes skriftlig til Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) som nasjonal fagmyndighet for tolking i offentlig sektor. Andre kritikkverdige forhold skal behandles etter forvaltningsorganets rutiner for kvalitetssikring av tolketjenester, jf IM 2011-027 om kvalitetssikring av tolkingen.

3.1.1. Særskilt om integritet

Personer som tar oppdrag som tolk i utlendingssaker kan ikke i samme tidsrom ha andre roller knyttet til behandlingen av slike saker som saksbehandler, representant, advokat eller rådgiver i organisasjoner som gir råd til søkere.

Tolk i utlendingssaker kan heller ikke ha verv som tillitsvalgt eller være talsperson for organisasjoner som uttaler seg om menneskerettighetsspørsmål eller politiske spørsmål på en måte som kommer i veien for at tolken oppfattes som upartisk.

Personer som er dømt for alvorlige brudd på utlendingsloven eller andre straffbare forhold som bidrar til å svekke tilliten til vedkommende, herunder grunn til å frykte at tolken kan kompromittere taushetsbelagt informasjon, skal ikke gis oppdrag som tolk i utlendingssaker.

3.1.2. Særskilt om personlig egnethet

Ved rekruttering av en ny tolk skal UDI vurdere om han/hun egner seg til å jobbe som tolk i utlendingsforvaltningen. Dersom en tolk er tillitsvalgt eller talsperson for en interessegruppe med særlig tilknytning til asylsøkere eller flyktninger, vil en slik direkte representasjon kunne bryte med kravene til nøytralitet og uavhengighet (upartiskhet). Hvorvidt en slik person likevel kan anses å være egnet til å arbeide som tolk i utlendingsforvaltningen, under forutsetning av at tolken ikke representerer interessegrupper i en politisk sammenheng, må avgjøres av UDI ut fra en egnethetsvurdering av vedkommende i hvert enkelt tilfelle.

3.2 Introduksjon til oppbyggingen av et asylintervju

UDI skal gi tolkekandidaten en kort introduksjon til oppbyggingen av et asylintervju. UDI skal introdusere en skriftlig mal som beskriver viktigheten av kontaktetablering, formålet med intervjuet, rolle- og ansvarsfordelingen til de tilstedeværende og hva samtalen skal bestå av med hensyn til praktisk og faglig innhold.

Punkter fra orienteringsseminar (se IM 2011-027 om kvalitetssikring av tolker pkt. 4.1) som er aktuelle i disse tilfellene :

  • Lover og regler på asylfeltet (sentrale dokumenter/forpliktelser/internasjonale konvensjoner)
  • Saksgangen ved en søknad om beskyttelse (asyl)
  • Intervjuteknikker i en søknad om beskyttelse (asyl)
  • Klagebehandling hos Utlendingsnemda (UNE)
  • Registreringssamtaler hos Politiets utlendingsenhet (PU)

4. Vilkår for aktivering av tolkekandidaten i UDIs tolkedatabase

4.1. Registrering

Etter at rekrutteringssamtalen er ferdig og kandidaten er ansett egnet, skal det undertegnes en tolkeavtale og en taushetserklæring, UDI skal opprette mappe og registrere vedkommende i sin tolkedatabase uten å aktivere tolken for oppdrag.

Tolken skal gjøres kjent med UDIs beredskapsplan hva gjelder opphold i og evakuering fra intervjulokalet.

4.2. Hospitering

UDI skal bestille hospitering for kandidaten til et intervju med statsautorisert/erfaren tolk i samråd med intervjuer. Følgende type saker egner seg ikke for hospitering: sårbare personer, enslige mindreårige asylsøkere (EMA), kjønnsrelaterte anførsler, høyprofilerte eller skjermede saker.

4.3. Sikkerhetssamtale

UDI forvalter en stor mengde personopplysninger av sensitiv karakter. Det er viktig at disse opplysningene ikke kommer på avveie eller blir brukt i strid med det formålet de er innhentet for. Taushetsplikten følger av forvaltningslovens og personopplysningslovens bestemmelser. UDI er derfor forpliktet til å innkalle tolken til samtale med UDIs sikkerhetssjef. I samtalen skal tolken bli presentert for innholdet i taushetserklæringen, bevisstgjøring rundt mulige sikkerhetstrusler og håndtering av sensitive personopplysninger, opplysningsplikten ovenfor UDIs sikkerhetssjef, samt forebyggende arbeid i forhold til flyktningspionasje.

4.4. Aktivering av tolk for oppdrag hos UDI

Direktoratet skal gjøre den nyrekrutterte tolken tilgjengelig til oppdrag i sin tolkedatabase og gi beskjed til dem som bestiller og kvalitetssikrer tolker.

Direktoratet skal likeledes gi beskjed til IMDi for deltakelse på kurset ”Tolkens ansvarsområde” (TAO) dersom tolken kun oppfyller minimumskravene.

4.5. Kvalitetssikring av tolking

UDI har kvalitetssikringsrutiner, jf. IM 2011-027 om kvalitetssikring som iverksettes for nyrekrutterte tolker i form av obligatorisk evaluering og lydopptak.

Hanne Jendal
Avdelingsdirektør

Kontakt : Asylavdelingen, SPRÅK

Utlendingsdirektoratet
Postboks 2098 Vika
0125 Oslo

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo