Til startsiden
  • Personvern
  • Arkiv
  • Nettstedskart
  • Kontakt oss
  • Skriv ut
  • Skriv ut
  • Endre tekststørrelse
English

UDI interne meldinger

IM 2012-001
Dokument-ID : IM 2012-001
Saksnummer : 17/01953-6
Sist endret : 24.07.2017
Dokumentdato : 18.01.2012
Mottakere :

Alle i UDI

Rutiner for håndtering og rapportering om uttalelser fra Sivilombudsmannen

1. Innledning

Retningslinjene beskriver Utlendingsdirektoratets (UDIs) rutiner for håndtering av henvendelser fra Sivilombudsmannen og oppfølging, samt rapportering til UDIs ledelse og overordnet departement om Sivilombudsmannens uttalelser.

Sivilombudsmannen kontrollerer forvaltningen. Kontrollen utføres på grunnlag av klager fra borgerne om urett og feil som måtte være gjort av offentlig forvaltning. Ombudsmannen kan også ta opp saker av eget tiltak.

I saker Sivilombudsmannen har tatt opp til nærmere undersøkelse vil han gi uttrykk for sin mening i form av en uttalelse. Sivilombudsmannen kan peke på at det er begått feil eller forsømmelse fra et forvaltningsorgan eller en tjenestemann. Undersøkelsen kan også ende med at ombudsmannen ikke finner at det er gjort feil.

Analyse- og utviklingsavdelingen (AUA) ved Regelverksenheten skal føre oversikt over alle uttalelser fra Sivilombudsmannen for å følge opp behov for interne praksisendringer, eventuell foreleggelse for departementet og for publisering av relevante uttalelser i Regelverksportalen.

2. Håndtering av henvendelse fra sivilombudsmannen

Sivilombudsmannen kan kontakte UDI i tilknytning til enkeltsaker og generelle forhold. Generelle henvendelser følges opp av ledelsen i ansvarlig avdeling, mens henvendelser i enkeltsaker følges opp av ansvarlig enhetsleder. Dersom henvendelsen gjelder en enkeltsak og personen også har saker til behandling i andre enheter, skal disse varsles om henvendelsen.

Når Sivilombudsmannen ber om dokumenter eller opplysninger i tilknytning til en sak, skal UDI gi opplysninger og sende dokumenter så raskt som mulig (se vedlegg om dokumentutlån).

Dersom Sivilombudsmannen ber om en skriftlig redegjørelse i en sak eller om et generelt forhold, skal UDI svare så snart som mulig og innen fristen. Hvis det er nødvendig å be om utsatt frist, skal dette avklares med ansvarlig avdelingsdirektør. UDIs redegjørelser til Sivilombudsmannen skal gå i linjen og godkjennes av avdelingsdirektør. Hvis Sivilombudsmannens henvendelser angår flere avdelinger, generelle rutiner eller praksis i direktoratet, eller hvis saken er av særlig viktighet eller prinsipiell verdi, skal UDIs svar være godkjent av direktøren.

3. Sivilombudsmannens uttalelser - oppfølging og rapportering

3.1 Oppfølging og rapportering til direktør og AUA

Når en uttalelse fra Sivilombudsmannen er mottatt i en enkeltsak skal ansvarlig enhet ved enhetsleder innen én uke sende uttalelsen i linjen i UdiSak til direktøren. I tillegg skal enhetsleder sende uttalelsen fra Sivilombudsmannen i UdiSak til AUA ved Regelverksenheten.

Når UDI har mottatt generelle uttalelser fra Sivilombudsmannen skal avdelingsledelsen i den ansvarlige avdelingen sende uttalelsen i UdiSak til direktøren og til Regelverksenheten i AUA innen én uke etter at uttalelsen er mottatt.

AUA ved Regelverksenheten har selvstendig ansvar for å følge med på Sivilombudsmannens publisering av uttalelser som er rettet mot andre etater i utlendingsforvaltningen eller uttalelser på andre fagområder, og som kan ha betydning for UDIs vurderinger. Regelverksenheten skal informere de aktuelle avdelingene i de tilfeller det foreligger uttalelser av betydning for UDI.

Hvis innholdet i Sivilombudsmannens uttalelse tilsier det, skal fagansvarlig i samråd med avdelingsledelsen og AUA ved Regelverksenheten vurdere om det er behov for å endre rutiner eller utarbeide, endre eller oppheve retningslinjer. Dersom Sivilombudsmannens uttalelse tilsier at praksis bør endres, skal dette forelegges departementet i tråd med IM 2011-008.

Fagavdelingene skal ta kontakt med AUA ved Regelverksenheten når det er behov for samordning med Utlendingsnemda eller Politidirektoratet når en uttalelse fra Sivilombudsmannen medfører behov for å endre praksis og rutiner. Fagavdelingene og AUA ved Regelverksenheten blir enige om hvem som skal ha ansvaret for dialogen.

4. Rapportering til overordnet departement

I henhold til ”Instruks for Utlendingsdirektoratet” skal Sivilombudsmannens kritikk av direktoratets saksbehandling, eller uttalelser som antas å være av prinsipiell interesse for departementet, innrapporteres fortløpende. Det samme gjelder UDIs svar på slike uttalelser.

Det er AUA ved Regelverksenheten som skal vurdere om ombudsmannens uttalelse er av en slik karakter at den skal rapporteres til overordnet departement, og som skal sørge for at rapporteringen blir foretatt.

Regelverksenheten skal føre oversikt over alle uttalelser og rapporter til departementet. Regelverksenheten publiserer relevante uttalelser i Regelverksportalen.

 

Stephan Mo
avdelingsdirektør

Kontakt: Analyse- og utviklingsavdelingen, Regelverksenheten

 

Siste endringer
  • Endret: IM 2012-001 Rutiner for håndtering og rapportering om uttalelser fra Sivilombudsmannen (24.07.2017)

    Internmeldingen er revidert for å presisere hvilket ansvar AUA ved Regelverksenheten skal ha i forbindelse med uttalelser fra Sivilombudsmannen. Videre er rutinen for i hvilke tilfeller fagavdelingene skal informere AUA endret. Internmeldingen presiserer nå hvem i UDI som har ansvaret for å informere AUA og hvordan informasjonen praktisk skal skje.

Utlendingsdirektoratet
Norwegian Directorate
of Immigration

Postboks 8108 Dep.
0032 Oslo
Telefon: 23 35 15 00.

Kontakt UDI

Ansvarlig redaktør: Stephan Mo
Kontakt nettredaksjonen